檢驗(yàn)檢疫公司檔案管理辦法

檢驗(yàn)檢疫集團(tuán)公司檔案管理辦法

第一章 總則

第一條 為全面提高檔案管理水平,加強(qiáng)集團(tuán)檔案管理工作,根據(jù)《中華人民共和國檔案法》,結(jié)合集團(tuán)現(xiàn)狀,特制定本辦法。

第二條 本辦法中檔案包括具有參考和保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等各類信息資料。

第三條 集團(tuán)檔案由辦公室統(tǒng)一管理。

第二章 歸檔范圍

第四條 集團(tuán)與相關(guān)單位來往的信件、文件、協(xié)議與合同等資料。

第五條 集團(tuán)會(huì)議原始記錄、紀(jì)要和決定(包括發(fā)布的通知、通報(bào)、機(jī)構(gòu)和人員調(diào)整、任免、獎(jiǎng)罰及公司的規(guī)章制度等)。

第六條 集團(tuán)的計(jì)劃、規(guī)劃、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、預(yù)決算和工作總結(jié)。

第七條 有利于集團(tuán)發(fā)展的其他文件資料。

第三章 歸檔要求

第八條 文件資料歸檔須按照自然形成、歷史聯(lián)系的原則。

第九條 案卷標(biāo)題簡明準(zhǔn)確,并確立案卷保管期限。

第十條 全部案卷統(tǒng)一排列并編寫檔號(hào),逐卷登記,填寫案卷目錄。

第十一條 中文直寫版本右邊裝訂,中文橫寫或外文文件左邊裝訂。右邊裝訂文件及其附件均對準(zhǔn)右上角,左邊裝訂文件對準(zhǔn)左上角。

第四章 檔案的收集管理

第十二條 集團(tuán)檔案管理由專人負(fù)責(zé)。

第十三條 部門檔案資料由經(jīng)辦人員負(fù)責(zé)收集;已處理的或領(lǐng)導(dǎo)已批存的文件由辦公室負(fù)責(zé)整理并歸檔。

第十四條 各部門所保管檔案資料的類別和時(shí)間須經(jīng)辦公室審批,并將所存檔的資料目錄報(bào)辦公室備案。

第五章 檔案分類及編號(hào)

第十五條 檔案分類案卷按部門、大類、小類三級(jí)分類。先按部門分類,再以案卷性質(zhì)分為若干大類和小類。三級(jí)分類不夠可增設(shè)“細(xì)類”;案卷不多僅使用“部門”及“大類”或“小類”。案卷須劃分不同保密等級(jí),并在檔案袋的右上方標(biāo)明。

第十六條 檔夾封面首頁設(shè)“目次表”,案卷歸檔以一案一目次為原則,依次編號(hào)、登記。

第十七條 檔案分類名稱須簡明扼要,以表示檔案內(nèi)容為原則,統(tǒng)一范疇,不能籠統(tǒng)含糊。

第十八條 編制檔案分類編號(hào)表,分類名稱用數(shù)字編號(hào),按一定的次序排列。

第十九條 檔號(hào)須一案一號(hào)。檔案敘述數(shù)事或一案歸入多類者根據(jù)其主要類別編列檔號(hào)。

第二十條 檔號(hào)自左而右編排。右方裝訂檔案,須將檔號(hào)填寫于案卷首頁的左上角,左方裝訂的填寫于右上角。

第六章 檔案的歸檔和銷毀

第二十一條 檔案每年清理一次,須歸檔的文件裝訂成冊后及時(shí)歸檔。

第二十二條 辦公室鑒定失去價(jià)值的檔案,報(bào)集團(tuán)總經(jīng)理批準(zhǔn)后銷毀。

第七章 檔案借閱

第二十三條 借閱檔案須填寫申請單,經(jīng)辦公室批準(zhǔn)后借閱。秘密級(jí)檔案須經(jīng)集團(tuán)總經(jīng)理批準(zhǔn)后借閱。

第二十四條 借閱檔案須在檔案室查閱,未經(jīng)批準(zhǔn)不得借出檔案室。

第二十五條 借閱期限不得超過一星期,到期必須歸還。

第二十六條 借閱人須愛護(hù)檔案,確保檔案安全,嚴(yán)禁涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、復(fù)印、攝影、轉(zhuǎn)借和損壞等,否則追究當(dāng)事人責(zé)任。

第二十七條 檔案交還須當(dāng)面查驗(yàn)點(diǎn)交清楚,發(fā)現(xiàn)遺失或損壞,立即報(bào)告領(lǐng)導(dǎo),并追究當(dāng)事人責(zé)任。

第二十八條 非本集團(tuán)人員借閱檔案,須持有單位介紹信,經(jīng)集團(tuán)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱,不得將檔案帶離檔案室。

第二十九條 檔案內(nèi)容的摘抄,須經(jīng)總經(jīng)理同意后,由辦公室審查所摘抄的內(nèi)容,再報(bào)總經(jīng)理審核批準(zhǔn)。