物業(yè)ic卡管理辦法作業(yè)指導文件

物業(yè)作業(yè)指導文件:ic卡管理辦法

1.目的

規(guī)范對ic卡的管理控制,避免ic卡的不合理使用。

2.范圍

適用各管理處ic卡的工作管理

3.定義

無

4.職責

部門/崗位工作職責

管理處經(jīng)理負責對ic卡的發(fā)放工作的全面監(jiān)督和檢查

管理處指定人員/崗位負責ic的日常辦理和授權、變更、回收等工作的具體操作

安全部負責核對顧客的ic卡使用情況

5.方法及過程控制

5.1.ic卡的發(fā)放控制

5.1.1管理處經(jīng)理負責對ic卡發(fā)放管理工作進行監(jiān)督、審批。

5.1.2管理處指定專人負責ic卡的授權發(fā)放管理工作,負責申請人的身份識別、房號和使用范圍等登記。每季度對ic卡進行統(tǒng)計整理,填寫《ic卡季度整理表》,對異常情況進行核查處理,負責對電腦管理權限密碼每季度進行更改。

5.2 ic卡的登記發(fā)放

5.2.1業(yè)主申請領卡須出示有關證件及購房合同,ic卡發(fā)放人員根據(jù)證件及購房合同,進行發(fā)卡、授權,并在《ic卡發(fā)放/異常情況登記表》上進行登記。

5.2.2公司或相關工作人員如需申請領卡,需經(jīng)理或經(jīng)理授權人審批簽名,發(fā)放人員進行ic卡的發(fā)放授權,并在《ic卡發(fā)放/異常情況登記表》進行登記。

5.2.3 ic卡持有人如需對卡的授權內(nèi)容進行變更,須持有相關證件,由發(fā)卡人員予以變更,并登記。

5.2.4業(yè)主和工作人員發(fā)卡情況應分開登記。

5.3 ic卡的掛失、解掛

5.3.1持卡人掛失/解掛ic卡時,須出示本人身份證,經(jīng)ic卡發(fā)放人核對無誤后,予以掛失/解掛,并予以登記。

5.4 ic卡的更換、退還

5.4.1持卡人在保修期內(nèi)ic卡自然損壞,憑舊卡可在管理處換取新卡,發(fā)卡人回收舊卡并登記。

5.4.2持卡人因人為造成ic卡損壞,如打孔、折疊、機洗等只能重新申請領卡,不能更換。

5.4.3公司贈送的ic卡辦理退還相關手續(xù)時不能退還押金。

5.4.4車主不再承租車位后,管理處應及時知會發(fā)卡人員,取消其車場授權,并經(jīng)車主確認后方可辦理解除手續(xù),同時填寫《ic卡發(fā)放/異常情況登記表》。

5.5 ic卡的注銷

5.5.1如業(yè)主產(chǎn)權發(fā)生變更,管理處應及時通知發(fā)卡人員,對其ic卡進行注銷,并通知原業(yè)主。

5.5.2如果工作人員持有的ic卡存在不合理使用或丟失,發(fā)卡人應立即予以掛失或收回ic卡并賠償損失,同時填寫《ic卡發(fā)放/異常情況登記表》。

5.6 ic卡的授權期限規(guī)定

業(yè)主及家庭成員(管理處業(yè)主資料中有登記的)的門禁系統(tǒng)ic卡授權期限一般為十年;車輛ic卡的授權期限根據(jù)業(yè)主租用車位的期限進行授權。其他人員ic卡授權期限一般為一年,最長不得超過兩年。

5.7工作人員ic卡的回收

工作人員調(diào)離或離職,由人事管理員協(xié)助授權人收回ic卡,登記在《ic 卡發(fā)放/異常情況登記表》。

6.支持性文件

無

7.質(zhì)量記錄表格

tjzzwy7.5.1-a01-03-f1《ic卡發(fā)放/異常情況登記表》

tjzzwy7.5.1-a01-03-f2《ic卡季度整理表》

tjzzwy7.5.1-a01-03-f3 《機動車ic卡辦理通知單》