物業(yè)公司檔案管理程序標準

物業(yè)公司檔案管理程序與標準

程序 標準

1、收集

1)接收本單位文書部門或業(yè)務部門歸檔的案卷;

2)了解本單位工作活動,產(chǎn)生哪些檔案,是否形成和歸檔;

3)歸檔文件齊全、完整;

4)歸檔案卷質量符合要求。

2、整理

1)要保持文件之間的歷史聯(lián)系;

2)要充分利用原有基礎;

3)便于檔案的保管和利用。

3、鑒定

1)以國家檔案局制定的《關于機關檔案保管期限的規(guī)定》和《文書檔案保管期限表》為標準執(zhí)行;

2)以案卷為單位進行鑒定。即:由鑒定人直接地、逐卷、逐件、逐頁審查案卷;

3)對于零散或未整理的檔案文件鑒定,可與檔案的整理和編目工作同時進行。

4、保管

1)防治檔案的損壞;

2)延長檔案的壽命;

3)維護檔案的安全。

5、統(tǒng)計

1)對檔案的數(shù)量進行統(tǒng)計;

2)檔案利用情況的統(tǒng)計;

3)基本情況統(tǒng)計。

6、利用

1)做到熟悉庫存家底,了解各種情況,主動開展利用工作;

2)編制有適用價值的參考工具。