職業(yè)技術(shù)學(xué)院教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控檔案管理辦法

職業(yè)技術(shù)學(xué)院教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控檔案管理辦法

一、總則

第一條 為進一步規(guī)范學(xué)院教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控檔案管理，有效地保護和利用檔案，更好發(fā)揮其在質(zhì)量糾偏、績效考評、決策咨詢及教學(xué)研究中的作用，根據(jù)《高等學(xué)校檔案管理辦法》及《歸檔文件整理規(guī)則》相關(guān)規(guī)定，結(jié)合本院實際，特制定本管理辦法。

第二條 本辦法所稱的教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控檔案，是指學(xué)院在評教、評學(xué)、評管等質(zhì)量監(jiān)控過程中所形成的有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式或載體的材料。

二、機構(gòu)設(shè)置及職責(zé)

第三條 教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控檔案是學(xué)院檔案的一個重要組成部分，由教學(xué)督導(dǎo)處設(shè)立教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控檔案室，作為保存和提供利用檔案的專門機構(gòu)，接受院長辦公室綜合檔案室的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。

第四條 教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控檔案室的管理職責(zé)是：

1．擬訂教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控檔案工作的相關(guān)規(guī)章制度，并負責(zé)貫徹落實；

2．負責(zé)接收（征集）、整理、鑒定、立卷、統(tǒng)計、保管教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控相關(guān)的各類檔案及有關(guān)資料；

3．編制檢索工具，及時編輯檔案文件匯集和各種參考資料，開發(fā)檔案信息資源；

4．組織實施檔案信息化建設(shè)和電子文件歸檔工作；

5．開展檔案的開放和利用工作；

6．指導(dǎo)各系部教學(xué)督導(dǎo)室的檔案管理工作。

第五條 教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控檔案室設(shè)檔案管理人員1名，主要負責(zé)檔案室管理工作。檔案管理人員應(yīng)當具備以下條件：遵紀守法，愛崗敬業(yè)，忠于職守；具有檔案業(yè)務(wù)知識和相應(yīng)的科學(xué)文化知識以及現(xiàn)代化管理技能。

第六條 各系部由教學(xué)督導(dǎo)室主任分管教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控檔案工作，由聯(lián)絡(luò)員兼任檔案員，負責(zé)教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控材料的收集、整理、立卷、歸檔，按期向教學(xué)督導(dǎo)處檔案室移交，檔案員受教學(xué)督導(dǎo)處檔案室管理人員的指導(dǎo)與督查。

三、檔案的管理

第七條 教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控檔案的歸檔范圍：在教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控過程中形成的各類具有保存價值和查考價值的各種文件、圖表和聲像載體材料，均應(yīng)立卷歸檔，具體按“教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控檔案歸檔范圍及保管期限”（見附件）辦理。

第八條 教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控檔案的保管期限分永久、長期、短期三類，其中短期的保管時間為5年，長期的保管時間為20年。對保管期限已滿、已失去保存價值的檔案，經(jīng)部門鑒定并登記造冊報院長批準后，予以銷毀。未經(jīng)鑒定和批準，不得銷毀任何檔案。

第九條 教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控檔案的收集：

1．學(xué)院組織的教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控活動完成后1周內(nèi)相關(guān)人員應(yīng)將形成的材料送交教學(xué)督導(dǎo)處檔案室；各系部日常評課材料按月移交，規(guī)定移交的其它材料應(yīng)在當學(xué)期結(jié)束至下學(xué)期開學(xué)1周內(nèi)向教學(xué)督導(dǎo)處檔案室移交完畢；

2．無論是個人還是部門之間移交檔案應(yīng)編制移交清冊，交接雙方應(yīng)認真核對后履行簽字手續(xù)，移交清冊各留一份以備查考。重要項目的文件材料移交時應(yīng)編寫歸檔說明，檔案接收部門應(yīng)全面檢查歸檔文件材料的質(zhì)量。

第十條 教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控檔案的歸檔要求：

1．歸檔的各種文件材料必須反映教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控活動的全過程，保證其完整、準確、系統(tǒng)，并且其載體和字跡應(yīng)符合耐久性要求；

2．歸檔的文件材料應(yīng)為原件，因故無原件的可歸具有憑證作用的文件材料。非紙質(zhì)文件材料必須與其文字說明一并歸檔。文件材料歸檔后不得更改；

3．歸檔的文件材料一般一式一份。重要的、利用頻繁的和有專門需要的可適當增加份數(shù)。反映同一內(nèi)容而形式不同的文件材料應(yīng)保持其一致性；

4．教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控檔案對紙制檔案材料和電子檔案材料同步歸檔。微縮膠片、照片、磁帶、光盤、磁盤的保管要符合規(guī)定要求。電子檔案應(yīng)注意備份，備份的磁盤、光盤等重要數(shù)據(jù)資料需異地存放和保管。

第十一條 教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控歸檔文件的整理：

1．歸檔的文件材料組卷時必須遵循其自然形成的規(guī)律，保持有機聯(lián)系，文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件應(yīng)放在一起，并按正件在前、附件在后，印件在前、定稿在后，以及批復(fù)在前、請示在后的要求排列；

2．文件按其形成或針對的年度分開，一般文件歸入文件形成年度；跨年度的請示與批復(fù)歸入復(fù)文年度；跨年度的規(guī)劃、計劃一般歸入文件針對的第一年度；跨年度的總結(jié)、報告歸入文件內(nèi)容針對的最后一個年度，跨年度的會議文件一般歸入會議開幕的年度；法規(guī)性文件應(yīng)歸入公布或批準年度；

3．歸檔的案卷，部門立卷人員應(yīng)用碳素墨水認真填寫或計算機打印卷內(nèi)目錄和備考表。卷內(nèi)材料按順序編排頁號，只要有書寫文字的頁面均一面編寫一個頁號，頁號編在右上角或左上角；

4．對文件材料的題名不能隨意更改和簡化，對雖有題名但不能反映文件內(nèi)容的應(yīng)重新擬定；沒有責(zé)任者或日期的材料要考證清楚。有關(guān)卷內(nèi)文件的情況說明，均應(yīng)填寫在備考表內(nèi)，若無情況說明，也應(yīng)將立卷人、檢查人的姓名和歸檔時間填上；

5．因利用頻繁、數(shù)量龐大，專設(shè)課堂評價檔案。其歸檔范圍包括在聽課評議活動中形成的各種有保存價值的文件材料，以教師個人為單位立卷，立卷時應(yīng)按教師代號編制檔案盒號。一般一次聽課評議活動形成的材料為一件，盒內(nèi)材料按時間先后順序存檔，應(yīng)將一學(xué)期材料統(tǒng)一存檔，一般放在學(xué)期結(jié)束后或下學(xué)期開學(xué)初。教師代號按所在部門編制流水號；

6．被監(jiān)控部門的材料歸檔實行代碼制，具體如下：00行政管理；01 機械工程系；02 計算機系；03 電氣電子工程系；04 建筑工程系；05 財會系；06 工商管理系；07 人文系；08 輕工學(xué)院；09 公共教學(xué)部；10 分院；

7．檔案裝盒后每盒編制架、層、號，并以阿拉伯數(shù)字來命名。具體編制時，檔案架號按從左到右的順序編制，每個檔案架內(nèi)各層號按從上到下的順序編制，檔案盒號則為相應(yīng)條目下所在部門的流水號。

四、檔案的利用

第十二條 教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控檔案室應(yīng)注意相關(guān)材料的保密性，任何個人不得保存、轉(zhuǎn)讓或者拒絕歸檔，不得弄臟、亂劃、涂抹、剪裁和拆毀。

第十三條 教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控檔案室將定期以一定形式公布不屬于涉密、個人隱私或限制利用的檔案。凡本院各部門單位或教師個人，在表明利用檔案的目的和范圍并履行相關(guān)登記手續(xù)后，均可以利用已公布的檔案。若需調(diào)閱、摘錄、復(fù)制未公布的檔案，應(yīng)當經(jīng)教學(xué)督導(dǎo)處負責(zé)人批準。

第十四條 調(diào)閱檔案的時限為7天，用后應(yīng)及時歸還，如期滿未能歸還，應(yīng)續(xù)辦調(diào)閱手續(xù)。特殊情況（如出差、生?。┰斐裳悠?，調(diào)閱者可通過各種方式（電話、短信、網(wǎng)絡(luò)）提前與檔案管理人員協(xié)商解決，視為特殊情況處理。

第十五條 檔案室提供利用的重要、涉密檔案，一般不提供原件。如有特殊需要，應(yīng)當經(jīng)教學(xué)督導(dǎo)處負責(zé)人批準。加蓋教學(xué)督導(dǎo)處公章的檔案復(fù)制件，與原件具有同等效力。

第十六條 檔案室應(yīng)積極開展檔案的編研工作。匯編檔案資料和公布檔案，應(yīng)當經(jīng)檔案形成單位同意，并報請院長批準。

五、檔案的保護

第十七條 教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控檔案室應(yīng)當采用先進的檔案保護技術(shù)，防止檔案的破損、褪色、霉變和散失。

1．室內(nèi)應(yīng)設(shè)專柜，排列整齊，排距科學(xué)，便于查找和管理；

2．室內(nèi)應(yīng)經(jīng)常通風(fēng)，保持整潔衛(wèi)生，做好防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防塵、防光、防有害氣體等工作；

3．應(yīng)經(jīng)常檢查永久性檔案和課堂評價檔案的安全及保管情況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理；

4．對已經(jīng)破損或者字跡褪色的檔案，應(yīng)當及時修復(fù)或者復(fù)制。對重要檔案和破損、褪色修復(fù)的檔案應(yīng)當及時數(shù)字化，加工成電子檔案保管。

六、附則

第十八條 本辦法自發(fā)布之日起執(zhí)行，由教學(xué)督導(dǎo)處負責(zé)解釋。原溫職院〔2006〕12號文件同時廢止。

附件: 職業(yè)技術(shù)學(xué)院教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控檔案歸檔范圍及

保管期限

職業(yè)技術(shù)學(xué)院教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控檔案歸檔范圍及保管期限

序號 類目 名稱 保管期限

1教學(xué)工作規(guī)定、規(guī)章、通知永 久

2教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控工作規(guī)定、規(guī)章、通知永 久

3教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控用表永 久

4教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控報告、批復(fù)、計劃、總結(jié)長 期

5課堂教學(xué)質(zhì)量評議材料短 期

6教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控記錄、記要短 期

7教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控信息匯編長 期

8教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控專題工作材料短 期

9異議仲裁、信息跟蹤材料短 期

10教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控調(diào)研材料短 期

11其他部門提供的綜合材料短 期

12學(xué)生學(xué)期網(wǎng)上測評材料短 期

13人才培養(yǎng)方案、課程標準、實踐環(huán)節(jié)考核標準永 久

14校歷、作息時間表短 期

15學(xué)期授課計劃、總功課表短 期