第1篇 文件收發(fā)管理制度
一、總經(jīng)辦設(shè)專人負責文件的管理工作,對收到的公文做到及時拆封、分類、編號登記和傳閱。一般文件收到后應(yīng)在當日內(nèi)或次日中午前送批,緊急文件或會議通知收到后立即拆封送閱。
二、一般通知、便函等可由總經(jīng)辦直接送至有關(guān)部門辦理;其余文件均應(yīng)交公司領(lǐng)導批示后,再由總經(jīng)辦專人按批示范圍進行送閱,嚴禁個人、部門之間自行橫傳。部門閱辦后的公文(包括按文件要求報出的詳細資料、附件等)應(yīng)及時主動地退給總經(jīng)辦,以做好文件歸檔工作。
三、凡本公司外發(fā)的文件,應(yīng)嚴格按照上級有關(guān)公文處理的辦法及公文格式進行草擬、批發(fā)、打印、蓋章、報出;要求做到一文一事,按級上報,用詞及格式規(guī)范,嚴禁多頭主送,并由總經(jīng)辦統(tǒng)一進行登記編號。
四、部門或個人借閱文件,應(yīng)辦理借閱手續(xù),總經(jīng)辦定期做好文件的清退工作,做到每月小清退一次,年終大清退一次,清退的文件按文書檔案管理有關(guān)規(guī)定分類整理,裝訂成冊,歸檔。
五、嚴格遵守保密制度,對有密級的文件應(yīng)嚴加管理,辦理完畢后應(yīng)立即退回,并核點份數(shù),隨時存檔。絕密文件,僅限于直接有關(guān)人員經(jīng)領(lǐng)導批準后在文件保管處閱讀。
六、如文件丟失或違反保密制度,發(fā)生泄密的,除及時報告組織人事部外,還須向有關(guān)領(lǐng)導報告,情況嚴重的應(yīng)提交領(lǐng)導給予責任人必要的處理。
第2篇 投資公司文件收發(fā)和輪閱管理制度
投資開發(fā)公司文件收發(fā)和輪閱管理制度
一、編制目的
為維護公司文件收發(fā)和輪閱的規(guī)范性、嚴肅性和安全性,維護公司的利益,特制定本制度。
二、適用范圍
本制度適用于公司文件收發(fā)和輪閱的管理。
三、相關(guān)職責
1.公司員工必須嚴格依照本制度規(guī)定收發(fā)和輪閱文件。
2.綜合辦公室負責文件收發(fā)和輪閱管理制度的管理。
四、文件收發(fā)程序
1.凡上級和有關(guān)部門發(fā)、送本公司的文件,均應(yīng)由綜合辦公室專人負責開拆、登記。
2.收到文件要及時拆封,及時分送。綜合辦公室文件收發(fā)每天不少于一次,對需送閱的文件應(yīng)登記后及時送閱。時效性較強的會議通知和文件等,應(yīng)立即交總經(jīng)理閱簽。
3.各類文件送閱前由綜合辦公室負責人擬辦,并提出擬辦意見。
4.經(jīng)總經(jīng)理批辦的文件,由綜合辦公室專人負責及時轉(zhuǎn)交有關(guān)職能部門辦理。如需復印、打印的文件,則由承辦部門按規(guī)定辦理。
5.各職能部門需要發(fā)文件,先由各職能部門自行擬稿,經(jīng)部門負責人審稿,交辦公室負責人核稿,再交分管副總經(jīng)理審核,最后由總經(jīng)理簽發(fā)。
6.收到已簽發(fā)的文件后,辦公室專門人員應(yīng)及時編好文號,確定印制份數(shù),并逐項將文件標題、文號、發(fā)文日期、印編份數(shù)等記入發(fā)文登記簿。同時,留二份與底稿一并歸檔。
7.文件材料一般由各職能部門裝訂封發(fā),送綜合辦公室郵寄。機密和掛號文件在封發(fā)時需注明,由綜合辦公室按有關(guān)規(guī)定辦理。
五、文件輪閱程序
1.文件輪閱由辦公室專人負責。各部門輪閱文件一般不超過兩天。因故不能及時輪閱的,應(yīng)將文件送回,待后補閱。
2.輪閱時不得擅自將有關(guān)輪閱文件取走。確因工作需要借閱的,應(yīng)經(jīng)辦公室負責人同意,辦理有關(guān)登記手續(xù),借閱時間一般不超過五天,復印件應(yīng)妥善保管。
3.文件輪閱完畢,辦公室專門人員應(yīng)及時收集、整理,分類存查,并按規(guī)定立卷歸檔。
六、其他
1.本制度自簽發(fā)之日起執(zhí)行。
2.本制度最終解釋權(quán)歸綜合辦公室。
第3篇 x房地產(chǎn)公司文件收發(fā)管理制度
房地產(chǎn)公司文件收發(fā)管理制度
1.目的:為完善公司文件收發(fā)管理,提高行政管理水平和工作效率,使公司各項行政工作有章可循、照章辦事,特制訂本制度。
2.適用范圍:適用本公司所有文件。
3.職責:文件收發(fā)管理由行政辦公室統(tǒng)一負責。
工作內(nèi)容
公司文件共分絕密、機密、秘密、普通四種,文件密級由公司總經(jīng)理確定。
公司文件由行政辦公室擬稿,文件形成后由總經(jīng)理簽發(fā)。
業(yè)務(wù)文件由有關(guān)部門擬稿,分管副總經(jīng)理或總工程師審核、簽發(fā)。
屬于秘密以上的文件,核稿人應(yīng)注明文件密級,并確定報送范圍。秘密以上文件須按保密規(guī)定,由專人印制、報送。
已簽發(fā)的文件由核稿人登記,并按不同類別編號后,按文印規(guī)定處理。
文件由擬稿人校對,審核后方能復印、蓋章。
公司的文件由行政辦公室負責報送。送件人應(yīng)把文件內(nèi)容、報送日期、部門、接件人等事項登記清楚,并報告報送結(jié)果。秘密以上文件由專人按核定的范圍報送。
經(jīng)簽發(fā)的文件原稿送辦公室存檔。
外來文件由行政辦公室行政主管負責簽收,并于接件當日填寫閱辦單,按領(lǐng)導批示的要求送達有關(guān)部門,辦好文件閱辦;屬急件的,應(yīng)在接件后即時報送。
文件閱辦部門或個人,對有閱辦要求的文件,應(yīng)在三日內(nèi)辦理完畢,并將辦理情況反饋至行政辦公室。三日內(nèi)不能辦理完畢的,應(yīng)向行政辦公室說明原因。
附件10.文件借閱登記表
第4篇 有限公司文件收發(fā)管理制度
有限公司文件收發(fā)管理制度
為使公司行文和收文處理規(guī)范化，制定本制度。
第一條 經(jīng)理辦負責公司對外行文和公文的收發(fā)處理工作。
第二條 行文
(一)凡以公司名義上報或下發(fā)的文件(報告、請示、紀要、通知、函件等)，由承辦部室擬稿，經(jīng)部室負責人初審后，送辦公室核稿，經(jīng)辦公室核稿后送公司領(lǐng)導簽發(fā)。重要文件需由公司領(lǐng)導審核，公司總經(jīng)理簽發(fā)。聯(lián)合行文必須同時送有關(guān)部室領(lǐng)導會簽，方可發(fā)出。
(二)經(jīng)公司領(lǐng)導簽發(fā)的文稿交經(jīng)理辦統(tǒng)一登記、分類編號。由擬稿部室打印、校對、裝訂，上行文由經(jīng)理辦發(fā)送并催辦，平行文和下行文由擬稿部室分發(fā)。經(jīng)理辦負責審批在公司內(nèi)網(wǎng)上發(fā)布有關(guān)文件。
(三)行文流程按公司辦公處理系統(tǒng)流程進行。
第三條 收文處理
(一)所有發(fā)至我公司的公文(含傳真件公文和附有領(lǐng)導的批示或上級部門轉(zhuǎn)我公司處理的公文)，由經(jīng)理辦統(tǒng)一簽收、登記、編號，送公司領(lǐng)導閱示或送有關(guān)部室辦理。
(二)文件按辦件、閱件進行分類。經(jīng)理辦負責人根據(jù)文件內(nèi)容和規(guī)定的傳閱范圍，提出辦文意見，送公司領(lǐng)導批示或交有關(guān)部室閱辦。需要辦理的公文，經(jīng)請示公司領(lǐng)導后辦理，經(jīng)理辦根據(jù)文件內(nèi)容、領(lǐng)導批示予以催辦。
(三)對急辦件，經(jīng)理辦應(yīng)立即將文件送交公司領(lǐng)導批閱。領(lǐng)導不在時，經(jīng)理辦應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容及時限要求，交相關(guān)業(yè)務(wù)科室或人員辦理。事后及時向公司領(lǐng)導匯報并做好督辦工作。
(四)一般公文通過公司內(nèi)網(wǎng)辦理和傳閱。保密文件一律由辦公室專人傳送。
(五)凡外出開會、學習帶回的文件及材料原件須交辦公室登記存檔。
第四條 有關(guān)要求
(一)收發(fā)文件必須設(shè)立收發(fā)文件登記本，履行登記簽收手續(xù)，收、退文件，要專人負責。
(二)必須按規(guī)定范圍組織閱讀文件，并在辦公室內(nèi)進行，秘密文件當場閱后收回，不得擅自擴大閱讀范圍和帶出公司閱辦。
(三)借閱文件，必須經(jīng)過批準，并辦理借閱手續(xù)，依時退還，秘密文件不準摘抄。
(四)秘密文件必須存放在有安全保密設(shè)施的保險柜、文件柜內(nèi)，用后放柜加鎖，關(guān)好門窗。
(五)復制秘密文件，必須經(jīng)過請示批準，由文件保管人員復制后交使用者，復印件與原件同樣管理。
第五條 本制度由公司經(jīng)理辦負責解釋，自經(jīng)理辦公會議審議通過后實施。
