建設集團公司公文事務性文件管理制度

發(fā)布時間：2024-11-29 查看人數(shù)：54

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建設集團公司公文事務性文件管理制度

建設集團公司公文及事務性文件管理制度

1.目的

為了規(guī)范行政管理流程,使公司公文規(guī)范化,強化公司與部門之間、部門之間、上下級之間、公司與員工之間的聯(lián)系,減少工作糾紛,為指令的傳達、需求的溝通提供順暢的渠道,特制定本制度。

2.適用范圍

適用于公司全體員工。

3.術語和定義

3.1.公文:指與各部門、辦事處、分公司、項目部間傳送的紅頭文件。

3.2.公文的種類中要有:

3.2.1.決定:適用于對重要事項或者重大行動做出安排,變更或者撤銷不適當?shù)臎Q定事項、人事任免。公文的種類中要有:

3.2.2.公告:適用于向公司外宣布重要事項或者決定事項。

3.2.3.通告:適用于公布各有關方面應當遵守或者周知的事項。

3.2.4.通知:適用于批轉(zhuǎn)下級單位的公文,轉(zhuǎn)發(fā)上級單位和不相隸屬單位的公文,傳達要求下級單位辦理和需要有關單位周知或者執(zhí)行的事項、人事任免。

3.2.5.通報:適用于表彰先進,批評錯誤,傳達重要精神或者反映重要情況。

3.2.6.報告:適用于向上級單位匯報工作,反映情況,答復上級單位的詢問(包括審計報告)。

3.2.7.請示:適用于向上級單位請求指示、批準。

3.2.8.批復:適用于答復下級單位的請示事項。

3.2.9.會議紀要:適用于公司月度總裁會議的記載、傳達會議情況和議定事項。

3.3.事務性文件:從事公司各項活動中編制的除公司紅頭公文以外的所有文件。

4.制度內(nèi)容

4.1.公文相關工作要求

4.1.1.擬稿:按照專業(yè)化擬辦的原則。涉及兩個部門以上會稿的,由主辦部門牽頭擬辦,有關部門會簽;

4.1.2.編號:編號由發(fā)文代字、年份和序號組成。

代字:發(fā)文單位,由'浙中建'表示;

年份應標全稱,用小括號'[]'括入;

序號即當年發(fā)文流水號,從1起編,序號前加'第'字;

編號示例:'浙中建[2022]第1號';(即浙江**建設集團有限公司2023年所發(fā)的第一份公文);

公文編號由行政人事部指定專人進行記錄;

4.1.3.公文具體格式詳見附件《公司對外公文模板》;

4.1.4.簽發(fā)權限:對外發(fā)文,由總裁負責簽發(fā),行政人事部備案;

4.1.5.蓋章:簽發(fā)后,由印章管理人員蓋章,印章管理人員要進行用印登記;

4.1.6.分發(fā):公文的分發(fā)由行政人事部及時分發(fā)到各部門、辦事處、分公司、項目部并做好分發(fā)登記工作;

4.1.7.歸檔:公文發(fā)文辦理完畢后,行政人事部要將公文原件和收文人的簽收單原件及時存檔。

4.2.事務性文件工作要求

4.2.1.文件編制格式

4.2.1.1.正式發(fā)布的文件必須編制'文件編號'、'文件主題(或文件名稱)'和'頁碼',以便于檢索;文件主題應簡要準確概括出文件的主要內(nèi)容;頁碼標識用'第頁共頁'的形式標識;

4.2.1.2.一般文件按公司統(tǒng)一模版編制,詳見附件《公司事務性文件模板》,同一類文件的編制格式應保持一致;

4.2.2.文件編號規(guī)則一般采用字母和數(shù)字混合,連續(xù)編號:

一般性事務文件編號為:zjzq-部門名稱縮寫-文件種類代碼-年份-流水號;

公司制度、流程、指引編號為:zjzq-部門名稱縮寫-文件種類代碼-流水號;

部門名稱縮寫為每個字漢語拼音的第一個字母,并用大寫表示,一經(jīng)確定不得修改;

文件種類代碼要能代表某一類的文件,且這一類的文件數(shù)量較多,對于文件數(shù)量極少的文件用'qt'表示'其他'類;文件種類代碼可隨著公司的文件產(chǎn)生情況增設,文件種類代碼詳見附件《文件種類及代碼》;

年度編號以4位阿拉伯數(shù)字表示;

每份文件正式發(fā)布后,文件編號不得變更,如此文件日后內(nèi)容有修改,要更新此份文件的,只升級文件版本(文件版本用阿拉伯數(shù)字1、2、3、4……表示,第一次發(fā)布時用'1'表示,當有修改第二次發(fā)布時用'2'表示,版本標識時數(shù)字要連續(xù),不得斷開使用);

編號舉例:zjzq-cw-tz-2022-2,表示2023年2月財務部發(fā)出的通知,且該通知為財務部今年發(fā)出的第2份通知;

4.2.3.本規(guī)則發(fā)布之前已經(jīng)發(fā)布的各類文件其文件編號保持原來的編號不變,本規(guī)則發(fā)布之后,如果要修改以前已經(jīng)發(fā)布的文件內(nèi)容,按本規(guī)則重新編定文件編號。

5.文件種類及代碼

文件種類代碼文件種類代碼文件種類代碼文件種類代碼

章程zc決議jy方案fa計劃jh

議案ya制度zd批復pf申請sq

流程lc合同ht通告tg報表bb

工作聯(lián)系單l*d通知tz總結zj日報rb

備忘錄bwl會議紀要hyjy信函*h周報zb1

傳真cz報告bg決定jd月報yb

指示zs請示qs招標zb其他qt

說明:不在上述范疇的文件統(tǒng)一歸入'qt'其他類中 ,隨著此類文件實際數(shù)量增加可增設新的文件代碼,需要增設時由行政人事部制定。