物業(yè)公司辦公文件處理管理制度

物業(yè)公司辦公管理制度:文件處理管理制度

第一節(jié)文件收發(fā)

一、公司文件由行政人事部負(fù)責(zé)起草和總經(jīng)理審核簽發(fā);須部門起草簽發(fā)的文件由部門負(fù)責(zé)人審核簽發(fā)。

二、文件簽發(fā)后,送辦公或部門文秘工作人員統(tǒng)一安排打字,打印后送回起草部門校對,校對無誤方能復(fù)印、蓋章。

三、文件和原稿,由辦公歸檔,保存?zhèn)洳椤?/p>

四、屬于秘密的文件,核稿人應(yīng)該注明'秘密'字樣,并確定報送范圍。秘密文件按保密規(guī)定,由專人印制、報送。

五、文件統(tǒng)一由辦公負(fù)責(zé)發(fā)送。送件人應(yīng)將文件內(nèi)容、報送日期、部門、接件人等事項登記清楚,并向文件簽發(fā)人報告報送結(jié)果。秘密文件和由專人按核定的范圍報送。

六、外來的文件由辦公專人負(fù)責(zé)簽收,并分類登記。由辦公主管提出處理意見后,簽收人應(yīng)于接件當(dāng)日即按文件的要求報送給有關(guān)部門,不得積壓遲誤,屬急件的,應(yīng)在接件后即時報送。

七、傳閱文件由辦公專人負(fù)責(zé)收回,對領(lǐng)導(dǎo)指示的文件,辦公應(yīng)及時組織傳達(dá)和落實。

八、報刊雜志征訂和郵件收發(fā)由辦公統(tǒng)一辦理。

九、財務(wù)文書由財務(wù)管理人員按照財務(wù)管理制度統(tǒng)一辦理

第二節(jié)文書打印

一、服務(wù)中心的文件,有打印必要時方予打印。內(nèi)部遞傳的簡單請示報告或其他不需打印的文件,一般不予打印。

二、公司發(fā)文,需由起草人定稿抄正,經(jīng)有批準(zhǔn)發(fā)文權(quán)的領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后方準(zhǔn)打印。一般文件的打印、復(fù)印、傳真,須經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后才予辦理;部門負(fù)責(zé)人不在時,可經(jīng)行政人事部主管同意后辦理。

三、私人資料,不得在公司打印、復(fù)印或用公司傳真機(jī)遞送,以免影響公司的正常工作。

四、文印工作人員應(yīng)認(rèn)真做好本職工作,按時完成任務(wù),保證文字和格式不出錯誤。對收到的文件資料,應(yīng)及時給有關(guān)部門、人員送發(fā),或及時通知有關(guān)人員到文印室來拿取回,不得延誤。

五、文印室人員應(yīng)樹立嚴(yán)格的保密觀念,不得隨意將打印、復(fù)印或傳真資料中有關(guān)商業(yè)秘密或公司管理中須保密的事項透露給他人,不得截留任何文件。

六、文印室對送來打印、復(fù)印、傳真的文件資料,應(yīng)做好登記,并在月終作統(tǒng)計核算。屬業(yè)務(wù)部門的,由各部門承擔(dān)費(fèi)用;屬行政、管理部門的,統(tǒng)一歸列辦公開支。

七、要節(jié)約使用打印紙張、墨盒,盡可能雙面打印、初稿可以縮小文字和格式,要維護(hù)好打印設(shè)施設(shè)備,保證使用效率。

第三節(jié)文件書寫

一、行文類別

(一)請示:請上級指示和批準(zhǔn),用'請示'。

(二)報告:向上級機(jī)關(guān)匯報工作,反映情況,用'報告'。

公司管理制度體系文件文件編號:qms-wy-0203

文件名稱:日常辦公管理制度版本號:第1版修改次數(shù):0

章節(jié)內(nèi)容:公文處理管理制度第2頁共2頁

(三)指示:對下級機(jī)關(guān)布置工作,闡明工作活動的指導(dǎo)原則,用'指示'。

(四)布告、公告、通告:對公眾公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項,用'布告';向國內(nèi)外宣布重大事件,'用公告';在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事件,用'通告'。

(五)批復(fù):答復(fù)請示事項,用'批復(fù)'。

(六)通知:傳達(dá)上級的指示,要求下級辦理或者需要知道的事項,批轉(zhuǎn)下級的公文或轉(zhuǎn)發(fā)上級、同級和不相隸屬單位的公文,用'通知'。

(七)通報:表揚(yáng)好人好事,批評錯誤,傳達(dá)重要情況以及需要所屬各單位知道的事項,用'通報'。

(八)決定、決議:對某些問題或者重大行動作出安排,用'決定';經(jīng)過會議討論通過,要求貫徹執(zhí)行的事項,用'決議'。

(九)函:平行的或不相隸屬的單位之間互相商洽工作,向有關(guān)主管部門請示批準(zhǔn)等詢問和答復(fù)問題,用'函'。

(十)會議紀(jì)要:傳達(dá)會議議定事項和主要精神,要求有關(guān)單位共同遵守執(zhí)行的,用'會議紀(jì)要'。

(十一)合同:適用于各種合作關(guān)系,合作事項的訂立。

(十二)其他:

1、司法文書:依據(jù)司法部門規(guī)定程序?qū)嵤?/p>

2、宣傳海報、溫馨提示、簡報:主要用于小區(qū)宣傳。

3、簽呈:下級對上級有所請示或報告時使用。

4、工作記錄表格:在管理服務(wù)工作中使用。

二、書寫格式

(一)紙張:一般a4型紙,其成品幅面尺寸為21 cm×29.7 cm。

(二)邊距:上下:2.54 cm,左右3.17 cm

(三)圖文顏色:未作特殊說明公文中圖文顏色均為黑色。

(四)排版規(guī)格:標(biāo)題文用4黑體加粗,正文依次宋體、仿宋等小4號,副標(biāo)題加粗,一般每面排38每行32個字。

(五)裝訂要求:左側(cè)裝訂,不掉頁。

(六)主要標(biāo)題順序號:依次為一、,(一),1、,(1)。

(七)份數(shù)序號:在版面葉頁腳頁碼,多份多頁應(yīng)注明份數(shù)和總頁數(shù)和順序編號。

(八)附件 :有附件的應(yīng)標(biāo)注清楚

(九)落款成文時間:以全稱落款,日期用漢字將年、月、日標(biāo)全;'零'寫為'o',相互對稱;加蓋紅色印章居中下壓成文時間,如果落款頁沒有正文,應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決,。

(十)正式的紅頭文件應(yīng)按照公文處理辦法書寫。

(十一)財務(wù)文書書寫按照財務(wù)管理制度和規(guī)范執(zhí)行。

三、內(nèi)容要求:

(一)符合國家法律法規(guī)以及地方政策,按照公司各項管理制度。

(二)內(nèi)部行文要求規(guī)范嚴(yán)謹(jǐn),宣傳語言應(yīng)當(dāng)生動活潑。

(三)內(nèi)容應(yīng)當(dāng)符合主題思想要求,使用通俗語言,簡明平實,準(zhǔn)確反映信息。