大學(xué)物業(yè)公司財務(wù)檔案管理辦法

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第一章 總則

第一條 為了加強財務(wù)檔案的科學(xué)管理,建立財務(wù)檔案的立卷、歸檔保管、調(diào)閱和銷毀等管理制度,保證財務(wù)檔案妥善保管、有序存放、方便查閱,嚴(yán)防毀損、散失和泄密,使其規(guī)范化、系統(tǒng)化,特制定本制度。

第二條 財務(wù)部門是財務(wù)檔案的具體負(fù)責(zé)部門,財務(wù)檔案管理工作分為六大類,包括會計檔案管理、年度報告及審計資料管理、資金檔案管理、預(yù)算檔案管理、日常往來文件、決議檔案管理、合同檔案管理。其中每部分需依據(jù)具體情況進行詳細(xì)分類。

第二章 會計檔案管理

第三條 會計檔案管理包括會計憑證、會計賬簿和財務(wù)報告等會計核算的專業(yè)資料,是記錄和反映公司經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料。具體包括:

1.會計憑證類:原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其它會計憑證。

2.會計賬簿類:總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬簿、其他會計賬簿。

3.財務(wù)報告類:月度、季度、年度財務(wù)報告,包括會計報表及附表、附注和文字說明,其它財務(wù)報告。

4.其它類:會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、銀行余額調(diào)節(jié)表、其它應(yīng)保存的會計核算專業(yè)資料。

第四條 每月形成的會計檔案,應(yīng)由專人按照歸檔要求,負(fù)責(zé)整理立卷、裝訂成冊、編制會計檔案保管清冊,檔案依據(jù)分類,分別保存,憑證按月整理保存,次年初將本年賬簿存檔。

第五條 應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)會計檔案的保管工作,檔案柜由專人負(fù)責(zé)分類整理,檔案柜鑰匙由專人負(fù)責(zé)保管。

第六條 保存的會計檔案不得外借。如有特殊需要,按公司借閱審批流程,經(jīng)批準(zhǔn)后,可以提供查閱或者復(fù)制,并辦理登記手續(xù)。查閱或者復(fù)制會計檔案的人員,不得在會計憑證上涂畫,不得拆封、抽換會計檔案。

第七條 財務(wù)部門負(fù)責(zé)設(shè)置會計檔案查閱登記清冊,及時登記查閱人或者復(fù)制人的姓名、部門、日期、查閱內(nèi)容、歸還日期等。

第八條 會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、15年、25年、永久5類。

第九條 會計檔案的保管期限,從年度終了后的第一天算起。

第十條 對會計檔案保管期限有特殊要求的,可以報主管校長批準(zhǔn)。

第十一條 保管期滿的會計檔案,可以按照以下程序銷毀:

1.編制會計檔案銷毀清冊,列明銷毀的會計檔案名稱、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。

2.公司總經(jīng)理、主管財務(wù)副總在會計檔案銷毀冊上簽署意見。

3.財務(wù)部負(fù)責(zé)銷毀會計檔案,主管財務(wù)副總與辦公室人員共同監(jiān)銷。

4.監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前,應(yīng)當(dāng)按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點核對所要銷毀的會計檔案;銷毀后,應(yīng)在會計檔案銷毀清冊上簽字蓋章 ,并將監(jiān)銷情況報告公司總經(jīng)理。

第十二條 保管期滿但未結(jié)清債權(quán)債務(wù)的原始憑證,不得銷毀。應(yīng)獨立抽出立卷,保管到結(jié)清債權(quán)債務(wù)為止。

第十三條 計算機電子財務(wù)文檔,原則上應(yīng)當(dāng)打印出書面會計檔案進行保存,同時刻錄成移動硬盤進行備份保管。

第十四條 公司分立或撤銷,會計檔案由分立后的一方或撤銷后的接收方統(tǒng)一保管。對其中未結(jié)清的會計事項所涉及的原始憑證,應(yīng)當(dāng)單獨抽出,移交業(yè)務(wù)相關(guān)方保存,并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。

第十五條 公司合并,原單位形成的會計檔案應(yīng)當(dāng)由合并后的單位統(tǒng)一保管。

第十六條 公司之間交接會計檔案的,交接雙方應(yīng)當(dāng)辦理會計檔案交接手續(xù)。

第十七條 交接會計檔案時,交接雙方應(yīng)當(dāng)按照會計檔案移交清冊所列內(nèi)容逐項交接,并由交接雙方的財務(wù)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)交。交接完畢后,交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人應(yīng)當(dāng)在會計檔案移交清冊上簽名或蓋章 。

第三章 年度會計報告及審計資料管理

第十八條 年度資料包括年度報表、審計報告、驗資報告等,這些報表及資料應(yīng)依據(jù)時間、類別分別由專人保管。

第十九條 年終報告、審計、驗資報告應(yīng)長期保存,分別裝訂,注明名稱、日期等。

第二十條 年度報告及審計資料原則上不予外借。如公司內(nèi)部單位或?qū)W校等需要查閱或復(fù)制,需經(jīng)公司借閱審批流程批準(zhǔn),資料保管人需記錄發(fā)放或借出時間、姓名、部門、數(shù)量等,并由接收人簽字或蓋章 。

第四章 資金類檔案管理

第二十一條 資金類檔案包括資金日報、資金周報、資金計劃,資金計劃執(zhí)行情況分析報告、資金臺賬、融資臺賬、員工薪酬信息等方面。

第二十二條 資金類檔案按月度、季度、年度進行分類保管。

第二十三條 融資臺賬信息記錄須完整,因融資業(yè)務(wù)而簽定的合同及協(xié)議必須將原件整理歸檔。

第二十四條 資金類檔案的管理應(yīng)執(zhí)行公司保密制度。

第五章 預(yù)算檔案管理

第二十五條 預(yù)算檔案包含月度、季度、年度預(yù)算與年度預(yù)算方案,預(yù)算調(diào)整方案,預(yù)算執(zhí)行情況等,涉及收入、成本、費用及資本性支出等方面。

第二十六條 預(yù)算檔案按年度分類保管。年度預(yù)算應(yīng)永久保存。

第六章 日常往來財務(wù)文件、決議檔案管理

第二十七條 日常往來財務(wù)文件分為內(nèi)部往來財務(wù)文件及外部財務(wù)文件兩大類。其中內(nèi)部往來財務(wù)文件包括各部門之間以及部門內(nèi)部發(fā)放的文件,包括“內(nèi)部請示報告”、“內(nèi)部通知”等;外部文件包括公司同外單位之間的所有國內(nèi)外往來文件。

第二十八條 日常往來財務(wù)文件應(yīng)依據(jù)內(nèi)容進行分類保存,如內(nèi)部規(guī)章 制度,審計往來文件等等;外部往來財務(wù)文件應(yīng)依據(jù)往來單位進行分類存檔。

第二十九條 公司內(nèi)部往來財務(wù)文件或外部財務(wù)文件亦需依據(jù)時間順序存檔,以年度為限,以前年度檔案需另行存放。

第七章 合同檔案管理

第三十條 依據(jù)公司合同管理規(guī)定建立合同臺賬,進行合同檔案管理。

第三十一條 按合同性質(zhì)進行分類保存,編制合同清單,每季度清理一次,如有遺失、毀損,要查明原因,及時處理。

第三十二條 合同原件無特殊情況不得外借?？稍谪攧?wù)部門查閱合同文檔,確因工作需要借出查閱,須按公司借閱審批流程,經(jīng)批準(zhǔn)后,可以提供查閱或者復(fù)制,并辦理登記手續(xù),以復(fù)印件借出。

第三十三條 合同文檔須指派專人負(fù)責(zé)。

第八章 附則

第三十四條 本辦法由公司財務(wù)部負(fù)責(zé)解釋、修訂。