辦公用品規(guī)范化管理制度

一、目的:

為了降低辦公用品消耗,減少損失和浪費(fèi),使辦公用品管理規(guī)范化,特制訂本制度。

二、辦公用品范圍

2.1文具、紙張等文案用品;

2.1.1文案用品分為個(gè)人領(lǐng)用與部門(mén)領(lǐng)用兩種。個(gè)人領(lǐng)用系個(gè)人使用保管的用品,如筆、筆芯、筆記本、膠棒等。部門(mén)領(lǐng)用系本部門(mén)共同使用的用品,如訂書(shū)機(jī)、計(jì)算器、剪刀等。

2.2辦公桌、椅、檔案柜等用品;

2.3電腦、投影儀、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等辦公設(shè)備以及公司集團(tuán)手機(jī)卡。

三、辦公用品的申購(gòu)及發(fā)放

3.1各部門(mén)每月25日向行政部提出采購(gòu)申請(qǐng),經(jīng)行政部核對(duì)并申報(bào)同意后由行政部統(tǒng)一采購(gòu)、管理及發(fā)放。

3.2購(gòu)入的辦公用品須按類(lèi)別,品種清點(diǎn),驗(yàn)收,統(tǒng)一入庫(kù)管理。

3.3辦公常備用品每月10日、20日兩天進(jìn)行發(fā)放,領(lǐng)用時(shí)秉承以舊換新原則,由領(lǐng)用人簽字,說(shuō)明物品名稱、數(shù)量等,以控制文具消耗。

3.4辦公設(shè)備及桌椅等由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)核實(shí),行政部根據(jù)需要采買(mǎi)發(fā)放。

四、辦公用品的管理

4.1各部門(mén)應(yīng)本著節(jié)約的原則使用辦公用品。

4.2任何人未經(jīng)過(guò)允許不得擅自領(lǐng)取辦公用品,不得挪用辦公用品及其他物資。

4.3電腦、投影儀、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等辦公設(shè)備及公司集團(tuán)手機(jī)卡均由專人管理,如有遺失或損壞,應(yīng)由管理人全權(quán)負(fù)責(zé)。

4.3.1電腦管理

4.3.1.1保證機(jī)器的正常開(kāi)關(guān)機(jī);

4.3.1.2嚴(yán)禁使用過(guò)程中冷關(guān)機(jī),對(duì)硬盤(pán)造成損傷、縮短固件的使用壽命;

4.3.1.3嚴(yán)禁玩電腦游戲、上網(wǎng)聊天;

4.3.1.4嚴(yán)禁登陸不良網(wǎng)站及非法網(wǎng)站。

4.3.1.5定期對(duì)電腦進(jìn)行殺毒;

4.3.1.6使用完畢后請(qǐng)按照正常關(guān)機(jī)順序關(guān)閉主機(jī)及顯示器。

4.3.2打印機(jī)、復(fù)印機(jī):

4.3.2.1保證機(jī)器的正常開(kāi)關(guān)機(jī);

4.3.2.2定期對(duì)設(shè)備進(jìn)行維護(hù);

4.3.2.3復(fù)印機(jī)連續(xù)工作正反面20張時(shí),請(qǐng)待機(jī)8分鐘;

4.3.2.4各部門(mén)應(yīng)保證機(jī)器所需耗材、紙張充足,及時(shí)向行政部領(lǐng)用;

4.3.3投影儀

4.3.3.1保證機(jī)器正常開(kāi)關(guān)機(jī);

4.3.3.2關(guān)機(jī)后靜待風(fēng)扇停止后方可切斷電源;

4.3.3.3使用過(guò)程中保持良好的通風(fēng)環(huán)境,不要堵塞通風(fēng)口;

4.3.3.4禁止傾斜90°角以上播放文件;

4.3.3.5使用時(shí)間超過(guò)兩小時(shí)需斷電休息10分鐘。

4.3.4集團(tuán)手機(jī)卡

4.3.4.1公司凡試用期滿的員工,必須統(tǒng)一使用公司的集團(tuán)手機(jī)卡,否則不享受公司的話費(fèi)補(bǔ)貼(特殊情況經(jīng)經(jīng)理批準(zhǔn)后除外)。

4.3.4.2集團(tuán)手機(jī)卡領(lǐng)用者必須嚴(yán)格遵守使用制度,如有損壞、丟失,及時(shí)報(bào)行政部予以補(bǔ)辦、處理。

4.3.4.3集團(tuán)手機(jī)卡僅供領(lǐng)用者在公司任職期間使用,離職時(shí)必須到行政部辦理相關(guān)退還手續(xù)。

4.4辦公設(shè)備管理者具有保管與維護(hù)責(zé)任,不得擅自委托他人保管。因特殊原因不能及時(shí)收回時(shí),需指定專人負(fù)責(zé)保管。

4.5辦公設(shè)備要注意維護(hù)保養(yǎng),嚴(yán)格按操作規(guī)程進(jìn)行操作,當(dāng)設(shè)備出現(xiàn)損壞時(shí),須報(bào)直屬上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)決定后方可修理。

4.6經(jīng)檢查確認(rèn)破損辦公器具、設(shè)備已沒(méi)有修理必要時(shí),辦公用品管理員向直屬上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示,予以報(bào)廢處理。

4.7嚴(yán)禁把辦公用品帶回家私用。

4.8凡純屬人為原因致使辦公器具、設(shè)備損壞或有意破壞者,追究其責(zé)任并照價(jià)賠償。