天中花園業(yè)主入住管理方案

中天花園業(yè)主入住管理方案

1籌建物業(yè)服務(wù)中心

為了使今后能有序地對物業(yè)進(jìn)行管理,在物業(yè)正式交付使用前,物業(yè)管理公司將設(shè)計(jì)物業(yè)管理模式,制訂相應(yīng)的規(guī)章制度及編制有關(guān)文件,印制各種證件,進(jìn)行機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員聘用、人員培訓(xùn)等前期工作。

*籌建物業(yè)服務(wù)中心,建立組織架構(gòu)、崗位職責(zé)及人員配備,

*制定管理公約、物業(yè)使用須知(或稱物業(yè)手冊)、裝修管理辦法、入伙手續(xù)表、房屋驗(yàn)收表、業(yè)主信息表等,

*制定入伙的各項(xiàng)程序及收費(fèi)項(xiàng)目,

*與開發(fā)商約定業(yè)主收樓驗(yàn)房的操作和整改程序,

*制定業(yè)主或使用人收樓后進(jìn)行二次裝修的管理規(guī)定,

*招聘或選聘物業(yè)管理人員,

*制定物業(yè)管理內(nèi)部運(yùn)作的各項(xiàng)文件和規(guī)章程度及人員考核標(biāo)準(zhǔn),

*籌備社區(qū)管理網(wǎng)絡(luò)各項(xiàng)工作,

*制定物業(yè)管理各項(xiàng)達(dá)標(biāo)目標(biāo)計(jì)劃,并組織實(shí)施。

2入住管理

規(guī)范業(yè)主入住和裝修管理,確保業(yè)主順利入住,保障公共設(shè)施、共用設(shè)備的正常使用,樓宇安全和房屋外觀統(tǒng)一美觀。

3入住資料準(zhǔn)備

*根據(jù)小區(qū)的實(shí)際情況編寫和印制《住戶手冊》,《消防安全責(zé)任書》、《入住通知書》,

*《入住通知書》的內(nèi)容要求列明物業(yè)服務(wù)中心辦公地點(diǎn),業(yè)主辦理入住手續(xù)時(shí)應(yīng)帶的資料,證件及交納的費(fèi)用明細(xì),并附簡明扼要的入住流程等。

*印刷以下各類入住表格:

-《(業(yè)主)領(lǐng)用登記表》

-《裝修申請表》

-《住宅使用說明》

-《住宅質(zhì)量保證書》

-《鑰匙領(lǐng)用登記表》

-《入住驗(yàn)房表》

-《入住登記表》

4入住環(huán)境布置

*區(qū)內(nèi)環(huán)境

-入口處掛歡迎橫幅,插彩旗,營造熱烈的氣氛。

-插指路牌,由入口處到物業(yè)服務(wù)中心,指路牌表明“中天花園物業(yè)服務(wù)中心”字樣。

-入口處表明物業(yè)服務(wù)中心的辦公地址和辦公時(shí)間。

*物業(yè)服務(wù)中心辦公環(huán)境

-擺放花盆、盆景給人以隆重喜慶的感受。

-張貼醒目的“辦理入伙手續(xù)流程圖”,辦理手續(xù)窗口設(shè)置要求做到“一條龍服務(wù)”。

-管理人員著裝整潔,精神飽滿。

-辦公室內(nèi)資料擺放整齊有序。

5入住流程

*發(fā)出入住通知

客戶服務(wù)部依照項(xiàng)目物業(yè)服務(wù)中心辦公會(huì)議設(shè)定的時(shí)間,向業(yè)主發(fā)送入住通知,內(nèi)容包括:

-《關(guān)于辦理入伙手續(xù)的通知》。

-《致廣大業(yè)主信》

業(yè)主收到入住通知后,應(yīng)當(dāng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)帶齊有關(guān)證件和資料到物業(yè)服務(wù)中心辦理入伙手續(xù),如果在規(guī)定期限到來的前3天內(nèi),業(yè)主尚未辦理入住手續(xù)的,客戶服務(wù)部應(yīng)再次發(fā)函或致電通知尚未辦理入住手續(xù)的業(yè)主前來辦理入住手續(xù),超過規(guī)定期限未辦理入住手續(xù)的,客戶服務(wù)部應(yīng)將情況向物業(yè)經(jīng)理匯報(bào)決定是否再發(fā)函催辦。業(yè)主辦理入住手續(xù)須帶以下證件:

-《關(guān)于辦理入伙手續(xù)的通知》。

-《購房合同》原件和復(fù)印件各一份。

-業(yè)主的身份證原件及復(fù)印件各一份,一寸彩照每人各兩張。

-單位購房的尚須帶齊營業(yè)執(zhí)照副本及其復(fù)印件各一份。

-委托他人辦理的,須帶業(yè)主委托書。

*辦理入住手續(xù)

管理員在辦理業(yè)主入住手續(xù)時(shí),應(yīng)首先對以下證件進(jìn)行檢查:

-《購房合同》原件。

-業(yè)主的身份證原件。

-單位購房的還須檢查其單位營業(yè)執(zhí)照副本。

-委托他人辦理的,還須檢查業(yè)主的委托書。

檢查無誤后,管理員將《購房合同》原件,業(yè)主的身份證原件,單位營業(yè)執(zhí)照副本返回業(yè)主,證件復(fù)印件及業(yè)主委托書存入檔案。

將業(yè)主提供的照片中的一張貼在《業(yè)主情況登記表》內(nèi),另一張為業(yè)主辦理《業(yè)主證》。

*交納入住費(fèi)用

客戶服務(wù)指引業(yè)主到財(cái)務(wù)部交納入住費(fèi)用,財(cái)務(wù)部根據(jù)收款項(xiàng)目開具收款收據(jù),一般情況下,入伙費(fèi)用包括以下項(xiàng)目:

-煤氣開戶費(fèi):屬代收代繳費(fèi)用,小區(qū)無此配套項(xiàng)目的不予收費(fèi)

-有線電視初裝費(fèi),屬代收代繳費(fèi)用,小區(qū)無此配套項(xiàng)目的不予收費(fèi)。

-裝修垃圾清理費(fèi)。

-管理費(fèi):預(yù)收一年物業(yè)費(fèi)等。

*驗(yàn)房收檔

-客戶服務(wù)在業(yè)主交完入住費(fèi)用后交于工程部,由工程部帶業(yè)主驗(yàn)收房屋,并請業(yè)主將房屋存在的問題填入《業(yè)主入伙驗(yàn)房表中》。

-房屋經(jīng)驗(yàn)收合格的,管理員應(yīng)請業(yè)主在《業(yè)主入伙驗(yàn)房表》中簽字確認(rèn)。

-驗(yàn)收中發(fā)現(xiàn)問題,應(yīng)立即協(xié)商整改。

-整改完畢,再通知業(yè)主二次驗(yàn)收,二次驗(yàn)收不合格的,由客戶部跟蹤改進(jìn),至合格為止。

*發(fā)放鑰匙

-業(yè)主收樓無問題,根據(jù)業(yè)主要求,由事務(wù)部將鑰匙全部交給業(yè)主。

-業(yè)主收樓有問題,事務(wù)部將鑰匙交給業(yè)主的同時(shí),征得業(yè)主同意后留一把大門鑰匙,以供整改時(shí)使用。

-業(yè)主領(lǐng)取鑰匙時(shí),應(yīng)在《鑰匙領(lǐng)用表》中簽字。

*簽署《管理公約》和《消防安全責(zé)任書》。

-管理員將《管理公約》、《消防安全責(zé)任書》(一式兩份)交給業(yè)主并請業(yè)主詳細(xì)閱讀。

-請業(yè)主簽署《管理公約》、《消防安全責(zé)任書》。

-管理員將簽署后的《管理公約》、《消防安全責(zé)任書》其中的一份存入業(yè)主檔案,另一份隨其他資料交業(yè)主保存。

*資料發(fā)放:管理員將以下資料發(fā)給業(yè)主保存:

-《住戶手冊》。

-《服務(wù)指南》。

-簽署后的《管理公約》。

-簽署后的《消防安全責(zé)任書》。

-《住宅使用說明》。

-《住宅質(zhì)量保證書》。

*開通水電