報(bào)刊信件收發(fā)管理程序制度

報(bào)刊信件收發(fā)管理程序

1.目的

對(duì)郵件、報(bào)刊收發(fā)實(shí)施控制,確保客戶及時(shí)收到郵件報(bào)刊。

2.適用范圍

適用于郵件和報(bào)刊的收發(fā)。

3.引用文件

3.1質(zhì)量手冊(cè)第4.7、4.9、4.10、4.12、4.13章。

3.2iso9002標(biāo)準(zhǔn)4.7、4.9、4.10、4.12、4.13章。

4.職責(zé)

4.1保安部報(bào)刊收發(fā)員負(fù)責(zé)大廈內(nèi)郵件和報(bào)刊的收發(fā)。

4.2保安部經(jīng)理負(fù)責(zé)處理投訴及與郵電部門聯(lián)系有關(guān)事宜。

5.工作程序

5.1客戶辦理信箱使用申請(qǐng)手續(xù)

5.1.1客戶需要使用本大廈內(nèi)的信箱時(shí),到物管部辦理申請(qǐng),物管部通知財(cái)務(wù)室收取費(fèi)用。

5.1.2物管部憑財(cái)務(wù)收費(fèi)票據(jù),填寫《國(guó)企大廈室內(nèi)維修委托單》,通知工程部裝配信箱鎖;安裝完成后,物管部通知客戶領(lǐng)取信箱鎖匙。

5.1.3在使用信箱期間,信箱和鎖匙由客戶自行保管,鎖匙損壞或遺失的,由保安部向工程部出單維修更換,客戶按規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)到財(cái)務(wù)室交納維修費(fèi)用。

5.2客戶辦理報(bào)刊登記手續(xù)

5.2.1每年十月份,物管部需在告示牌內(nèi)通知客戶到郵電局辦理下一年度的報(bào)刊預(yù)訂手續(xù)。

5.2.2客戶需要提供收發(fā)報(bào)刊服務(wù)時(shí),憑《報(bào)刊訂閱收據(jù)》的復(fù)印件到收發(fā)室辦理登記手續(xù),由收發(fā)員在《報(bào)刊訂閱登記表》中登記報(bào)刊名稱、代號(hào)、起止日期、聯(lián)系電話,并且保留收據(jù)復(fù)印件,以方便今后查詢。

5.3 收發(fā)過程

5.3.1對(duì)于投遞員送來的郵政快件、匯款單、掛號(hào)信、電報(bào)、包裹等特殊郵件,收發(fā)員需要在郵電部門的簽收單上簽字或蓋章,并登記在《郵件收發(fā)登記表》中,當(dāng)日送于客戶。

5.3.2平信、報(bào)刊由收發(fā)員當(dāng)天發(fā)放到客戶信箱。

5.3.3對(duì)于掛號(hào)信、包裹、匯款單、電報(bào)等有價(jià)郵件,如果超過二十天無人領(lǐng)取,大廈收發(fā)員通過投遞員退回郵電局,投遞員在《郵件收發(fā)登記表》上簽字。

5.4接到客戶投訴后,保安部經(jīng)理立即調(diào)查清楚投訴的原因并在當(dāng)日給客戶答復(fù)解決問題的辦法。由于收發(fā)員的責(zé)任以致客戶這些郵件丟失或給人冒領(lǐng),造成收件人損失的,責(zé)令收發(fā)員及時(shí)向客戶道歉或賠償,并協(xié)助客戶追查遺失郵件。由于郵電局投遞方面的責(zé)任,由保安部經(jīng)理與郵電局聯(lián)系協(xié)商解決,記錄在《客戶投訴登記表》中。

6.質(zhì)量記錄及支持文件

6.1 《郵件收發(fā)登記表》

6.2《報(bào)刊訂閱登記表》

6.3《客戶投訴登記表》

6.4《國(guó)企大廈室內(nèi)維修委托單》

郵件收發(fā)登記表

序號(hào) 日期 樓層

房號(hào) 姓名 郵件

名稱 編號(hào) 簽收 備 注