水利科學(xué)技術(shù)檔案管理規(guī)定辦法

水利科學(xué)技術(shù)檔案管理規(guī)定

第一章 總則

第一條為進一步加強水利科學(xué)技術(shù)檔案(以下簡稱水利科技檔案)管理工作,充分發(fā)揮水利科技檔案的作用,根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》、《水利檔案工作規(guī)定》等法律、法規(guī)以及規(guī)范性文件,結(jié)合水利科技工作實際,制定本規(guī)定。

第二條本規(guī)定所稱水利科技檔案,是指在水利科技活動過程中形成的,具有保存價值的,各種形式與載體的歷史記錄,是應(yīng)歸檔保存的水利科技文件材料。

第三條水利科技檔案管理遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則。

在水利部的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下,水利科技檔案由各級水行政主管部門及其所屬單位(以下簡稱各單位)的檔案業(yè)務(wù)機構(gòu)分級進行管理,以確保其完整、準確、系統(tǒng)、安全和有效利用。

第四條各單位應(yīng)認真履行檔案管理與保護的法律責任和義務(wù),加強對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo),建立健全水利科技檔案工作制度,統(tǒng)籌安排業(yè)務(wù)經(jīng)費,依法保障水利科技檔案工作的正常開展。

第五條本規(guī)定適用于各單位的水利科技檔案管理工作。

第二章收集歸檔

第六條水利科技文件材料的歸檔范圍,應(yīng)全面、系統(tǒng)地反映水利科學(xué)技術(shù)研究、勘測與規(guī)劃設(shè)計、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)觀測與分析、項目建設(shè)與運行維護、設(shè)備儀器制造等水利科技活動的過程與結(jié)果。

具體內(nèi)容見附件《水利科技文件材料歸檔范圍和保管期限表》。

第七條應(yīng)歸檔的水利科技文件材料,須由文件材料產(chǎn)生、經(jīng)辦部門或項目(課題)組,指定專人進行收集整理后,按規(guī)定移交給本單位檔案工作機構(gòu)集中管理,任何部門與個人均不得據(jù)為己有或拒絕按時歸檔。

第八條各單位應(yīng)認真執(zhí)行國家有關(guān)“同步管理”規(guī)定,把項目文件材料管理納入項目管理工作程序,列入有關(guān)部門及人員的職責范圍。

在下達項目計劃或簽訂項目合同、協(xié)議時,應(yīng)同時明確項目文件材料的收集、整理和歸檔要求;在檢查項目進度時,應(yīng)同時檢查項目相關(guān)文件材料的收集、整理情況;在進行項目鑒定(驗收)時,應(yīng)先期或同步檢查、驗收項目文件材料的整理與歸檔情況;在科技人員考核與職稱評審涉及有關(guān)項目時,應(yīng)有該項目已按要求完成歸檔工作的證明材料。

第九條完整、準確、系統(tǒng)的水利科技檔案是進行項目鑒定(驗收)的必備條件。

各單位科技、基建、檔案等業(yè)務(wù)主管部門要密切配合,嚴格把好項目的鑒定(驗收)關(guān)。

凡水利科技檔案檢查、驗收不合格項目,不得進行或通過項目的鑒定(驗收),更不能申報科技獎勵。

科研項目在申請驗收(鑒定)前,其檔案應(yīng)先通過本單位檔案部門的審查、驗收;重點科研項目和基本建設(shè)項目檔案驗收,由項目驗收主持單位的檔案業(yè)務(wù)主管部門負責組織。

水利部要加強對各單位檔案驗收情況的監(jiān)督檢查,如發(fā)現(xiàn)未經(jīng)檔案部門審查、驗收或檔案不符合要求的科研項目,已獲得獎勵或正在上報科研成果,科技部門將按規(guī)定推遲或撤消對該項目成果的獎勵。

第十條水利科技文件材料的歸檔時限:反映水文、水資源、水土保持、勘測、規(guī)劃設(shè)計等基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作的科技文件材料,一般應(yīng)按年度,在第2年上半年完成歸檔工作;各專業(yè)項目產(chǎn)生的科技文件材料,應(yīng)在項目實施完成后3個月內(nèi)完成歸檔工作(周期較長的項目,可分階段或分單項計算歸檔時限);重要儀器設(shè)備的隨機文件材料,應(yīng)在安裝調(diào)試或開箱驗收后1周內(nèi)完成歸檔工作;項目鑒定或驗收形成的文件材料,應(yīng)在鑒定或驗收后1個月內(nèi)完成歸檔工作。

第十一條各單位應(yīng)結(jié)合實際,制定本單位或系統(tǒng)水利科技檔案分類方案,細化歸檔范圍,明確整編要求。

歸檔的水利科技文件材料應(yīng)為正本,重要或有專門需要的水利科技文件材料,可適當增加保管份數(shù),其相應(yīng)的電子文件材料應(yīng)按有關(guān)要求同步歸檔。

第十二條由若干單位協(xié)作或合作完成的項目,主持單位應(yīng)負責項目重要文件材料的收集、歸檔工作;協(xié)作或合作的單位,應(yīng)負責其承擔項目產(chǎn)生水利科技文件材料的收集、歸檔工作,并將階段或結(jié)論性文件材料,報主持單位歸檔。

第十三條水利科技文件材料的整理應(yīng)符合《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》(gb/t11822-2008)。

其中整理錄音、錄像、照片等聲像材料時,應(yīng)注明材料反映的事由、時間、地點、人物、背景及作者等內(nèi)容。

第十四條電子文件歸檔,參照《電子文件歸檔與管理規(guī)范》(gb/t18894-2002)、《cad電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》(gb/t17678.1-1999、gb/t17678.2-1999)執(zhí)行。

重要的電子文件歸檔時,應(yīng)形成相應(yīng)的紙質(zhì)文件材料一并歸檔。

第十五條水利科技文件材料歸檔時,應(yīng)編制歸檔文件材料移交目錄(一式2份),由項目或課題的部門負責人審簽,交檔案部門查驗,交接雙方應(yīng)認真履行交接手續(xù)。

對不符合要求的,檔案部門應(yīng)不予接收。

第三章保管利用

第十六條對已接收的水利科技檔案,檔案部門應(yīng)及時進行分類、編目、入庫等管理工作,為檔案的保管利用創(chuàng)造條件。

第十七條各單位保管的水利科技檔案,應(yīng)使用檔案專用庫房和裝具,采取相應(yīng)防護措施,確保水利科技檔案的保管、保護條件滿足規(guī)范要求。

第十八條各單位應(yīng)建立健全水利科技檔案庫房管理制度,定期檢查檔案保管狀況,對破損或變質(zhì)的檔案應(yīng)及時修復(fù),最大限度地延長檔案的價值時限。

第十九條各單位應(yīng)建立健全水利科技檔案利用制度,配備必要的檔案利用設(shè)施設(shè)備,積極開展水利科技檔案的利用與編研工作。

第二十條各單位應(yīng)做好水利科技檔案的統(tǒng)計工作,認真執(zhí)行檔案年報的統(tǒng)計、報送制度。

第二十一條各單位應(yīng)積極開展水利科技檔案信息化建設(shè),確保水利科技檔案管理與本單位信息化建設(shè)同步發(fā)展,不斷提高水利科技檔案的現(xiàn)代化管理水平。

第二十二條各單位撤銷或合并時,應(yīng)按照國家有關(guān)檔案歸屬與流向的要求處置原單位的檔案;專業(yè)技術(shù)人員在工作調(diào)離時,須交清應(yīng)歸檔的水利科技文件材料或借閱的檔案,不得擅自留存或處理。

第二十三條各單位應(yīng)依據(jù)《水利部保密工作管理規(guī)定》(水辦[2005]380號)和《科學(xué)技術(shù)保密規(guī)定》(國家科學(xué)技術(shù)委員會、國家保密局令第20號)的要求,建立健全保密制度,加強對水利科技檔案的保密管理。

第二十四條各單位應(yīng)建立健全水利科技檔案鑒定、銷毀制度,并按要求對水利科技檔案進行鑒定,提出保存或銷毀意見,報本單位領(lǐng)導(dǎo)批準后實施。

銷毀檔案,應(yīng)到國家指定場所進行監(jiān)銷,并由2名監(jiān)銷人員在銷毀清冊上簽字。

銷毀清冊應(yīng)歸檔保存。

第二十五條水利科技檔案保管期限劃分為永久和定期(30年、10年)兩種。

劃分原則與標準,參照《水利科技文件材料歸檔范圍和保管期限表》的規(guī)定執(zhí)行。

第二十六條各單位應(yīng)按水利科技檔案移交進館要求,向有關(guān)檔案館移交檔案。

第四章獎懲

第二十七條對在水利科技檔案工作中做出突出成績的單位、部門或個人,上級主管部門或本單位應(yīng)給予表彰和獎勵。

第二十八條對于違反本規(guī)定的單位或個人,上級主管部門或本單位應(yīng)予以通報批評,限期整改;對逾期未改的,應(yīng)按規(guī)定對相關(guān)單位或直接責任人給予處罰。

造成嚴重后果的,應(yīng)依法追究刑事責任。

第五章工作機制及人員

第二十九條水利部設(shè)有專門的檔案工作部門,在國家檔案行政管理部門的監(jiān)督、指導(dǎo)下,依法對水利科技檔案工作履行如下職責:

(一)貫徹落實國家檔案法規(guī)制度,制定、完善水利科技檔案規(guī)劃與規(guī)章制度;

(二)督促水利檔案法規(guī)制度的貫徹落實;

(三)檢查、指導(dǎo)水利科技檔案工作;

(四)組織重點項目(課題)的檔案專項驗收。

第三十條各單位應(yīng)結(jié)合工作職責與任務(wù),明確檔案工作部門和人員,依法加強檔案管理、認真履行檔案管理職責,為促進水利科技檔案工作的健康、有序發(fā)展提供保障。

第三十一條水利科技檔案工作人員應(yīng)具備檔案專業(yè)和水利等相關(guān)專業(yè)知識,愛崗敬業(yè),忠于職守,并應(yīng)保持相對穩(wěn)定。

第三十二條各單位應(yīng)有計劃地開展對水利科技檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和繼續(xù)教育,逐步提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和管理水平。

第六章 附則

第三十三條本規(guī)定由水利部負責解釋。

第三十四條本規(guī)定自發(fā)布之日起施行,原水利部1988年9月2日發(fā)布的《水利科學(xué)技術(shù)檔案管理暫行規(guī)定》和《水利科學(xué)技術(shù)檔案保管期限表》(水辦[1988]7號)同時廢止。