x地產(chǎn)集團簽約管理辦法
地產(chǎn)集團公司簽約管理辦法
一、總則
為了促進公司對外經(jīng)濟活動的開展,規(guī)范員工對外業(yè)務往來中的行為,明確員工在工作中的職責,防止公司蒙受不必要的經(jīng)濟的損失,特制定本辦法。
二、合同的形式和種類
1、合同作為明確合同雙方權利的義務的依據(jù),具有法律約束力,故凡在經(jīng)營管理活動中以公司名義與外界發(fā)生經(jīng)濟往來的,應當簽訂經(jīng)濟合同。
2、本辦法所指合同均采用書面形式,有關修改合同的文書、圖表、傳真件、紀要、備忘錄,簽證、聯(lián)絡單等均視為合同的組成部分。
3、本辦法包括但不限于遠洋城集團公司的房地產(chǎn)經(jīng)營開發(fā)、建設工程、設計、維修;銷售、租賃、抵押;采購、借款、保險;廣告、促銷等方面的合同,不包括勞動合同。
三、合同交易框架的擬定
在重大、復雜的合同談判前,如合作開發(fā)合同,公司項目收購合同、融資合同、建設工發(fā)包合同等,業(yè)務部門須與財務、法律部門就交易的方式、框架進行會商,確定可能的幾種不同交易模式,并據(jù)之確定合同的主要條款,合同適用的條件。
四、合同的起草。
1、與外界達成經(jīng)濟往來意向,經(jīng)協(xié)商一致,應訂立經(jīng)濟合同,經(jīng)辦人員應爭取合同的起草權或使用我公司制定的合同文本。
2、一般合同由各級經(jīng)辦人自行擬稿,合同內(nèi)容包括標的(指貨物、勞務、工程項目等),數(shù)量和質(zhì)量,價款或酬金,履行的期限、地點和方式,違約責任等主要條款。
3、國家格式化的合同由經(jīng)辦人按合同紙上的要求填寫。
4、我公司制定的格式化合同由經(jīng)辦人按公司的要求填寫。
5、重要合同由業(yè)務主辦部門會同法務部門負責擬稿,或者組織業(yè)務、財務、法務部門參加合同的前期準備和談判工作。
五、合同的流轉
1、擬稿完畢后,經(jīng)辦人填寫合同流轉單,將合同稿一并交部門經(jīng)理審核。
2、部門經(jīng)理對合同稿進行審核,同意則轉財務部,否決則退回。
3、財務部根據(jù)財務制度和資金情況對合同稿審核并簽署意見,同意則轉法務部門,否決則由經(jīng)辦人根據(jù)情況退回,如經(jīng)辦人要求繼續(xù)流轉的,財務部意見予以保留。
4、法務部門根據(jù)法律要求對合同稿審核并簽署意見,同意則繼續(xù)流轉,重要合同則再轉總經(jīng)理,非重要合同則直接交印章保管人用印。
5、法務部門對合同稿予以否決的、則由經(jīng)辦人根據(jù)情況退回,如經(jīng)辦人要求繼續(xù)流轉的,法務部門意見予以保留。
6、上述流程中財務部、法務部門予以否決,而根據(jù)經(jīng)辦人要求繼續(xù)流轉的合同稿,必須最后經(jīng)總經(jīng)理審核。
7、總經(jīng)理根據(jù)授權對重要合同稿和有爭議合同稿予以審核并具有終審權,同意則交印章保管用人印,否決則退回。
8、審核意見簽署在合同流轉單上,審核同意的應同時在其中一份合同正本簽字,作為財務等相關部門處理的依據(jù)。
六、合同的動態(tài)管理
1、各公司、部門應建立合同管理制度,明確合同管理的部門或人員,對本公司涉及的合同等對外交易進行分類管理,學習相應的專業(yè)知識,努力提高對外交易的效率和安全。
2、公司由法務部門根據(jù)董事長、總經(jīng)理的授權,對合同進行動態(tài)監(jiān)督管理,有關合同的訂立、履行、變更、解除和終止等重要事宜由法務部門對各部門實行指導。
3、合同訂立后,尤其是對長期的合同,應十分注意合同的動態(tài)管理,在履行過程中,經(jīng)辦人員應及時掌握合同執(zhí)行情況,對涉及合同履行中的變更、解除等重要事項,應及時匯報,并依上述流程履行審核手續(xù)。
4、執(zhí)行完畢和作廢的合同應依上述流程履行手續(xù),并將所有份數(shù)合同隨附,最后由辦公室歸檔。
5、有關合同訂立、變更、解除等事宜使用印章,以合同流轉單上的簽字為準,不重復遵照公司有關印章管理辦法規(guī)定。
七、合同資料的管理。
1、合同作為公司對外經(jīng)濟活動的重要法律依據(jù)和公司內(nèi)部明確職責的憑證,有關人員應保守合同秘密,并及時按機密程度專門歸檔。
2、合同簽章生效后,其中有各相關人員簽署意見的合同正本一份存財務部,一份和合同流轉單一起存辦公室,只有一份正本的,正本存財務,流轉單和復印件存辦公室。合同有關的業(yè)務資料由相關的業(yè)務部門保管,包括與有關的文書、圖表、傳真件以及合同流轉單等。
3、每一合同履行完畢或長期合同的每一階段完成,各有關人員應及時將上述有關資料整理清楚,交檔案整理清楚,交檔案管理人員存檔。以上資料不得隨意得置、銷毀、遺失。
八、責任
1、凡因越權處理合同事宜、未及時匯報情況和遺失合同有關資料而給公司造成損失的,追究其經(jīng)濟和行政責任。
2、故意或重大過失而給公司造成重大損失的,移送有關國家機關追究其法律責任。
九、附則。
1、本辦法適用于公司本部和各下屬公司。
2、本辦法自發(fā)布之日起生效實施,解釋權歸公司總經(jīng)理。
合同流轉單
部門:經(jīng)辦人:日期:備注:
合同名稱:
合同主要事宜:
1、當事人的名稱或者姓名和住所:
2、標的或工作內(nèi)容
3、數(shù)量或計量辦法
4、質(zhì)量及檢驗辦法
5、價款、酬金或計價辦法
6、履行期限、地點、方式
7、違約責任
8、爭議解決辦法和訴訟管轄約定
9、其他約定
合同文本資料:本合同 式 份,附件 份,共計 頁。
說明:
1、本單位適用涉及合同訂立、變更、解除、作廢等事宜;
2、經(jīng)辦人、部門經(jīng)理、財務、法務部門、總經(jīng)理根據(jù)各自權限審核、簽字;
3、印章保管人依據(jù)本單位的簽字情況用印、勿需印章使用單;
4、本流程中必須隨時附合同稿及有關文件,凡審核同意者同時在其中一份合同正本上簽字,以此作為財務處理的依據(jù);
5、有關人員所簽字的合同、合同流轉單和備份合同或復印件由行政歸檔。
注:合同訂立流程
