某大學后勤處檔案管理辦法

大學后勤處檔案管理辦法

第一章總則

第一條為了加強后勤處檔案管理工作,充分發(fā)揮檔案在后勤處各項工作中的作用,根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《普通高等學校檔案管理辦法》、《高等學校檔案工作規(guī)范》、《廣東ee大學檔案管理辦法》,結(jié)合我處實際,制訂本辦法。

第二條后勤處在黨政管理、工程項目管理、招投標管理和其他各項活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像、電子文檔、實物檔案等不同載體的文件材料,均屬后勤處檔案。

第三條后勤處檔案是全處職工各項工作的真實記錄,是重要的信息資源,是歷史的憑證。

第四條 后勤處檔案工作是辦好后勤各項工作的重要基礎(chǔ)之一,也是衡量后勤處工作質(zhì)量和管理水平的重要標志。后勤處各部門應加強對檔案工作的管理,切實把它納入部門管理工作職責之中。各部門和個人應當遵守本辦法,并應承擔收集、整理、立卷、歸檔和保護檔案的義務。

第二章管理體制及職責

第五條本處檔案工作遵守統(tǒng)一領(lǐng)導、分級管理、集中保存的原則。后勤處在計劃科設(shè)檔案室,集中存放各類檔案資料,后勤處檔案室受學校綜合檔案室指導和本處主管領(lǐng)導分管,計劃科專(兼)職檔案工作人員負責處理日常工作。

第六條分管處領(lǐng)導職責:指導全處檔案工作;協(xié)調(diào)各部門落實檔案工作“四同步”(布置、檢查、總結(jié)、驗收其它工作時,同時布置、檢查、總結(jié)、驗收檔案工作);負責對各部門檔案工作進行監(jiān)督、檢查和考核;負責檔案的劃密、解密和檔案歸檔的領(lǐng)導工作;研究決定檔案工作的重大事宜。

第七條后勤處檔案室的基本任務:

(一)貫徹執(zhí)行國家和學校關(guān)于檔案工作的政策法規(guī),規(guī)劃全處檔案工作。制訂后勤處檔案工作規(guī)章制度,監(jiān)督、指導、檢查執(zhí)行情況;

(二)對后勤處檔案和有關(guān)資料進行接收、收集、征集、整理、分類、鑒定、保管、保護、統(tǒng)計等工作。

(三)執(zhí)行保密制度,做好檔案密級劃控和守密工作。

(四)做好檔案利用工作,主動為后勤處各項工作服務,為職工服務。

(五)做好檔案編研工作和信息開發(fā)交流工作,發(fā)揮檔案的信息源作用。

(六)做好防火、防盜、防蟲等工作,確保檔案安全。

(七)圍繞后勤處中心工作,完成后勤處交辦的任務。

第八條后勤處確定一名處領(lǐng)導負責分管后勤處的檔案工作,計劃科設(shè)專(兼)職檔案員,負責后勤處檔案的收集、整理,并根據(jù)學校要求向?qū)W校綜合檔案室移交檔案。后勤處各部門負責人及工作人員都有配合專(兼)職檔案員做好本部門及自身檔案工作的職責。

第三章檔案的形成和歸檔

第九條對全處檔案實行集中統(tǒng)一管理,特殊載體檔案可實行分室管理。后勤處各項工作應與檔案工作實行“三納入”、“四同步”,即納入工作計劃和規(guī)劃、納入管理制度、納入黨政管理人員的職責范圍;在布置、檢查、總結(jié)、驗收各項工作的同時布置、檢查、總結(jié)、驗收檔案工作。

第十條后勤處專(兼)職檔案員應按《廣東ee大學檔案綜合管理工作規(guī)范》的要求,對形成的文件材料認真積累、整理,按時移交學校綜合檔案室。

第十一條對于個人在從事黨政管理職務活動中形成的各種載體的文件材料,必須按規(guī)定歸檔,任何個人和部門不得據(jù)為已有。

第十二條提倡個人向后勤處捐贈在非職務活動中形成的檔案材料,后勤處檔案室應做好此類檔案的接收和管理。

第十三條歸檔范圍:

依據(jù)《廣東ee大學后勤處目標管理責任書》和我處檔案工作實際情況,我處歸檔范圍分為八個方面:

(一)基本建設(shè)、維修工程方面:

主要有工程(或維修)項目的立項、規(guī)劃、設(shè)計、施工、竣工等各階段產(chǎn)生的文字、圖表、聲像、電子等載體的原始記錄;

如:可行性研究、規(guī)劃方案、立項申請、批復、設(shè)計、施工圖紙、

招投標資料、水、電擴容的方案、施工現(xiàn)場記錄、設(shè)計與施工修改變更的請示和批復及施工變更通知書、施工合同、施工組織設(shè)計、進度計劃、施工措施、設(shè)備、材料人員進場安排、預(結(jié))算報告、施工監(jiān)理的合同、監(jiān)理日記、監(jiān)理報告等有關(guān)資料;

(二)各部門房產(chǎn)方面:

各部門房屋平面圖、使用面積、租金、房屋使用、維修情況等相關(guān)學校的固定資產(chǎn)統(tǒng)計數(shù)據(jù);

(三)大型設(shè)備方面:

大型設(shè)備如:水泵房、高壓電房中的設(shè)備、各類汽車等。后勤設(shè)備的開箱記錄、使用說明書、保修卡、用戶的使用、維修記錄、水泵房、高壓電房的運行記錄、值班記錄等等;

(四)地下隱蔽工程方面:

校園內(nèi)水網(wǎng)、電網(wǎng)、煤氣管網(wǎng)及電視、電信、寬帶網(wǎng)絡等隱蔽工

程的設(shè)計、施工、平面布置圖、維修記錄及竣工資料。

尤其重要的有:給水、排水、弱電、地下電纜、煤氣管網(wǎng)等的設(shè)計、管網(wǎng)布置圖、施工合同、施工進度、預付款情況及工程結(jié)算書、竣工圖紙、竣工報告等資料。地下管網(wǎng)工程的維修、檢測記錄、工程材料取樣試驗、水質(zhì)化驗及檢驗報告等;

(五)醫(yī)療、病例方面:

主要有學生及教職工相關(guān)的體檢記錄、重大疾病、病例資料、有關(guān)的數(shù)據(jù)統(tǒng)計、藥房(醫(yī)生)處方、醫(yī)護值班記錄、重大疾病的預防措施、緊急情況處理預案及突發(fā)事件的處理結(jié)果、報告等;

(六)黨建與思政工作方面:

主要內(nèi)容包括黨的建設(shè)、思想宣傳工作、廉政建設(shè)等工作中有保存價值的不同載體的文件材料。

(七)財務管理方面:

主要內(nèi)容包括財務管理工作中具有保存價值的會計賬薄、報表、票據(jù)等不同載體的原始文件材料。

(八)綜合管理方面:

主要內(nèi)容包括日常管理、校園美化、綠化、物業(yè)管理、保障安全穩(wěn)定工作中有保存價值的文件材料。

后勤處檔案室對應歸檔的文件材料要進行認真審查,凡歸檔材料不完整、不齊全、不規(guī)范的將不予接收。并及時告知文件材料形成部門負責人按有關(guān)要求報送需存檔的文件材料。

第十四條歸檔要求:

(一)立卷人按照文件材料自然形成的規(guī)律,保持彼此之間的有機聯(lián)系,符合便于利用的要求,進行整理組卷,編寫頁號、件號,填寫卷內(nèi)目錄、備考表、案卷目錄,注明保管期限和密級,應歸校檔案室的報主管領(lǐng)導審核簽字后,由后勤處統(tǒng)一移交學校綜合檔案室。

(二)歸檔的文件材料同一類的應格式一致、裝訂工整、字跡圖橡清晰等符合規(guī)范要求。禁用圓珠筆、鉛筆書寫,禁用復寫。歸檔的文件材料原則上要求必須是原件。

第十五條歸檔時間:

(一)黨政類,能按年度歸檔的文件材料,在次年四月底前歸檔;

(二)設(shè)備類

、財務類的檔案,每學期結(jié)束前整理檢查完畢,開學的第一個月內(nèi)歸檔。

(三)工程項目等科技檔案歸檔,應于項目竣工后一個月內(nèi)及時歸檔。

第十六條注意做好電子文件和特殊載體檔案的管理工作。在電子文件歸檔時,實行電子版和紙質(zhì)版雙套制管理,做到邏輯歸檔和物理歸檔時有相關(guān)信息的移交登記。反映后勤處重大活動、重要事件的聲像檔案,由后勤處檔案室和形成部門各存一套。

第四章檔案管理

第十七條后勤處檔案室接收檔案時,要按照規(guī)定的分類編號方法進行統(tǒng)一分類、編目、排架等。按照《中華人民共和國保守國家秘密法》、學校有關(guān)保密規(guī)章,對所存檔案實行密級保管。

第十八條檔案保管期限分為永久、長期、短期(財會檔案),對保管期限已滿的檔案依據(jù)有關(guān)規(guī)定進行鑒定銷毀。

第十九條單位撤消、合并和人員調(diào)動時,必須辦理檔案移交手續(xù),不得私自帶走和銷毀檔案材料。

第二十條后勤處檔案室定期對保存期滿的檔案進行鑒定。和有關(guān)部門負責人組成鑒定小組,對到期的檔案提出銷毀或延長保管期限的意見,登記造冊,經(jīng)分管處領(lǐng)導批準后,方可存、毀。

第二十一條嚴格執(zhí)行檔案管理制度和做好檔案統(tǒng)計工作。做好防盜、防火、防潮、防塵、防蟲、防鼠、防高溫、防強光工作和統(tǒng)計工作,確保檔案的安全和利用。

第五章檔案的開放利用

第二十二條后勤處檔案材料開放時間與上班時間一致。檔案管理人員應主動做好提供利用和服務工作。我校教職工在說明利用檔案的目的和范圍后,均可查閱檔案,并可摘錄和復制;因工作需要和有正當?shù)睦碛?按規(guī)定辦理有關(guān)手續(xù),經(jīng)分管處領(lǐng)導批準可調(diào)閱屬控制范圍的檔案。

第二十三條外單位人員需借閱檔案,需經(jīng)處領(lǐng)導批準。

第二十四條檔案材料原則不可外借出室,特殊情況要經(jīng)處領(lǐng)導批準。對借出檔案,檔案管理人員要做借閱登記,定期催還,發(fā)現(xiàn)損壞或丟失,應寫出書面報告,并及時報告處領(lǐng)導,確需借出檔案,須經(jīng)分管處領(lǐng)導批準。借出檔案要妥善保管按時歸還,屬控制范圍檔案需公布或攜帶出境,要按規(guī)定辦理手續(xù)。

第二十五條本辦法自公布之日起執(zhí)行,由后勤計劃科負責解釋。