南油物管公司公文管理暫行辦法

物管公司公文管理暫行辦法

一.行文規(guī)定

1.呈報、下發(fā)的公文應(yīng)一文一事。

2.公司對外統(tǒng)一名稱:**物業(yè)管理有限責(zé)任公司。正式對外行文、簽署合同均應(yīng)使用公司名稱。

二.行文程序

1.公司的行文,先由承辦人擬稿,經(jīng)分管部門副總審閱后,送行政部核稿,再請總經(jīng)理簽發(fā)。

2.管理處行文,重要事項需事前請示總經(jīng)理同意后,由分管副總簽發(fā)。

3.公司和管理處發(fā)文,均由行政部統(tǒng)一編發(fā)文號。

三.行文格式與要求

1.凡屬對外行文,要使用統(tǒng)一規(guī)格的擬稿紙,如第一頁寫不下,應(yīng)附雙線橫格紙。

2.標(biāo)題簡要明確,注明文件種類(請示、報告、函等)。

3.注明報送單位。

4.注明行文編號,以便可存放、查找和立卷歸檔。

(1)對外行文編號統(tǒng)一為:**物司[ ]第號

(2)對大廈客戶編號統(tǒng)一為:**物處字[ ]第號

5.撰寫、修改或譽(yù)請公文,必須使用墨水筆,不使用鉛筆、圓珠筆。經(jīng)修改后的稿件,如字跡潦草、涂改較多、模糊不清的,應(yīng)由原擬稿人譽(yù)請后再送打印。

四.繕印

1.文件簽發(fā)后,由行政部統(tǒng)一打印并存入磁盤,按核定數(shù)量打印份數(shù),印數(shù)少的采用復(fù)印,印數(shù)多的外送印刷。

2.繕印后的文件由撰稿人負(fù)責(zé)校對,以公司管理處名義的行文,由行政部核稿人予以復(fù)檢。

3.繕印校對人應(yīng)在原稿上簽注姓名、日期。

五.發(fā)文

1.文件分發(fā)前對份數(shù)、附件、印章等進(jìn)行檢查。

2.文件分發(fā)時應(yīng)注明受文單位及地址,'急件'、'密件'應(yīng)做相應(yīng)的標(biāo)識、戳記,防止延誤與泄密。

3.繕印后發(fā)出的文件,應(yīng)留二份與原稿一份退承辦部門,由承辦部門按管理要求立卷歸檔。