加強飯店成本控制和財務(wù)管理措施

近年來,旅游市場競爭日趨激烈,飯店經(jīng)營的高利潤時代已成為過去。面對嚴(yán)峻的形勢,我們金陵飯店堅持眼睛向內(nèi),苦練內(nèi)功,加強企業(yè)經(jīng)營各環(huán)節(jié)的成本控制,通過強化內(nèi)部財務(wù)管理,取得了較好的經(jīng)濟效益。1999年,實現(xiàn)經(jīng)營收入5億多元,利稅3000多萬元,資產(chǎn)負(fù)債率控制在28%左右。我們的主要做法是:

一、建立物資采購計劃制度,控制物資采購成本

飯店經(jīng)營過程中需要消耗餐飲原材料、賓客用品、設(shè)備設(shè)施維修材料等大量物資,為有效地降低物耗量和價格水平,我們采取了以下措施:

1、建立物資采購計劃和審批制度。我們根據(jù)飯店經(jīng)營收支、物資儲備情況確定物資采購量。采購計劃由飯店采購部提出,新增加的物資品種則由使用部門提出報采購部,財務(wù)部經(jīng)理對采購計劃的數(shù)量、價格進(jìn)行審批,超過一定金額的報飯店分管總經(jīng)理審批。

2、建立物資采購的詢報價制度。對確定要采購的物資,飯店堅持貨比三家、公開報價的原則。具體辦法是:對于每天使用的水產(chǎn)、水果、肉類、蔬菜等餐飲原材料,根據(jù)市場行情每兩周進(jìn)行一次公開報價,對供貨商按照所提供物品的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和價格高低進(jìn)行公開、公平的選擇;對于各種賓客用品、維修材料、資產(chǎn)設(shè)備等物資的采購則采用書面報價和商談等形式進(jìn)行報價選擇,并盡量在店內(nèi)公布采購物品的供貨價格,實行物價公開,接受使用部門和員工的監(jiān)督。同時,在財務(wù)部設(shè)置物價人員,定期進(jìn)行廣泛的市場價格咨詢,對飯店物資采購的報價進(jìn)行分析反饋,發(fā)現(xiàn)有差異的價格及時督促糾正。例如:在1999年江蘇省精品名品新品交易會期間,采購、物價人員發(fā)現(xiàn)無錫合資企業(yè)生產(chǎn)的金蘭牌醬油與我店當(dāng)時使用的進(jìn)口醬油的品質(zhì)完全相同,而價格卻要低一半。于是,我們經(jīng)過試用,立即改變了供貨品種和供貨商,一個小小的調(diào)味品,一年即降低成本7萬多元。

3、建立采購物資的驗貨制度。對物資采購實際執(zhí)行過程中的數(shù)量、質(zhì)量、標(biāo)準(zhǔn)與計劃及報價差異,通過嚴(yán)格的收貨驗收制度進(jìn)行把關(guān)。對于不需要的超量進(jìn)貨和存在質(zhì)量問題的進(jìn)貨,堅決退貨,對于價格不一致的及時給予糾正。

4、嚴(yán)格控制采購物資的庫存量。我們根據(jù)飯店經(jīng)營收支以及市場供應(yīng)的情況對庫存物資設(shè)置最高或最低限額,減少庫存量,避免重復(fù)進(jìn)貨。對于滯用的物品則由倉庫每月填寫報表提醒使用部門,以避免物資變質(zhì)浪費。同時,隨著市場供應(yīng)情況的不斷變化,逐年壓縮庫存定額,以提高存貨周轉(zhuǎn)率。

二、加強餐飲成本核算,節(jié)約餐飲成本開交

1、合理確定餐飲毛利率。我們根據(jù)市場行情以及飯店提供服務(wù)的規(guī)格檔次,確定飯店餐飲的毛利率,并通過制作成本卡,使員工對單臺餐飲成本做到心中有數(shù)。

2、建立內(nèi)部轉(zhuǎn)賬制度。飯店設(shè)有各種風(fēng)格的餐廳,為了使各餐廳的成本開支水平得到準(zhǔn)確的反映,我們堅持將餐飲成本支出核算到每個餐廳。首先,建立分餐廳領(lǐng)貨制度,包括每天鮮活原材料的直撥和從倉庫領(lǐng)取備用材料。其次,建立餐廳之間原材料、半成品調(diào)撥的轉(zhuǎn)賬制度,餐飲部門填寫“內(nèi)部轉(zhuǎn)賬調(diào)撥單”,財務(wù)部門根據(jù)原材料的價格及粗加工、半成品的出凈率、價格等情況建立檔案,并定期進(jìn)行核算調(diào)整。在此基礎(chǔ)上,再對成本率偏高的餐廳進(jìn)行重點分析,查找出存在的問題,并采取相應(yīng)的措施。例如:1999年年初我們在召開月度餐飲成本分析會時,發(fā)現(xiàn)宴會成本率偏高,便開始每月對每一批宴會的成本開支情況進(jìn)行統(tǒng)計分析,并根據(jù)分析結(jié)果分別規(guī)定不同類型宴會的標(biāo)準(zhǔn)成本率,很快使偏高的成本率降了下來。

3、對餐飲訂單進(jìn)行還原審核。一方面,審核餐飲訂單的收款實現(xiàn)情況,即每天將輸入電腦收款的訂單聯(lián)與廚房出菜的訂單聯(lián)進(jìn)行抽單核對,防止餐飲收入漏收而增加成本開支;另一方面,對餐廳銷售的各種酒水進(jìn)行還原統(tǒng)計,其中零杯銷售的酒水則根據(jù)量具標(biāo)準(zhǔn)還原到瓶,同時定期或不定期地對酒水實存情況進(jìn)行盤點,發(fā)現(xiàn)差異及時查找原因。

4、編制成本日報表,及時反映各餐廳當(dāng)日經(jīng)營耗用的各種原材料的情況,同時將各餐廳的成本與實現(xiàn)的收入進(jìn)行對比,準(zhǔn)確地計算出成本率,對餐飲經(jīng)營部門及時控制成本開支起到了很好的作用。

另外,我們一直堅持月末盤點制度,對月末餐飲部門未用完的原材料采取假退料辦法,以便準(zhǔn)確計算當(dāng)月成本。

三、開展降本增效活動,控制經(jīng)營費用開支

1、建立賓客用品定額管理制度。從飯店客房的織品。用具、賓客消耗物品到餐飲部門的餐具、清潔用品,使用部門根據(jù)物品的領(lǐng)用、洗滌和消耗情況建立分樓層、分餐廳臺賬,財務(wù)部門每月對消耗物品進(jìn)行盤點,核算消耗率及客房的間天消耗,使飯店的物耗水平保持在低水平。同時,不斷選擇新的替代品,在做到對賓客服務(wù)物品常見常新的前提下,更有效地降低物品的價格和成本開支。例如:我們將對住店重點賓客贈送的水果點心等由原來的5種規(guī)格調(diào)整為7種規(guī)格,不但提升了飯店的服務(wù)規(guī)格水平,同時節(jié)約了對客服務(wù)成本開支。

2、完善財務(wù)制度,不斷壓縮管理費用。近年來,我們對飯店公關(guān)資、差旅費、電話通訊費、辦公用品以及職工醫(yī)療費、福利費和住房制度等規(guī)定不斷進(jìn)行改革和完善,部分費用實行了包干限額使用的辦法,有效地降低了管理費用。

3、制定年度財務(wù)預(yù)算,嚴(yán)格控制維修費用、宣傳廣告費用和培訓(xùn)費用的開支。我們在財務(wù)部門專門設(shè)立了預(yù)算工程師,維修項目中造價超過50萬元的項目,由飯店采購工程招標(biāo)小組實行招標(biāo),一般項目先報預(yù)算后施工,工程結(jié)束報決算,經(jīng)審核后才給予付款,從而有效地控制了維修工程費用的支出。對于宣傳廣告費用和培訓(xùn)費用則實行分項目等級集中控制的制度,從而做到了花較少的錢辦更多的事。

4、落實環(huán)保措施,加強飯店能源消耗費用的控制。多年來,我們一直堅持在飯店各部門增設(shè)兼職環(huán)保小組成員,在客用區(qū)域放置提示卡等措施,建議客人盡可能節(jié)約織品、消耗品和水、電,同時還根據(jù)實際情況制定了飯店客房、餐廳及公共區(qū)域和辦公室電器和空調(diào)的開關(guān)時間,飯店各部門內(nèi)部辦公用紙盡量重復(fù)使用等等。這些工作的開展,既有效地節(jié)約了能源,降低了費用開支,也增強了飯店職工的環(huán)保意識。

5、加強資金內(nèi)部調(diào)度,提高資金利用效率。我店經(jīng)營范圍包括酒店主業(yè)和30余個全資和控股企業(yè),資產(chǎn)規(guī)模近10億元,日常賬面停留的流動資金達(dá)3000多萬元。為了更好地發(fā)揮資金整體效益,提高資金利用效率,我店財務(wù)部門近年來逐步加強了對企業(yè)內(nèi)部資金的集中調(diào)度,既保證了飯店重點項目的更新改造資金需要,又保證了企業(yè)經(jīng)營的正常進(jìn)行,同時還降低了財務(wù)費用的支出。