科技股份有限公司分公司辦公例會管理制度

分公司辦公例會管理制度

1主題內(nèi)容及文件適用范圍

1.1本文規(guī)定了分公司辦公例會管理辦法，旨在督促分公司對其日常運營、管理工作

進行定期檢查跟蹤，發(fā)現(xiàn)存在的問題并及時改進，加強分公司內(nèi)部各部門工作的

溝通，規(guī)范分公司管理。

1.2本制度適用于中企動力各地分公司的辦公例會管理。

2管理與組織

2.1總部企業(yè)規(guī)劃管理部制訂本制度并負責修訂解釋。

2.2高級行政總監(jiān)負責對所轄行政大區(qū)內(nèi)各分公司例會的執(zhí)行情況進行檢查和監(jiān)督。

2.3分公司行政總監(jiān)負責本公司辦公例會的召集主持和管理工作。

2.4分公司行政部負責辦公例會的具體組織、會議記錄、會后任務(wù)跟蹤檢查等工作。

3管理內(nèi)容

3.1會議目的：檢查、掌握分公司日常運營、管理工作執(zhí)行情況，加強分公司內(nèi)部各

部門工作的溝通，規(guī)范分公司管理。

3.2會議周期和時間：每周例會，每周第一個工作日召開，會議時間應(yīng)控制在3小時

之內(nèi)（各分公司可結(jié)合實際情況確定會議時間）。

3.3會議地點：分公司所在地會議室。

3.4責任部門：分公司行政部。

3.5會議召集及主持人：分公司行政總監(jiān)（助理行政總監(jiān)）

3.6參會人員：高級行政總監(jiān)（如有）、高級商務(wù)總監(jiān)（如有）、行政總監(jiān)（助理行政

總監(jiān)）、商務(wù)總監(jiān)（助理商務(wù)總監(jiān)）、各部門經(jīng)理級員工、行政總監(jiān)（助理行政總

監(jiān)）認為有必要參加例會的其他員工。

3.7會議議程

3.7.1上周例會決定事項執(zhí)行情況的跟進總結(jié)；

3.7.2各部門通報上周工作總結(jié)、下周工作計劃；

3.7.3針對存在的問題進行溝通研討，制定解決方案；

3.7.4傳達、解釋總部的最新政策、文件和要求；

3.7.5其他需要溝通、交流的事項。

3.8會議程序：

3.8.1分公司行政部負責會議通知、會議室安排、所需文字材料、儀器設(shè)備等的準

備工作。上述工作應(yīng)在會議召開前10分鐘就緒。

3.8.2與會人員必須嚴格遵守會議時間，應(yīng)盡量提前兩分鐘到達開會地點，如有特

殊原因臨時不能與會者，應(yīng)提前通知主持人，并安排部門員工參會。

3.8.3行政部需負責做會議內(nèi)容記錄，會后整理《會議紀要》，《會議紀要》要標明

會議召開的時間、地點、參加及缺席人員的情況及會議議題，簡明扼要反映

會議內(nèi)容`，并準確真實地反映與會人員的意圖，在會后1個工作日內(nèi)整理

完畢電郵發(fā)送參會人員，抄送行政大區(qū)高級行政總監(jiān)、片區(qū)高級商務(wù)總監(jiān)和

總部企業(yè)規(guī)劃管理部。

3.8.4會議內(nèi)容的跟蹤落實：與會人員及各有關(guān)部門要認真執(zhí)行會議決定的事項，

嚴格按照會議決定的內(nèi)容開展相關(guān)工作并及時向行政總監(jiān)、商務(wù)總監(jiān)和有關(guān)

負責人匯報工作進展情況。

3.9會議紀律

3.9.1與會人員必須認真對待會議主題，積極發(fā)表自己的見解，對發(fā)表意見的真實

性、可行性負責。并且要注意條理清晰，簡明扼要。

3.9.2會議期間，所有與會人員應(yīng)將隨身攜帶的手機調(diào)至振動狀態(tài)，中途不得隨意

離場。

3.9.3辦公例會上討論的問題屬于公司機密，參會人員必須遵守公司的保密制度保

守公司機密。

3.10處罰規(guī)定:

3.10.1無故缺席人員罰款300元，并給予通報批評；無故遲到人員每遲到1分鐘罰

站5分鐘，以此類推。

3.10.2違反3.9.3規(guī)定的人員將視嚴重程度給予行政處分――降級降薪、留職查看

直至開除。必要時，對于情節(jié)嚴重者公司將訴諸法律解決。

3.10.3本條涉及的罰款將作為員工活動經(jīng)費由分公司行政部統(tǒng)一保管，行政總監(jiān)

（助理行政總監(jiān)）批準后使用。

3.11工作周報管理

辦公例會要求各部門采用工作周報的方式，向全體與會人員通報本部門上周工作完成情況及下周工作計劃。周報具體要求如下：

3.11.1提交周報的時間：每周五下班前交分公司行政總監(jiān)工作郵箱。

3.11.2周報內(nèi)容要求：

3.11.2.1工作周報包括本周工作總結(jié)與下周工作計劃（請按附件模版要求填

寫）

3.11.2.2周工作總結(jié)要求

3.11.2.2.1對照周計劃目標，逐條總結(jié)完成情況及主要工作，總結(jié)中應(yīng)說

明工作重點、達到的效果以及工作經(jīng)驗和教訓。

3.11.2.2.2對存在的問題要作出簡要說明及分析，分析對目標實現(xiàn)產(chǎn)生重

要影響的問題及導致該問題的關(guān)鍵因素。

3.11.2.2.3對未盡工作和存在問題提出進一步解決方案。

3.11.2.3下周工作計劃

3.11.2.3.1要逐條列出下周部門各項工作計劃，各項工作要有量化的目標，

對不可量化的目標要盡可能細化。

3.11.2.3.2要指明各項工作預(yù)計的結(jié)束時間、本周的工作目標、是否需要

上級或其它部門的配合等內(nèi)容。

3.11.3工作周報的考核

3.11.3.1無正常理由，未按時提交工作周報的，予以通報批評（扣除部門負責

人當月績效工資的50%。

3.11.3.2由于特殊原因（出差、休假、重要事宜處理等）未按時提交工作周報

者，應(yīng)及時向行政總監(jiān)（助理行政總監(jiān)）說明原因，經(jīng)批準后，可在

事由結(jié)束后二日內(nèi)補交工作周報。

3.11.3.3上述考核由行政總監(jiān)（助理行政總監(jiān)）負責。

4附件

4.1《分公司周工作會議記錄》

4.2《分公司各部門周工作匯報表》