某物業(yè)轄區(qū)智能卡管理辦法

物業(yè)管理公司質(zhì)量管理體系文件

--智能卡管理辦法

1.目的:

規(guī)范對(duì)智能卡的管理控制,避免智能卡的不合理使用。

2.范圍:

適用使用智能卡的各管理處。

3.方法和過(guò)程控制:

3.1 智能卡的發(fā)放控制

3.1.1部門(mén)經(jīng)理負(fù)責(zé)對(duì)本部門(mén)的智能卡發(fā)放管理工作進(jìn)行監(jiān)督、審批。

3.1.2部門(mén)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)智能卡的授權(quán)發(fā)放管理工作,負(fù)責(zé)申請(qǐng)人的身份識(shí)別、房號(hào)和使用范圍等登記。每季度對(duì)智能卡進(jìn)行統(tǒng)計(jì)整理,填寫(xiě)《智能卡季度整理表》,對(duì)異常情況進(jìn)行核查處理,負(fù)責(zé)對(duì)電腦密碼每季度進(jìn)行更改。

3.2 智能卡的登記發(fā)放

3.2.1業(yè)主申請(qǐng)領(lǐng)卡須出示有關(guān)證明,智能卡發(fā)放人員根據(jù)證明,進(jìn)行發(fā)卡、授權(quán),并在《智能卡發(fā)放/異常情況登記表》上進(jìn)行登記。

3.2.2公司或相關(guān)工作人員如需申請(qǐng)領(lǐng)卡,須經(jīng)部門(mén)經(jīng)理或經(jīng)理授權(quán)人審批簽名,發(fā)放人員進(jìn)行智能卡的發(fā)放授權(quán),并在《智能卡發(fā)放/異常情況登記表》上進(jìn)行登記。

3.2.3 智能卡持有人需對(duì)卡的授權(quán)內(nèi)容進(jìn)行變更,須持有相關(guān)證明,部門(mén)發(fā)卡人員予以變更,并登記。

3.2.4業(yè)主和工作人員發(fā)卡情況應(yīng)分開(kāi)登記。

3.3 智能卡的掛失、解掛

3.3.1持卡人掛失/解掛智能卡時(shí),須出示本人身份證,經(jīng)智能卡發(fā)放人員核對(duì)無(wú)誤后,予以掛失/解掛,并予以登記。

3.4 智能卡的更換、退還

3.4.1持卡人在保修期內(nèi)智能卡自然損壞,憑舊卡到控制中心可換取新卡,發(fā)卡人收回舊卡并登記。

3.4.2持卡人因人為造成智能卡損壞,如打孔、折疊、機(jī)洗等只能重新申請(qǐng)領(lǐng)取,不能更換。

3.4.3公司贈(zèng)送的智能卡不能辦理退還相關(guān)手續(xù)。

3.4.4車(chē)主不再承租車(chē)位后,出納應(yīng)及時(shí)知會(huì)發(fā)卡人員,取消其車(chē)場(chǎng)授權(quán),并經(jīng)車(chē)主確認(rèn)后方可辦理解除手續(xù),同時(shí)填寫(xiě)《智能卡發(fā)放/異常情況登記表》。

3.5 智能卡的注銷(xiāo)

3.5.1如業(yè)主產(chǎn)權(quán)發(fā)生變更,部門(mén)出納員應(yīng)及時(shí)通知中心,對(duì)其智能卡進(jìn)行注銷(xiāo),并通知原業(yè)主。

3.5.2如果工作人員持有的智能卡存在不合理使用或丟失,授權(quán)人應(yīng)立即予以注銷(xiāo)或收回智能卡,同時(shí)填寫(xiě)《智能卡發(fā)放/異常情況登記表》。

3.6 智能卡的授權(quán)期限規(guī)定

業(yè)主及家庭成員的智能卡授權(quán)期限一般為五年;其他人員智能卡授權(quán)期限一般為一年,最長(zhǎng)不得超過(guò)兩年。

3.7工作人員智能卡的回收

部門(mén)工作人員調(diào)離或離職,由人事管理員協(xié)助授權(quán)人收回智能卡,登記在《智能卡發(fā)放/異常情況登記表》中。

3.8門(mén)禁系統(tǒng)密碼管理

大堂門(mén)、單元門(mén)的開(kāi)啟密碼管理處每季度更改一次,更改后的新密碼應(yīng)提前一周發(fā)到住戶(hù)郵箱或電話通知。新密碼不得以張貼或公告形式進(jìn)行通知。

4.質(zhì)量記錄表格:

gzwy7.5.1-a01-07-f1 《智能卡發(fā)放(異常)情況記錄表》

gzwy7.5.1-a01-07-f2 《智能卡季度整理表》