工程項目信息管理監(jiān)理辦法
工程項目信息管理的監(jiān)理辦法
一、信息管理的任務(wù)
信息管理的任務(wù)是保證自上而下,自下而上以及橫向間信息流暢通,擬定信息目錄和信息的編碼系統(tǒng),加速傳遞并加強(qiáng)管理。對于各種會議和現(xiàn)場記錄、科學(xué)試驗、工程照片、事故處理等都做出明確規(guī)定,便于資料收集和檔案管理。實施最優(yōu)控制,進(jìn)行合理決策,妥善協(xié)調(diào)項目建設(shè)各有單位之間的關(guān)系。
二、信息管理的措施與方法
1、監(jiān)理辦公室將配備電腦,由監(jiān)理工程師和文秘負(fù)責(zé)信息管理工作;
2、現(xiàn)場將配備適當(dāng)?shù)耐ㄓ嵐ぞ?以便信息傳遞。通訊工具包括手機(jī)、座機(jī)、對講機(jī);
3、現(xiàn)場將配置一定的信息記錄設(shè)備,如照像機(jī)、攝像機(jī)等,要求現(xiàn)場監(jiān)理對重要的施工現(xiàn)場進(jìn)行記錄、拍照。
三、 信息管理的內(nèi)容
1、施工期間的信息收集
工程項目在整個施工階段,每天都發(fā)生各種各樣的情況,相應(yīng)地包含著各種信息,需要及時收集和處理。因此,工程的施工階段,可以說是大量的信息產(chǎn)生、傳遞和處理的階段,工程項目信息管理工作,主要集中在這一段。
名稱收集內(nèi)容
1、收集業(yè)主提供的信息
承建商在施工中,現(xiàn)場發(fā)生的各種情況均包含大量的內(nèi)容,承建商必須掌握和收集這些內(nèi)容。監(jiān)理在現(xiàn)場中經(jīng)收集和整理后,匯集成豐富的信息資料。承建商在施工中必須經(jīng)常向有關(guān)單位,包括上級部門、設(shè)計單位、業(yè)主及其他方面發(fā)出某些文件,傳達(dá)一定的內(nèi)容。如向監(jiān)理報送施工組織設(shè)計、報送各種計劃、單項工程施工措施、月支付申請表,各種項目自檢報告、質(zhì)量問題報告、有關(guān)意見等。監(jiān)理應(yīng)全面系統(tǒng)地收集這些信息資料,此記錄是監(jiān)理工程師的記錄,主要包括工程施工歷史記錄、工程質(zhì)量記錄、工程計量、工程款記錄和竣工記錄等內(nèi)容 。
2、收集承建商的信息
承建商在施工中,現(xiàn)場發(fā)生的各種情況均包含大量的內(nèi)容,承建商必須掌握和收集這些內(nèi)容。監(jiān)理在現(xiàn)場中經(jīng)收集和整理后,匯集成豐富的信息資料。承建商在施工中必須經(jīng)常向有關(guān)單位,包括上級部門、設(shè)計單位、業(yè)主及其他方面發(fā)出某些文件,傳達(dá)一定的內(nèi)容。如向監(jiān)理報送施工組織設(shè)計、報送各種計劃、單項工程施工措施、月支付申請表,各種項目自檢報告、質(zhì)量問題報告、有關(guān)意見等。監(jiān)理應(yīng)全面系統(tǒng)地收集這些信息資料。
3、監(jiān)理現(xiàn)場記錄
此記錄是監(jiān)理工程師的記錄,主要包括工程施工歷史記錄、工程質(zhì)量記錄、工程計量、工程款記錄和竣工記錄等內(nèi)容 。
(1)現(xiàn)場監(jiān)理人員的日報表
主要包括如下內(nèi)容: 當(dāng)天的施工情況, 當(dāng)天參加施工的人員(數(shù)量等),當(dāng)天施工用的機(jī)械(名稱、數(shù)量等),當(dāng)天發(fā)現(xiàn)的施工質(zhì)量問題,當(dāng)天施工進(jìn)度與計劃進(jìn)度進(jìn)行的比較(若發(fā)現(xiàn)施工進(jìn)度拖延,應(yīng)說明原因), 當(dāng)天的綜合評述,其他說明(應(yīng)注意的事項)等。
(2)工地日記主要包括: 現(xiàn)場監(jiān)理人員的日報表, 現(xiàn)場每日的天氣記錄,監(jiān)理工作改變,其他有關(guān)情況與說明。
(3)、現(xiàn)場每日的天氣記錄
主要內(nèi)容:當(dāng)天的最高、最低氣溫,當(dāng)天的降雨量、降雪量,當(dāng)天的風(fēng)力及天氣狀況,因氣候原因當(dāng)天損失的工作時間等。若施工現(xiàn)場區(qū)域大或施工地點多,工地的氣候情況差別較大,則應(yīng)記錄兩個或多個地點的氣象資料。
(4)駐施工現(xiàn)場監(jiān)理負(fù)責(zé)人的日記
主要包括以下內(nèi)容: 當(dāng)天所作的重大決定, 當(dāng)天對承包商所做出的主要指示,當(dāng)天發(fā)生的糾紛及可能的解決方法,該工程項目業(yè)主(或其他代表)來施工現(xiàn)場談及的問題,當(dāng)天與該工程項目業(yè)主的口頭談話摘要,當(dāng)天對駐施工現(xiàn)場監(jiān)理工程師的指示,當(dāng)天與其他人達(dá)成的任何主要協(xié)議,或?qū)ζ渌说闹饕甘镜取?/p>
(5 )駐施工現(xiàn)場監(jiān)理周報 駐施工現(xiàn)場管理負(fù)責(zé)人應(yīng)每周向工程項目業(yè)主匯報一周內(nèi)所發(fā)生的重大事件。
(6)駐施工現(xiàn)場監(jiān)理月報
駐施工現(xiàn)場監(jiān)理負(fù)責(zé)人應(yīng)每月向業(yè)主匯報以下情況:工地施工進(jìn)度狀況(與合同規(guī)定的進(jìn)度作比較),工程款支付情況,工程進(jìn)度拖延的原因分析,工程質(zhì)量問題,工程進(jìn)展中主要困難與問題,如施工中的重大差錯,重大索賠事件,材料、設(shè)備供貨困難,組織、協(xié)調(diào)方面的困難,異常的天氣情況等。
(7)駐施工現(xiàn)場監(jiān)理負(fù)責(zé)人對承包商的指示 主要內(nèi)容:正式發(fā)出的重大指示,日常指示,在每日工地協(xié)調(diào)會中發(fā)出的指示,在施工現(xiàn)場發(fā)出的指示等。
(8)補(bǔ)充圖紙設(shè)計單位給施工單位的各種補(bǔ)充圖紙
(9)工地質(zhì)量記錄主要包括試驗結(jié)果記錄及樣本記錄
4、收集 工地 會議記錄
工地會議是工程項目管理工作的一種重要方法,會議中包含著大量的信息,這就要求項目監(jiān)理工程師必須重視工地會議,并建立一套完善的會議制度,以便于會議信息的收集。會議制度包括會議的名稱、主持人、參加人、舉行會議的時間、會議地點等,每次工地會議都會有專人記錄,會后應(yīng)有工作會議紀(jì)要等 。
第一次工地會議
(1)介紹業(yè)主、監(jiān)理工程師、承建商的人員。(2)澄清組織(3)承建商的動員情況(履約保證金、進(jìn)度計劃、保險、組織、人員、工料等)。(4) 檢查業(yè)主對合同的履行情況(如提交水準(zhǔn)點、圖紙、職責(zé)分工等)(5) 檢查為監(jiān)理工程師提供設(shè)備情況(如住宿、試驗、通訊、交通工具、水電等。)(6)明確例行程序。包括填報支付報表,下發(fā)有關(guān)表格,下發(fā)工程計量表,下發(fā)工程中間交工證書,明確工程項目監(jiān)理辦公室與承建商之間往來信件、文件報表等公文手續(xù),明確駐地工程項目監(jiān)理工程師與承建商之間往來公文、驗收、支付手續(xù),明確經(jīng)常性工地會議召開的地點、大致時間等。第一次工地會議是以相互了解,檢查各方面準(zhǔn)備情況,明確工程項目管理程序為主要目的。當(dāng)上述目的達(dá)到,并滿足:(1)承建商已證實他認(rèn)為工地周圍環(huán)境和情況是和投標(biāo)時間相符;(2)承建商拿到施工圖紙且后續(xù)圖紙無需擔(dān)憂;(3)承建商已得到占用工地的權(quán)利時,監(jiān)理即可下達(dá)開工令。
經(jīng)常性工地會議
經(jīng)常性工地會議一般每周開一次。這個會議有監(jiān)理、承建商、業(yè)主參加。主要會議內(nèi)容:確定上次工地會議紀(jì)要,當(dāng)周進(jìn)度總結(jié),進(jìn)度預(yù)測,技術(shù)事宜,變更事宜,財務(wù)事宜,管理事宜,索賠和延期,下次工地會議,以及其他。工地會議確定的事情視為合同文件的一部分承建商必須執(zhí)行。工地會議記錄忠實于會議發(fā)言人,原始記錄,像流水帳似的,不要加記錄人的感情色彩,以確保記錄的真實性。
2、收集信息的加工整理
對收集信息進(jìn)行加工,是信息處理的基本內(nèi)容。其中包括對信息進(jìn)行分析、歸納、分類、計算比較、選擇、建立信息之間的關(guān)系等方面的工作。
(1)信息處理的要求
要使信息能有效地發(fā)揮作用,在處理的過程中就必須符合及時、準(zhǔn)確、適用、經(jīng)濟(jì)的要求。
及時 就是信息的傳遞速度要快 ;
準(zhǔn)確 信息要如實地反映實際情況 ;
適用 就是信息要符合實際需要 ;
經(jīng)濟(jì) 采用什么樣的信息處理方式,必須根據(jù)符合經(jīng)濟(jì)效果的要求來確定 。
(2)收集的大量信息,找出信息與信息之間的關(guān)系和運算公式。從收集的少量信息中得到大量的輸出信息。信息處理包括收集、加工、輸入計算機(jī)、傳輸、存儲、計算、檢索、輸出等內(nèi)容 。
收集 就是前面講到的,收集原始信息,收集是信息處理的首要步驟。
加工 這是信息處理的基本內(nèi)容。其中包括對信息進(jìn)行分類、排序、計算、比較選擇等工作。通過加工信息,提供更多的有用信息。
傳輸 信息借助于一定的載體(如紙張、磁盤等)在各部門之間傳播。通過傳輸形成各種信息流,暢通的信息流能為工程項目負(fù)責(zé)人提供可靠的工作依據(jù)。
存儲 指的是對處理后的信息的存儲。存儲收集原始信息,便于查找原始信息。存儲處理后的信息,有的并非立即就有用,有的雖然立即使用,但日后還需應(yīng)用或作為參考和依據(jù)。因此,就需要將他們?nèi)看鎯ζ饋?建立檔案,妥善保管。
檢索 就是查找,工程項目管理中既然存儲了大量的信息,為了查找方便,按某一條件建立索引文件,編制專門的查找程序,便于快速檢索。
輸出 處理好的信息,按照要求編制各種打印報表文件。
(3)收集信息的分類
工程項目信息管理中,對收集來的資料進(jìn)行加工整理后,按其加工整理的深度,可分為如下幾個類型:
第一類:對資料和數(shù)據(jù)進(jìn)行簡單整理和濾波;
第二類:對信息進(jìn)行分析,概括綜合能產(chǎn)生輔助決策的信息;
第三類:通過應(yīng)用數(shù)學(xué)模型統(tǒng)計推斷可以產(chǎn)生決策的信息。
工程在施工過程中,依據(jù)當(dāng)時收集到的信息所作的決策或決定有如下:
依據(jù)進(jìn)度控制信息,對施工進(jìn)度狀態(tài)的意見和指示
監(jiān)理每月、每季度都要對工程進(jìn)度進(jìn)行分析對比并做出綜合評價,包括當(dāng)月整個工程各方面實際完成,實際數(shù)量與合同規(guī)定的計劃數(shù)量之間的比較。如果某一部分拖后,應(yīng)分析其原因。存在的主要困難和問題,提出如何解決的意見。
依據(jù)質(zhì)量控制信息,對工程質(zhì)量情況的意見和指示
監(jiān)理應(yīng)當(dāng)系統(tǒng)地將當(dāng)月施工中的各種質(zhì)量情況,包括現(xiàn)場檢查中發(fā)現(xiàn)的各種問題、施工中出現(xiàn)的重大事故,對各種情況、問題、事故的處理情況除在月報、季報中進(jìn)行階段性的歸納和評價外,如有必要可進(jìn)行專門的質(zhì)量情況定期報告。
依據(jù)投資控制信息,對工程結(jié)算情況的意見和指示
工程價款結(jié)算一般按月進(jìn)行,要對投資完成情況進(jìn)行統(tǒng)計、分析,在統(tǒng)計基礎(chǔ)上作一些短期預(yù)測,以便對業(yè)主在組織資金方面提供咨詢意見。
依據(jù)合同信息,對索賠的處理意見
