某大廈物業(yè)管理處會計管理制度

大廈物業(yè)管理處會計管理制度

一、總則

(一)財務管理是物業(yè)管理的重要組成部分,正確處理好管理與理財?shù)年P系是物業(yè)管理的首要問題。

(二)財務管理的三方面任務:

1.有計劃、合理的安排資金,為管理處經(jīng)營管理工作;

2.認真貫徹各項財經(jīng)制度,維護財經(jīng)紀律,實行財務監(jiān)督;

3.加強經(jīng)濟核算,增收節(jié)支,提高經(jīng)濟效益;

(三)配備專職財務人員,開戶建賬,建立一套完整的、切實可行的會計核算制度,做好管理處經(jīng)濟活動記錄工作。

(四)做好年度的財務預算,落實各項經(jīng)濟指標。

(五)做好會計決算和利潤分配報告,加強財務監(jiān)督,改善經(jīng)營管理,提高經(jīng)濟效益。

(六)遵守國家及各項有關法律法規(guī)和條例,接受當?shù)囟悇铡y行、工商等門的監(jiān)督。

(七)受'會計師事務所'對企業(yè)會計賬目的審查。

二、財務權限與職責

(一)物業(yè)管理處財務部必須配合總物業(yè)經(jīng)理編制物業(yè)管理處下年度財務預算,制定各項經(jīng)濟指標,并報物業(yè)管理總物業(yè)經(jīng)理及北京華陽恒新物業(yè)管理有限責任公司審定。

(二)監(jiān)督管理處的資金來源與運用情況及各項指標的完成情況,監(jiān)督控制財務預算的執(zhí)行情況,分析實際與預算的差額,加強預算控制。

(三)加強流動資金的管理,制定各部門的流動資金額度,超出額度財務有權拒付。

(四)對于總物業(yè)經(jīng)理權限以內(nèi)管理處的一切開支,由經(jīng)手人闡明原因報管理處相關部門經(jīng)理簽字,經(jīng)物業(yè)管理處財務經(jīng)理審核簽字報總物業(yè)經(jīng)理審批后方可報銷;對于總物業(yè)經(jīng)理權限以外的管理處開支,除上述審批程序外還需上報北京華陽恒新物業(yè)管理有限責任公司審批。

(五)有權拒付違反財經(jīng)紀律和違反管理處財務規(guī)定的開支。

(六)建立完善的管理收費系統(tǒng),及時足額收取管理費及其他費用,必要時協(xié)助開發(fā)商向客戶收取其他費用。

(七)建立固定資產(chǎn)登記及定期盤點制度,防止固定資產(chǎn)的流失。

(八)建立完善的會計資料檔案管理系統(tǒng),保證會計資料的完整。

(九)按國家財政、稅收部門及北京華陽恒新物業(yè)管理有限責任公司的規(guī)定和要求,及時編制各種對外、對內(nèi)的財務報表,準確計算應納稅額,做好財務工作。

(十)超越財務權限,強行核銷不合理開支,打擊報復財務人員的行為,物業(yè)管理處財務人員有權利、有責任向總物業(yè)經(jīng)理及上級部門報告申訴。

三、財務管理

(一)物業(yè)管理處財務部應認真貫徹《企業(yè)財務通則》和《會計準則》,并執(zhí)行財政部制定的《物業(yè)管理企業(yè)財務管理規(guī)定》、北京市財政局制定的《北京市物業(yè)管理企業(yè)財務管理實施細則》,以及國家財政政策、法令,遵守各項資金收付制度,嚴格執(zhí)行預算開支標準。

(二)按照財務制度的規(guī)定,切實做好記賬、算賬、報賬工作,做到手續(xù)完備、內(nèi)容真實、數(shù)字準確、賬目清楚、日清日結、按期收賬、在規(guī)定時間內(nèi)報送會計報表,及時、準確、完整地反映管理處的財務狀況和經(jīng)營成果。

(三)按銀行有關制度規(guī)定,做好現(xiàn)金和支票的管理工作,遵守支票使用規(guī)定及銀行結算紀律,加強現(xiàn)金管理,做好結算工作。做到日清月結、賬賬相符、賬證相符、賬實相符。及時清理未達賬項,每日報現(xiàn)金日報表、銀行存款日報表,以便合理的使用資金。

(四)根據(jù)國家財務制度精神,結合所管理的實際,協(xié)助總物業(yè)經(jīng)理制訂有關財務管理、經(jīng)濟核算、費用開支等具體辦法,并監(jiān)督各部門實行。

(五)妥善保存會計檔案資料,接受財稅部門、本公司主管經(jīng)理的監(jiān)督檢查,及時提供財務資料,如實反映情況。

(六)每月為總物業(yè)經(jīng)理提供所管物業(yè)的財務情況,為加強企業(yè)經(jīng)營收益做好參謀。

(七)完成好總物業(yè)經(jīng)理布置的其他工作。

四、固定資產(chǎn)的管理

(一)按現(xiàn)行會計準則規(guī)定:使用期限超過一年的房屋及建筑物、機械、機器、運輸工具以及其他與生產(chǎn)經(jīng)營有關的設備、器具、工具等。不屬于生產(chǎn)經(jīng)營主要設備的物品,單位價值在人民幣2000元以上,并且使用年限超過2年的,也應該作為固定資產(chǎn)。

(二)各部門如需購置固定資產(chǎn),應在編制年度預算和月預算時充分考慮及擬訂采購計劃,填制'采購申請單'并寫明固定資產(chǎn)的用途、名稱、規(guī)格、單位、數(shù)量、金額及訂貨商(三家報價),'采購申請表'要經(jīng)詢價人及部門經(jīng)理簽字,經(jīng)物業(yè)管理處財務部審核后呈報總物業(yè)經(jīng)理審批,以上手續(xù)完備后物業(yè)管理處方可與供貨商簽訂商品購銷合同。購銷合同正本送財務部作付款依據(jù),采購部門、總經(jīng)辦各存副本備查。

(三)購進固定資產(chǎn)

1.購進固定資產(chǎn)后,采購人要到物業(yè)管理處財務部辦理到貨手續(xù),會同財務人員、倉儲保管人員填制'外購資產(chǎn)、物品驗收單',如直撥使用部門,使用部門要對購進固定資產(chǎn)的質(zhì)量及外觀進行審驗并填制'固定資產(chǎn)領用登記表'。

2.財務部要對購進的各項固定資產(chǎn)建賬建卡、根據(jù)稅務局要求和會計核算方法,按月計提折舊費。固定資產(chǎn)的折舊方法采用平均年限法。

3.固定資產(chǎn)應由使用部門負責管理,財務部應根據(jù)固定資產(chǎn)的類別建立固定資產(chǎn)分類賬,并根據(jù)'外購資產(chǎn)、物品驗收單'、'固定資產(chǎn)領用登記表'對固定資產(chǎn)按使用部門分別設立備查賬。使用部門在領用固定資產(chǎn)時要會同財務人員、倉儲保管人員共同填制'固定資產(chǎn)領用登記表'。

4.固定資產(chǎn)如專人使用,應由使用人保管,使用人在財務部辦理領用手續(xù)。各部門公共使用的,由部門經(jīng)理指定專人負責,如發(fā)生人為損壞或丟失,需照價賠償。

5.固定資產(chǎn)要定期清查盤點,本制度規(guī)定:物業(yè)管理處須于每年的6月30日和12月31日對所有固定資產(chǎn)進行全面的清查盤點,盤點時要對實物逐項點數(shù),填制'固定資產(chǎn)盤點表',按類別、品名詳列賬存數(shù)量金額和實存數(shù)量金額,由參加盤點人簽章證明,保管備查,固定資產(chǎn)明細賬和固定資產(chǎn)總賬要按時核對,做到賬賬相符,賬實相符,出現(xiàn)盤盈、盤虧要及時上報。

6.固定資產(chǎn)的調(diào)出、變賣和因失去使用價值需要報廢時,必須按管理權限辦理,合法批準手續(xù),其變賣價格由物業(yè)管理處財務部核實凈值后與購買單位協(xié)商確定并報總物業(yè)經(jīng)理審批,需報廢及清理的固定資產(chǎn)要進行審查與技術鑒定后報總物業(yè)經(jīng)理批準,進行賬物處理。凡屬人為造成固定資產(chǎn)報廢或損壞,必須上報總物業(yè)經(jīng)理處理并追究其個責任及相應的處罰。

7.對于接受外單位投資、調(diào)撥增加的固定資產(chǎn)或?qū)ν馔顿Y、調(diào)撥減少的固定資產(chǎn),雙方財務人員、經(jīng)辦人員、總負責人需共同填制'固定資產(chǎn)交接表'并加蓋雙方單位的公章。

五、流動資產(chǎn)的管理

(一)非商品資金管理:非商品資金包括現(xiàn)金、物料用品、低值易耗品等

。

1.必須嚴格控制非商品資金的占用,核定額度,嚴格管理。

2.購置必須有計劃,經(jīng)批準,手續(xù)合法完備,否則財務不予報銷。

3.根據(jù)財政局有關各企業(yè)庫存現(xiàn)金不得超過銀行核準限額,根據(jù)現(xiàn)在的經(jīng)濟業(yè)務需要,備用金庫存周轉金暫定為3000元整,由財務部出納員負責,建立現(xiàn)金日記賬,嚴格執(zhí)行現(xiàn)金盤點制度,報銷手續(xù),每日核對庫存現(xiàn)金,做到賬款相符,賬賬相符。

4.當天收取的各種款項,一律當日送存銀行。

5.報廢的低值易耗品和物料用品,必須查明原因,分清責任,報物業(yè)管理處財務部作賬務處理。凡屬人為的損失,必須上報總物業(yè)經(jīng)理處理并追究個人責任。

(二)結算資金管理:結算資金是企業(yè)在經(jīng)營活動中發(fā)生的貨幣業(yè)務,包括銀行存款、應收應付往來賬款等。

1.管理處的銀行帳戶,不準借給其他任何單位和個人使用,更不得出租帳戶收取手續(xù)費。

2.及時登記、清理往來賬款,凡人為造成死賬的,必須追究其個人責任,上報總物業(yè)經(jīng)理處理。

3.每月核對內(nèi)部往來賬。因物業(yè)管理處為北京華陽恒新物業(yè)管理有限責任公司非法人分支機構,其賬務為獨立核算、統(tǒng)一納稅,所以管理處與總公司需合并會計報表,而保證并表的基礎即為雙方的內(nèi)部往來核對無誤。

4.及時清理債權、債務,防止拖欠款項。

5.任何人不得以任何手段貪污、挪用公款及個人收取傭金等違法行為。

六、費用管理

(一)費用管理原則

1.堅持勤儉節(jié)約的原則,努力降低費用水平。交際、應酬費應根據(jù)需要,本著少花錢多辦事的原則,采取實報實銷的辦法(由經(jīng)辦人事先闡明原因報總物業(yè)經(jīng)理批準)。

2.正確執(zhí)行有關財務規(guī)定,嚴格遵守費用開支范圍。

3.加強各項開支計劃管理,實行財務監(jiān)督,財務部要行使好財權。

4.嚴格各種費用,杜絕假發(fā)票、空白條、杜絕不合理、不合法的費用支出,一切付款票據(jù),必須是合法的發(fā)票,白條不得做為報銷憑證。

5.嚴格控制費用,嚴禁在使用中假公濟私。

6.凡屬費用范圍開支,要按管理處報銷程序執(zhí)行。

7.物業(yè)管理處發(fā)生的各種費用,應按權責發(fā)生制的原則合理進入當期費用。低值易耗品的攤銷原則是一次進入費用,但數(shù)額較大的可按使用期限分次攤銷。低值易耗品購入后領用時要填制'低值易耗品領用登記表'。

(二)費用開支標準

1.工資:按管理處工資管理規(guī)定執(zhí)行。

2.勞動保險費:按北京市社會保障中心的和管理處有關規(guī)定執(zhí)行。

3.交際應酬費:原則為每月元人民幣,如有特殊情況需超出上述標準的必須于事前報物業(yè)總經(jīng)理批準。

4.通訊費:副經(jīng)理級以上人員按管理處手機報銷制度執(zhí)行,其他員工無論手機費或bp機費一律不準報銷;物業(yè)管理處的辦公用市話費、長話費可憑電話局的話費收據(jù)列支入賬。

5.市內(nèi)交通費:物業(yè)管理處員工如因公外出須提前填寫'用車申請單'報物業(yè)部,在行政用車安排緊張時須事先征得總物業(yè)經(jīng)理的同意后方可乘的士。

七、財務報銷制度

(一)持簽批完整的采購申請,進行物品采購。

(二)物品買回后,經(jīng)手人必須持有正式的發(fā)票找驗收人按發(fā)票上所列列明收貨詳情(如物料用品、固定資產(chǎn)類的、使用部門、物品數(shù)量、價格等),再填制有關報銷單,按報銷程序進行報帳。

(三)所有的報銷單據(jù)必須由報銷人填寫,由管理處財務經(jīng)理審核,報總經(jīng)理審批后,出納員方可支付;同時根據(jù)本制度前款規(guī)定,超出總物業(yè)經(jīng)理權限的支出及超出費用月標準以外的支出,均須報北京華陽恒新物業(yè)管理有限責任公司審批。

(四)出納員只能將報銷費用交與報銷人,不可轉收,支付后立即在報銷單上注明'已付'字樣。

八、追繳管理費流程

(一)物業(yè)管理處財務部須于每月月底前發(fā)出住戶費用繳款通知書至各業(yè)主,每一業(yè)主應于每月之首五日內(nèi)向管理處繳付其每月應付之各項費用。住戶費用繳款通知書一式三份,兩份管理處做存根聯(lián)和記賬聯(lián);一份副聯(lián)交有關業(yè)主,業(yè)主付款時管理處在記賬聯(lián)上加蓋收訖章,發(fā)票記賬聯(lián)連同住戶費用繳款通知書記賬聯(lián)做入賬憑據(jù)。管理處開具發(fā)票時必須寫明業(yè)主公司名稱、費用期間,同時收入部分與代收部分必須分開填列,以便隨時核對收款情況。發(fā)票的填開必須真實準確,不得涂改,嚴禁虛開,不開或開據(jù)上、下聯(lián)不符的發(fā)票。

(二)業(yè)主如在每月接到住戶繳費通知書5日內(nèi)尚未繳付當月之各項費用,管理處須印發(fā)第一催款通知書予有關業(yè)主,以提醒業(yè)主須于此通知書發(fā)放后3日內(nèi)清付前款費用。

(三) 業(yè)主在第一催款通知書發(fā)出后仍尚未繳付,管理處須向該業(yè)主發(fā)出最后催款通知書催繳欠款。如管理處在最后催繳通知書發(fā)放后仍未收取業(yè)主之繳款,管理處將采取暫停服務。