第1篇 集團(tuán)公司檔案管理辦法范本

集團(tuán)公司檔案管理辦法范本第一章總則

第一條 為了加強(qiáng)ee公司系統(tǒng)的檔案管理,實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、制度化、更好地為ee公司各項(xiàng)工作服務(wù),根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和(總公司辦公制度》有關(guān)規(guī)定,結(jié)合公司實(shí)際情況,特制定本辦法。

第的文件材料要考證清楚,填入有關(guān)項(xiàng)內(nèi);卷內(nèi)文件目錄放在卷目。

(六) 聲像材料應(yīng)用文字標(biāo)出攝像或錄音的對象、時(shí)間、地點(diǎn)、中心內(nèi)容和責(zé)任者。

(七) 本公司各部門及各專業(yè)公司立卷所需的案卷封皮、卷內(nèi)文件目錄表由總公司辦公室統(tǒng)一發(fā)給。第四章檔案保管期限

第十三條 文書檔案的保管期限定為永久、長期和短期三種。長期為十六至五十年左右,短期為十五年以下,三年以上。

第十四條 確定公司檔案保管期限的原則

(一) 凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的,對本公司有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案,列為永久保管。

(二) 凡是反映公司一般活動,在較長期時(shí)間內(nèi)對公司工作有查考利用價(jià)值的文件材料,列為長期保管。

(三) 凡是在較短時(shí)間內(nèi)對公司有參考價(jià)值的文件材料,列為短期保管。第五章檔案的鑒定與銷毀

第十五條 公司辦公室秘書處對所保存的檔案定期進(jìn)行鑒定,對于保存期限已滿的檔案材料,按規(guī)定進(jìn)行銷毀。

第十六條 檔案鑒定工作由辦公室主持,有關(guān)部門參加,組成檔案鑒定小組,對被鑒定的檔案進(jìn)行逐件審查,提出存毀意見。

第十七條 檔案材料鑒定小組審定,并經(jīng)公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,方可銷毀。

第十八條 銷毀檔案材料,要由二人以上并在指定地點(diǎn)進(jìn)行監(jiān)銷,監(jiān)銷人要在銷毀清冊上簽字。第六章檔案的借閱

第十九條 公司各部門因工作需要,借閱本部門的業(yè)務(wù)檔案需經(jīng)本部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),然后到公司辦公室秘書處機(jī)要室填寫檔案借閱單,方可借閱。

第二十條 公司各部門借閱非本部門的業(yè)務(wù)檔案須經(jīng)檔案所屬部門同意或公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

第二十一條 借閱檔案必須嚴(yán)格履行登記手續(xù),歸還的檔案要進(jìn)行檢查、清點(diǎn),并在登記薄上注銷。

第二十二條 借閱檔案的同志,不得泄密、涂改、折散、轉(zhuǎn)借復(fù)印和攜帶檔案外出,如有特殊情況需要轉(zhuǎn)借或攜帶檔案外出時(shí),須經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)。

第二十三條 借閱的檔案用完后,應(yīng)及時(shí)歸還,借用時(shí)間一般不得超過十天。

第二十四條 借閱人對檔案要妥善保管,不得遺失,如有遺失,按本制度第七章

第三十一條 進(jìn)行處罰。

第二十五條 凡借閱的檔案、文件一律不得私自復(fù)印,如工作需要,應(yīng)按公司有關(guān)保密規(guī)定辦理。第七章罰 nbsp; 則

第二十六條 公司各單位凡違反制度第三章

第九條 ,無故延期或不交應(yīng)歸檔的文件材料的,一經(jīng)發(fā)現(xiàn),限期上交,經(jīng)催交仍拖延不交的,除責(zé)令其文件負(fù)責(zé)人和單位領(lǐng)導(dǎo)寫出書面檢查外,各罰款100元~500元,并予以通報(bào)批評。

第二十七條 公司各單位凡違反制度第六章

第十四條 ,泄露秘密,按《公司保密工作條例)進(jìn)行處理。對涂改、拆散或未經(jīng)辦公室領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)轉(zhuǎn)借、復(fù)印或攜帶檔案外出的;視具體情況,對其單位領(lǐng)導(dǎo)和當(dāng)事人各罰款500元~1000元,并予以通報(bào)批評。

第二十八條 公司各單位凡違反本制度第六章

第二十五條 ,不按借閱期限歸還的,限期歸還并責(zé)令其當(dāng)事人寫出書面檢查。

第二十九條 公司各單位凡違反本制度第六章

第二十六條 ,遺失檔案的,應(yīng)立即報(bào)告。因遺失檔案,泄露秘密的,按《公司保密工作條例》進(jìn)行處理。第八章附則

第三十條 本辦法由總公司辦公室負(fù)責(zé)解釋。

第三十一條 各子公司應(yīng)根據(jù)本辦法,結(jié)合本單位的實(shí)際情況,制定具體實(shí)施細(xì)則。第三十二公司以往的相關(guān)規(guī)定與本辦法不一致的,以本辦法為準(zhǔn)。

第2篇 集團(tuán)公司檔案管理辦法-范本

集團(tuán)公司檔案管理辦法范本

第一章總則

第一條為了加強(qiáng)ee公司系統(tǒng)的檔案管理,實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、制度化、更好地為ee公司各項(xiàng)工作服務(wù),根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和(總公司辦公制度》有關(guān)規(guī)定,結(jié)合公司實(shí)際情況,特制定本辦法。

第二條凡總公司各部門、專業(yè)公司(下稱各單位)在工作活動中形成的,具有查考利用價(jià)值的文件材料,必須按規(guī)定定期向總公司機(jī)要檔案室移交,集中管理,任何單位和個(gè)人不得據(jù)為已有。

第三條各單位的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視本單位文件資料的管理和文書立卷工作,配備專職或兼職人員負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作。

第四條ee公司系統(tǒng)的文書立卷工作和檔案管理工作由總公司辦公室負(fù)責(zé)監(jiān)督和指導(dǎo)。

第二章歸檔范圍

第五條凡是反映公司工作活動、具有查考利用價(jià)值的文件材料(公文、電報(bào)、傳真、圖表、書信、報(bào)刊、錄音、錄像、盤片j員片等)均屬歸檔范圍。

第六條上級機(jī)關(guān)文件材料應(yīng)歸檔的有。

(一)上級機(jī)關(guān)頒發(fā)的需要公司貫徹執(zhí)行的文件材料;

(二)黨和國家領(lǐng)導(dǎo)人及上級機(jī)關(guān)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查公司工作時(shí)的重要指示、講話。題詞、照片和有特殊保存價(jià)值的錄音、錄像等聲像材料及登載相關(guān)內(nèi)容的報(bào)刊。

(三)代上級機(jī)關(guān)草擬并被采用為文件的定稿和印本。

(四)其他文件材料。

第七條公司文件材料應(yīng)歸檔的有。

(一)公司頒發(fā)的(包括轉(zhuǎn)發(fā)及其他單位聯(lián)合頒發(fā)的)各種正式文件的簽發(fā)稿、印本、重要文件的修改稿。

(二)公司的請求與上級機(jī)關(guān)的批復(fù)文件,各部門、各專業(yè)公司、各子公司及其他各所屬企業(yè)的請求與本公司的批復(fù)文件;

(三)公司及各部門的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告;

(四)公司召開的各種會議的全套文件以及會議形成的聲像材料;

(五)公司領(lǐng)導(dǎo)公務(wù)活動形成的重要文件、電報(bào)、電話記錄,從外單位帶回的與公司有關(guān)的文件材料;

(六)公司領(lǐng)導(dǎo)或各部門有關(guān)負(fù)責(zé)人代表公司對電視臺、廣播電臺及報(bào)刊記者的新聞發(fā)布稿和聲像材料、撰寫專題文章及在外單位重要講話的稿本;

(七)反映公司經(jīng)營和管理的專業(yè)文件材料,如實(shí)業(yè)投資項(xiàng)目、房地產(chǎn)開發(fā)、貿(mào)易、證券、信貸、租賃、世行貸款、轉(zhuǎn)貸等業(yè)務(wù)中產(chǎn)生的各種文件、資料、合同、樣票等;

(八)公司或公司匯總的統(tǒng)計(jì)報(bào)表和統(tǒng)計(jì)分析資料(包括計(jì)算機(jī)盤片等);

(九)公司及各部門、各專業(yè)公司成立、啟用印章及其組織機(jī)構(gòu)、人員編制等文件材料;

(十)公司及各部門、各專業(yè)公司制定的規(guī)章制度等;

(十一)公司的歷史沿革(包括公司簡介)、大事記、年鑒,反映公司重要活動、事件的剪報(bào)、聲像材料,榮譽(yù)獎(jiǎng)勵(lì)證書,有紀(jì)念意義和憑證性的實(shí)物及展覽照片、錄音、錄像等文件材料;

(十二)公司編印的公司要聞、簡報(bào)等刊物的定稿和印本,編輯出版物的定稿、樣本;

(十三)公司及各部門、各專業(yè)公司干部任免、調(diào)配、培訓(xùn)、專業(yè)技術(shù)職務(wù)評定、職工的錄用、轉(zhuǎn)正、定級、調(diào)資退職、退休、醫(yī)療、扶恤、死亡、獎(jiǎng)懲等工作形成的文件材料;

(十四)公司干部、工人、黨員、團(tuán)員名冊、報(bào)表;

(十五)公司干部、工人轉(zhuǎn)移工資、行政、黨、團(tuán)關(guān)系的介紹信存根;

(十六)公司外事活動中形成的請示、報(bào)告、計(jì)劃、考察總結(jié)、重要簡報(bào)、會議紀(jì)要、會談記錄、聲像材料、有參考價(jià)值的材料、互贈禮品清單、工作來往文件等;

(十六)公司解決法律糾紛問題形成的文件材料;

(十八)公司或部門、專業(yè)公司與有關(guān)單位簽訂的各種合同、協(xié)議書等文件材料;

(十九)公司固定資產(chǎn)登記,財(cái)產(chǎn),物資、檔案等移交憑證;

(二十)公司購置大型設(shè)備和基建工作中形成的憑證、協(xié)議合同、圖紙文件材料。

第八條同級機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)文件材料應(yīng)歸檔的有:

(一)同級機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)頒發(fā)的非本公司經(jīng)營范圍但需要執(zhí)行的法規(guī)性文件;

(二)有關(guān)業(yè)務(wù)機(jī)關(guān)檢查本公司工作形成的重要文件;

(三)同級機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)與本公司聯(lián)系、協(xié)商工作的來往文件。

第三章立卷歸檔要求

第九條公司各單位應(yīng)在每年3月底以前將上年度辦理完畢、需歸檔的文件材料整理、立卷,向總公司辦公室移交。

第十條各單位必須嚴(yán)格遵守歸檔制度,不得無故延期或不交應(yīng)歸檔的文件材料,如有些材料還需使用,也應(yīng)先按立卷歸檔后再辦理借閱手續(xù)。

第十一條各單位向總公司辦公室移交檔案時(shí),要嚴(yán)格履行移交手續(xù)。

第十二條歸檔案卷的總要求是:遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn),保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系,區(qū)別不同價(jià)值,便于保管和利用。具體應(yīng)做到下述幾點(diǎn):

(一)歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。歸檔的項(xiàng)目檔案應(yīng)包括如下文件:項(xiàng)目建議書、可行性研究報(bào)告、立項(xiàng)批復(fù)、項(xiàng)目評估報(bào)告、批準(zhǔn)項(xiàng)目文件、協(xié)議、合同、營業(yè)執(zhí)照(復(fù)印件)、章程、項(xiàng)目人員任兔文件,有關(guān)項(xiàng)目業(yè)務(wù)的各種意向書、紀(jì)要、備忘錄、電話記錄、請示、報(bào)告、批復(fù)及其它有關(guān)項(xiàng)目業(yè)務(wù)的音像制品、計(jì)算機(jī)盤片等。

(二)在歸檔的文件材料中,應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件立在一起,不得分開;文電應(yīng)全在一立卷。

(三)卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列,密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起,即批復(fù)在前,請示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;

(四)卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列順序依次編寫頁號或件號。裝訂的案卷,應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角、背面的左上角填寫頁號;不裝訂的案卷,應(yīng)在卷內(nèi)每份文件材料的右上方編號,圖表和聲像材料等也應(yīng)在圖表上或聲像材料的背面編號。

(五)永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄,對文件材料的題名不要隨意更改和簡化;沒有題名應(yīng)擬寫題名,有的雖有題名無實(shí)質(zhì)內(nèi)容的也應(yīng)重新擬寫:沒有責(zé)任者、年、月、日的文件材料要考證清楚,填入有關(guān)項(xiàng)內(nèi);卷內(nèi)文件目錄放在卷目。

(六)聲像材料應(yīng)用文字標(biāo)出攝像或錄音的對象、時(shí)間、地點(diǎn)、中心內(nèi)容和責(zé)任者。

(七)本公司各部門及各專業(yè)公司立卷所需的案卷封皮、卷內(nèi)文件目錄表由總公司辦公室統(tǒng)一發(fā)給。

第四章檔案保管期限

第十三條文書檔案的保管期限定為永久、長期和短期三種。長期為十六至五十年左右,短期為十五年以下,三年以上。

第十四條確定公司檔案保管期限的原則

(一)凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的,對本公司有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案,列為永久保管。

(二)凡是反映公司一般活動,在較長期時(shí)間內(nèi)對公司工作有查考利用價(jià)值的文件材料,列為長期保管。

(三)凡是在較短時(shí)間內(nèi)對公司有參考價(jià)值的文件材料,列為短期保管。

第五章檔案的鑒定與銷毀

第十五條公司辦公室秘書處對所保存的檔案定期進(jìn)行鑒定,對于保存期限已滿的檔案材料,按規(guī)定進(jìn)行銷毀。

第十六條檔案鑒定工作由辦公室主持,有關(guān)部門參加,組成檔案鑒定小組,對被鑒定的檔案進(jìn)行逐件審查,提出存毀意見。

第十七條檔案材料鑒定小組審定,并經(jīng)公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,方可銷毀。

第十八條銷毀檔案材料,要由二人以上并在指定地點(diǎn)進(jìn)行監(jiān)銷,監(jiān)銷人要在銷毀清冊上簽字。

第六章檔案的借閱

第十九條公司各部門因工作需要,借閱本部門的業(yè)務(wù)檔案需經(jīng)本部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),然后到公司辦公室秘書處機(jī)要室填寫檔案借閱單,方可借閱。

第二十條公司各部門借閱非本部門的業(yè)務(wù)檔案須經(jīng)檔案所屬部門同意或公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

第二十一條借閱檔案必須嚴(yán)格履行登記手續(xù),歸還的檔案要進(jìn)行檢查、清點(diǎn),并在登記薄上注銷。

第二十二條借閱檔案的同志,不得泄密、涂改、折散、轉(zhuǎn)借復(fù)印和攜帶檔案外出,如有特殊情況需要轉(zhuǎn)借或攜帶檔案外出時(shí),須經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)。

第二十三條借閱的檔案用完后,應(yīng)及時(shí)歸還,借用時(shí)間一般不得超過十天。

第二十四條借閱人對檔案要妥善保管,不得遺失,如有遺失,按本制度第七章第三十一條進(jìn)行處罰。

第二十五條凡借閱的檔案、文件一律不得私自復(fù)印,如工作需要,應(yīng)按公司有關(guān)保密規(guī)定辦理。

第七章罰&nb

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第二十六條公司各單位凡違反制度第三章第九條,無故延期或不交應(yīng)歸檔的文件材料的,一經(jīng)發(fā)現(xiàn),限期上交,經(jīng)催交仍拖延不交的,除責(zé)令其文件負(fù)責(zé)人和單位領(lǐng)導(dǎo)寫出書面檢查外,各罰款100元~500元,并予以通報(bào)批評。

第二十七條公司各單位凡違反制度第六章第十四條,泄露秘密,按《公司保密工作條例)進(jìn)行處理。對涂改、拆散或未經(jīng)辦公室領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)轉(zhuǎn)借、復(fù)印或攜帶檔案外出的;視具體情況,對其單位領(lǐng)導(dǎo)和當(dāng)事人各罰款500元~1000元,并予以通報(bào)批評。

第二十八條公司各單位凡違反本制度第六章第二十五條,不按借閱期限歸還的,限期歸還并責(zé)令其當(dāng)事人寫出書面檢查。

第二十九條公司各單位凡違反本制度第六章第二十六條,遺失檔案的,應(yīng)立即報(bào)告。因遺失檔案,泄露秘密的,按《公司保密工作條例》進(jìn)行處理。

第八章附則

第三十條本辦法由總公司辦公室負(fù)責(zé)解釋。

第三十一條各子公司應(yīng)根據(jù)本辦法,結(jié)合本單位的實(shí)際情況,制定具體實(shí)施細(xì)則。