變電所文件管理制度

1.目?? 的: 為加強(qiáng)文件管理工作, 使文件在生產(chǎn)過(guò)程中有效實(shí)施，確保生產(chǎn)過(guò)程可控和文件的充分、適宜、有效性，特制定本制度。

2.適用范圍：適用于與供電車間有關(guān)的所有文件的控制。

3.職??? 責(zé)：

3.1車間文件管理員負(fù)責(zé)管理車間所有文件，對(duì)文件的版本、發(fā)放、變更、作廢等管理活動(dòng)負(fù)責(zé)。

3.2各班段工程師（技術(shù)員）根據(jù)生產(chǎn)過(guò)程負(fù)責(zé)編制本班段三級(jí)文件，對(duì)文件的正確性、全面性負(fù)責(zé)。

3.3各班段段長(zhǎng)負(fù)責(zé)評(píng)審、監(jiān)督、考核本班段三級(jí)文件的執(zhí)行。

3.4車間分管主任負(fù)責(zé)檢查分管班段文件的充分性、適宜性、有效性。

4．文件的編制、審核、批準(zhǔn)：

4.1文件編制

4．1．1各班段工程師（技術(shù)員）負(fù)責(zé)本班段所有相關(guān)文件的編制工作，做到每個(gè)生產(chǎn)過(guò)程有文件支持。段長(zhǎng)組織本段工作負(fù)責(zé)人、有經(jīng)驗(yàn)的工人評(píng)審制定的文件。

4．1．2安檢員負(fù)責(zé)安全管理文件的編制工作。

4．1．3工會(huì)主席負(fù)責(zé)辦公類文件的編制工作。

4．2文件的審核：

車間主任負(fù)責(zé)生產(chǎn)、技術(shù)、安全方面文件的審核簽字。

4．3文件的批準(zhǔn)：

4．3．1編制審核完的文件上報(bào)公司主管副經(jīng)理或副總工程師批準(zhǔn)后執(zhí)行。

4．3．2車間制定的四級(jí)文件由各段工程師（技術(shù)員）編制，分管主任審核，上報(bào)車間主任批準(zhǔn)后執(zhí)行。

5．文件的標(biāo)識(shí)：

5．1車間級(jí)文件編號(hào)：sdrl-jcgd-[文件批準(zhǔn)發(fā)布年號(hào)]-文件序號(hào)

5．2班組級(jí)文件編號(hào)：

sdrl-jcgd-хх（本班段拼音開(kāi)頭字母代碼）-[文件批準(zhǔn)發(fā)布年號(hào)]- 文件序號(hào)

6．文件的發(fā)放、使用及保管

6．1車間及各班段（所）的文件管理嚴(yán)格按公司《管理手冊(cè)》、《文件控制程序》及車間制定的《文件管理制度》執(zhí)行。

6．1．1車間及班段（所）受控文件清單填寫規(guī)范、無(wú)空項(xiàng)，并經(jīng)責(zé)任人簽字。

6．1．2車間及班段（所）紙版文件資料柜統(tǒng)一管理，電子版文件保存在車間及班段（所）oa網(wǎng)指定位置，落實(shí)責(zé)任人。

6．1．3車間及班段（所）修改文件：文件作局部文字更改及需大幅修訂時(shí)，應(yīng)按新文件重新報(bào)批，報(bào)批后一周內(nèi)工程技術(shù)人員組織段（所）學(xué)習(xí)，段（所）長(zhǎng)考核并有考核記錄。

6．1．4車間及班段（所）新增加文件報(bào)批后一周內(nèi)工程技術(shù)人員組織段（所）學(xué)習(xí)，段（所）長(zhǎng)考核并有考核記錄。

6．1．5車間及班段（所）應(yīng)是最新版本的受控文件清單。

6．2車間的黨政文件及外來(lái)文件的接收與傳閱由工會(huì)主席填寫《收文登記簿》，車間內(nèi)部文件由文件管理員負(fù)責(zé)發(fā)放、回收。文本形式的文件發(fā)放要填寫《發(fā)文登記表》，記錄發(fā)放人員名單；電子版形式的文件在上傳公司oa辦公網(wǎng)時(shí)，先填寫《發(fā)文登記表》，記錄發(fā)放人員名單，再通過(guò)電話確認(rèn)、記錄收文人姓名。電子版文件由文件管理員加密上傳到oa網(wǎng)，不能隨意改動(dòng)。收到文件的班組填寫《收文登記簿》，有宣貫記錄。

6．3各類外來(lái)文件（包括法律、法規(guī)及其他要求），都須加蓋紅色“受控”印章，填寫《發(fā)文登記簿》和《收文登記簿》并保存。

6．4上述文件如需打印，可由文件管理員填寫《文件打印、復(fù)印、速印審批單》，經(jīng)部門(單位)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)打印后發(fā)放，做好發(fā)放記錄，由領(lǐng)取人簽字。

6．5公司內(nèi)部使用的體系文件都屬受控文件，在發(fā)放受控文件時(shí)應(yīng)加蓋“受控”印章，

紙版文件發(fā)放應(yīng)注明分發(fā)號(hào)。

6．6受控文件不得隨意自行復(fù)印。如需要時(shí)，使用者經(jīng)車間主任批準(zhǔn)后，向車間技術(shù)組文件管理員領(lǐng)用。

6．7文件因破損嚴(yán)重而影響使用時(shí)，使用者應(yīng)到車間辦理文件更換手續(xù)，換發(fā)的文件可使用原文件的分發(fā)號(hào)。

6．8各段工程師（技術(shù)員）每半年識(shí)別法律、法規(guī)和其他要求，并對(duì)其適用性進(jìn)行評(píng)審，填評(píng)審記錄。新增、更換的法規(guī)和其他要求上報(bào)車間技術(shù)主任、文件管理員，文件管理員變更車間法律法規(guī)清單。

7．文件的更改：

7.1文件需要更改時(shí)，由各段工程師（技術(shù)員）說(shuō)明更改原因后報(bào)車間文件管理員，由文件管理員填寫《文件更改通知單》方可執(zhí)行。

7.2文件作局部文字更改時(shí)，應(yīng)將被修改文字或數(shù)據(jù)用雙線劃去；并在臨近適當(dāng)?shù)奈恢脴?biāo)明修改內(nèi)容，修改者、批準(zhǔn)人及批準(zhǔn)年、月、日。

7.3當(dāng)文件需大幅修訂時(shí)，應(yīng)予以換頁(yè)或換版。原頁(yè)或原版文件作廢，換發(fā)新頁(yè)或新版本。

7.4文件更改的審批及發(fā)放管理，按原文件的管理程序辦理，當(dāng)采用換頁(yè)或換版方式時(shí)，應(yīng)在發(fā)放新頁(yè)或新版的同時(shí)，收回舊頁(yè)或舊版文件。

8文件的作廢

8.1文件作廢時(shí),文件管理員應(yīng)按原《發(fā)文登記薄》名錄逐一收回,電子版文件由文件管理員統(tǒng)一刪除,更新后的電子版文件由車間文件管理員上傳至oa網(wǎng),做發(fā)文登記,,班組做好收文 記錄，以防止誤用。

8.2作廢紙版文件銷毀時(shí)應(yīng)經(jīng)系統(tǒng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并填寫《文件回收、銷毀記錄》后方可銷毀。

作廢保留文件由文件管理員在《作廢文件留用記錄》中注明，系統(tǒng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由文件管理員加蓋 “作廢保留”印章后歸檔。

8．3作業(yè)現(xiàn)場(chǎng)不準(zhǔn)保存“作廢”的文件。

9文件的借閱：

各類文件的借閱應(yīng)由借閱人填寫《文件借閱記錄》由文件管理員簽字付出，歸還時(shí)需經(jīng)雙方簽字確認(rèn)。文件的借閱時(shí)間最多為7天，如因需要延長(zhǎng)應(yīng)再敘借。

10文件定期評(píng)審：

10.1文件管理員負(fù)責(zé)每年11月1日—12月30日期間，督促車間對(duì)車間級(jí)三級(jí)文件評(píng)審一次，(各班段負(fù)責(zé)評(píng)審本班段使用的各類三級(jí)文件)，必要時(shí)進(jìn)行修訂。文件評(píng)審的記錄由文件管理員負(fù)責(zé)保存。

10.2各班段技術(shù)員負(fù)責(zé)每年11月1日—12月30日期間，評(píng)審本班段使用的各類三級(jí)文件，必要時(shí)進(jìn)行修訂。文件評(píng)審的記錄由本班段負(fù)責(zé)保存。

11考核辦法

11．1? 主任、分管主任每季對(duì)車間及各班段（所）進(jìn)行一次文件管理檢查。（注：標(biāo)準(zhǔn)化檢查中進(jìn)行）。

11．2 《收文記錄簿》中少記、漏記、錯(cuò)記一處各扣1分。

11．3 在次月復(fù)檢中仍未按管理制度整改的一處扣5分。

11．4 各班段段長(zhǎng)在實(shí)際工作中和年末對(duì)職工掌握的三級(jí)文件情況進(jìn)行考核，有考核記錄。