區(qū)教育基金會(huì)區(qū)一中辦事處檔案管理辦法

區(qū)教育基金會(huì)城望區(qū)一中辦事處檔案管理辦法

第一章 總則

第一條 為了加強(qiáng)長(zhǎng)沙市城望區(qū)教育基金會(huì)城望區(qū)第一中學(xué)辦事處（以下簡(jiǎn)稱(chēng)辦事處）的檔案管理，充分發(fā)揮檔案資料的作用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《基金會(huì)管理?xiàng)l例》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等規(guī)定，結(jié)合辦事處的實(shí)際，制定本辦法。

第二條 辦事處辦公室為文件檔案資料具體管理部門(mén)，負(fù)責(zé)本辦法的具體實(shí)施。辦事處財(cái)務(wù)室為會(huì)計(jì)檔案具體管理部門(mén)，負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案資料的整理、歸檔和保管工作。

指定檔案管理人員，做好檔案資料的立卷、歸檔、保管、查閱和銷(xiāo)毀等具體管理工作，每年3月底將上年度檔案資料統(tǒng)一造冊(cè)，移送辦事處歸檔管理。嚴(yán)防毀損、散失和泄密。

第三條 辦事處檔案資料分為文書(shū)檔案資料、項(xiàng)目檔案資料、會(huì)計(jì)檔案資料。文書(shū)檔案資料、項(xiàng)目檔案資料、會(huì)計(jì)檔案資料須按年度分別立卷、分類(lèi)成冊(cè)。

在工作中形成的各種有保存價(jià)值的資料，都應(yīng)按照本辦法立卷統(tǒng)一歸檔。

第四條 文件往來(lái)需進(jìn)行登記，承辦要保證文件的系統(tǒng)完整，辦理完畢后由專(zhuān)人保管待統(tǒng)一歸檔。

1、項(xiàng)目檔案要按照捐贈(zèng)登記表的順序歸類(lèi)整理，由專(zhuān)人保管。

2、會(huì)計(jì)年度終了形成的會(huì)計(jì)檔案，由會(huì)計(jì)人員按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊(cè)，編制會(huì)計(jì)檔案清冊(cè)。待統(tǒng)一歸檔。

3、辦事處建立《長(zhǎng)沙市城望區(qū)教育基金會(huì)城望區(qū)第一中學(xué)辦事處歸檔案卷總目錄》。

第五條 公文承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的完整(各種附件一律不準(zhǔn)抽存)，并及時(shí)交管理人員歸檔。工作變動(dòng)或因故離職時(shí)，應(yīng)將經(jīng)辦的文件資料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷(xiāo)毀。

第二章 歸檔范圍及保管期限

第六條 文書(shū)檔案的歸檔范圍包括：上級(jí)機(jī)關(guān)印發(fā)、區(qū)教育基金會(huì)印發(fā)、城望一中印發(fā)或辦事處工作中形成的，具有查考價(jià)值的各種文件材料。

第七條 文書(shū)檔案的歸檔范圍及保管期限具體包括：

1、上級(jí)部門(mén)下發(fā)的工作文件，保存期限長(zhǎng)期。

2、辦事處上報(bào)的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示及批復(fù)，保存期限長(zhǎng)期。

3、會(huì)議文件、紀(jì)要、記錄、會(huì)議決定、領(lǐng)導(dǎo)講話(huà)材料，保存期限長(zhǎng)期。

4、規(guī)定、制度、辦法、通報(bào)等，保存期限長(zhǎng)期。

5、預(yù)決算、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、調(diào)查材料、經(jīng)驗(yàn)介紹等，保存期限長(zhǎng)期。

第八條 項(xiàng)目檔案的歸檔范圍及保管期限具體包括：

1、與辦事處洽商捐贈(zèng)事項(xiàng)的往來(lái)信函、信件，保存期限長(zhǎng)期。

2、與辦事處簽訂的合同、捐贈(zèng)協(xié)議書(shū)、捐贈(zèng)意向書(shū)等，保存期限長(zhǎng)期。

3、捐贈(zèng)登記表、項(xiàng)目申報(bào)材料、完成材料、評(píng)估材料，保存期限長(zhǎng)期。

4、辦事處建立的項(xiàng)目實(shí)施臺(tái)帳，保存期限長(zhǎng)期。

第九條 會(huì)計(jì)檔案的歸檔范圍及保管期限具體包括：

1、會(huì)計(jì)賬簿：總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬簿、其他會(huì)計(jì)賬簿等會(huì)計(jì)核算專(zhuān)業(yè)資料，保存期限永久。

2、預(yù)算、決算報(bào)表、年度統(tǒng)計(jì)報(bào)表，保存期限永久。

3、年檢報(bào)告、審計(jì)報(bào)告 、其它財(cái)務(wù)報(bào)告，保存期限永久。

4、專(zhuān)項(xiàng)基金、捐贈(zèng)情況統(tǒng)計(jì)表等統(tǒng)計(jì)報(bào)表，保存期限永久。

5、會(huì)計(jì)檔案移交清單、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、銷(xiāo)毀清冊(cè)，保存期限永久。

第三章 立卷要求

第十條 案卷質(zhì)量總的要求是：遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同價(jià)值，便于保管和利用。

第十一條 卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后。

會(huì)計(jì)憑證類(lèi)按會(huì)計(jì)憑證編號(hào)、月份先后次序分裝成冊(cè)；會(huì)計(jì)賬簿類(lèi)按年度成本；財(cái)務(wù)報(bào)告類(lèi)、其他類(lèi)按年度歸類(lèi)成冊(cè)。

第十二條 卷內(nèi)文件材料應(yīng)按順序，依次編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。

第十三條 按規(guī)定的格式逐項(xiàng)填寫(xiě)文件目錄，填寫(xiě)的字跡要清楚，卷內(nèi)文件目錄放在卷首。

第十四條 案卷裝訂。裝訂前，卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物，對(duì)破壞的文件材料必須修復(fù)，字跡已擴(kuò)散的應(yīng)復(fù)制并與原件一并立卷，傳真件應(yīng)保存其復(fù)印件。裝訂應(yīng)采用線繩左側(cè)穿孔裝訂法，做到整齊、牢固、便于保管和利用。

第四章 保管、移交和銷(xiāo)毀

第十五條 應(yīng)經(jīng)常保持檔案的衛(wèi)生、整潔，做好防塵、防潮、防蟲(chóng)、防丟失等安全和保密工作，做到收實(shí)相符。

第十六條 檔案不得借出、不得攜帶出境。

如有特殊需要，會(huì)計(jì)檔案經(jīng)副秘書(shū)長(zhǎng)批準(zhǔn)，可以提供查閱、摘抄、復(fù)印，并辦理登記手續(xù)；項(xiàng)目檔案的查閱、摘抄、復(fù)印等也須經(jīng)秘書(shū)長(zhǎng)批準(zhǔn)，并辦理登記手續(xù)；文書(shū)檔案經(jīng)辦事處秘書(shū)批準(zhǔn)，可以提供查閱、摘抄、復(fù)印，并辦理登記手續(xù)。

第十七條 查閱、摘抄、復(fù)印檔案須由辦事處檔案管理人員陪同。

查閱、摘抄、復(fù)印人員應(yīng)當(dāng)做到：

1、嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律；

2、不得擅自向他人傳播檔案內(nèi)容；

3、不得翻閱、摘抄、復(fù)制與查閱內(nèi)容無(wú)關(guān)的材料。

第十八條 查閱檔案時(shí)，嚴(yán)禁在檔案上作涂改、圈劃、抽換、批注、污損和折皺。發(fā)現(xiàn)上述情況應(yīng)追究當(dāng)事人責(zé)任。

第十九條 檔案移交必須填寫(xiě)《長(zhǎng)沙市城望區(qū)教育基金會(huì)城望區(qū)第一中學(xué)辦事處檔案移交清冊(cè)》；銷(xiāo)毀檔案必須填寫(xiě)《長(zhǎng)沙市城望區(qū)教育基金會(huì)城望區(qū)第一中學(xué)辦事處檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》。認(rèn)真履行移交、銷(xiāo)毀手續(xù)。移交、銷(xiāo)毀檔案由秘書(shū)長(zhǎng)審批，辦事處、辦公室專(zhuān)人監(jiān)交、監(jiān)銷(xiāo)。

第二十條 本辦法自發(fā)布之日起執(zhí)行。