房地產(chǎn)集團簽訂年度協(xié)議地區(qū)公司簽訂合同采購供應材料物資管理辦法

地產(chǎn)集團簽訂年度協(xié)議、地區(qū)公司簽訂合同采購供應材料物資管理辦法

根據(jù)集團材料物資采購供應模式,為規(guī)范集團簽訂年度框架協(xié)議、地區(qū)公司簽訂合同采購供應材料物資的管理,制訂本辦法。

第一條操作模式:集團統(tǒng)一招標、結同戰(zhàn)略合作關系,由招投標中心、材料設備公司簽訂年度框架協(xié)議,確定廠家、品牌、規(guī)格型號和價格,地區(qū)公司負責簽訂合同采購供應并代付代扣的材料物資。

第二條材料物資種類:

1、集團簽訂框架協(xié)議后,地區(qū)公司可簽訂年度供貨合同的有:鋼塑復合管及管件、給水閥門、智能化產(chǎn)品(含停車收費系統(tǒng)、監(jiān)控系統(tǒng)、可視對講系統(tǒng)、數(shù)字硬盤錄像機)、戶內(nèi)配電箱、弱電箱箱體、園林座椅及垃圾桶、淋浴間隔、公共區(qū)配電柜。

2、集團簽訂框架協(xié)議后,地區(qū)公司可簽訂單項供貨合同的有:鋁合金門窗、變頻供水設備、空調(diào)機組、風機盤管、發(fā)電機組、電梯、小型中央空調(diào)、變壓器、低壓母線槽、高壓電纜、高低壓開關柜。

3、以上材料類別由集團招標中心簽訂框架協(xié)議的為鋁合金門窗、公共區(qū)配電柜、變頻供水設備、空調(diào)機組、風機盤管、發(fā)電機組、電梯、小型中央空調(diào)、變壓器、低壓母線槽、高低壓開關柜;由材料設備公司簽訂框架協(xié)議的為高壓電纜、鋼塑復合管及管件、給水閥門、智能化產(chǎn)品(含停車收費系統(tǒng)、監(jiān)控系統(tǒng)、可視對講系統(tǒng)、數(shù)字硬盤錄像機)、戶內(nèi)配電箱、弱電箱箱體、園林座椅及垃圾桶、淋浴間隔。

4、材料種類如有調(diào)整,集團另行發(fā)文通知。

第三條地區(qū)公司簽訂年度供貨合同的采購供應流程:

1、合同簽訂:地區(qū)公司招投標部或采購部根據(jù)集團簽訂的框架協(xié)議簽訂年度供貨合同,并按權限報批。

2、計劃申報:地區(qū)公司工程部每月根據(jù)供貨周期每月1日前將材料計劃提交工程技術部,工程技術部4天內(nèi)審核完畢,報主管工程公司領導審批后交采購部,采購部3天內(nèi)下發(fā)《地區(qū)公司訂貨清單》給供貨單位。

3、材料驗收:貨到現(xiàn)場后由地區(qū)公司工程部、施工單位、供貨單位共同按板驗收;工程部開具《地區(qū)公司工地收貨單》,經(jīng)工程部、采購部、施工單位、供貨單位共同簽字確認。

4、款項結算:

(1)結算依據(jù):《地區(qū)公司工地收貨單》是地區(qū)公司與供貨單位、地區(qū)公司與施工單位結算支付的唯一依據(jù)。

(2)付款周期:上月26日至本月25日到貨的材料物資,必須在下月25日前支付給供貨單位。

(3)代付代扣:每月9-15日,地區(qū)公司采購部根據(jù)《地區(qū)公司工地收貨單》與供貨單位對帳,并在《對帳單》上簽名確認,對帳完畢后提交預決算部;每月16-20日,預決算部完成審核及申請使用資金審批手續(xù)后提交財務部;每月21-25日,財務部按已報批的《申請使用資金審批表》代付材料款給供貨單位。預決算部負責從施工單位工程進度款或結算款中代扣其當月所用的材料款,因特殊情況,地區(qū)公司如需暫時在當月少扣、緩扣或暫時不扣施工單位材料款時,須由地區(qū)公司董事長/總經(jīng)理審批。

5、樣板管理:歸檔原始樣板由集團統(tǒng)一封存,集團招投標中心和材料設備公司負責各自簽訂框架協(xié)議驗收原始樣板的發(fā)放,使用部門負責管理。

6、單據(jù)管理:《地區(qū)公司工地收貨單》由材料設備公司統(tǒng)一印刷并發(fā)放各地區(qū)公司使用。

第四條地區(qū)公司簽訂單項供貨合同的采購供應流程:

1、合同簽訂:地區(qū)公司工程部根據(jù)現(xiàn)場施工進度提交立項報告,經(jīng)地區(qū)公司主管領導審核、地區(qū)公司負責人審批后交招投標部,招投標部簽訂單項合同,并按照權限報批。

2、材料驗收:貨到工地后,由工程部組織卸貨工作,地區(qū)公司工程部、供貨單位、施工單位共同驗收,工程部辦理驗收手續(xù),并組織各方在工地收貨單上簽字確認。

3、款項支付:地區(qū)公司工程部收到供貨單位請款申請后,

2天內(nèi)確認完畢并提交預決算部,預決算部3天內(nèi)完成審核及申請使用資金審批手續(xù)后提交財務部,財務部按已報批的《申請使用資金審批表》付款結算。

第五條三方協(xié)議及供貨合同:

地區(qū)公司需簽訂三方協(xié)議及供貨合同,由供貨單位開具發(fā)票給施工單位的材料種類有:淋浴間隔、戶內(nèi)配電箱、弱電箱、給水閥門、鋼塑復合管及管件、低壓母線槽、高壓電纜、鋁合金門窗。

(1)地區(qū)公司在簽訂施工合同時,須同時簽訂三方協(xié)議及供貨合同。地區(qū)公司合同管理部于每月10日前將未簽訂“三方協(xié)議和供貨合同”施工單位的名單提交財務部,財務部必須停止該單位的工程進度款,直至其簽訂為止。

(2)三方協(xié)議由地區(qū)公司自行審批。

第六條地區(qū)公司直接簽訂設備類物資采購合同,由供貨單位開具發(fā)票給地區(qū)公司相應項目公司的有:智能化產(chǎn)品(含停車收費系統(tǒng)、監(jiān)控系統(tǒng)、可視對講系統(tǒng)、數(shù)字硬盤錄像機)、小型中央空調(diào)、空調(diào)機組、風機盤管、發(fā)電機組、電梯、變頻供水設備、變壓器、公共區(qū)配電柜、高低壓開關柜、垃圾桶及園林休閑椅,其他屬于所在省地稅局明確建筑安裝工程計稅營業(yè)額可減除其價值的名單的設備。

第七條集團招投標中心、材料設備公司每月將價格調(diào)整情況及時通知地區(qū)公司合同管理部、招投標部、采購部。

第八條集團招投標中心、材料設備公司對各自簽訂框架協(xié)議的戰(zhàn)略合作單位材料物資的品質(zhì)、款項支付情況進行監(jiān)督管理。

第九條材料物資樣板管理、合同管理、計劃管理、驗收管理、單據(jù)管理、結算管理等相關工作流程參照《全國性材料物資采購供應管理制度》執(zhí)行。

第十條考核:地區(qū)公司相關部門未按照時間節(jié)點完成、工作達不到要求的,每次扣罰責任部門負責人100元,情節(jié)嚴重的予以失職問責處理。地區(qū)公司綜合計劃部負責考核,集團管理中心負責監(jiān)督檢查。

第十一條本辦法自發(fā)文之日起實施,由管理中心及材料設備公司共同負責解釋。