附屬中學基本建設類檔案管理辦法

附屬中學基本建設類檔案管理辦法

為了提高z師范大學附屬中學基本建設類檔案（以下簡稱基建檔案）工作的質量和管理水平，充分發(fā)揮基建檔案在學校建設工作中的作用，依據(jù)《基本建設項目檔案資料管理暫行規(guī)定》等法律、法規(guī)、規(guī)章，結合學校的實際，制定本管理方法。

一、基建檔案歸檔和不歸檔范圍

凡在基本建設管理和工程項目建設過程中直接形成的，有保存價值的文字、圖表等文件材料，均屬基建檔案。

（一）歸檔范圍

1.歸檔的基建管理和項目建設中形成的文件材料必須對學校和社會當前與長遠具有參考價值和憑證作用。

2.歸檔的基建文件材料，必須遵循其自然形成規(guī)律，保持其有機聯(lián)系，與實物完全一致并具有成套性。

3.歸檔的主要內(nèi)容和重點：項目工程可行性研究、設計基礎材料、設計文件、工程管理文件、施工文件、竣工驗收文件和全套圖紙、生產(chǎn)技術準備、試生產(chǎn)基建預算、概算、決算、器材管理等方面，具體范圍見附表。

（二）不歸檔的范圍

1.上級關于基建工作普發(fā)、不辦的文件材料。

2.正式施工前的草圖、未定型圖紙。

3.重份文件和重份圖紙。

4.無查考價值的臨時性、事務性文件。

二、基建檔案工作崗位責任制

（一）基建管理部門領導職責

1.制定和健全基建檔案工作管理制度，并將其納入日常管理工作之中，監(jiān)督有關部門執(zhí)行。

2.加強同檔案室聯(lián)系，共同做好業(yè)務監(jiān)督、指導、檢查工作，保證歸檔檔案的質量。

3.負責組織基建項目形成的應歸檔的文件材料的整理歸檔工作。

4.指導基建檔案的鑒定工作。

5.指導本部門兼職檔案人員的工作，關心其工作條件的改善和工作質量的提高。

（二）基建管理部門兼職檔案人員職責

1.負責基建文件材料的形成、積累、保管和整理歸檔工作，保證文件材料的完整、準確、系統(tǒng)。

2.接受檔案室的業(yè)務指導和監(jiān)督檢查，按規(guī)定時間向檔案室移交基建檔案。

三、基建文件材料的歸檔流程

（一）形成與積累

1.基建部門接到基建項目后，于項目申請立項時，即應開始進行文件材料的積累、整理、審查工作；項目竣工驗收時，完成文件材料的歸檔和驗收工作。

2.所收集的工程資料必須真實有效，各種簽字、蓋章手續(xù)齊全，字跡工整，圖象清晰符合標準。

（二）整理方法

1.裝訂

歸檔文件材料按件裝訂，統(tǒng)一在左側裝訂，要求文件材料左、下側邊對齊。裝訂時，正本在前，附件在后；原件在前，復制件在后；批復在前，請示在后；圖紙可以一組有機聯(lián)系的圖紙為一件或單張為一件，藍圖大于檔案盒的，以手風琴式折疊成A4紙型的規(guī)格；成冊材料為自然件，使用不銹鋼釘或線裝訂。對破損的文件材料應進行修補。

2.分類

分類方案：分年度──分二級類目──分保管期限

（1）分年度

綜合管理的文件材料歸入其形成年度；項目的全套文件材料歸入其竣工年度。

（2）分二級類目（分問題）

在每個年度下按問題分類，一級類目是基建檔案實體分類的最高層位，標識為“JJ”?；n案劃分至二級類目，即分為綜合管理和按單項工程設置類目，其分類標識規(guī)定如下：

二級類目名稱標識代號

綜合管理JJ11

單項工程JJ12

單項工程從JJ12開始編制二級類目，1個單項工程為1個二級類目。在歸檔年度內(nèi)第1個單項工程設置為 “JJ12”、第2個單項工程設置為“JJ13”、 第3個單項工程設置為“JJ14”，以此類推，但10、20......等帶“0”的數(shù)字不用。

（3）分保管期限

基建文件材料在二級類目內(nèi)劃分保管期限，分為永久、長期、短期三種。永久標識為“Y”，長期標識為“C”，短期標識為“D”，具體保管期限見附表。

3.排列

歸檔文件材料在二級類目下同一保管期限內(nèi)排列。項目中的報建圖、用地通知書、建設規(guī)劃許可證等管理性文件排列在項目材料的前面；圖紙按圖的類別序號排列（即：地質圖、初步設計圖、建筑施工竣工圖、結構施工竣工圖、水工竣工圖、電工竣工圖、氣管竣工圖、更改圖）。

4.編號

歸檔文件材料按排列順序逐件編號。

5.編制歸檔文件目錄

歸檔文件材料應依據(jù)檔號的順序編制歸檔文件目錄，其格式式樣如下：

歸檔文件目錄

2011-JJ11-C

件號 責任者 文號 題名 日期 頁數(shù) 備注

上述表中各項填寫要求如下：

件號：填寫檔案室編件號；

責任者：制發(fā)文件的組織或個人，即文件的發(fā)文機關或署名者；

文號：文件的發(fā)文字號；

題名：文件材料標題。沒有標題或標題不規(guī)范的，可自擬標題，外加“[]”號；

日期：文件材料形成時間，以8位阿拉伯數(shù)字標注年月日；

頁數(shù)：每一件歸檔文件材料的頁數(shù)（需在對應檔案實體件的最后一頁的右上角標注頁數(shù)），文件中有圖文的頁面為一頁；

備注：注釋文件材料需說明的情況。

6.裝盒

將歸檔文件材料按編號順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、盒脊及備考表項目。不同保管期限的文件材料不得裝在同一盒內(nèi)。檔案盒統(tǒng)一使用由省檔案管理部門監(jiān)制的硬紙盒。

7.備考表

備考表置于盒內(nèi)文件材料后，并填寫表內(nèi)項目內(nèi)容：

（1）盒內(nèi)文件情況說明填寫盒內(nèi)文件材料缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況；

（2）整理人：負責整理歸檔文件材料的人員姓名；

（3）檢查人：負責檢查歸檔文件材料整理質量的人員姓名；

（4）日期：歸檔文件材料整理完畢的日期。

四、歸檔時間

綜合管理的文件材料于次年三月前，由文件形成和積累部門初步整理后送檔案室整理歸檔；單項工程項目在竣工驗收后兩個月內(nèi)歸檔。檔案室于六月底前全部整理歸檔和制作全引目錄。

附表：基本建設類檔案歸檔范圍和保管期限表

JJ[11]綜合

序號 歸檔范圍 保管期限

1 上級有關基建工作的文件 短期

2 本?；üぷ鞯囊?guī)章制度、工作計劃、總結 長期

3 本?；üぷ骺傮w規(guī)劃、統(tǒng)計報表 永久

4 全校性總體規(guī)劃、設計總平面圖 永久

5 基建投資的請示、報告與批復 永久

JJ[12]單項工程項目

序號 歸檔范圍 保管期限

1 可行性研究

（1）項目建議書及上級批復 永久

（2）可行性研究報告 永久

（3）項目評估 永久

（4）環(huán)境預測、調(diào)查報告 永久

（5）設計任務書及計劃任務書 永久

2 設計基礎

（1）工程地質、水文地質、勘察設計、勘察報告、地質圖、勘察記錄、化驗試驗報告、重要土、巖樣及說明 永久

（2）地形、地貌控制點建筑物、構筑物及重要設備及安裝測量定位、觀察記錄 永久

（3）水文、氣象、地震等其它設計基礎材料 永久

3 設計文件

（1）初步設計 永久

（2）技術設計 永久

（3）施工圖設計 短期

（4）技術秘密材料、專利文件 永久

（5）設計計算書 長期

（6）關鍵技術實驗 永久

（7）總體規(guī)劃設計 永久

（8）水、電、氣管道分布圖 永久

（9）設計評價、鑒定及審批 長期

4 工程管理文件

（1）征用土地批準文件及紅線圖、拆遷、補償協(xié)議書 永久

（2）承包合同、協(xié)議、招標、投標、租賃文件 永久

（3）施工執(zhí)照 永久

（4）環(huán)保三同時、消防、衛(wèi)生等條件水、電、氣供應協(xié)議書 永久

（5）產(chǎn)權證、土地證 永久

5 施工

（1）土地施工文件

[1]開工報告、工程技術要求、技術交流、圖紙會審紀要 短期

[2]施工組織、施工方案、施工計劃、施工技術措施、施工安全措施、施工工藝 長期

[3]原材料及購件出廠證明、質量鑒定 長期

[4]建筑材料實驗報告 長期

[5]設計變更、工程更改洽商、材料仿用核定審批 永久

[6]土建施工定位測量地質勘察 永久

[7]土、巖試驗報告、基礎工程、基礎工程施工圖 永久

[8]隱蔽工程驗收記錄 永久

[9]工程記錄及測試、沉陷、位移、變形觀測記錄、事故處理報告 永久

[10]分項、分單位工程抽量檢查、評定 長期

[11]交工驗收記錄證明 長期

[12]施工報告、施工驗收報告 永久

（2）設備及管線安裝施工文件

[1]開工報告、工程技術要求、技術交底、圖紙會審紀要 短期

[2]設計變更、工程更改洽商單、材料、零部件、設備代用審批 長期

[3]焊接試驗記錄、報告、施工檢驗、探傷記錄 長期

[4]隱蔽工程檢查驗收記錄 長期

[5]強度、密閉性試驗報告 長期

[6]設備調(diào)試記錄 短期

[7]施工安裝記錄、安裝質量檢查評定、事故處理報告 長期

[8]系統(tǒng)調(diào)試、實驗記錄 長期

[9]管線清洗、通水、消毒記錄 短期

[10]中間交工驗收記錄證明，工程質量評定 長期

[11]竣工報告、竣工驗收報告 長期

（3）電氣、儀表安裝施工文件

[1]開工報告、工程技術要求、技術交底、圖紙會審 短期

[2]設計變更、工程更改洽商單、材料、零部件、設備代用審批 長期

[3]調(diào)試、整定記錄 長期

[4]性能測試和校核 長期

[5]施工安裝記錄、質量檢查評定、事故處理報告 長期

[6]操作、聯(lián)動試驗 短期

[7]電氣裝置交接記錄 短期

[8]中間交工驗收記錄、工程質量評定 長期

[9]竣工報告、竣工驗收報告 長期

6 竣工驗收

（1）竣工驗收報告 永久

（2）全部竣工圖紙 永久

（3）質量評審材料 永久

（4）工程現(xiàn)場聲像材料 永久

（5）竣工驗收會議決議文件 永久

7 基建財務、器材管理

（1）財務計劃、年度計劃 短期

（2）工程概算、預算、決算 永久

（3）主要材料消耗、器材管理文件短期

（4）交付使用固定資產(chǎn)文件 永久