行政后勤程序管理制度

1.公文管理細則

2.檔案管理辦法

3.辦公用品及設(shè)備管理規(guī)定

4.辦公區(qū)域管理規(guī)定

5.考勤管理制度

6.休、請假管理制度

7.離職管理制度

8.保密細則

9.懲戒細則

公文管理細則

第一條目的：為增強公司公文的印制、呈批、傳達及管理的規(guī)范性，特制定本實施細則。

第二條適用范圍：適用與公司的內(nèi)部呈文和外來公文。

第三條管理權(quán)限：行政辦公室

第四條公文的管理程序：

1.公文管理主要包括公文的擬辦、核稿、登記、批辦、承辦、簽發(fā)、印刷、用印、傳遞、歸檔等事項。

2.收文管理程序：

公司收文的范圍：各級政府來文、行業(yè)管理部門來文以及其它單位來文。

行政辦公室負責公司所有收文的簽收、登記造冊及統(tǒng)一管理，按照總經(jīng)理批準及時交由相關(guān)部門承辦，并及時跟蹤、反饋承辦結(jié)果。

公司外來文件凡屬公司領(lǐng)導(dǎo)親收件，應(yīng)及時送交收信人本人。

需承辦的公司收文，由辦公室交由承辦人，承辦人需按規(guī)定迅速辦理，不得拖延;如需兩個或兩個以上部門共同承辦的，部門間應(yīng)做好協(xié)調(diào)工作，盡快辦理。

如需進行收文轉(zhuǎn)辦的，應(yīng)由第一承辦人及時轉(zhuǎn)辦和催辦，以確保公司收文的事項及時落實。

各部門因外出開會或通過其它渠道直接收到的收文性質(zhì)的文件，應(yīng)及時送達辦公室登記存檔，并按上述程序閱辦。

3.內(nèi)部呈文管理程序：

凡以公司名義的發(fā)文，均由行政辦公室統(tǒng)一登記管理，并填寫統(tǒng)一的文頭紙。

所發(fā)公文原則上應(yīng)一文一事。

一般不可越級行文，確需越級行文時，應(yīng)同時抄報被越級的部門或人員。

發(fā)文文稿應(yīng)由主辦部門擬定，報總經(jīng)理審批后，由行政辦公室承辦。

公司內(nèi)部公文的發(fā)布，均由行政辦公室以規(guī)定格式統(tǒng)一發(fā)布。下發(fā)給個別部門的公文，應(yīng)履行簽收手續(xù)。

4.公司公文的行文要求：

擬定公文時，應(yīng)按公司規(guī)定文種擬定，文頭紙須符合公文規(guī)范，并使用電腦打印稿，做到用詞恰當、標點準確，言簡意賅。

公文格式：公司公文由發(fā)文的文號、簽發(fā)人、標題、正文、附件、印章、發(fā)文時間、主送單位等組成。

公司發(fā)文統(tǒng)一編號：

公司發(fā)文落款應(yīng)標注公司全稱：

公司發(fā)文時間：由公司總經(jīng)理簽發(fā)的公文，以其簽發(fā)日期為準;經(jīng)公司會議、總經(jīng)理辦公會討論通過的公文，以通過日期為準;公司性法規(guī)公文，以總經(jīng)理批準日期為準。

檔案管理辦法

第一條目的：為加強公司各類檔案管理的規(guī)范性，特制定本辦法。

第二條適用范圍：公司的全部文書檔案、人事檔案、會計檔案、工程檔案。

第三條管理權(quán)限：各相關(guān)部門

第四條檔案的立卷歸檔：

立卷范圍：公司業(yè)務(wù)活動中的收文及批辦過程中的批辦材料;以公司名義發(fā)出的文件;各種會議文件及會議記錄;公司內(nèi)部管理類文件;公司內(nèi)部形成的除人事、財務(wù)方面之外的其它請示、報告、批復(fù);公司對外簽訂的經(jīng)濟合同原件;在工作過程中形成的照片、錄音帶、計算機軟盤及光盤、工具類書籍、資料。

有關(guān)部門須保留檔案原件時，行政辦公室應(yīng)保存復(fù)印件，并在復(fù)印件上注明原件存放處。

第五條檔案的保管：

1、凡公司在各類經(jīng)營活動中形成的具有保存價值的文件資料，均應(yīng)由各檔案管理有權(quán)部門進行收集、整理、立卷歸檔及甲常管理，其它部門和個人不得擅自留存。

2、凡屬立卷歸檔的文件資料，必須為原件，書寫格式必須符合要求，書寫工具須為鋼筆或黑色碳素筆，且應(yīng)保證其完整、齊全、分類清楚。

3、檔案管理實行一月一整理制度，所有歸檔文件均應(yīng)為已完成文件。

4、各檔案管理有權(quán)部門的部門經(jīng)理應(yīng)定期對本部門全部檔案的保管及借閱登記狀況進行核查，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時向上級主管領(lǐng)導(dǎo)匯報，以便及時采取措施確保檔案的安全。

5、對破損和變質(zhì)的檔案及時進行復(fù)制和修補。

第二條檔案的借閱：

1、借閱檔案時需填寫《借閱登記表》;并不得將檔案帶離所在辦公室。

2、經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準后檔案被借出時，檔案管理人員應(yīng)在該檔案的位置上，放一張代替卡，卡上應(yīng)標明檔案卷號、借閱時間、借閱單位、借

閱人姓名，以便按時催還，防止檔案丟失。

3.秘密檔案的借閱應(yīng)由行政辦公室主任在借閱登記表中簽字認可;機密檔案由檔案管理由上級主管領(lǐng)導(dǎo)簽字認可;絕密檔案由公司總經(jīng)理簽字認可后方可借閱。

4.保密性檔案原則上不得摘抄或復(fù)印，如確實需要時，應(yīng)由檔案管理有權(quán)部門最高負責人在借閱登記表中簽字認可。

5.借閱檔案的部門和個人，必須妥善保管檔案資料，不得將其拆散，或進行涂改、勾劃、折疊、抽頁等損壞性行為，也不得轉(zhuǎn)借他人使用。

第三條檔案的銷毀：

檔案銷毀由辦公室報請公司總經(jīng)理批準后執(zhí)行，并須由公司指派專人進行監(jiān)督。

辦公用品及設(shè)備管理規(guī)定

第一條目的：為確保公司辦公用品及辦公設(shè)備管理和使用的高效化及規(guī)范化，特制定本規(guī)定。

第二條適用范圍：公司正常經(jīng)營活動中的辦公用品及辦公設(shè)備的領(lǐng)用、日常管理及維護。

辦公用品及設(shè)備包括：

大型辦公用品：辦公家具、桌椅、電器、輔助用具

小型辦公用品：辦公文具、其它辦公易耗品

辦公設(shè)備：電腦、打印機、復(fù)印機、傳真機、碎紙機、投影儀、電話、其它設(shè)備

第三條管理權(quán)限：行政辦公室

第四條小型辦公用品的領(lǐng)?。?/p>

1、公司辦公用品由行政辦公室統(tǒng)一購買和分發(fā)，員工需以部門為單位填寫《辦公用品領(lǐng)用申請表》。

2、新員工入職時，行政辦公室為其配備相應(yīng)的辦公用品。

第五條大型辦公用品及辦公設(shè)備的配備：

1、大型辦公用品及辦公設(shè)備由公司統(tǒng)一配備。

2、新員工入職或其他員工需要配備時，應(yīng)由行政辦公室填寫《辦公用品領(lǐng)用申請表》，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)審批后方可配備。

第六條辦公用品及設(shè)備的使用

1、辦公用品及設(shè)備屬公司財產(chǎn)，任何個人不得據(jù)為已有。

2、凡以公司名義接受饋贈或其它方式收取的辦公用品及設(shè)備均應(yīng)交行政辦公室登記入庫，進行統(tǒng)一管理及調(diào)配，部門不得私自占有或個人據(jù)為已有

3、辦公用品以節(jié)約為原則進行配備和使用，避免不應(yīng)有的浪費。

4、員工離職或因崗位調(diào)動需將辦公用品及設(shè)備交回辦公室并辦理交接手續(xù)。

5、辦公用品及設(shè)備發(fā)生損壞，應(yīng)報行政辦公室進行維修或更換，不得私自進行處理。屬非正常損壞的，對直接責任人按其責任輕重進行相應(yīng)處罰及賠償。

辦公區(qū)域管理規(guī)定

第一條目的：為加強辦公區(qū)域規(guī)范管理，確保公司良好的工作環(huán)境及工作秩序，特制定本規(guī)定。

第二條適用范圍：公司及其所屬的辦公區(qū)域。

第三條管理權(quán)限：行政辦公室。

第四條辦公區(qū)域的行為規(guī)范：

1、應(yīng)以普通話低音量在辦公區(qū)域內(nèi)進行交流。禁止高聲喧嘩、污言穢語，手機應(yīng)始終調(diào)為振動狀態(tài)。

2、不得在任何時間內(nèi)將與工作無關(guān)的人員帶入辦公區(qū)域，如有人員來訪，應(yīng)由有關(guān)人員接待。

3、愛護辦公區(qū)域內(nèi)的一切設(shè)施，不得隨意毀壞、涂抹，不得將公共設(shè)施及物品據(jù)為已有，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，將要求責任人按損壞或丟失物品的原價進行賠償。

4、節(jié)約公司一切能源，隨時注意關(guān)閉電源、水源開關(guān)。隨意浪費者，公司將進行相應(yīng)處罰。

5、工作時間內(nèi)不得進行上網(wǎng)聊天、玩游戲、打牌、下棋等娛樂活動。

6、注意保持辦公區(qū)域的衛(wèi)生，不得亂扔雜物不得隨地吐痰，外出或下班離開時，應(yīng)收拾好與工作有關(guān)的資料文件及個人物品，關(guān)閉電腦電源。

7、上班時間應(yīng)衣著整潔，不得穿短褲、短裙、背心及袒胸露背衣裙及拖鞋。

8、下班時必須關(guān)好門窗，做好防盜、防火工作。

第五條電話使用行為規(guī)范：

1、公司電話僅供工作之需，不得使用公司電話撥打私人電話。一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，按公司《懲戒細則》進行處罰，并由本人承擔所需費用。

2、工作電話通話時間應(yīng)盡量簡短，如確需長時間討論細節(jié)，應(yīng)盡量安排面談。

3、電話響鈴三聲以內(nèi)必須馬上接聽，若本人不在座位上，電話臨近的員工必須幫助接聽，并問清楚對方需溝通的事宜，或記下對方電話，待本人回來后及時轉(zhuǎn)達。

4、接聽電話必須使用禮貌用語普通話。

考勤管理制度

第一條目的：為規(guī)范對公司員工的考勤管理，特制定本制度。

第二條適用范圍：本制度適用于公司全體員工。

第三條管理權(quán)限：行政辦公室

第四條管理規(guī)定：

1、員工工作時間為上午8：30分至11:30分，下午2：30分至5:30分。

2、公司員工實行上下班隨機抽查制度，由辦公室負責組織實施。

3、公司員工外出辦理業(yè)務(wù)，需提前向部門負責人告知并經(jīng)批準。

4、遲到、早退15分鐘內(nèi)，罰款20元。超過15分鐘以上者，按曠工半天論處。月累計遲到、早退5次以上，按曠工一日處理。

5、員工無故曠工半日者，給予一次警告處分。月曠工7天或年曠工30天以上者，按自動離職處理。

6、員工因公出差，須報部門領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理批準。

休、請假管理制度

第一條：目的：為規(guī)范員工的休、請假制度，特制定本制度。

第二條適用范圍：本制度適用于公司全體員工。

第三條管理權(quán)限：行政辦公室

第四條休、請假審批程序：

1、休息日、法定假日按國家及公司規(guī)定休息。

2、員工休婚假、產(chǎn)假、喪假，須填寫請假條，經(jīng)部門負責人簽署意見后報總經(jīng)理審批。

3、員工休病假須填寫請假條，突發(fā)疾病可向部門負責人電話請假，病愈后補辦請假手續(xù)，三天以上病假的須附醫(yī)院證明。

4、員工因故不能正常出勤，需事先填寫請假條，三天內(nèi)事假由部門負責人審批，超過三天由總經(jīng)理審批。部門負責人請假須由總經(jīng)理批準。

第六條休假期間的薪資待遇：

1、員工按規(guī)定休婚假、產(chǎn)假、喪假的，享受相應(yīng)天數(shù)的有薪假待遇。

2、員工按請假手續(xù)休病、事假的，所扣薪資=休假天數(shù)*日工資。

3、員工按規(guī)定休假超過期限或未辦理休假手續(xù)，擅自離開工作崗位的，按曠工處理，曠工一天扣發(fā)日工資的3倍。

離職管理制度

第一條目的：為規(guī)范公司員工的離職管理，特制定本制度。

第二條適用范圍：本制度適用于公司全體員工。

第三條管理權(quán)限：行政辦公室

第四條管理規(guī)定：

1、員工離職是指公司所屬員工因公或因私而發(fā)生的辭職、辭退行為。公司因業(yè)務(wù)調(diào)整、

員工嚴重違紀等原因，有辭退的權(quán)利;員工

因工作不適應(yīng)、待遇不滿意等原因，有辭職的權(quán)利。

2、公司對有下列行為之一者，將給予辭退：

在試用期內(nèi)證明不符合錄用條件的。

嚴重違反勞動紀律或公司規(guī)章制度的。

因公司業(yè)務(wù)調(diào)整須減員的。

不能勝任工作的。

3、員工因故辭職時，在不影響面前正在進行工作的前提下可以提出，獲準后方可離職。

4、辭退員工的一般程序：

公司辭退員工時應(yīng)提前三十日由行政辦公室下發(fā)《員工辭退通知書》;

被辭退員工按《離職移交清單》的要求辦理移交手續(xù)。

所有工作及移交手續(xù)交清后行政辦公室、財務(wù)部核發(fā)薪金。

5、員工辭職的一般程序：

員工因故辭職時，應(yīng)提前三十日填寫《辭職申請書》。

公司批準后應(yīng)按《離職移交清單》的要求辦理移交手續(xù)。

所有工作及移交手續(xù)交清后由辦公室報總經(jīng)理批準，并通知財務(wù)部核發(fā)有關(guān)薪金。

6、離職交接期限視工作崗位由行政辦公室與用人部門協(xié)商后確定。

保密細則

第一條目的：為規(guī)范公司的文件、資料、檔案及經(jīng)營決策的知情權(quán)范圍，確保公司正常經(jīng)營管理活動的有效進行，特制定本細則。

第二條適用范圍：自公司成立以來在經(jīng)營管理活動中形成的全部具有保存價值的文件、資料、檔案、經(jīng)營管理決策。

主要涉及以下方面的文件、資料、檔案及經(jīng)營管理決策：

1.項目來源信息

2.項目開發(fā)、實施進度及其結(jié)果的信息

3.項目銷售、服務(wù)信息

4.項目客戶信息

5.管理、經(jīng)營的運行及決策信息

6.財務(wù)管理

7.人事管理

8.與其它企業(yè)進行業(yè)務(wù)合作的信息

9，其它公司特別制定的保密信息

第三條管理權(quán)限：各文件、資料、檔案管理有權(quán)部門、公司副總經(jīng)理及總經(jīng)理。

第四條關(guān)于文件、資料及檔案的保密規(guī)定：

1、公司任何員工不得攜帶保密性文件、資料、檔案進行出游、參觀、訪友等私人活動，若因參加工作或其它活動而必須攜帶時必須妥善保管，并在帶回公司后及時放回原存放處。

2、銷毀保密性文件、資料、檔案要由公司指派專人監(jiān)督，并一律使用碎紙機進行銷毀;作廢保留的保密性文件、資料、檔案標明作廢后統(tǒng)一保管。

3、凡屬保密性文件、資料、檔案的借閱、傳閱、復(fù)印均應(yīng)按規(guī)定程序辦理，并由專人妥善登記保管。

4、凡屬保密性文件、資料、檔案應(yīng)在專門存放處妥善保存，不得隨意放置。

5、不得使用傳真機傳遞保密性文件、資料、檔案，不得私自將保密文件、資料拷盤。

第五條關(guān)于經(jīng)營管理決策的保密規(guī)定：

1.對任何會議、活動、訪談或其它場合所形成的經(jīng)營管理決策均應(yīng)予以保密，應(yīng)由公司總經(jīng)理或其它相關(guān)管理人員安排具體傳達事宜，任何人不得隨意傳達。

2、不得在公共場所及家屬、親友面前談?wù)撐丛诠痉秶鷥?nèi)公開傳達的經(jīng)營管理決策，也不得在私人信件、電話中涉及相關(guān)經(jīng)營管理決策。

3、不得將會議、活動、訪談記錄隨意放置，應(yīng)置于有利保密的地方妥善保管。

懲戒細則

第一條目的：為規(guī)范公司員工的行為，確保公司各項規(guī)章制度得到有效的貫執(zhí)行，特制定本細則。

第二條適用范圍：公司全體員工

第三條管理權(quán)限：行政辦公室

第四條懲戒原則：

1、公司所有員工均應(yīng)約束自己的行為，認真遵守公司各項規(guī)章制度。

2、公司行政辦公室對員工的表現(xiàn)定期或不定期的評審，并有權(quán)責令違反公司規(guī)章制度的員工在規(guī)定時間內(nèi)改善其表現(xiàn)。

3、任何懲戒方式均不論違紀人員的職務(wù)高低予以平等一致的行使，違紀者必須以正確態(tài)度接受處理并迅速改正自己的過失。

第五條懲戒內(nèi)容：

1、禁止高聲喧嘩、污言穢語。

2、愛護辦公區(qū)域內(nèi)一切設(shè)施，不得隨意毀壞、涂抹，不得將公共設(shè)施及物品據(jù)為已有。

3、節(jié)約公司一切能源，隨時注意關(guān)閉電源、水源開關(guān)。

4、工作時間內(nèi)不得擅自離崗?fù)獬?，不得進行上網(wǎng)聊天、玩游戲、打牌、下棋等娛樂活動。

5、不得在辦公時間內(nèi)進食、吃零食、飲酒。

6、注意保持辦公區(qū)域的衛(wèi)生，不得亂扔雜物或隨地吐痰。

7、外出或下班離開時，應(yīng)收拾好與工作有關(guān)的資料文件及個人物品，關(guān)閉電腦電源。

8、不得使用公司電話撥打私人電話。

9、員工不得發(fā)型不整、怪異或染色過度;不得濃妝艷抹或佩帶過于繁雜、夸張的飾物;不得在暴露在服裝外的肌膚上紋身;女員工應(yīng)淡妝上崗。

10、其它情況

違反上述規(guī)定最低按20元/次進行處罰，因違反規(guī)定造成重大影響的，視具體情況酌情處理。

第六條懲戒方式：

1、口頭警告2、書面警告

3、責令書面檢查4、罰款

5、賠償損失6、勒令辭退

以上處分方式可根據(jù)情況單獨使用或兩種方式結(jié)合使用;公司也有權(quán)視具體需要采用最恰當?shù)钠渌幏址绞健?/p>