x房地產(chǎn)物品采購、驗收、領(lǐng)用管理辦法

房地產(chǎn)公司物品采購、驗收、領(lǐng)用管理辦法(暫行)

第一章總則

第一條為規(guī)范物品管理,加強物品采購價格監(jiān)督管理,降低物品采購成本,降低庫存,增加企業(yè)效益,特指定本辦法。

第二條本規(guī)定適用于公司各部門購買原材料、輔料、零部件、保潔用品、辦公用品、勞保用品以及其他物品等采購過程中的決策、價格監(jiān)督、領(lǐng)用監(jiān)督、財務(wù)核算等行為。

第三條物品采購要樹立采購經(jīng)濟批量觀念,物品驗收要堅持獨立原則,物品的領(lǐng)用要樹立需用原則。

第二章物品采購的管理

第四條各部門每月應(yīng)根據(jù)部門需要,編制部門'采購計劃明細表'(一式兩份,部門一份,倉庫保管員一份,見表一),經(jīng)各部門主管簽字確認后,報綜合管理部(以下簡稱綜合部)。綜合部每月(25日前)應(yīng)根據(jù)各部門提交的部門采購計劃明細表及現(xiàn)物品庫存狀況編制'采購計劃匯總表'(一式兩份,綜合管理部一份,倉庫保管員一份,見表二),采購計劃匯總表后附各部門所需物品明細。'采購計劃匯總表'必須經(jīng)倉庫保管員、物業(yè)公司經(jīng)理確認后,審批方可生效。對采購計劃外的物質(zhì)需求,必須填寫'用品特批單'(見表三),經(jīng)上述人員確認同意,財務(wù)審批后方可采購。

第五條綜合管理部每月應(yīng)編制采購計劃,并建立采購明細臺帳(保存期限為二年),接受主管領(lǐng)導(dǎo)檢查,定期和財務(wù)進行核對。采購計劃應(yīng)以合理的庫存和經(jīng)濟批量為前提,堅持'先利庫,后采購'的工作程序,誰提供采購依據(jù),誰承擔(dān)經(jīng)濟責(zé)任。

第六條綜合管理部每半年需對重要、主要物品供應(yīng)商進行一次綜合評定,并建立供應(yīng)商檔案,對于評審不合格的供應(yīng)商予以淘汰,補充新的合格供應(yīng)商。

第七條綜合管理部負責(zé)處理公司庫倉的冷、背、殘、次物品。

第三章物品驗收的管理

第八條所采購的貨品到達公司前,采購人員應(yīng)事先通知庫倉人員做好驗收準備。

第九條采購的物品到達公司后,必須由采購人員、負責(zé)檢驗人員(使用部門、工程部技術(shù)人員)和倉庫人員一起根據(jù)供貨方發(fā)貨單(或發(fā)票)上所列物品進行逐一驗收。

第十條采購物品的入庫驗收包括數(shù)量(直觀上物品的完好度)、質(zhì)量(規(guī)格、型號、產(chǎn)地等)、價格三個方面。數(shù)量和價格驗收由倉管人員負責(zé),質(zhì)量驗收由使用部門(或公司專業(yè)技術(shù)人員)或倉管人員負責(zé)。

第十一條公司所采購的物品到達后,應(yīng)在當(dāng)日辦理完驗收入庫手續(xù)和財務(wù)入庫手續(xù)。

第十二條公司購進物品,經(jīng)驗收合格后,倉管人員必須及時填制有編號的入庫單,一式三聯(lián)。對驗收不合格的物品,倉管員不得辦理入庫手續(xù),由采購員辦理換貨或退貨;對入庫后發(fā)現(xiàn)不合格的,倉管人員應(yīng)及時通知采購人員辦理換貨或退貨,給公司造成損失的,追究有關(guān)人員的責(zé)任。倉管人員填寫入庫單,應(yīng)以獨立保管的實體作為入庫單位。

第十三條物品入庫后,應(yīng)當(dāng)按照種類分區(qū)擺放整齊,按種類設(shè)置貨物標識,嚴禁將不同種類的貨物混放。

第十四條付款時必須持合同、入庫單、發(fā)票經(jīng)總經(jīng)理(或其授權(quán)人)審批后,方可到財務(wù)部辦理付款手續(xù),手續(xù)不全財務(wù)有權(quán)拒絕付款。

第四章物資領(lǐng)用管理

第十五條確需領(lǐng)用物品的人員、部門,必須填寫公司統(tǒng)一印制的'領(lǐng)料單'及'采購計劃明細表'并經(jīng)部門負責(zé)人簽字,領(lǐng)用人持'領(lǐng)料單''采購計劃明細表'到倉庫領(lǐng)料,領(lǐng)料單的有效期限為3天。保潔用品,辦公用品等日常使用頻繁的物品,由各部門憑'領(lǐng)料單'、'采購計劃明細表'按月一次領(lǐng)出。

第十六條倉管人員根據(jù)完備、有效、準確的領(lǐng)料單填寫一式四聯(lián)出庫單,按照出庫單上的項目逐一發(fā)放,并在各部門'采購計劃明細表'上蓋'已領(lǐng)用'章,定期將出庫單傳遞給財務(wù)部門。

第十七條保潔班月領(lǐng)料計劃應(yīng)由保潔部主管按掌握的日常消耗所需量嚴格編制,并經(jīng)主管簽字后,報項目經(jīng)理審批。由月領(lǐng)料計劃分解產(chǎn)生的旬計劃、日計劃由其主管審批后連同物業(yè)經(jīng)理審批過的月領(lǐng)料計劃應(yīng)于計劃月上月末送至倉庫管理員,倉管人員嚴格按第二十條和二十一條的要求發(fā)料。

第十八條每月末,由倉庫管理員對保潔部領(lǐng)用物料匯總,與月領(lǐng)料計劃進行核對,若有差異報其物業(yè)經(jīng)理并責(zé)成其說明原因。

第十九條工程部主管根據(jù)歷史數(shù)據(jù)、經(jīng)驗,編制維修用料月計劃,對于經(jīng)常使用的替換配件、物品、維修材料等,由工程部主管提出申請,經(jīng)財務(wù)部審核并經(jīng)物業(yè)經(jīng)理審核批準后,可實行定額備用量,一般保證7天的庫存量。根據(jù)批準后的申請?zhí)顚?領(lǐng)料單'(見表四),一次領(lǐng)出備用。并指定專人負責(zé),建立明細臺帳,月末工程部應(yīng)將庫存量結(jié)出,報倉管人員核對,財務(wù)部定期或不定期檢查領(lǐng)用、庫存情況。

第二十條對于不經(jīng)常使用的物料,憑完備、有效的手續(xù)領(lǐng)用。

第二十一條需要維修的客戶或公司部門,工程部必須根據(jù)客服中心填制的'報修單'(一式三聯(lián),財務(wù)、工程、客服各一聯(lián),見表五)進行維修,所需更換的物料或所需工費必須經(jīng)客戶或報修部門有關(guān)人員簽字確認,月末客服中心應(yīng)將報修單匯總后交倉管部門、財務(wù)部進行核對、核算。對于虛假的報修,一經(jīng)發(fā)現(xiàn)予以嚴肅處理,工程部主管應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。

第二十二條實行'以舊換新'領(lǐng)用物料的部門或人員,必須持舊物料和完備、有效的'領(lǐng)料單',到倉庫更換。倉管人員應(yīng)在領(lǐng)料單備注欄中注明'以舊換新'字樣,對回收廢舊物料有變賣價值的,倉管人員應(yīng)歸類存放,無使用價值的,也應(yīng)獨立存放,定期按程序由綜合管理部處理。

第五章附則

第二十三條采購必須按上述規(guī)定的程序辦理,指定專人負責(zé)采購、驗收和保管,公司將定期或不定期的進行全面檢查(包括價格、合同、程序等),并將檢查結(jié)果以書面形式上報公司領(lǐng)導(dǎo);同時將此作為部門及個人的考核指標之一。

第二十四條本管理辦法自下發(fā)之日起試行,原與此辦法有抵觸的,以本辦法為準。

第二十五條本辦法由財務(wù)部負責(zé)解釋。