辦公物品管理規(guī)章制度

第一章 辦公物品的購(gòu)買(mǎi)

辦公物品購(gòu)買(mǎi)細(xì)則

第一條 原則

為了統(tǒng)一限量,控制用品規(guī)格以及節(jié)約經(jīng)費(fèi)開(kāi)支,所有辦公用品的購(gòu)買(mǎi),都應(yīng)由辦公用品管理員統(tǒng)一負(fù)責(zé)。

第二條 辦公物品的訂購(gòu)

根據(jù)辦公用品庫(kù)存量情況以及消耗水平, 向辦公用品管理人員通報(bào),確定訂購(gòu)數(shù)量。如果辦公印刷制品需要調(diào)整格式,或者未來(lái)某種辦公用品的需要量將發(fā)生變化,也一并向管理人員提出。

調(diào)整印刷制品格式,必須由使用部門(mén)以文書(shū)形式提出正式申請(qǐng),經(jīng)行政主管審核確定大致的規(guī)格、紙張質(zhì)地與數(shù)量,然后到專(zhuān)門(mén)商店采購(gòu),選購(gòu)價(jià)格合適、格式相近的印刷制品。

第三條 采購(gòu)辦法

在辦公用品庫(kù)存不多或者有關(guān)部門(mén)提出特殊需求的情況下,按照成本最小原則,選擇直接去商店購(gòu)買(mǎi)或者訂購(gòu)的方式。

第四條 訂購(gòu)單

在各部門(mén)申請(qǐng)的辦公用品中如果包含有需要訂購(gòu)的辦公用品,則申請(qǐng)部門(mén)還必須另填一份訂購(gòu)單,經(jīng)行政部門(mén)確認(rèn)后,直接向有關(guān)商店訂購(gòu)。

行政部門(mén)必須依據(jù)訂購(gòu)單,填寫(xiě)“訂購(gòu)進(jìn)度控制卡”,卡中應(yīng)寫(xiě)明訂購(gòu)日期、訂購(gòu)數(shù)量、單價(jià)以及向哪個(gè)商店訂購(gòu)等等。

第五條 跟蹤

按訂購(gòu)單以及訂購(gòu)進(jìn)度控制卡檢查所訂購(gòu)辦公用品,以及在預(yù)定日期送到與否。

第六條驗(yàn)貨

所訂購(gòu)辦公用品送到后,按送貨單進(jìn)行驗(yàn)收,核對(duì)品種、規(guī)格、數(shù)量與質(zhì)量,確保沒(méi)有問(wèn)題后,在送貨單上加蓋印章,表示收到。然后,在訂購(gòu)進(jìn)度控制卡上作好登記,寫(xiě)明到貨日期、數(shù)量等等。

第七條付款

收到辦公用品后,對(duì)照訂貨單與訂購(gòu)進(jìn)度控制卡,開(kāi)具支付傳票,經(jīng)主管簽字蓋章,作好登記,轉(zhuǎn)交財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)支付或結(jié)算。

第八條 分發(fā)

辦公用品原則上由公司統(tǒng)一采購(gòu)、分發(fā)給各個(gè)部門(mén)。如有特殊情況,允許各部門(mén)在提出“辦公用品購(gòu)買(mǎi)申請(qǐng)書(shū)”的前提下進(jìn)行采購(gòu)。在這種情況下,行政部門(mén)有權(quán)進(jìn)行審核,并且把審核結(jié)果連同申請(qǐng)書(shū)一起交付監(jiān)督部門(mén)保存,以作為日后使用情況報(bào)告書(shū)的審核與檢查依據(jù)。

第二章 辦公物品的申請(qǐng)、分發(fā)領(lǐng)用及報(bào)廢處理

第九條 申請(qǐng)辦法

各部門(mén)的申請(qǐng)書(shū)必須一式兩份,一份用于分發(fā)辦公用品;另一份用于分發(fā)領(lǐng)用用品臺(tái)賬登記。在申請(qǐng)書(shū)上要寫(xiě)明所要物品、數(shù)量與單價(jià)金額。

第十條 分發(fā)辦法

1.接到各部門(mén)的申請(qǐng)書(shū)(兩份)之后,有關(guān)人員要進(jìn)行核對(duì),并在申請(qǐng)受理冊(cè)上作好登記,寫(xiě)上申請(qǐng)日期、申請(qǐng)部門(mén)、用品規(guī)格與名稱(chēng)以及數(shù)量,然后再填寫(xiě)一份用品分發(fā)傳票給發(fā)送人員。

2.發(fā)送人員在進(jìn)行核對(duì)后,把申請(qǐng)所要全部用品備齊,分發(fā)給各部門(mén)。

3.用品分發(fā)后作好登記,寫(xiě)明分發(fā)日期、品名與數(shù)量等。一份申請(qǐng)書(shū)連同用品發(fā)出通知書(shū),轉(zhuǎn)交行政部記賬存檔;另一份作為用品分發(fā)通知,連同分發(fā)物品一起返回各部門(mén)。

第十一條 報(bào)廢處理

對(duì)決定報(bào)廢的辦公用品,要作好登記,在報(bào)廢處理冊(cè)上寫(xiě)清用品名稱(chēng)、價(jià)格、數(shù)量及報(bào)廢處理的其他有關(guān)事項(xiàng)。

第三章 辦公物品的保管

第十二條 填寫(xiě)清單

所有入庫(kù)辦公用品,都必須一一填寫(xiě)入庫(kù)清單。

第十三條 保管

必須清楚地掌握辦公用品庫(kù)存情況,經(jīng)常整理與清掃,必要時(shí)要實(shí)行防蟲(chóng)等保全措施。

第十四條 盤(pán)存

辦公用品倉(cāng)庫(kù)應(yīng)定期清點(diǎn)。清點(diǎn)工作由管理室主任負(fù)責(zé)。清點(diǎn)要求做到賬物一致,如果不一致必須查找原因,然后調(diào)整清單,使兩者一致。

第十五條 印刷品與紙張管理

印刷品與各種用紙的管理按照盤(pán)存的清單為準(zhǔn),對(duì)領(lǐng)用的數(shù)量隨時(shí)進(jìn)行記錄并進(jìn)行加減,計(jì)算出余量。如果消耗品用完,立即寫(xiě)報(bào)告遞交行政主管。

第十六條 持有量調(diào)查

必須對(duì)總公司各部門(mén)所擁有的辦公用低值易耗品,主要指各種用紙與印刷制品作出調(diào)查。調(diào)查方式是,定期對(duì)每月領(lǐng)用量、使用量以及余量(未用量)作出統(tǒng)計(jì),向上報(bào)告。行政部對(duì)報(bào)告進(jìn)行核對(duì),檢查各部門(mén)所報(bào)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)是否與倉(cāng)庫(kù)的各部門(mén)領(lǐng)用臺(tái)賬中的記錄相一致。最后把報(bào)告分部門(mén)進(jìn)行編輯保存。

第四章 對(duì)辦公物品使用的監(jiān)督與調(diào)查

第十七條 調(diào)查內(nèi)容

對(duì)公司各部門(mén)進(jìn)行調(diào)查,調(diào)查內(nèi)容包括:

1.核對(duì)用品領(lǐng)用單據(jù)與用品清單。

2.核對(duì)用品申請(qǐng)書(shū)與實(shí)際使用情況。

3.核對(duì)用品領(lǐng)用清單與實(shí)際用品清單。

第十八條 行政主管職責(zé)

1.核對(duì)收支傳票與用品實(shí)物清單。

2.核對(duì)支付傳票與送貨單據(jù)。