第1篇 工程技術(shù)檔案管理規(guī)定辦法

工程技術(shù)檔案管理規(guī)定大家有了解過(guò)嗎以下是小編分享的工程技術(shù)檔案管理規(guī)定全文,請(qǐng)閱讀!

工程檔案管理規(guī)定【1】

1、按照現(xiàn)行《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》,監(jiān)理文件有10大類27個(gè),要求在不同的單位歸檔保存,現(xiàn)分述如下:

(1)監(jiān)理規(guī)劃:

1)監(jiān)理規(guī)劃(建設(shè)單位長(zhǎng)期保存,監(jiān)理單位短期保存,送城建檔案管理部門(mén)保存;

2)監(jiān)理實(shí)施細(xì)則;

3)監(jiān)理部總控制計(jì)劃等。

(2)監(jiān)理月報(bào)中的有關(guān)質(zhì)量問(wèn)題。

(3)監(jiān)理會(huì)議紀(jì)要中的有關(guān)質(zhì)量問(wèn)題。

(4)進(jìn)度控制:

1)工程開(kāi)工/復(fù)工審批表;

2)工程開(kāi)工/復(fù)工暫停令。

(5)質(zhì)量控制:

1)不合格項(xiàng)目通知;

2)質(zhì)量事故報(bào)告及處理意見(jiàn)。

(6)造價(jià)控制:

1)預(yù)付款報(bào)審與支付;

2)月付款報(bào)審與支付;

3)設(shè)計(jì)變更、洽商費(fèi)用報(bào)審與簽認(rèn);

4)工程竣工決算審核意見(jiàn)書(shū)。

(7)分包資質(zhì):

1)分包單位資質(zhì)材料;

2)供貨單位資質(zhì)材料;

3)試驗(yàn)等單位資質(zhì)材料。

(8)監(jiān)理通知:

1)有關(guān)進(jìn)度控制的監(jiān)理通知;

2)有關(guān)質(zhì)量控制的監(jiān)理通知;

3)有關(guān)造價(jià)控制的監(jiān)理通知。

(9)合同與其他事項(xiàng)管理:

1)工程延期報(bào)告及審批;

2)費(fèi)用索賠報(bào)告及審批;

3)合同爭(zhēng)議、違約報(bào)告及處理意見(jiàn);

4)合同變更材料。

(10)監(jiān)理工作總結(jié):

1)專題總結(jié);

2)月報(bào)總結(jié);

3)工程竣工總結(jié);

4)質(zhì)量評(píng)估報(bào)告。

2、監(jiān)理文件檔案資料傳閱與登記:由建設(shè)工程項(xiàng)目監(jiān)理部總監(jiān)理工程師或其授權(quán)的監(jiān)理工程師確定文件、記錄是否需傳閱,如需傳閱應(yīng)確定傳閱人員名單和范圍,注明在文件傳閱紙上,隨同文件和記錄進(jìn)行傳閱。

3、監(jiān)理文件資料發(fā)文與登記:發(fā)文由總監(jiān)理工程師或其授權(quán)的監(jiān)理工程師簽名,并加蓋項(xiàng)目監(jiān)理部圖章,對(duì)蓋章工作應(yīng)進(jìn)行專項(xiàng)登記。

工程技術(shù)資料及檔案管理制度【2】

1 范圍

本制度規(guī)定了**發(fā)電有限公司所有部門(mén)工程技術(shù)資料管理標(biāo)準(zhǔn)、管理內(nèi)容、要求與方法、檢查與考核。

本制度適用于**發(fā)電有限公司一期工程從項(xiàng)目立項(xiàng)前準(zhǔn)備階段到項(xiàng)目竣工投產(chǎn)驗(yàn)收期間所有工程項(xiàng)目技術(shù)資料的收集、整理、移交等管理。

2 規(guī)范性引用文件

下列文件中的條款通過(guò)本標(biāo)準(zhǔn)的引用而成為本標(biāo)準(zhǔn)的條款。

凡是注日期的引用文件,其隨后所有的修改單(不包括勘誤的內(nèi)容)或修訂版均不適用于本標(biāo)準(zhǔn),然而,鼓勵(lì)根據(jù)本標(biāo)準(zhǔn)達(dá)成協(xié)議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。

凡是不注日期的引用文件,其最新版本適用于本標(biāo)準(zhǔn)。

建設(shè)項(xiàng)目(工程)檔案驗(yàn)收辦法(國(guó)檔發(fā)[1992]8號(hào))

火力發(fā)電廠工程竣工圖文件編制規(guī)定(電力部電建[1996]666號(hào))

火電企業(yè)檔案分類表(6-9大類)(2002)

火電機(jī)組達(dá)標(biāo)投產(chǎn)考核辦法(試行)(國(guó)電集工[2004]125號(hào))

da/t22-2000 歸檔文件整理規(guī)則

gb/t11322-2000 科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求

da/t28—2002 國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范

3 公司技術(shù)檔案管理層次

3.1 公司工程技術(shù)檔案管理層次示意圖見(jiàn)圖1。

職責(zé)

3.2 綜合部

3.2.1 公司檔案室的直接管理部門(mén),負(fù)責(zé)建立規(guī)范的公司檔案室,設(shè)立專職工程技術(shù)檔案管理人員。

3.2.2 負(fù)責(zé)根據(jù)國(guó)家和行業(yè)的檔案法規(guī),制定公司工程技術(shù)檔案管理制度,報(bào)公司批準(zhǔn)后,印發(fā)各部門(mén)執(zhí)行。

3.2.3 及時(shí)向公司檔案室移交本部門(mén)構(gòu)成檔案元素的工程項(xiàng)目資料。

3.3 公司檔案室

3.3.1 負(fù)責(zé)公司工程技術(shù)資料及檔案的日常管理工作,負(fù)責(zé)圖紙、設(shè)備資料、合同文件、信函傳真文件、綜合文檔等的接收、發(fā)放、借閱及其登記、微機(jī)錄入及編碼歸檔。

3.3.2 負(fù)責(zé)歸檔數(shù)據(jù)庫(kù)的數(shù)據(jù)備份。

3.3.3 負(fù)責(zé)指導(dǎo)公司各部門(mén)收集、整理相關(guān)工程技術(shù)資料。

3.3.4 負(fù)責(zé)檔案設(shè)施、設(shè)備的維護(hù)管理,負(fù)責(zé)庫(kù)存工程技術(shù)檔案的安全及保密工作。

3.3.5 負(fù)責(zé)達(dá)標(biāo)投產(chǎn)的資料整理工作。

3.4 工程部

3.4.1 建立規(guī)范的工程技術(shù)資料室,設(shè)立專職工程技術(shù)檔案管理人員。

3.4.2 督促參建各單位(包括監(jiān)理單位、施工單位、調(diào)試單位)嚴(yán)格遵守公司工程技術(shù)檔案資料管理辦法,并納入合同條款中進(jìn)行管理。

3.4.3 協(xié)調(diào)參建各單位工程技術(shù)資料管理的重大問(wèn)題。

3.4.4 審定經(jīng)過(guò)監(jiān)理單位審查的各類技術(shù)資料,并及時(shí)移交資料室。

3.5 工程部資料室

3.5.1 負(fù)責(zé)圖紙、設(shè)備資料、技術(shù)協(xié)議、信函傳真文件、綜合文檔等的接收、傳遞及移交公司檔案室前的保管。

3.5.2 負(fù)責(zé)各種工地會(huì)議紀(jì)要、施工措施、監(jiān)理月報(bào)、質(zhì)檢報(bào)驗(yàn)單等的接收整理、登記、發(fā)放和借閱。

3.5.3 負(fù)責(zé)工作聯(lián)系單、變更單的接收、發(fā)放和登記。

3.5.4 負(fù)責(zé)進(jìn)口設(shè)備有關(guān)外文資料的翻譯。

3.5.5 參加設(shè)備開(kāi)箱驗(yàn)收,收取設(shè)備開(kāi)箱資料。

3.5.6 及時(shí)向公司檔案室移交上述各類需永久或長(zhǎng)期保存的資料檔案。

3.5.7 協(xié)助公司檔案室做好達(dá)標(biāo)投產(chǎn)要求的資料整理工作。

3.6 計(jì)劃部

3.6.1 負(fù)責(zé)提交本部門(mén)構(gòu)成檔案元素的工程項(xiàng)目資料,包括工程項(xiàng)目的融資、貸款合同、協(xié)議,工程項(xiàng)目開(kāi)工報(bào)告和批復(fù)文件;工程開(kāi)工前的審計(jì)文件;工程項(xiàng)目的設(shè)計(jì)合同及其執(zhí)行文件、紀(jì)要、備忘錄;工程的設(shè)備合同及其執(zhí)行文件、紀(jì)要、備忘錄;設(shè)備招標(biāo)投標(biāo)文件;工程項(xiàng)目的施工(含安裝)合同及其執(zhí)行文件、紀(jì)要、備忘錄;工程調(diào)試合同及其執(zhí)行文件、紀(jì)要、備忘錄等,工程監(jiān)理合同及其執(zhí)行文件、紀(jì)要、備忘錄;工程項(xiàng)目招標(biāo)投標(biāo)文件;本部門(mén)發(fā)出的有關(guān)工程前期的依據(jù)性文件、報(bào)告、紀(jì)要、備忘錄等。

3.6.2 負(fù)責(zé)4.5.1所述資料的收集、積累以及移交公司檔案室之前的保存及管理。

3.6.3 負(fù)責(zé)借閱檔案資料的妥善保管及時(shí)歸還。

3.6.4 負(fù)責(zé)經(jīng)手保密檔案和資料的保密工作。

3.6.5 負(fù)責(zé)與設(shè)備供貨方在技術(shù)資料方面的聯(lián)系。

3.6.6 負(fù)責(zé)在新到設(shè)備領(lǐng)出開(kāi)箱時(shí)通知工程部收取開(kāi)箱資料。

3.7 生產(chǎn)準(zhǔn)備部

3.7.1 負(fù)責(zé)提交考核期的運(yùn)行材料,包括本企業(yè)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn),系統(tǒng)圖等必備圖紙,操作票、工作票、運(yùn)行日志等運(yùn)行臺(tái)帳,培訓(xùn)教材,考核期的生產(chǎn)記錄,考核期的事故分析、處理記錄及結(jié)論等。

3.7.2 負(fù)責(zé)4.6.1所述資料收集、積累以及移交公司工程技術(shù)檔案室之前的保存及管理。

3.7.3 負(fù)責(zé)借閱檔案資料的妥善保管及時(shí)歸還。

3.7.4 負(fù)責(zé)經(jīng)手保密檔案和資料的保密工作。

4 管理內(nèi)容與方法

4.1 工程技術(shù)資料歸檔范圍

4.1.1 建設(shè)項(xiàng)目工程技術(shù)資料歸檔范圍,見(jiàn)國(guó)家電力公司電源建設(shè)部《火電機(jī)組達(dá)標(biāo)投產(chǎn)考核標(biāo)準(zhǔn)(2001年版)及其條文解釋》考核項(xiàng)目五“工程檔案”第3部分“歸檔范圍”的規(guī)定。

4.1.2 公司凡持有上條所述標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定之范圍中所列資料的,無(wú)論是由部門(mén)或者個(gè)人保管,均應(yīng)按本制度要求進(jìn)行整理,由檔案工作人員驗(yàn)收后歸檔。

4.1.3 對(duì)與工程建設(shè)有關(guān)的主要活動(dòng)、記載工程建設(shè)主要過(guò)程和現(xiàn)狀、具有保存價(jià)值的各種載體的文件,均應(yīng)收集齊全,整理后歸檔。

有電子文檔資料的,應(yīng)同時(shí)收集齊全。

4.1.4 所有歸檔的工程文件應(yīng)為原件。

4.2 工程技術(shù)資料管理

4.2.1 接收:技術(shù)檔案室在接收資料時(shí)應(yīng)仔細(xì)核對(duì)資料名稱、份數(shù)、資料狀況(正、副本、原件、復(fù)印件、完好、齊全、破損)。

4.2.2 登記:充分利用基建mis中的資料管理軟件,分類登記,登記后對(duì)照《電力工業(yè)企業(yè)檔案分類規(guī)則火電企業(yè)檔案分類表(2002)》(6-9大類)中的分類,確保軟件自動(dòng)生成的檔案編號(hào)與分類表一致。

4.2.3 填寫(xiě)卷盒封面、脊背。

4.2.4 排架。

資料按類別分類排架:依照從上到下,從左到右的原則,卷盒(袋)正面向左。

4.2.5 資料的分發(fā)及借閱:

4.2.5.1 資料分發(fā)要填寫(xiě)“文件和資料發(fā)放登記表”,借閱要填寫(xiě)“資料借閱登記表”,簽字備查。

4.2.5.2 公司工程技術(shù)檔案資料原則上僅供公司內(nèi)部人員使用,外單位調(diào)閱檔案要經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),見(jiàn)有效證件才可接待。

4.2.5.3 資料外借一般不超過(guò)1個(gè)月,最長(zhǎng)不超過(guò)3月。

超過(guò)規(guī)定時(shí)間應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。

檔案室保存的資料數(shù)量任何時(shí)候不應(yīng)少于二套,只剩二套時(shí),原則上不再外借,特殊情況下急需借閱,必須經(jīng)過(guò)綜合

部主任簽字批準(zhǔn)。

4.2.5.4 借閱資料要及時(shí)歸還。

4.2.5.5 對(duì)借出歸還的資料要認(rèn)真核對(duì)清點(diǎn)。

4.2.5.6 收到歸還的資料要及時(shí)放回原處,并在借閱登記表上注銷(xiāo)。

4.2.5.7 檔案室對(duì)借出資料每月匯總一次,對(duì)到期未還的資料發(fā)出催還通知。

4.3 工程技術(shù)檔案管理

4.3.1 收集

4.3.1.1 凡**發(fā)電有限公司2×600mw建設(shè)工程從項(xiàng)目立項(xiàng)前準(zhǔn)備階段到項(xiàng)目竣工投產(chǎn)驗(yàn)收期間,辦理完畢并能反應(yīng)與生產(chǎn)、建設(shè)、科研、技術(shù)等有關(guān)重要職能活動(dòng),對(duì)今后各項(xiàng)工作和延續(xù)本企業(yè)、本單位歷史發(fā)展具有查考和憑證價(jià)值的科技文件材料(紙質(zhì)及其它載體)均需進(jìn)行收集。

而事務(wù)性、臨時(shí)性、重復(fù)性且無(wú)查考利用價(jià)值則不需進(jìn)行收集。

4.3.1.2 具體歸檔范圍見(jiàn)國(guó)家電力公司電源建設(shè)部《火電機(jī)組達(dá)標(biāo)投產(chǎn)考核標(biāo)準(zhǔn)(2001年版)及其條文解釋》考核項(xiàng)目五“工程檔案”第3部分“歸檔范圍”的規(guī)定,并參照《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》(da/t28—2002)執(zhí)行。

4.3.1.3 檔案管理人員應(yīng)堅(jiān)持“五參加”(參加科研成果和科研項(xiàng)目鑒定;參加設(shè)備招、評(píng)標(biāo),參加設(shè)備開(kāi)箱;參加工程項(xiàng)目驗(yàn)收;參加重要的生產(chǎn)事故分析會(huì)),了解工程進(jìn)度及有關(guān)資料情況,以保證各類檔案資料及時(shí)、齊全、準(zhǔn)確的歸檔。

4.3.2 分類、組卷

4.3.2.1 分類、組卷要遵循檔案文件的自然形成規(guī)律和成套性的特點(diǎn),保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系,做到分類科學(xué)。

組卷合理,層次分明,檢索便利。

4.3.2.2 本公司工程技術(shù)檔案分類按《火電企業(yè)檔案分類表(6-9)大類》(2002)分類方法進(jìn)行分類,分類號(hào)由四位阿拉伯?dāng)?shù)構(gòu)成四級(jí)類目,各級(jí)類目均用0-9標(biāo)識(shí)。

4.3.2.3 在做好分類的基礎(chǔ)上,按各大類下的屬類進(jìn)行組卷、裝盒。

4.3.3 編號(hào)

4.3.3.1 對(duì)已組成的案卷編寫(xiě)檔案號(hào)。

4.3.3.2 檔案號(hào)由目錄號(hào)(代號(hào))、分類號(hào)、案卷順序號(hào)構(gòu)成,表示方法如下:

1) 6大類代號(hào)用年代標(biāo)識(shí)。

2) 7大類的代號(hào)采用7001標(biāo)識(shí),首位數(shù)代表類別號(hào),后三位數(shù)代表課題順序號(hào)。

3) 8-9大類(從基本建設(shè)工程立項(xiàng)前準(zhǔn)備到工程竣工投產(chǎn)為止的文件材料),目錄號(hào)的前兩位數(shù)代表工期號(hào),后兩位數(shù)代表機(jī)組號(hào)(公用部分目錄號(hào)的后兩位用“00”標(biāo)識(shí))。

4) 舉例:“**發(fā)電有限公司#1機(jī)組汽輪機(jī)安裝質(zhì)量驗(yàn)評(píng)記錄”檔案號(hào)為:“0101-8055-001”。

4.3.4 案卷的整理

4.3.4.1 卷內(nèi)文件排列

1)管理性文件材料按問(wèn)題、時(shí)間或重要程度排列。

2)設(shè)備資料要求文字材料在前,圖樣在后。

3)施工記錄要求單位工程在前,分部在后。

4.3.4.2 裝訂

1)文字材料以件為單位裝訂,裝訂前要取下金屬裝訂物,采取三孔線裝形式裝訂,裝訂線在左邊。

不同尺寸的文字材料要折疊或裁切成統(tǒng)一尺寸。

不得大于a4幅面(外文已裝訂資料除外)。

且要求裝訂邊及底邊對(duì)齊。

2)圖紙一律不裝訂,但案卷內(nèi)大于a4幅面的圖紙要全部折疊成a4幅面,折疊方式采用反折式手風(fēng)琴折疊法(反面在外),圖標(biāo)欄在圖紙縱向右下角。

4.3.5 案卷的編目,用微機(jī)、檔案管理軟件進(jìn)行編目。

4.3.5.1 編寫(xiě)案卷頁(yè)號(hào)。

1)案卷內(nèi)科技文件材料均以有書(shū)寫(xiě)內(nèi)容的頁(yè)面編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。

2)頁(yè)號(hào)用自動(dòng)號(hào)碼機(jī)編寫(xiě),單面書(shū)寫(xiě)的文件材料在右下角編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。

雙面書(shū)寫(xiě)的文件材料,正面在右下角,背面在左下角編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。

3)案卷封面、卷內(nèi)目錄(原有圖樣目錄除外),卷內(nèi)備考表不編頁(yè)號(hào)。

4.3.5.2 案卷封面的編制

1)案卷采用內(nèi)封面,內(nèi)封面與檔案一并裝入卷盒內(nèi),放在卷首。

2)擬寫(xiě)案卷題名,要求簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確揭示卷內(nèi)科技文件材料的內(nèi)容。

案卷題名的主要內(nèi)容包括項(xiàng)目名稱、代字、代號(hào)及其組件、部件、階段的代號(hào)和名稱等。

3)編制單位:填寫(xiě)案卷內(nèi)文件材料的形成單位或主要責(zé)任者。

4)編制日期:填寫(xiě)案卷內(nèi)文件材料形成的起止日期。

5)保管期限,填寫(xiě)其劃定的保管期限,按照《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》執(zhí)行。

6)密級(jí)依據(jù)保密規(guī)定填寫(xiě)。

7)填寫(xiě)檔案號(hào)。

4.3.5.3 案卷脊背的編制。

1)案卷脊背用150白色書(shū)寫(xiě)紙或g120g牛皮紙(與卷盒同色),書(shū)寫(xiě)(或打印脊背)。

2)案卷脊背內(nèi)容包括檔案號(hào)和案卷題名。

第2篇 小區(qū)工程技術(shù)檔案管理規(guī)定3

小區(qū)工程技術(shù)檔案管理規(guī)定(三)

1、在辦公室領(lǐng)導(dǎo)下,檔案員負(fù)責(zé)管理施工方移交的全部工程技術(shù)方面的資料,將文件材料的積累、分類整理和歸檔工作納入工作管理程序,列入相關(guān)部門(mén)和人員的職責(zé)范圍;

2、建立工程技術(shù)檔案資料收發(fā)臺(tái)帳,加強(qiáng)資料的收發(fā)管理工作;

3、工程技術(shù)檔案應(yīng)按工程項(xiàng)目和單位名稱、配套工程、建檔時(shí)間、完檔時(shí)間等項(xiàng)目詳細(xì)建立;建設(shè)周期長(zhǎng)的工程,可根據(jù)情況階段歸檔;

4、按照國(guó)家有關(guān)要求對(duì)歸檔文件材料實(shí)行分類排序、組編檔號(hào)等方法進(jìn)行加工、整理。歸檔文件裝訂整齊、字跡工整、圖樣清晰、簽字手續(xù)完備,圖片、照片等配以文字說(shuō)明;

5、及時(shí)整理在工程施工中形成的有關(guān)材料,及時(shí)辦理歸檔手續(xù);如工作變動(dòng),需將個(gè)人保存的材料及時(shí)移交;

6、依據(jù)工程特點(diǎn)建立健全工程文件材料的管理、保管、利用、保密、鑒定等管理制度,確保檔案安全;

7、按照總公司有關(guān)要求,做好工程檔案管理的登記、借閱、使用工作,并將各類型工程檔案管理的登記結(jié)果匯總后報(bào)送總公司備案。