第1篇 文件管理制度范文
小編在這里分享一篇文件管理制度,希望大家以后在使用文件時要多加注意哦。
(一)總則
第一條 為減少發(fā)文數(shù)量,提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量,充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導(dǎo)作用,根據(jù)區(qū)建設(shè)局關(guān)于文書處理的有關(guān)規(guī)定,結(jié)合我單的實際情況,特制訂本制度。
第二條 文件管理內(nèi)容主要包括:上級函、電、來文,同級函、電、來文,本單位上報下發(fā)的各種文件、資料。
第三條 按照黨政分工的原則,本單位各類文件(黨支部和行政)統(tǒng)一由辦公室歸口管理。
(二)收文的管理
第四條 公文的簽收
1.單位所有文件(除領(lǐng)導(dǎo)訂啟的外)均由收發(fā)員(文書)登記簽收、拆封(由上級或郵電局機(jī)要通訊員直送的機(jī)要文件除外)。在簽收和拆封時,收發(fā)員(文書)需注意檢查封口,對開口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因。
2.對上級部門發(fā)來的文件,要進(jìn)行文件、文號、機(jī)要編號的核定,如果其中一項不對口,應(yīng)立即報告上級部門,并登記差錯文件的文號。
第五條 公文的編號保管
1. 收發(fā)員(文書) 拆封和簽收后應(yīng)及時附上'文件處理傳閱單',作分類登記編號、保管。
2.本單位外出人員開會帶回的文件及資料應(yīng)及時送交收發(fā)員(文書)進(jìn)行登記編號保管,不得個人保存,如職工工作需要借閱的可復(fù)印或借用。
第六條 公文的閱批與分轉(zhuǎn)
1.凡正式文件均需由辦公室主任(或副主任)根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后,由收發(fā)員(文書)分送領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門閱辦,重要文件或急作應(yīng)立刻呈送領(lǐng)導(dǎo)(或分管領(lǐng)導(dǎo))閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事,一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完。
2.一般禮儀性質(zhì)的函、電、單據(jù)等,可由辦公室直接分轉(zhuǎn)處理。如涉及幾個單位會辦的文件,應(yīng)同各單位聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。
3.為加速文件運轉(zhuǎn),收發(fā)員(文書)應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送到領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門,如關(guān)系到兩個以上部門,應(yīng)按批示次序依次傳閱,最遲不得超過兩天(特殊情況例外)。
第七條 文件的傳閱與催辦。
1.傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定,不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所,也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。
2.閱讀文件應(yīng)抓緊時間,當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交收發(fā)員(文書),閱批文件一般不得超過兩天,閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)。如有領(lǐng)導(dǎo)'批示'、'擬辦意見'辦公室應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。
3.閱文時不得抄錄全文,不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件,如確系工作需要,要辦理借閱手續(xù),以防止丟失泄密。
4.文件閱完后,應(yīng)交收發(fā)員(文書),切忌橫傳。
5.辦公室對文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任,承辦部門接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散,如需備查,應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定,并征得辦公室同意后,予以復(fù)印或摘抄,原件應(yīng)及時歸檔周轉(zhuǎn)。
6.按照閱文范圍,離、退休干部,一般由有關(guān)部門定期組織學(xué)習(xí)有關(guān)文件,或由辦公室通知到單位閱文。
(三)發(fā)文的管理
第八條 發(fā)文的規(guī)定
1.單位上報下發(fā)正式文件的權(quán)力分別集中黨支部和行政辦公室,各群眾團(tuán)體和部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。
2.各群眾團(tuán)體、部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應(yīng)分別向黨支部、行政辦公室提出發(fā)文申請,并將文件底稿分別交黨支部、行政辦公室審核。黨支部、行政辦公室同意發(fā)文,方可按黨、政機(jī)構(gòu)設(shè)置與業(yè)務(wù)分工統(tǒng)一歸口以黨×字、政×字發(fā)文。群眾團(tuán)體文件由黨支部批轉(zhuǎn)。
3.對單位影響較大,涉及多個以上領(lǐng)導(dǎo)分管范圍的文件,須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)班子研究決定后批準(zhǔn)簽發(fā)。其余文件均由主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)。
第九條 發(fā)文的范圍:
1.凡是以黨支部、行政辦公室名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀(jì)要和會議簡報,均屬發(fā)文范圍。
2.黨支部、、行政辦公室下發(fā)文件主要用于:
(1)公布單位規(guī)章制度;
(2)轉(zhuǎn)發(fā)上級文件或根據(jù)上級文件精神制訂的文件;
(3)公布單位體制機(jī)構(gòu)變動或干部任免事項;
(4)公布單位重大生產(chǎn)、技術(shù)、管理、政治工作、生活福利等工作的決定;
(5)發(fā)布有關(guān)獎懲決定和通報;
(6)其他有關(guān)重大事項;
3.黨支部、行政辦公室上行文、外發(fā)文主要用于:
(1)對上級機(jī)關(guān)呈報工作計劃、請示報告、處理決定;
(2)同兄弟單位聯(lián)系有關(guān)重大生產(chǎn)、技術(shù)、人事勞資、物資供應(yīng)、科研、基建、管理、黨群工作等事宜。
4.日常生產(chǎn)、技術(shù)、管理、黨群工作中,有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達(dá)上級指示等事項,應(yīng)按有關(guān)制度辦理,經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,由各科室書面或口頭自行通知執(zhí)行,一般不用發(fā)文。
5.各科室如會議所作的決定,一般都不應(yīng)發(fā)文,不備查考,可以科室名義用《工作簡訊》發(fā)會議紀(jì)要。
(四)發(fā)文程序與要求
第十條 發(fā)文程序規(guī)定:
1.各科室需要發(fā)文,應(yīng)事先向黨支部、行政辦公室提出申請;
2.黨支部、行政辦公室同意發(fā)文后,主辦科室應(yīng)以黨的方針、政策和國家法令,上級指示或工作實際需要草擬文件初稿;
3.草擬文稿必須從本單位角度出發(fā),做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡煉、標(biāo)點符號正確、書寫工整。嚴(yán)禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫;
4.文稿擬就后,擬搞人應(yīng)填附發(fā)文稿紙首頁,詳細(xì)寫明文件標(biāo)題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、擬稿單位與擬稿人,并簽名、蓋章、標(biāo)定日期和密級;
5.辦公室應(yīng)根據(jù)黨支部、行政的要求和上級有關(guān)指示精神,有關(guān)文件規(guī)定,對文稿進(jìn)行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴(yán)重、內(nèi)容不妥、格式不符的文稿應(yīng)退回擬稿單位重新擬稿;
6.經(jīng)辦公室審查修改后的文稿,送分管領(lǐng)導(dǎo)核稿(對文稿內(nèi)容、質(zhì)量負(fù)責(zé));
7.對審核時修改較多,有礙打印和存檔的文稿,應(yīng)由擬搞部門重新整理寫清楚;
8.需經(jīng)會簽的文稿,應(yīng)在交付打印前送會簽部門會簽;
9.文稿審核會簽后,按批準(zhǔn)權(quán)限的規(guī)定分別呈送黨政領(lǐng)導(dǎo)審定批準(zhǔn)簽發(fā);
10.經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)后的文稿交辦公室收發(fā)員(文書)統(tǒng)一編號送打字室打印;
11.文件打印清樣,應(yīng)由擬稿人校對,校對人員應(yīng)在發(fā)文稿上簽名;
12.文件打字后,由辦公室派專人按數(shù)印刷,再由收發(fā)員(文書)分發(fā)并檢查落實情況。
(五)文件的借閱和清退
第十一條 各部門有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件,需經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽寫便條,對有密級的文件須分管領(lǐng)導(dǎo)或辦公室主任同意后方可借閱。
第十二條 借閱文件應(yīng)嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù),就地閱看,按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄,不允許拆卷和在文件上勾劃等。
第十三條 辦公室收發(fā)員(文書)對承辦的公文應(yīng)抓緊催辦,應(yīng)定期對事情已經(jīng)辦妥的本單位文件和上級要求限期清退的文件,進(jìn)行收繳清退工作。(一般為月底一小清,季末一中清、年終一總清)。如發(fā)現(xiàn)文件丟失,必須及時查明原因和責(zé)任者,并如實向領(lǐng)導(dǎo)報告。
(六)文件的立卷與歸檔
第十五條 文件的歸檔范圍:
1.凡下列文件統(tǒng)一分別由辦公室收發(fā)員(文書)負(fù)責(zé)歸檔:
(1)上級機(jī)關(guān)來文,包括上級對單位報告、申請的批復(fù);
(2)黨支部、行政辦公室發(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀(jì)要、重要通知、工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和生產(chǎn)工作的各類計劃統(tǒng)計、季度、年度報表等;
(3)黨支部會、主任辦公會議、中層干部會議、職工委員會以及各種例會記錄;
(4)支部黨員代表大會、職代工、工會會員代表大會、團(tuán)代會等組織召開的代表大會所形成的報告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡報、會議記錄等;
(5)有保存價值的人民來信來訪記錄及處理結(jié)果;
(6)參加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及本單位在會上匯報表言材料等;
(7)上級機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志來單位檢查視察工作的報告、指示記錄,以及本單位向上級進(jìn)行匯報的提綱和材料;
(8)反映本單位生產(chǎn)活動、先進(jìn)人物事跡及領(lǐng)導(dǎo)工作等的音、像攝制品;
(9)單位日志和大事記;
(10)單位向上級請示批復(fù)的文件及上報的有關(guān)材料。
2.業(yè)務(wù)科室,各群眾團(tuán)體日常工作中形成的活動資料,由各業(yè)務(wù)科室、群眾團(tuán)體負(fù)責(zé)立卷歸檔。
第十六條 立卷要求
1.文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、時間順序,分門別類地進(jìn)行整理歸檔。
2.立卷時,要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全,保持文件、材料的完整性。
3.要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料,要及時立卷歸檔。
4.上年度形成的文件材料,要求在下年度7月份以前整理完。
(七)文件的銷毀
第十七條 對于多余、重復(fù)、過時和無保存價值的文件,辦公室應(yīng)定期清理造冊,并按上級有關(guān)規(guī)定,辦理申請銷毀手續(xù)。
第十八條 經(jīng)審核同意銷毀的文件,應(yīng)在辦公室收發(fā)員(文書)和正副主任以及分管領(lǐng)導(dǎo)的共同監(jiān)督下銷毀。
第十七條 實施及修改 本辦法經(jīng)決策會通過后實施,修改時亦同。
第2篇 某某機(jī)關(guān)單位印章文件文書管理制度
某機(jī)關(guān)單位印章、文件和文書管理制度
一、印章由專人負(fù)責(zé)管理、使用。
二、函件、介紹信需加蓋印章時,以縣人大常委會及其黨組名義發(fā)出的,須經(jīng)人大常委會主任和黨組書記或委托副主任和副書記審核同意,以人大常委會辦公室名義發(fā)出的,須經(jīng)辦公室主任審核同意。
三、以縣人大常委會及其黨組名義發(fā)出的文件,由辦公室核稿后,送常委會主任、黨組書記或由主任、黨組書記委托副主任、副書記簽發(fā);以縣人大常委會辦公室名義發(fā)出的文件,由辦公室主任簽發(fā),或由辦公室主任委托辦公室副主任簽發(fā)。
四、文件印刷由專人負(fù)責(zé),手續(xù)不完備的文件一概不得打印分發(fā)。文件打印后,由起草人負(fù)責(zé)校對,凡涉及機(jī)密的文件,應(yīng)隨時將校樣銷毀。文件按規(guī)定份數(shù)印刷后由印章管理人員加蓋印章,并按發(fā)文范圍及時登記分發(fā)、寄送,上黨政信息網(wǎng)的文件,須經(jīng)辦公室主任簽發(fā)后發(fā)送。
五、文件的收發(fā)由專人負(fù)責(zé),必須建立來文登記制度,上級來文以及縣委、縣政府的文件要及時登記、送批。
六、“急轉(zhuǎn)”文件要送各有關(guān)人員即閱即收。一般傳閱文件在各環(huán)節(jié)滯留時間:常委會主任、副主任一般不超過三天,各工作委員會負(fù)責(zé)人一般不超過兩天。
七、呈送領(lǐng)導(dǎo)閱批的文件,先呈送常委會主任,然后再呈送常委會副主任。
八、實行“呈送領(lǐng)導(dǎo)閱批文件清單”制度,清單注明文件目錄、份數(shù)、呈送時間和退回時間等,以備查找。
第3篇 化工安全生產(chǎn)文件檔案管理制度
1、目的
為了規(guī)范安全生產(chǎn)文件檔案的管理,確保文件檔案的完整性、合 理性、科學(xué)性,使其為今后工作開展提供參考資料和文獻(xiàn),特制定本制度。 本制度適用于公司與安全生產(chǎn)有關(guān)的文件檔案的管理。
2、職責(zé)
2.1、安全生產(chǎn)規(guī)章制度和操作編程的編制、評審和修訂由行政部牽頭,生產(chǎn)部主管收集、整理、、編制并擬定文件和制度,公司總經(jīng)理簽字同意生效后可以下發(fā)各部門實施和遵守。
文件的使用:安全生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)化體系管理文件由行政部統(tǒng)一發(fā)放,并做好發(fā)放登記工作;技術(shù)性文件由生產(chǎn)部門負(fù)責(zé)發(fā)放,并做好發(fā)放登記工作;其他部門的專業(yè)文件由主管部門負(fù)責(zé)發(fā)放,并做好發(fā)放登記工作。
2.2、 各單位負(fù)責(zé)本單位文件檔案的管理, 并負(fù)責(zé)監(jiān)督檢查和考核。
2.3、 各單位安全員負(fù)責(zé)本單位文件檔案的收集、歸檔和保管。
3、內(nèi)容
3.1、 文件資料收集
安全生產(chǎn)文件檔案內(nèi)容如下:安全生產(chǎn)會議記錄(含紀(jì)要)、安全費用提取使用記錄、員工安全教育培訓(xùn)記錄、勞動防護(hù)用品采購發(fā)放記錄、危險源管理臺帳、安全生產(chǎn)檢查記錄、授權(quán)作業(yè)指令單、事故調(diào)查處理報告、事故隱患整改記錄、安全生產(chǎn)獎懲記錄、特種作業(yè)人員登記記錄、特種設(shè)備管理記錄、外來施工隊伍安全管理記錄、安全設(shè)備設(shè)施管理臺賬(包括安裝、運行、維護(hù)等)、有關(guān)強(qiáng)制性檢測檢驗報告或記錄、新改擴(kuò)建項目“三同時”、風(fēng)險評價信息、職業(yè)健康檢查與監(jiān)護(hù)記錄、應(yīng)急演習(xí)信息、技術(shù)圖紙等。
3.2、 立卷歸檔
3.2.1、 文件資料應(yīng)根據(jù)其相互聯(lián)系、保存價值分類立卷,保證檔 案的齊全、完整,能反映安全生產(chǎn)主要情況,以便保管和利用。 3.2.2 應(yīng)根據(jù)文件資料的重要性,案時間永久、長期和短期等三 種進(jìn)行時間整理,分類歸檔。
3.2.3 、各單位在每年 2 月底前對上年度的文件資料進(jìn)行歸檔, 統(tǒng) 一保存。
3.2.4、 各種文件資料按一定特征進(jìn)行排列和系統(tǒng)化, 應(yīng)層次分明, 編寫頁碼,填寫卷內(nèi)文件資料目錄。
3.2.5、 不同價值,不同性質(zhì)的文件資料應(yīng)當(dāng)區(qū)別管理,單獨立卷。
3.3、 檔案保管
3.3.1、 檔案應(yīng)入柜上架,科學(xué)排列,避免暴露和捆扎堆放。
3.3.2、 應(yīng)采取防潮、防蟲措施,防止檔案損壞。
3.4、 檔案借閱
3.4.1、 文件資料檔案借閱, 必須借閱手續(xù), 借閱當(dāng)案要注意保護(hù), 不得丟失、 損壞、 涂改, 要如期歸還, 到期不能歸還者, 要說明情況, 并辦理續(xù)借手續(xù)。
3.4.2、 借閱的檔案要注意保密,未經(jīng)許可,不得隨意公開、發(fā)表 或轉(zhuǎn)借他人。
3.4.3、 歸還檔案時,由檔案管理人員當(dāng)面查點清楚,并在借閱登記本上注銷。
3.5、 檔案銷毀 對于過期并失去保存價值的文件資料,經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),可以定 期銷毀,必要時做好銷毀記錄。
6、 本制度由行政部制定并負(fù)責(zé)解釋,自發(fā)布之日起實施。
第4篇 關(guān)于公司文件及規(guī)章制度的管理規(guī)定
公司文件及規(guī)章制度是企業(yè)保證正常生產(chǎn)工作秩序的基本法則，是廣大員工共同遵守的行為規(guī)范。為了加強(qiáng)公司文件及規(guī)章制度的嚴(yán)肅性，克服隨意性，真正發(fā)揮公司各項管理制度應(yīng)有的作用，制定本規(guī)定。
一、公司的重要管理事項和重復(fù)出現(xiàn)的生產(chǎn)、經(jīng)營、行政等管理活動，經(jīng)公司研究，總經(jīng)理簽批后以公司文件的形式發(fā)放。各條線的專項管理制度，由相關(guān)條線負(fù)責(zé)起草，綜合性管理制度由綜合管理辦公室負(fù)責(zé)起草，統(tǒng)一由總經(jīng)理簽批。
二、公司內(nèi)部制定的規(guī)章制度，要符合和體現(xiàn)公司的有關(guān)規(guī)定精神，統(tǒng)一到綜合管理辦公室審查備案，確保規(guī)定與公司的相關(guān)規(guī)定不相違背。
三、公司的文件、規(guī)章制度及有關(guān)綜合管理工作計劃，統(tǒng)一由綜合管理辦公室管理，技術(shù)、財務(wù)專業(yè)性文件由技術(shù)、財務(wù)部門編制審批發(fā)放，并做到監(jiān)督執(zhí)行和考核。對文件、規(guī)章制度的發(fā)放和廢止，要做好登記記錄。
四、要加強(qiáng)公司文件及規(guī)章制度的執(zhí)行力度。文件及管理制度一旦發(fā)放，就嚴(yán)格執(zhí)行，在執(zhí)行中存在的問題及時修正，堅決杜絕有章不循的現(xiàn)象存在。
五、各部門要增強(qiáng)制度的嚴(yán)肅性，各級領(lǐng)導(dǎo)帶頭、認(rèn)真組織學(xué)習(xí)制度內(nèi)容，加強(qiáng)組織觀念、制度觀念、法制觀念，逐步走上以法治廠的軌道。
第5篇 某物業(yè)公司文件檔案管理制度格式怎樣的
物業(yè)公司文件檔案管理制度
(一)意義
(二)文件檔案的類別與形式公司文件檔案包括以下各類別的書面文字形式、磁卡和電腦存藏(硬盤存藏、磁盤存藏)形式。
1. 公司法律文件:公司章程、批準(zhǔn)證書、營業(yè)執(zhí)照、驗資報告、審計報告、企業(yè)代碼、銀行稅務(wù)登記等2.公司董事會文件:董事會構(gòu)成、股本構(gòu)成、董事會決議、記要等3.公司管理制度:公司運營、行政、財務(wù)、業(yè)務(wù)管理制度、文本、流程4.公司財務(wù)資料:各類總、分帳冊、報表、單據(jù)、憑賬、報告等
5.公司人事薪資:人事結(jié)構(gòu)、錄用考核文件、薪資結(jié)構(gòu)、薪資表、獎金計劃及分配記錄、獎懲記錄、保險計劃及記錄《勞動合同》等6.公司經(jīng)營策略規(guī)劃:客戶需求分析、市場分析、各種調(diào)查分析、營銷策略、公關(guān)網(wǎng)絡(luò)、實施計劃等7.公司客戶名冊:客戶名冊、服務(wù)合同、協(xié)議、策略聯(lián)盟協(xié)議、客戶拓展、防談名冊及記錄等8.公司業(yè)務(wù)文件:公司各項對外服務(wù)的內(nèi)部管理制度、流程、文本及有關(guān)方法培訓(xùn)資料、報價體系等9.公司客戶服務(wù)文件:服務(wù)過程中與客戶溝通產(chǎn)生的往來傳真、往來函、建議書、分析底稿、調(diào)查底稿、客戶提供之資料等10.公司客戶檔案:已結(jié)案客戶的完整檔案,包括客戶服務(wù)資料及公司各種服務(wù)文本、方案、策劃、設(shè)計成果等
11.公司專業(yè)資料:公司搜集的各種業(yè)務(wù)文本、流程、制度、企劃書、顧問服務(wù)理論、方法、同業(yè)服務(wù)成果、各類行業(yè)資料、公司由政府主管部門獲取及購買的政策法規(guī)、公司各類剪報等
12.公司圖書、雜志:公司由公開發(fā)行系統(tǒng)購買、訂購的各種圖書、雜志
13.公司日常行政文件:日常通知、備忘、報告、批復(fù)、外來文函
14.公司宣傳資料:公司對外宣傳廣告用之公司介紹、業(yè)務(wù)介紹、互聯(lián)網(wǎng)主頁介紹等。
第6篇 公司文件管理制度5
公司文件管理制度(五)
1、認(rèn)真貫徹'以防為主、防治結(jié)合'的原則,要有適宜保管文件資料的庫房、文件柜和切實可行和'六防'(防火、防盜、防潮、防塵、防光、防蟲蛀鼠咬)措施。
2、文件由***兼職管理,所有文件要定期上繳,如需借閱經(jīng)理簽字批準(zhǔn),必須有關(guān)登記記錄。
3、對文件統(tǒng)一編號、發(fā)放、修改、回收、存檔,保證各環(huán)節(jié)使用有效版本且清晰、完整。
4、由于換版修改作廢的文件,經(jīng)經(jīng)理批準(zhǔn)及時收回。
5、編制公司文件清單,實施文件控制。
第7篇 工藝文件管理制度
1、內(nèi)容與適用范圍
本制度規(guī)定了工藝文件的編制,工藝文件的會簽,工藝文件的貫徹保密。
2、工藝文件的編制
2.1工藝文件是企業(yè)進(jìn)行工藝管理,組織生產(chǎn),指導(dǎo)操作的技術(shù)依據(jù),工藝文件的編制必須正確、完整、統(tǒng)一。
2.2工藝文件的編制應(yīng)簡明易懂,避免繁瑣,但必須確保產(chǎn)品質(zhì)量,實現(xiàn)安全生產(chǎn),具有較好的經(jīng)濟(jì)效益。
2.3根據(jù)產(chǎn)品類型,確定必備的工藝文件。
2.3.1樣機(jī)試制必備的工藝文件。
工藝方案:產(chǎn)品零部件工藝路線表:自制件明細(xì)表,外協(xié)件明細(xì)表,外購及企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)工具明細(xì)表,工裝設(shè)計任務(wù)書,專用工藝裝備圖,專用工藝裝備驗證單,材料消耗工藝定額明細(xì)表,材料消耗工藝定額匯總表及工藝總結(jié)等有關(guān)文件。
2.3.2小批量生產(chǎn)必備工藝文件對照產(chǎn)品系列鑒定資料要求由技術(shù)科酌情自定。
2.3.3批量生產(chǎn)必備工藝文件--除了小批量生產(chǎn)的工藝文件外,各工序還必須有工藝守則及工序質(zhì)量管理表,由產(chǎn)品主管工藝員根據(jù)實際需要確定。
2.4工藝文件的編制分工
產(chǎn)品工藝文件由技術(shù)科負(fù)責(zé)編制、審核。
3、工藝文件的會簽、驗證和審批
3.1工藝文件會簽、技術(shù)科的工藝文件由所屬車間負(fù)責(zé)會簽、互相制約。
3.2工藝文件的驗證,樣機(jī)試制及小批量生產(chǎn)的工藝文件,均應(yīng)進(jìn)行驗證,由車間負(fù)責(zé)人、技術(shù)科會同質(zhì)檢人員,負(fù)責(zé)收集整理試制過程中的情況,進(jìn)行一次可行性鑒定,然后由技術(shù)科認(rèn)真進(jìn)行修訂,經(jīng)修訂審批后的工藝文件即為正式工藝文件,是工廠工藝文件工作的法規(guī),各級人員都必須嚴(yán)格遵守。
3.3工藝文件的審批與簽字
根據(jù)新的工藝文件統(tǒng)一格式規(guī)定,每一種工藝文件必須統(tǒng)一編制,審核,會.
簽,審查及標(biāo)準(zhǔn)化五個程序,并履行簽字手續(xù)。
3.3.1編制一一-由工藝文件編制者簽字。
3.3.2審核一一由技術(shù)科科長。
3.3.3會簽一一由相互制約單位履行,具體按3.1條貫徹執(zhí)行。
3.3.4審查一一產(chǎn)品工藝統(tǒng)一由技術(shù)副廠長進(jìn)行審查,并履行簽字手續(xù)。
3.3.5標(biāo)準(zhǔn)化一一為了確保產(chǎn)品工藝文件正確完整,統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)審查工作。一律由標(biāo)準(zhǔn)化員承擔(dān),并履行簽字手續(xù)。
3.3.6非產(chǎn)品工藝文件的審查由車間主任簽字,標(biāo)準(zhǔn)化由標(biāo)準(zhǔn)化員簽字。
4、工藝文件的貫徹與實施..
4.1工藝文件是企業(yè)工藝工作的法規(guī),各級人員都必須嚴(yán)格遵守,認(rèn)真貫徹執(zhí)行。
4.2技術(shù)科對車間工藝文件執(zhí)行情況及工藝紀(jì)律的貫徹情況,要定期組織檢查督促及時向技術(shù)副廠長作出報告。
4.3車間主任對工藝文件在本車間正確貫徹執(zhí)行負(fù)責(zé),要教育車間職工嚴(yán)格按工藝文件進(jìn)行操作。
4.4生產(chǎn)班組是貫徹實施工藝的基層單位,要堅持按設(shè)計圖樣、工藝文件,技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)組織生產(chǎn),對執(zhí)行中的問題和需要作出改進(jìn)的建議,應(yīng)及時向車間主任提出,未經(jīng)許可,不得擅自不按工藝加工。
4.5質(zhì)檢人員應(yīng)按上述'三按'進(jìn)行質(zhì)量檢查,發(fā)現(xiàn)生產(chǎn)員工不按工藝操作時,有權(quán)制止,并及時反映給車間領(lǐng)導(dǎo)處理。..
4.6技術(shù)科對工藝文件不全與差錯,工藝措施不力,工藝文件的實施、工藝管理混亂負(fù)責(zé)。
5、工藝文件修改
5.1工藝文件修改一般原則。..
5.1.1工藝文件需要修改時,一般由技術(shù)部門下達(dá)工藝文件更改通知單,憑更改通知單修改。
5.1.2保證修改后的文件正確統(tǒng)一。
5.1.3工藝文件修改通知單下達(dá)后,需修改的文件應(yīng)在規(guī)定日期內(nèi)部修改完畢。
5.1.4由于臨時性的設(shè)備、工藝裝備或材料等問題,需臨時修改工藝時,應(yīng)填寫“臨時脫離工藝通知單”,經(jīng)有關(guān)部門會簽和批準(zhǔn)后生效,但不能修改正式工藝文件。
5.2工藝文件修改程序
5.2.1填寫工藝文件更改通知單,其格式應(yīng)符合文件的更改程序規(guī)定。
5.2.2工藝文件更改通知單應(yīng)經(jīng)有關(guān)部門會簽并經(jīng)審核和批準(zhǔn)后才能下發(fā)。
5.2.3按批準(zhǔn)的工藝文件更改通知單要求進(jìn)行修改。
5.3修改方法
5.3.1修改時不得涂改,應(yīng)將更改部分用細(xì)實線劃去,使劃去部分仍能看清,然后在附件填寫更改后的內(nèi)容。
5.3.2在更改部位附近標(biāo)注本次修改所用標(biāo)記,標(biāo)記符號應(yīng)按更改通知單中的規(guī)定。
5.3.3修改時必須在被改文件表尾的更改欄內(nèi)填寫本次更改的標(biāo)記、更改次數(shù)、更改通知單的編號,日期和修改人簽字。
5.3.4在下列情況下,工藝文件修改后需更改描曬。
5.3.4.1經(jīng)多次修改,文件已模糊不清。
5.3.4.2雖初次修改,但修改內(nèi)容較多,修改后文件已不清晰。
5.3.5更新描的底圖,更改欄內(nèi)應(yīng)按以下規(guī)定填寫。
5.3.5.1'標(biāo)記'欄填寫重描寫前本次更改所用的標(biāo)記。
5.3.5.2'處數(shù)'欄填寫'重描'字樣。
5.3.5.3'更改文件號'欄填寫重描前本次更改通知單編號。
5.3.5.4'簽字'和'日期'欄內(nèi),負(fù)責(zé)復(fù)核的工藝人員簽上姓名和日期。
5.3.5換發(fā)新描曬的工藝文件時,舊工藝文件必須收回存檔備查,而且新的文件應(yīng)加區(qū)分標(biāo)記,嚴(yán)禁新舊兩種文件混用。
6、工藝文件的保管和處理胃
6.1凡保管的工藝文件應(yīng)及時登記,根據(jù)順序分類捕,裝訂或袋裝保管。
6.2技術(shù)科應(yīng)常備全套文件復(fù)制件
6.3凡需曬發(fā)的工藝文件,必須經(jīng)技術(shù)科審批后方可發(fā)放。
6.4工藝文件由技術(shù)科統(tǒng)一保管,失效廢除的工藝文件應(yīng)蓋'作廢'章后單獨存檔五年以上備查。-
6.5凡保管的工藝文件字跡要清晰、完整、符合標(biāo)準(zhǔn),簽字手續(xù)齊全。
7、工藝文件的借用與保密
7.1未經(jīng)批準(zhǔn),對外不準(zhǔn)借用工藝文件。
7.2本廠工作人員借用工藝文件要辦理登記手續(xù),并限期歸還,歸還時應(yīng)清點。
7.3借閱者應(yīng)保證工藝文件的完整、無缺,不得拆裝、涂改、抽換、損壞和遺失,不得轉(zhuǎn)借,否則,一律作違反工藝紀(jì)律處理。
第8篇 公司文件及檔案管理制度
公司文件及檔案管理制度
(七) 第一章總則
第一條 為加強(qiáng)對公司各類文件、檔案的規(guī)范管理,確保檔案保管和使用安全,提高利用效率,更好的為公司經(jīng)營管理服務(wù),特制訂本制度。
第二條 本制度所稱的檔案是指自公司成立,在建司、經(jīng)營、管理工作和活動中形成的,具有備用、備查價值的各類資質(zhì)證照,文書、公文、公函,合同、圖紙,影像、實物等不同形式的歷史記錄。
第三條 本制度適用于公司各部門。第二章基本原則及管理范圍
第四條 檔案工作的基本原則:集中統(tǒng)一管理公司系統(tǒng)檔案,維護(hù)檔案的完整與安全,便于各項工作的利用。
第五條 根據(jù)公司現(xiàn)階段管理特點制定本制度,管理范圍暫不包括人事檔案、會計檔案和資金類檔案,須由公司相應(yīng)職能部門負(fù)責(zé)制定三類專項檔案的具體管理辦法,公司行政人事部具有監(jiān)督和指導(dǎo)的責(zé)任。第三章管理機(jī)構(gòu)及主要職責(zé)
第六條 管理模式公司行政人事部是公司系統(tǒng)檔案工作的主要管理部門,采取總經(jīng)理直管模式,即公司檔案管理人員的工作內(nèi)容、業(yè)務(wù)管理和考核等工作均由公司總經(jīng)理直線管理。
第七條 管理范圍。主要分為綜合類檔案和技術(shù)類檔案兩種。
一、綜合類檔案主要包括:行政文書、管理監(jiān)察、經(jīng)營管理、營銷策劃、計劃管理、行政廣告和銷售合同、資產(chǎn)、聲像、實物等檔案;
二、 技術(shù)類檔案主要包括:各工程項目的開發(fā)報建、招投標(biāo)和預(yù)決算檔案,以及工程管理性材料、工程項目合同、施工中形成的技術(shù)文件材料和竣工技術(shù)文件等檔案。
第八條 重要檔案基本管理要求合同造價部、招投標(biāo)采購部、總工室、工程部和營銷策劃部等專業(yè)性很強(qiáng)的部門必須設(shè)置專門的檔案室或檔案柜,并設(shè)專職人員保管,其它部門根據(jù)管理需要設(shè)兼職檔案管理員。
第九條 檔案管理部門(行政人事部)主要職責(zé)
一、貫徹執(zhí)行《檔案法》等有關(guān)法律、法規(guī)和方針政策,制定公司文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷毀、移交等有關(guān)規(guī)章制度,確定公司系統(tǒng)全宗編號原則和檔案分類體系;
二、 統(tǒng)籌規(guī)劃并負(fù)責(zé)公司檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用工作,加強(qiáng)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè);
三、 監(jiān)督落實同步歸檔制度,指導(dǎo)各部門文件材料的收集、積累、整理和歸檔工作;
四、 維護(hù)檔案的完整和安全,做好安全防范、修復(fù)和保護(hù)工作;
五、 推行公司系統(tǒng)檔案管理系統(tǒng)信息化建設(shè)。第四章檔案的歸檔、立卷和移交
第十條 檔案歸檔范圍及歸檔時間
一、對于公司規(guī)定的應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料,必須按照規(guī)定,向公司行政人事部移交,集中管理,任何個人不得據(jù)為己有、拒絕移交;
二、 必須嚴(yán)格按照歸檔時間進(jìn)行歸檔。如無正當(dāng)理由延遲歸檔者,將對相關(guān)人員進(jìn)行失職問責(zé)。
第十一條 歸檔要求
一、歸檔專業(yè)技術(shù)要求
(一) 歸檔的文件原則上一律為原件,凡有原件的文件,不能以復(fù)印件歸檔。傳真紙不能直接歸檔,要盡量追加原件,必要時存復(fù)印件并加蓋紅章注明原件存放處;
(二) 歸檔的文件材料應(yīng)對照歸檔范圍完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)收集,工程技術(shù)類檔案應(yīng)符合國家有關(guān)規(guī)定。歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整;
(三) 文件書寫和載體材料應(yīng)能耐久保存,文件材料整理符合規(guī)范。歸檔的電子文件,應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件材料一并歸檔保存;
(四) 聲像類、實物類檔案要清晰完整,符合有關(guān)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn),并按歸檔要求提供拍攝內(nèi)容、時間、背景、作者等信息。
二、 相關(guān)工作要求
(一) 如因工作需要不能及時歸檔的,應(yīng)主動向公司行政人事部備案,并安排專人妥善保存,待使用完畢后立即歸檔;
(二) 原則上,檔案取得后未存檔之前,部門人員不得先行使用,否則,如因此項原因?qū)е碌臋n案遺失、損壞等,一律對當(dāng)事人和部門負(fù)責(zé)人失職問責(zé)嚴(yán)肅處理;
(三) 新成立公司,在取得營業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、公司章程和印章印模后3個工作日內(nèi),必須將上述內(nèi)容的原件存公司行政人事部。
第十二條 檔案立卷
一、立卷原則綜合檔案按性質(zhì)、類別、年限、重要程度和文件材料的自然形成規(guī)律,當(dāng)年立前一年的卷,并預(yù)立當(dāng)年的卷。技術(shù)檔案立竣工工程卷,在建工程資料要整理成冊;
二、 立卷時間:綜合檔案立卷時間為每年年末或次年年初。技術(shù)檔案在該項目開發(fā)報建工作完成后立即開始立卷,該工程項目完工后45天內(nèi)完成組卷工作;
三、 各部門專兼職資料管理員應(yīng)注重日常收集和整理,按照歸檔范圍督促部門人員及時歸檔,并做好檔案預(yù)立卷工作。
第十三條 檔案移交
一、檔案對外移交要求:按照政府規(guī)定辦理檔案對外移交時,須上報公司總經(jīng)理審批。凡政府部門批復(fù)的文件及附圖,在政府有關(guān)部門需回收時,公司行政人事部須留存復(fù)印件備查。
二、 公司內(nèi)部移交要求:
(一) 行政人事部接收檔案時,應(yīng)根據(jù)移交目錄,與移交人共同逐頁清點,雙方在每一頁都要簽名確認(rèn)。對重要、機(jī)密類的案卷,更需要仔細(xì)核對,經(jīng)查驗無誤方可辦理簽收手續(xù)。(檔案移交登記表格式見附表一)
(二) 全部移交手續(xù)辦理完畢后,移交部門和行政人事部經(jīng)理均簽署“同意”意見,并加蓋部門印章,檔案移交工作視為完成,移交中的所有記錄均須存檔。
三、 對調(diào)出、離職等人員,在辦理調(diào)離手續(xù)前,必須清還檔案。沒有行政人事部經(jīng)理簽字,不得辦理調(diào)離手續(xù)。
四、 電子檔案管理(略)第五章檔案的利用
第十四條 檔案借閱基本程序僅在檔案室查閱一般數(shù)據(jù)和信息,辦理普通登記手續(xù)即可,查閱重要密級資料,須按借閱管理權(quán)限呈公司總經(jīng)理簽字同意,且必須在檔案室當(dāng)場查閱后歸還,不得私自帶出復(fù)印。(檔案查詢審批表見附表二)
第十五條 檔案借閱事項規(guī)定
一、借閱檔案必須按時歸還,并及時辦理清戶手續(xù)。逾期無法歸還應(yīng)提前辦理延期使用手續(xù);(檔案借閱審批表見附表三)
二、 借閱檔案最長應(yīng)在7個工作日內(nèi)歸還,一次性借閱時間超過10天以上,須上報公司總經(jīng)理審批;
三、 借閱者必須保證原樣歸還所借的檔案資料,而且完整無損,不得拆散、抽換、圈點、劃線、涂改或作其它任何標(biāo)記;
四、 嚴(yán)格遵守保密制度,妥善保管所借檔案,做到不丟失不泄密;
五、 涉及根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)指示開展具有查處辦案性質(zhì)的工作,檔案、資料借閱須上報公司總經(jīng)理審批,各檔案室即可辦理;
六、 新入職和未轉(zhuǎn)正的員工,原則上不允許借閱檔案原件。如因工作需要,須報公司總經(jīng)理簽字同意;
七、 節(jié)假日前和工作發(fā)生變動時,必須及時歸還檔案;
八、 借閱的檔案,一旦發(fā)生損壞、丟失或失密,應(yīng)立即向公司行政人事部報備,按公司規(guī)定失職問責(zé)處理;
九、 密級檔案材料和已立卷的文件,原則上不借出,如確因工作需要,須經(jīng)公司總經(jīng)理同意方可借出;
十、 外單位借閱檔案,應(yīng)持蓋有該單位公章的介紹信,寫明借閱內(nèi)容,經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn),由相關(guān)部門人員帶領(lǐng)方可借閱;
十一、實物檔案一般不外借,聲像檔案只能以復(fù)制件提供利用。
第十六條 檔案資料借閱規(guī)定
一、公司絕密類的檔案一律不得復(fù)制;
二、 復(fù)印完畢須注明用途,根據(jù)情況加蓋“再復(fù)印無效”印章。
第十七條 檔案密級確定與管理公司檔案密級分為絕密、機(jī)密和秘密三類。(密級事項劃分表見附表四)。密級檔案保管要求如下:
一、未經(jīng)具備相應(yīng)管理權(quán)限的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),不得復(fù)制和摘抄;
二、 查閱機(jī)密檔案資料,只能在閱覽室內(nèi)查閱;
三、 屬于公司秘密的文件、資料和其它物品的制作、收發(fā)、傳遞、使用、復(fù)制、摘抄、保存和銷毀,必須由專人負(fù)責(zé)執(zhí)行,采用電腦技術(shù)存取、處理、傳遞的公司秘密由各部門負(fù)責(zé)保密;
四、 須在設(shè)備完好的保險裝置中保存密級檔案,且檔案室內(nèi)門、柜應(yīng)做到隨開隨鎖;
五、 檔案室的檔案材料要定期清查,做到帳物相符。發(fā)現(xiàn)失密、竊密情況,應(yīng)及時報告公司總經(jīng)理,查明情況嚴(yán)肅處理;
六、 不準(zhǔn)在私人交往、通信、網(wǎng)絡(luò)中泄露公司秘密,不準(zhǔn)在公共場所談?wù)摴久孛?不準(zhǔn)通過其他方式傳遞公司秘密;
七、 檔案屬下列情況之一者,不與開放利用:
(一) 涉及公司商業(yè)機(jī)密;
(二) 涉及公司專利或技術(shù)秘密;
(三) 涉及公司員工個人隱私;
(四) 檔案形成部門規(guī)定限制使用。
第十八條 檔案統(tǒng)計公司行政人事部應(yīng)在每年年終對檔案的收進(jìn)、移出、整理、鑒定、保管數(shù)量和狀況、檔案的利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計。統(tǒng)計工作必須做到實事求是,如實反映情況,務(wù)必確保提供的數(shù)據(jù)準(zhǔn)確,符合客觀實際,不得虛報、瞞報、漏報和偽造。(檔案材料歸檔數(shù)量統(tǒng)計表格式見附表五)第六章檔案的保管和鑒定
第十九條 檔案室設(shè)置及管理規(guī)定
一、公司應(yīng)設(shè)置獨立的檔案室,并保證檔案室安全。檔案室由專人管理,無關(guān)人員一律不許進(jìn)入檔案室。檔案管理員離開檔案室要隨時關(guān)好門窗,確保檔案安全;
二、 檔案室應(yīng)按照“十防”進(jìn)行管理,即防光、防水、防火、防塵、防蟲、防有害氣體、防高溫、防潮、防霉、防盜,盡可能全面妥善保管好各類檔案,并定期檢查、通風(fēng);
三、 檔案室內(nèi)嚴(yán)禁存放與檔案無關(guān)的物品,嚴(yán)禁吸煙,嚴(yán)防火災(zāi);
四、 定期對檔案室進(jìn)行檢查,每半年進(jìn)行一次全面盤查,對檔案室設(shè)施、案卷數(shù)量和案卷排列、損壞情況等做好記錄,發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施。
第二十條 檔案鑒定與銷毀流程檔案一經(jīng)立卷、歸檔,未經(jīng)鑒定,未報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),任何人不得擅自銷毀。檔案鑒定工作由公司行政人事部經(jīng)理組織,行政人事部與相關(guān)部門負(fù)責(zé)人組成鑒定小組。
一、檔案鑒定要求
(一) 經(jīng)鑒定小組鑒定后仍無法確定其保存價值時,應(yīng)繼續(xù)保存至次年再進(jìn)行鑒定;
(二) 技術(shù)檔案鑒定時,需附工程技術(shù)部門的專業(yè)意見;
(三) 鑒定小組不能單純地從保管期限、年代或名稱判別其價值,要從公司利用的角度綜合衡量后提出存、毀意見。
二、 檔案銷毀規(guī)定
(一) 經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案,由公司行政人事部負(fù)責(zé)妥善安排,不得作其它用途或當(dāng)作廢紙出售;
(二) 銷毀檔案須有至少兩名監(jiān)銷人。監(jiān)銷人應(yīng)認(rèn)真復(fù)核所銷毀檔案。銷毀完畢須在銷毀清冊上注明“已銷毀”字樣和銷毀日期,監(jiān)銷人分別在銷毀清冊上簽字;
(三) 檔案室應(yīng)及時做好檔案整理、檢索工具調(diào)整等工作。檔案鑒定過程中形成的鑒定工作申請、報告、銷毀清冊等材料應(yīng)立卷歸檔、長久保存。
第二十一條 檔案保管期限檔案按其價值確定保管期限為永久、長期和短期等,公司各類檔案具體保管期限見相關(guān)文件管理規(guī)定。第七章獎懲規(guī)定
第二十二條 公司行政人事部每半年一次對公司和各部門的檔案管理工作進(jìn)行全面檢查,對于在檔案管理過程中做出成績和貢獻(xiàn),或者進(jìn)步非常突出的部門或個人,整理相關(guān)材料上報公司總經(jīng)理,給予相應(yīng)表彰和獎勵。
第二十三條 罰則
一、工作不負(fù)責(zé)任,未認(rèn)真貫徹執(zhí)行公司及檔案管理工作要求,導(dǎo)致檔案管理工作混亂,根據(jù)實地檢查情況,對于檔案管理人員給予相應(yīng)行政和經(jīng)濟(jì)處分。
(一) 檔案保管期限內(nèi),檔案嚴(yán)重缺失,或因管理、使用不當(dāng),造成檔案材料損壞、遺失等;
(二) 未根據(jù)公司統(tǒng)一制度規(guī)定制定檔案管理細(xì)則,導(dǎo)致工作流程不清晰,關(guān)鍵環(huán)節(jié)工作失控等;
(三) 未按規(guī)定嚴(yán)格執(zhí)行歸檔、借閱、移交、銷毀等各項工作流程規(guī)定,未經(jīng)批準(zhǔn),檔案管理人員擅自外借檔案材料等;
(四) 未按照公司統(tǒng)一全宗編號規(guī)定編排目錄,立卷歸檔不及時,且目錄與內(nèi)容嚴(yán)重不符等;
(五) 未組織專兼職檔案資料管理人員培訓(xùn)學(xué)習(xí),導(dǎo)致公司整體管理水平偏低,各項檢查嚴(yán)重不達(dá)標(biāo)等;
(六) 專兼職管理員態(tài)度不端正,工作責(zé)任心不強(qiáng),未按要求管理本部門的檔案資料,經(jīng)檢查管理混亂等。
二、 因管理或使用不當(dāng),違反公司檔案保密規(guī)定,造成檔案(保密)信息外泄;或者未經(jīng)允許,私自將檔案材料抄錄、復(fù)制與轉(zhuǎn)借他人等情況,公司將根據(jù)情節(jié)嚴(yán)重性給予相應(yīng)處分。第八章附則
第二十四條 本制度自印發(fā)之日起執(zhí)行。附表:
一、《檔案移交登記表》
二、 《檔案查詢審批表》
三、 《檔案借閱審批表》
四、 《公司密級事項劃分表》
五、 《檔案材料歸檔數(shù)量統(tǒng)計表》
第9篇 公司文件管理制度范例
公司文件管理制度范例第一節(jié) 總則
一、為適應(yīng)公司全方位規(guī)范化科學(xué)管理,做好公司文件管理工作,使之規(guī)范化和制度化,特制定本制度。
二、 公司文件是傳達(dá)方針政策,發(fā)布公司行政規(guī)章制度、指示、請示和答復(fù)問題、指導(dǎo)商洽工作、報告情況、交流信息的重要工具。因此,必須認(rèn)真做好文件的管理工作,有效地為公司發(fā)展服務(wù)。
三、 公司全體員工都應(yīng)發(fā)揚深入調(diào)查、聯(lián)系群眾、結(jié)合實際、實事求是和認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作作風(fēng),努力提高文件質(zhì)量和處理效率。
四、 文件處理必須做到準(zhǔn)確、及時、安全,嚴(yán)格按照規(guī)定的時限和要求完成。公司文件由總經(jīng)辦統(tǒng)一發(fā)放、傳遞、用印、保管和立卷歸檔。第二節(jié) 文件分類
一、規(guī)定。發(fā)布重要的行政規(guī)章制度,采取重大的強(qiáng)制性行政措施,用“規(guī)定”。
二、 決定、決議。對重要事項或重大行動做出安排,用“決定”。經(jīng)會議討論通過并要求貫徹的事項,用“決議”。
三、 通知。轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)文件,批轉(zhuǎn)下級文件,要求下級辦理和需要共同執(zhí)行的事項,用“通知”。
四、 通報。表彰先進(jìn),批評錯誤,傳達(dá)重要信息,用“通報”。
五、 請示、報告。向上級請求批示與批準(zhǔn),用“請示”。向上級匯報工作、反映情況、提出建議,用“報告”。
六、 批復(fù)。答復(fù)請示事項用“批復(fù)”。
七、 函。商洽工作、詢問問題、向有關(guān)主管部門請求批準(zhǔn)等,用“函”。
八、 會議紀(jì)要。傳達(dá)會議議定事項和主要精神,要求與會者共同遵守的,用“會議紀(jì)要”。第三節(jié) 文件格式
一、文件一般由標(biāo)題、發(fā)文字號、簽發(fā)人、密級、緊急程度、正文、附件、發(fā)文時間、印章、主題詞、主送單位(部門)、抄報(送)單位(部門)等部份組成。
二、 文件標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確簡要概括文件的主要內(nèi)容。
三、 發(fā)文字號包括代號、年號、順序號。
四、 公司發(fā)文代號分為四種:①“__ __ __ 發(fā)”、②“__ __ __ 人發(fā)”、③“__ __ __ 客發(fā)”。冠以上述發(fā)文代號的內(nèi)發(fā)文件應(yīng)對全公司具有效力,對外發(fā)文應(yīng)代表公司的整體意志。發(fā)文一般應(yīng)該是對公司各方面事務(wù)具有一定指導(dǎo)性或約束力的事項的宣告,日常的程序性、流程性文件則應(yīng)以工單、請示、報告、簡報等形式流轉(zhuǎn)。力避隨意發(fā)文?！癬_ __ __ 發(fā)”用于公司及各部門的對內(nèi)對外發(fā)文,由總經(jīng)辦統(tǒng)一編號;“__ __ __ 人發(fā)”、“__ __ __ 客發(fā)”分別用于人力資源部的對內(nèi)對外發(fā)文及客戶服務(wù)中心的對外發(fā)文,文件由發(fā)文部門自行編號,總經(jīng)辦統(tǒng)一認(rèn)定。(公司其他部門均以“__ __ __ 發(fā)”的代號發(fā)文,以②、③代號發(fā)文,須在發(fā)文權(quán)限范圍內(nèi)。)
五、 文件必須蓋章或簽字。
六、 密級分為“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”。
七、 緊急程度分為“特急”、“急”、“平”。
八、 文件內(nèi)容要求事實清楚、觀點鮮明、條理清晰、文字精煉、用語準(zhǔn)確。
九、 發(fā)文單位必須注明全稱。
十、 多頁文件應(yīng)標(biāo)明頁碼。
十一、文字從左至右橫寫、橫排,左側(cè)留裝訂位。
十二、 文件紙一般使用a4型。第四節(jié) 收文
一、收文一律使用《__ __ __ 有限公司收文簿》。
二、 外單位來文均由行政部指定專人收文,由總經(jīng)辦統(tǒng)一拆封、登記,根據(jù)文件屬性及時分送相關(guān)部門。第五節(jié) 辦文
一、辦文包括文件的分送、傳遞、承辦、催辦等程序。
二、 辦文由總經(jīng)辦統(tǒng)一安排,包括文件的分送、傳遞和催辦。
三、 協(xié)辦部門必須積極配合主辦部門完成文件處理。
四、 文件的催辦由總經(jīng)辦負(fù)責(zé),防止漏辦或延誤。
五、 嚴(yán)格按照時限要求完成。
六、 文件傳遞必須保證安全,完善簽收手續(xù),防止文件遺失。
七、 文件辦理完畢后,統(tǒng)一交由總經(jīng)辦指定專人保管、立卷歸檔。第六節(jié) 發(fā)文
一、發(fā)文一律使用《__ __ __ 有限公司發(fā)文稿紙》。
二、 發(fā)文程序如下:公司內(nèi)部發(fā)文:擬稿人→部門經(jīng)理核準(zhǔn)→主管副總經(jīng)理→總經(jīng)辦統(tǒng)一編號→打印→蓋章(簽字)→發(fā)文→備案對外發(fā)文:擬稿人→部門經(jīng)理審核→主管副總經(jīng)理→總經(jīng)理核準(zhǔn)→總經(jīng)辦統(tǒng)一編號→打印→蓋章(簽字)→發(fā)文→備案第七節(jié) 其他
一、時限要求:
1、 特急:限4個工作時內(nèi)完成。
2、 急:限8個工作時內(nèi)完成。
3、 平:限16個工作時內(nèi)完成。
二、 文件的保密要求:
1、 絕密文件:閱后應(yīng)立即退回發(fā)文部門,并由發(fā)文部門保存在保險柜內(nèi)。
2、 機(jī)密文件:閱后應(yīng)立即保存在保險柜內(nèi)。
3、 秘密文件:閱后立即保存在文件柜內(nèi)。
三、 文件立卷歸檔按照《檔案管理制度》執(zhí)行。
第10篇 裝飾裝修工程技術(shù)文件施工資料管理制度
裝飾裝修工程技術(shù)文件、施工資料管理制度
1、技術(shù)文件、施工資料管理的目的
工程技術(shù)資料是反映工程質(zhì)量、工作量、進(jìn)度的依據(jù),是施工過程的真實記錄,是安裝維修、改造的重要檔案。
2、技術(shù)資料的內(nèi)容
2.1施工圖紙(包括設(shè)計變更通知單);
2.2設(shè)計交底會議紀(jì)要;
2.3重大質(zhì)量事故和安全事故情況報告、原因分析及其補(bǔ)救措施的原始記錄;
2.4施工組織設(shè)計或方案;
2.5隱蔽工程、試氣試壓、電氣測試等各項記錄驗收單;
2.6技術(shù)核定單;
2.7分部工程、分項工程質(zhì)量評定表;
2.8自檢、互檢記錄;
2.9工程質(zhì)量問題整改通知單;
2.10竣工驗收單;
2.11竣工圖;
2.12材料質(zhì)保書
3、技術(shù)資料歸檔時間:
3.1當(dāng)月上報竣工的單位工程的技術(shù)資料,一般在當(dāng)月的25日前交質(zhì)量股,待工程檢查完畢,質(zhì)量股上交資料室裝訂歸檔。
3.2技術(shù)資料一經(jīng)歸檔后,按上級規(guī)定嚴(yán)格保管。
第11篇 q企業(yè)文件管理制度
(一)總則
第一條 為減少發(fā)文數(shù)量,提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量,充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導(dǎo)作用,根據(jù)中央關(guān)于文書處理的有關(guān)規(guī)定,結(jié)合我廠的實際情況,特制訂本制度。
第二條 文件管理內(nèi)容主要包括:上級函、電、來文,同級函、電、來文,本廠上報下發(fā)的各種文件、資料。
第三條 按照黨政分工的原則,全廠各類文件分別由黨委辦公室和廠部辦(以下簡稱兩辦)歸口管理。
(二)收文的管理
第四條 公文的簽收
1.凡來廠公啟文件(除廠領(lǐng)導(dǎo)訂啟的外)均由廠收發(fā)員登記簽收(由上級或郵電局機(jī)要通訊員直送機(jī)要室的機(jī)要文件除外)后分別交兩辦機(jī)要秘書拆封。在簽收和拆封時,收發(fā)員和機(jī)要秘書均需注意檢查封口和郵戳。對開口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因,對密件開口和國外信函郵票被撕應(yīng)拒絕簽收。
2.對上級機(jī)要部門發(fā)來的文件,要進(jìn)行信封、文件、文號、機(jī)要編號的四對口核定,如果其中一項不對口,應(yīng)立即報告上級機(jī)要部門,并登記差錯文件的文號。
第五條 公文的編號保管
1.兩辦機(jī)要秘書對上級來文拆封后應(yīng)及時附上文件處理傳閱單,并分類登記編號、保管。須由工廠承辦或歸檔的廠領(lǐng)導(dǎo)親啟文件,廠領(lǐng)導(dǎo)啟封后,也應(yīng)分別交兩辦辦理正常手續(xù)。
2.本廠外出人員開會帶回的文件及資料應(yīng)及時分別送交兩辦機(jī)要秘書進(jìn)行登記編號保管,不得個人保存。
第六條 公文的閱批與分轉(zhuǎn)
1.凡正式文件均需分別由兩辦主任(或副主任)根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后,由機(jī)要秘書分送承辦部門閱辦,重要文件應(yīng)呈送廠領(lǐng)導(dǎo)(或分管領(lǐng)導(dǎo))親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事,一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完,緊急文件要即閱即辦。
2.一般函、電、單據(jù)等,分別由兩辦機(jī)要秘書直接分轉(zhuǎn)處理。如涉及幾個單位會辦的文件,應(yīng)同主辦單位聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。
3.為加速文件運轉(zhuǎn),機(jī)要秘書應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送到廠領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門,如關(guān)系到兩個以上業(yè)務(wù)部門,應(yīng)按批示次序依次傳閱,最遲不得超過兩天(特殊情況例外)。
第七條 文件的傳閱與催辦。
1.傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定,不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所,也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。
2.閱讀文件應(yīng)抓緊時間,當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交機(jī)要室,閱批文件一般不得超過兩天,閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)。如有領(lǐng)導(dǎo)批示、擬辦意見兩辦應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。
3.閱文時不得抄錄全文,不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件,如確系工作需要,要辦理借閱手續(xù),以防止丟失泄密。
4.文件閱完后,應(yīng)送交兩辦機(jī)要秘書,切忌橫傳。
5.兩辦機(jī)要秘書對文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任,承辦部門接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散,如需備查,應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定,并征得兩辦同意后,予以復(fù)印或摘抄,原件應(yīng)及時歸檔周轉(zhuǎn)。
6.按照閱文范圍,離、退休干部,一般由有關(guān)部門定期組織學(xué)習(xí)有關(guān)文件,或由兩辦機(jī)要室通知到機(jī)要室閱文。
(三)發(fā)文的管理
第八條 發(fā)文的規(guī)定
1.全廠上報下發(fā)正式文件的權(quán)力分別集中黨委和廠部,各群眾團(tuán)體和部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。
2.各群眾團(tuán)體、部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應(yīng)分別向黨委、廠部提出發(fā)文申請,并將文件底稿分別交兩辦審核。黨委、廠部同意發(fā)文,則兩辦分別按黨、政機(jī)構(gòu)設(shè)置與業(yè)務(wù)分工統(tǒng)一歸口以黨×字、廠×字發(fā)文。群眾團(tuán)體文件由黨委批轉(zhuǎn)。
3.對全廠影響較大,涉及兩個以上廠領(lǐng)導(dǎo)分管范圍的文件,須由黨委書記或廠長批準(zhǔn)簽發(fā)。其余文件均由分管廠領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)。
第九條 發(fā)文的范圍:
1.凡是以黨委、廠部名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀(jì)要和會議簡報,均屬發(fā)文范圍。
2.黨委、廠部下發(fā)文件主要用于:
(1)公布全廠規(guī)章制度;
(2)轉(zhuǎn)發(fā)上級文件或根據(jù)上級文件精神制訂的工廠文件;
(3)公布工廠體制機(jī)構(gòu)變動或干部任免事項;
(4)公布全廠性的重大生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營管理、政治工作、生活福利等工作的決定;
(5)發(fā)布有關(guān)獎懲決定和通報;
(6)其他有關(guān)全廠的重大事項;
3.黨委、廠部上行文、外發(fā)文主要用于:
(1)對上級機(jī)關(guān)呈報工作計劃、請示報告、處理決定;
(2)同兄弟單位聯(lián)系有關(guān)工廠重大生產(chǎn)、技術(shù)、人事勞資、物資供應(yīng)、科研、基建、經(jīng)營管理、黨群工作等事宜。
4.在工廠日常生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營管理、黨群工作中,有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達(dá)上級指示等事項,應(yīng)按有關(guān)制度辦理,經(jīng)分管廠領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,由主管業(yè)務(wù)科室書面或口頭通知執(zhí)行,一般不用廠部文件發(fā)布。
第12篇 機(jī)房上墻文件：鑰匙管理制度
工程部機(jī)房上墻文件:鑰匙管理制度
1、員工應(yīng)牢記'安全第一'的原則,嚴(yán)格執(zhí)行各專業(yè)制定的崗位職責(zé),提高對各機(jī)房鑰匙管理重要性的認(rèn)識。
2、工程部指定一名員工負(fù)責(zé)管理工程部所有的機(jī)房、辦公用房鑰匙的管理。在特殊情況時需動用備用鑰匙要經(jīng)工程經(jīng)理批準(zhǔn),用畢立即歸還。
3、員工在工作中對所管轄的機(jī)房鑰匙要進(jìn)行妥善保管、存放,嚴(yán)格執(zhí)行鑰匙的交接制度。
4、工程部設(shè)備機(jī)房屬重點部位,員工在崗時不許私自將鑰匙轉(zhuǎn)借他人。
5、機(jī)房門鎖不能隨便更換,如門鎖損壞需更換或補(bǔ)配鑰匙時,要經(jīng)過部門經(jīng)理同意,并把備用鑰匙交辦公室一把。
6、鑰匙一旦丟失,應(yīng)立即向部門報告,不允許丟失后不匯報,私自補(bǔ)配鑰匙。
**物業(yè)管理公司工程部
20**年*月**日
