紙質文件管理制度范文
公司紙質文件歸檔管理辦法
第一章 總則
第一條 為加強公司檔案管理工作,有效地保護和利用檔案,規(guī)范我司歸檔文件的管理方法,維護公司合法權益,把檔案管理從“分散、規(guī)矩、質雜、量大、孤本”的現狀變得“集中、系統、優(yōu)質、專指、廣泛”。
根據《中華人民共和國檔案法》和廣東省檔案局關于《廣東省檔案條例 》的規(guī)定,結合我司實際情況,特制定如下紙質文件歸檔管理辦法。
第二條 檔案管理工作主要分為收集、整理、保管、借閱使用、鑒定銷毀五項步驟。
在檔案管理工作中要做到交接有手續(xù)、借閱有審批、歸還有記錄、鑒定銷毀有依據才能保證到文件的安全。
第二章 紙質文件歸檔的具體實施
第三條 紙質歸檔文件的收集范圍
1.紅頭文件,如批復、決定、通知等
2.白頭文件,如經驗介紹、會議材料等;
3.公布性文件,如公告、通告、布告等;
4.記載性文件,如大事記、組織機構沿革、年鑒、廠志、工作日記等;
5.內部使用文件,如會議記錄、規(guī)章制度、工作總結、工作計劃等;
6.報道性文件,如新聞媒體報道本企業(yè)的信息報道(如熱點新聞、人物素描、大事追記、重點事情跟蹤報道等)。
7.證明性文件,如介紹信存根、黨組織關系轉移證明等;
8.信訪處理材料,如人民代表、政協委員議案、提案處理材料等;
9.契約性文件,如協議、合同、意向書等;
10.登記性文件,如干部(職工)登記表、干部(職工)花名冊等。
第四條 紙質歸檔文件的整理注意事項
1.下列文件或文本在實體裝訂時,可作為一件:①正本與定稿作為一件;②法律法規(guī)等重要文件的歷次修改稿(包括定稿)可合為一件;③
正文與補充說明正文的文字,圖表,數據等附件,原則上為一件(附件頁數多,也可各為一件);④具有保存價值的文件處理單應與正文作為一件;
⑤原件與復印件或手抄件,應作為一件;⑥轉發(fā)文件與被轉發(fā)文件,應作為一件;⑦報表,名冊,圖表類文字材料按其原裝訂方式,一冊(本)作為一件;⑧請示與批復,報告與批示,問函與復函等來往文書,原則上作為一件。
如果報請性文件歸檔整理后才收到回復性文件,也可各為一件,并在“歸檔文件目錄”的備注欄中加以說明。
2.以“件“為保管單位的各文種和稿本的排列順序為:①正本在前,定稿在后;②正文在前,附件在后;③原件在前,復制件在后;④轉發(fā)文在前,被轉發(fā)文在后;
⑤回復性文件在前,報請性文件在后;⑥結論性材料在前,依據性材料在后;⑦文件處理單放在文件前面;⑧漢文本在前,少數民族文本在后;⑨不同文字的文本,無特殊規(guī)定的,中文本在前,外文本在后。
3.文件有多個時間特征一份文件往往有多個時間特征,包括成文日期,簽發(fā)日期,批準日期,會議通過日期,公布日期,發(fā)文和收文日期等等。
分年度時,一般來說就以文件簽發(fā)日期(或落款日期)為準,據以判定文件所屬年度。
取消原有的按針對年度歸類的做法,對于計劃,規(guī)劃,總結,預決算,統計報表以及法規(guī)性文件等內容涉及不同年度的文件,統一規(guī)定按文件簽發(fā)日期(或落款日期)判定文件所屬年度。
4.跨年度形成的文件機關單位的某些具體職能活動,如召開會議,處理案件等,跨年度形成的文件,統一在辦結年度歸檔,分類時也都歸入辦結年度。
如:①跨年度的會議文件材料,統一歸在閉幕年;②跨年度的案件形成的文件材料,統一歸在結案年;③跨年度的請示與批復,統一歸在批復年,原已分開歸檔的,應在各自歸檔文件目錄備注欄內加以說明;
④回顧紀念性文件,歸入定稿或發(fā)表年;⑤法規(guī)性文件,歸入公布的年度;⑥跨年度的計劃歸開始年;⑦跨年度的總結歸最后一年,等等。
5.幾份文件作為一件時,“件”的日期按照規(guī)定,正本與定稿,原件與復制件,來文與復文等也可作為一件,這時判定“件”的日期,應以裝訂時排在前面的文件的日期為準。
具體地說,①正本與定稿為一件,以正本為準;②正文與附件為一件,以正文為準;③轉發(fā)文與被轉發(fā)文為一件,以轉發(fā)文為準;④來文與復文為一件,以復文為準;⑤多份文件(如組織關系,工資關系,行政介紹信,學籍材料等)作為一件的,可標起止時間。
6.無落日期的文件要標注日期此類情況見于內部文件(也叫白頭文件),需要分析文件內容,制成材料,格式,字體以及各種標識,通過對照等手段來考證和推斷文件的準確日期或近似日期,并據此按年度合理歸類。
7.專門年度的分類方法因為相當一部分工作是按照專門年度進行的,采用年度分類法時,對這部分工作中形成的文件,就按照專門年度進行分類。
8.臨時企業(yè)、個人客戶,存在時間不長(即兩年以內),文件材料又比較少,工作雖然跨年度,形成的文件可以不分年度,放在工作結束年度歸檔,如果每年文件數量較多,亦可分散在各個年度內歸檔。
第五條 紙質歸檔文件的保管辦法
1.檔案室對檔案進行系統存放和安全保護的工作,是檔案管理中的一項重要內容。
基本任務和要求是維護檔案的完整與安全。
2.檔案保管的軟硬件設施管理
2.1 檔案室/柜管理。
要建立完善的檔案室/柜管理制度,配備必要的防護設備,合理調節(jié)和控制溫度、濕度,做好防火、防盜、防塵、防霉等項工作,定期測記濕溫度變化、適時投放防蟲藥物、做好防火防盜工作,保持整潔、有序,保證檔案安全無損。
2.2 檔案檢查。
對于已存檔案的狀況應定期進行全面檢查,必要時可臨時進行部分檢查。
著重檢查檔案是否短少以及每件檔案的完好狀況,檢查時要逐卷進行,要作出詳細記錄并寫出正式報告。
一旦發(fā)現檔案缺少或嚴重破損等問題,要及時采取措施,妥善處理。
2.3 防止泄密。
對于保密文件,要保護其機密不被盜竊,嚴防泄密。
對涉密檔案安全進行檢查,特別是檔案信息安全管理、排查失泄密隱患與漏洞,確保檔案信息安全。
節(jié)假日期間,檔案庫房、檔案柜要加封條。
3.保管期限的劃分
3.1 永久,凡是反映本公司主要職能活動和基本歷史面貌的,對本公司建設和歷史研究有長遠(即50年以上)利用價值的檔案,定為永久保管。
它主要包括:(1) 本公司制定的屬于政策規(guī)定性的文件;處理重要問題形成的文件材料;召開重要會議的文件材料;重要的請示,報告,總結,綜合統計報表;機構演變,公司領導人任免等文件材料。
(2) 同本公司產生的重要文件有密切聯系的上級和下級機關的重要文件,上級針對本公司所作的決定,批復,報告和調查研究材料。
(3) 本公司批轉下級報送的重要的具有特殊意義的文件材料。
3.2 長期,凡是反映本機關的一般工作活動,在較長時間內(即15—50年左右)對本機關工作有查考利用價值的文件,定為長期保管,它主要包括:(1) 本機關一般工作問題文件材料;一般會議的主要材料;人事管理工作形成的一般文件材料(如行政介紹信,工資關系等)。
(2) 政府部門下發(fā)的屬于公司主管業(yè)務,并需要貫徹實行的一般性文件材料。
(3) 各級部門報送的年度工作總結,報告和統計報表等文件材料。
3.3 短期,凡是在較短時間內(如15年以內)對本公司有參考利用價值的文件材料列為短期保管。
它主要包括:(1) 本公司一般事務性的文件材料。
(2) 政府部門頒發(fā)的非主管公司業(yè)務但需要參照執(zhí)行的文件材料。
(3) 各級部門報送的一般性的文件材料。
3.4 根據本公司的保管期限表,對當年文件材料進行分類時應注意以下幾點:① 原則上不要將不同保管期限的文件混在一起。
② 應從一個問題或一組文件材料的重要程度劃定保管期限,不要孤立地按單份文件的重要程度來劃定保管期限。
③ 一個問題的文件,有保管期限不完全相同的情況,為了保持問題的完整性,可本著就高不就低的原則。
④本部門轉發(fā)上級的業(yè)務文件,沒有提出具體意見的打印件作短期。
第六條 紙質歸檔文件的借閱使用
1.公司各部門借閱檔案,必須按照公司制定的各門類檔案借閱管理標準辦理借閱手續(xù)。
外來公司單位企業(yè)來人查閱本單位檔案,需持公司單位企業(yè)介紹信并經有關部門領導簽字批準,方可查閱,不得抄錄或借出。
檔案調出和歸還檔案都應逐卷點交清楚,辦理手續(xù)。
用完的檔案要歸還原位。
2.機密、秘密、絕密檔案借閱一律按照《 檔案安全保密標準》中的要求辦理。
3.查閱各門類檔案應在閱覽室內進行,不劃道、涂改、折卷、裁剪、拍照、撕毀等。
特殊情況需借出的,需經部門負責人批準,但借出時間不得超過一周,不得轉借他人。
需繼續(xù)使用者要辦續(xù)借手續(xù),確保檔案的完整與安全。
4.珍貴的實物檔案、重要的照片、底片、縮微膠片等檔案一律不借出。
5.凡私自抄錄、攝、描繪、折散、刪刮、撕毀檔案等行為者嚴格按照國家《檔案法》、《保密法》予以追究法律現行責任。
第七條 紙質歸檔文件的鑒定銷毀
1.檔案資料鑒定銷毀工作由檔案鑒定銷毀小組負責。
檔案鑒定銷毀小組組長為董事長,作為檔案銷毀鑒定負責人;副組長為行政部經理,作為檔案銷毀監(jiān)督人;小組成員為檔案管理員,作為檔案銷毀的執(zhí)行人。
2.鑒定銷毀小組應定期對綜合檔案進行鑒定,對保管期限已滿但仍有保存價值的,應延長保管期限;對不需要繼續(xù)保管的檔案資料按檔案管理辦法進行處理。
3.銷毀檔案必須編制檔案銷毀冊,登記所銷毀檔案資料的時間、數量及主要內容。
4.銷毀檔案時,應遵循保密原則及有關規(guī)定并指派專人負責監(jiān)督銷毀,參加檔案銷毀的人員都要在銷毀清冊上簽字,嚴禁將檔案作廢紙出售。
第八條 以上辦法自2023年11月1日起執(zhí)行,解釋權歸公司行政部。
二○一一年十月
紙質文件管理制度
