會館辦公管理制度

休閑會館辦公管理制度

(一) 電腦

1.總經(jīng)理辦公室文員根據(jù)公司文件類別建立完整清晰的目錄及子目錄系統(tǒng),同時(shí)遵守公司的相應(yīng)保密制度,禁止非文秘管理人員接觸電腦,輸入電腦的信息屬公司機(jī)密,未經(jīng)批準(zhǔn)不準(zhǔn)向任何人提供、泄露,違者視情節(jié)輕重給予處理。

2.辦公室文員必須按照要求和規(guī)定采集、輸入、輸出信息,為領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門決策提供信息資料。

3.根據(jù)保密原則需要,由總經(jīng)理辦公室文員對行政、業(yè)務(wù)文件目錄設(shè)定統(tǒng)一管理的電腦密碼。

4.非文員及相關(guān)管理人員外任何人不得私設(shè)置、更改電腦密碼,不得私自拷貝電腦內(nèi)部任何文件,不得私自瀏覽電腦內(nèi)部任何與自己本身無關(guān)的文件,發(fā)現(xiàn)一律嚴(yán)肅處理。

5.愛護(hù)各種設(shè)備,降低消耗、費(fèi)用。對各種設(shè)備應(yīng)按規(guī)范要求操作、保養(yǎng)。發(fā)現(xiàn)故障,應(yīng)及時(shí)報(bào)請維修,以免影響工作。

6.嚴(yán)禁將電腦用于私人學(xué)習(xí)或玩游戲。違犯者視情節(jié)輕重給予罰款處理或行政處分。

(二) 傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)

1.由公司辦公室文員統(tǒng)一管理與使用。

2.建立嚴(yán)格的使用登記制度。

3.未經(jīng)許可,個(gè)人不得自行操作使用。

4.所有復(fù)印的項(xiàng)目必須由營業(yè)經(jīng)理簽字,注名頁數(shù)、用途等。

(三)打印

1.經(jīng)理、各部門主任及相關(guān)人員交由文員打印之文函、文件,需填寫《文書委派單》,并標(biāo)明文件之性質(zhì),由營業(yè)經(jīng)理簽字。如傳真、公函、內(nèi)部文件及保密級別,急迫性程度由行政文員根據(jù)其緩急確定先后秩序。

2.打印完畢后文員先行校核并于《文書委派單》上簽字,轉(zhuǎn)交委辦部門之經(jīng)辦人

校核、簽字

3.傳真、公函行政文員須復(fù)印存檔(參見收發(fā)文流程)

4.文書處理過程中,未經(jīng)同意行政文員不得將受托文書傳閱他人

(四)辦公用品領(lǐng)用規(guī)定

1.公司各部門所需的辦公用,由辦公室統(tǒng)一購置,各部門按實(shí)際需要領(lǐng)用。

2.各部門專用的表格,由各部門制度格式,由辦公室統(tǒng)一訂制。

3.辦公用品只能用于辦公,不得移作他用或私用。

4.所有員工對辦公用品必須愛護(hù),勤儉節(jié)約,杜絕浪費(fèi),禁止貪污,努力降低消耗、費(fèi)用。

5.購置日常辦公用品或報(bào)銷正常辦公費(fèi)用,由辦公室主任審批,購置大宗、高級辦公用品,必須按財(cái)務(wù)管理規(guī)定報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后始得購置。

6.所有辦公室的紙張,必須雙面使用完畢后,才能作廢,特殊文件銷毀除外。

(五)電話使用規(guī)定

1.電話為辦公配備、使用。不得因私事接打電話,不得妨礙聯(lián)系公務(wù)。

2.禁止員工為私事掛發(fā)長途電話。違者除補(bǔ)交長途電話費(fèi)外,給予罰款處理。確有急事者,應(yīng)先請示部門領(lǐng)導(dǎo)同意,并按郵電部門規(guī)定交長途電話費(fèi)。

3.聯(lián)系業(yè)務(wù)時(shí)應(yīng)盡量減少掛發(fā)長途電話,降低費(fèi)用。