接待管理規(guī)章制度

為進(jìn)一步規(guī)范公司各類(lèi)接待工作,有效控制接待費(fèi)用,以“熱情禮貌、服務(wù)周到、厲行節(jié)約、對(duì)口接待、統(tǒng)一安排”為原則,使接待工作有所遵循,切實(shí)可行,特定本制度。

一、 適用范圍

錦輝集團(tuán)各子公司、及所屬部門(mén)在日常工作中為開(kāi)展各類(lèi)業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)和其他各項(xiàng)活動(dòng)所必需的接送、食宿、購(gòu)票、會(huì)議和陪同參觀等方面的安排和工作;公司各級(jí)接待費(fèi)用的申請(qǐng)、審核和批準(zhǔn)。

二、接待部門(mén)

(一)、各子公司綜合部為負(fù)責(zé)接待事務(wù)的管理部門(mén),并負(fù)責(zé)做好用餐、住宿、會(huì)議室使用等記錄;

(二)、遇到重大接待工作和活動(dòng),可由主要接待部門(mén)協(xié)調(diào)各部門(mén)共同做好此項(xiàng)工作,有關(guān)部門(mén)要積極主動(dòng)配合。

三、接待事務(wù)分類(lèi)

(一)、公務(wù)接待

公司領(lǐng)導(dǎo)重要客人、公司重要客戶(hù)、外賓、政府部門(mén)及上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人等;

(二)、業(yè)務(wù)接待

公司普通客戶(hù)、地方機(jī)關(guān)工作人員及與公司有往來(lái)的相關(guān)人員等;

(三)、內(nèi)部接待

各子公司到其他公司辦事或來(lái)公司學(xué)習(xí)交流人員等。

四、接待標(biāo)準(zhǔn)及要求

(一)、餐飲接待標(biāo)準(zhǔn)及要求

1、公務(wù)接待與業(yè)務(wù)接待工作餐飲安排在公司vip餐廳或市內(nèi)其他飯店進(jìn)行;

2、內(nèi)部接待工作安排在公司食堂(工作餐);

3、公務(wù)接待100-200元/人;業(yè)務(wù)接待50-100元/人;內(nèi)部接待30元/人;

4、公務(wù)接待陪同人員一般為董事長(zhǎng)及副總以上級(jí)別領(lǐng)導(dǎo);業(yè)務(wù)接待陪同人員一般為副總以下級(jí)別人員;內(nèi)部接待由對(duì)口接待部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)或員工陪同;陪同人數(shù)不得超過(guò)客人的1.5倍,費(fèi)用按各個(gè)接待標(biāo)準(zhǔn)的情況算。

(二)、住宿接待標(biāo)準(zhǔn)及要求

1、公務(wù)接待

地方三星級(jí)以上賓館或住宿費(fèi)每晚200元/人以上賓館;

2、業(yè)務(wù)接待及內(nèi)部接待

公司內(nèi)部客房或住宿費(fèi)每晚200元/人以下賓館。

(三)、會(huì)議接待標(biāo)準(zhǔn)及要求

1、根據(jù)參會(huì)人員的人數(shù)安排相應(yīng)的會(huì)議室,5-10人安排在公司內(nèi)部小會(huì)議室,10人以上安排在公司內(nèi)部大會(huì)議室;

2、會(huì)議接待由對(duì)口接待公司的綜合部人員進(jìn)行接待,內(nèi)容包括:會(huì)議室的環(huán)境衛(wèi)生、會(huì)議用品材料的準(zhǔn)備、音響設(shè)備、茶水、瓜果、點(diǎn)心等。

(四)、其他接待標(biāo)準(zhǔn)及要求

1、部分接待需要安排被接待人員的往返車(chē)船費(fèi),根據(jù)情況來(lái)預(yù)訂飛機(jī)票或車(chē)票等;

2、部分接待需要給來(lái)訪(fǎng)人員饋贈(zèng)紀(jì)念品,根據(jù)情況來(lái)選擇合適的禮品。

七、接待流程

(一)、餐飲接待和住宿接待

1、參與接待的對(duì)口部門(mén)接待需提前向綜合部申請(qǐng)?zhí)顚?xiě)《公司接待申請(qǐng)表》,由對(duì)口接待部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)、綜合部及董事長(zhǎng)簽字審批后,方可安排餐飲接待或住宿接待的準(zhǔn)備工作;

2、遇臨時(shí)需要接待來(lái)不及填寫(xiě)《公司接待申請(qǐng)表》的,可打電話(huà)到綜合部說(shuō)明情況,事后補(bǔ)填;

(二)、會(huì)議接待

1、參與接待的對(duì)口部門(mén)接待需提前向綜合部申請(qǐng)?zhí)顚?xiě)《公司會(huì)議室使用申請(qǐng)表》,由部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)簽字審批后,方可安排會(huì)議接待準(zhǔn)備工作;

2、遇臨時(shí)需要接待來(lái)不及填寫(xiě)《公司會(huì)議室使用申請(qǐng)表》的,可打電話(huà)到綜合部說(shuō)明情況,事后補(bǔ)填。

八、接待審批流程

(一)、各部門(mén)必須在接待后一個(gè)星期內(nèi)將接待費(fèi)用匯總后由部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)簽字、董事長(zhǎng)審批后,交由財(cái)務(wù)部報(bào)銷(xiāo),過(guò)期不予報(bào)銷(xiāo);

(二)、參與接待的對(duì)口部門(mén)需提供接待時(shí)所花費(fèi)事項(xiàng)的發(fā)票、菜單及明細(xì)小票等。

九、注意事項(xiàng)

(一)、接待中涉及重要事務(wù)、會(huì)議和文電等,需要注意保密,接待中既要熟練介紹公司情況,又要內(nèi)外有別,嚴(yán)守本公司商業(yè)機(jī)密;

(二)、接待中要做好禮儀工作。接待人員必須著裝整齊規(guī)范,行為舉止大方,對(duì)待客人要態(tài)度熱情服務(wù)周到;

(三)、接待過(guò)程中如出現(xiàn)虛假填報(bào)預(yù)算及其他損害公司形象及利益的行為,視情節(jié)輕重給予處罰并通報(bào)批評(píng);

(四)、未經(jīng)批準(zhǔn)而超出標(biāo)準(zhǔn)的接待費(fèi)用,由對(duì)口接待人員或部門(mén)自負(fù)。

十、本制度自發(fā)布之日起執(zhí)行。