工學院教學院系部檔案資料管理辦法

原中工學院教學院系(部)檔案資料管理辦法

(試行)

為了加強我校教學院系(部)檔案資料的管理，維護檔案的完整與安全，更好地為教學、科研和各項管理活動提供及時有效的服務，依據(jù)《原中工學院檔案管理辦法》，結(jié)合我校實際情況，特制定本辦法。

一、基本原則

(一)根據(jù)國家教育部《普通高校檔案管理辦法》關(guān)于“高校檔案實行分級管理”的精神，我校檔案分為校級綜合檔案和院系(部)級檔案資料兩級管理。

(二)凡是教學院系(部)在教學、科研、黨政管理以及其它各項活動中形成的具有保存價值的文字、圖表和聲像等各種載體的文件材料，均屬院系(部)級檔案資料范疇。

(三)教學院系(部)檔案資料中，除按規(guī)定移交學校檔案部門的，其余應歸入院系(部)級檔案。教學院系(部)檔案實行統(tǒng)一管理的原則，確保完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于學校各項工作的開發(fā)利用。

(四)院系(部)檔案資料的管理實行“三納入”，即：納入院系(部)的工作計劃;納入院系(部)的管理制度;納入院系(部)領(lǐng)導和管理人員的職責范圍。做到“四同步”，即：布置、檢查、總結(jié)、驗收各項工作時，要同時布置、檢查、總結(jié)、驗收檔案工作。

二、領(lǐng)導體制及職責

(一)教學院系(部)檔案工作由教學行政管理部門和有關(guān)業(yè)務主管部門領(lǐng)導，同時接受學校綜合檔案室的業(yè)務指導、監(jiān)督與檢查。

(二)各院系(部)必須明確1名領(lǐng)導分管本部門的檔案工作，并配備1～2名兼職檔案員。各院系(部)兼職檔案員，應認真做好本部門檔案資料的收集、整理、統(tǒng)計、利用等工作。

分管檔案工作的院系(部)領(lǐng)導職責范圍：

1.將檔案工作納入本院系(部)管理工作計劃，制定有關(guān)制度并認真執(zhí)行。

2.支持部門檔案工作，定期檢查、研究部門檔案工作情況，并幫助解決檔案工作中遇到的實際問題。

院系(部)兼職檔案員的職責范圍：

1.認真學習《檔案法》和檔案工作各項規(guī)章制度;

2.負責做好本部門的檔案基礎(chǔ)業(yè)務工作：

(1)統(tǒng)一管理本部門形成的全部檔案材料;

(2)負責收集、整理、鑒定、保管、利用、統(tǒng)計本部門的檔案資料工作;

(3)整理的案卷齊全、完整，質(zhì)量符合規(guī)范;

(4)按期向?qū)W校綜合檔案室移交檔案。

3.接受學校綜合檔案室的業(yè)務指導與監(jiān)督，參加學校檔案部門組織的有關(guān)活動;

4.會同學校綜合檔案室對本部門歸檔后的檔案進行調(diào)整、補充、復制及鑒定、銷毀工作。

三、教學院系(部)檔案資料歸檔范圍

教學院系(部)檔案資料歸檔范圍主要分為：黨群類、行政類、教學類、研究生工作類、科研類及其它工作類。具體類目見附表。

教學院系(部)其它有保存價值的材料，除了應移交校綜合檔案室的材料外，可根據(jù)具體內(nèi)容自行劃定院系(部)保管類目。內(nèi)部行文參照學校黨字[2002]16號《原中工學院公文處理辦法(修訂)》執(zhí)行。院系(部)保存教師個人基本信息資料，可依據(jù)各教學院系(部)具體情況設(shè)置分類。

四、教學院系(部)檔案資料保管期限

除移交學校綜合檔案室的檔案材料外，各類教學院系(部)的檔案資料自產(chǎn)生之日起至少應在本部門保存5年，設(shè)備檔案資料隨設(shè)備保存。

五、教學院系(部)檔案資料整理要求

(一)根據(jù)材料的形成規(guī)律，保持其有機聯(lián)系和便于利用查考的原則，同時視檔案資料的內(nèi)容、數(shù)量和載體形式等情況，對檔案資料進行系統(tǒng)整理，組成卷式或盒式;

(二)卷(盒)內(nèi)材料一律拆掉金屬物，對破損的材料應進行修補;

(三)同類紙質(zhì)材料的紙型應保持一致，文中密不可分的插圖、照片應插入文字材料內(nèi);

(四)按順序編寫頁號;

(五)規(guī)范填寫卷內(nèi)文件目錄;

(六)填寫案卷標題，制作檢索工具;

(七)按規(guī)定應移交學校綜合檔案室的案卷,需辦理移交手續(xù)。一式二份填寫移交目錄，部門和學校綜合檔案室各執(zhí)一份備查。

附表：教學院系(部)檔案資料積累范圍

附表：

教學院系(部)檔案資料積累范圍

黨群類

序號類目名稱

1總支工作計劃、總結(jié)、會議記錄、重要報告、調(diào)查材料

2總支改選工作請示、批復

3黨建工作及有關(guān)材料

4人員獎懲及有關(guān)材料

5師德師風建設(shè)材料

6其它有保存價值的材料

行政類

1上級部門及學校領(lǐng)導到院系(部)檢查工作的記錄及整改方案

2工作計劃、總結(jié)、請示、報告、批復、會議記錄

3開展各類重要學術(shù)活動和工作調(diào)研的文件材料

4與外單位簽訂的合同、協(xié)議及協(xié)作材料

5基礎(chǔ)數(shù)據(jù)統(tǒng)計、大事記及重要資料

6師資建設(shè)規(guī)劃

7學校及本院系(部)各項工作規(guī)章制度

8學生二課活動材料

9畢業(yè)生合影照片

10學生思想工作、獎懲等材料

11內(nèi)部自辦的刊物、簡報

12其它有保存價值的材料

教學類

1專業(yè)綜合培養(yǎng)計劃、教學執(zhí)行計劃、教學大綱、教學進程表、總課表

2院(系)級學位評定委員會名冊及學位委員會會議記錄、決定、計劃、總結(jié)

3專業(yè)建設(shè)、課程建設(shè)、實驗室建設(shè)規(guī)劃

4專業(yè)設(shè)置、專業(yè)調(diào)整的請示、報告、批復(復印件)

5畢業(yè)設(shè)計(論文)題目及成績匯總

6課程設(shè)計、畢業(yè)設(shè)計(論文)及評審意見、優(yōu)秀實習報告、總結(jié)

7教師工作量核算表及相關(guān)登記材料

8教學檢查、評估和各類教學競賽評獎材料

9修改教學執(zhí)行計劃審批單、教學日歷、典型教案

10各專業(yè)?？颊n程試卷樣卷、標準答案及評分標準

11學生原始成績單、期末考試試卷、期初補考試卷，試卷分析，更改學生成績申請單，系考課程評分依據(jù)

12本部門任課教師名冊、班級學生名單(各學期學籍異動后的空白名單)、各學期學籍異動資料(各類審批表及匯總表)

13各專業(yè)畢業(yè)答辯工作計劃、總結(jié)、答辯記錄

14學科競賽有關(guān)材料(通知、進程安排、試卷、結(jié)果)

15有關(guān)學科建設(shè)、實驗室建設(shè)的方案、評估材料

16實習基地建設(shè)有關(guān)材料

17聽課記錄等有關(guān)材料

18各專業(yè)教材使用一覽表，本院系(部)教師自編、主編教材、教學指導書、實習指導書樣書及獲獎情況

19教學改革方案、項目評獎材料

20實驗室任務及人員增減變動情況

21其它有保存價值的材料

研究生工作類

1學校及本院(系)研究生工作發(fā)展規(guī)劃、培養(yǎng)計劃、教學大綱、方案

2學校及本院(系)研究生學位工作、學科建設(shè)的規(guī)定、辦法、條例

3博士、碩士學位授權(quán)點、重點學科申報和管理工作請示、批復、檢查、評估材料

4本部門研究生工作計劃、總結(jié)及各類統(tǒng)計表

5院(系)級研究生學位評定委員會名冊及會議記錄、決議

6研究生導師名冊

7研究生培養(yǎng)工作量核算材料

8碩士學位答辯工作計劃、總結(jié)、答辯記錄、畢業(yè)審批及學位授予材料

9研究生學位論文及題目、成績匯總

10研究生教學專題會議記錄、紀要

11研究生獎懲及學籍處理有關(guān)材料

12研究生名冊

13其它有保存價值的材料

科研類

1院系(部)教職工科研項目、著作、作品及發(fā)表論文一覽

2學校及本院系(部)關(guān)于科研工作的規(guī)章制度

3教師申請專利的受理通知書、授權(quán)證書(復印件)及統(tǒng)計表

4教師科研獎勵有關(guān)材料(包括獎狀、證書復印件)

5教師科研項目和成果應用于教學過程及學生培養(yǎng)的有關(guān)材料

6教學院系(部)學術(shù)委員會記錄、決定等材料

7其它有保存價值的材料

設(shè)備類

1開箱記錄及裝箱單

2安裝調(diào)試記錄和雙方簽字移交文件、保修單

3驗收報告及文件材料

4索賠來往函件及結(jié)果文件

5設(shè)備說明書及全套隨機文件

6使用、檢修、故障事故記錄

7重大事故的調(diào)查分析及處理意見

8技術(shù)改造和開發(fā)過程中形成的技術(shù)文件

注：此類特指單價在5萬元以下的儀器設(shè)備材料