集團企業(yè)費用分配管理制度

某集團費用分配管理制度

一、費用管理原則。

1、本著節(jié)約開支原則,加強對費用管理。

2、加強對費用總額控制,實行預算管理。

3、嚴格執(zhí)行費用預算,對超預算支出,財務有權拒支。

4、各經(jīng)營公司審批權限分級:部門級簽字權限,總經(jīng)理簽字權限,總經(jīng)理室會同簽字權限。

5、嚴格執(zhí)行各項費用開支標準和審批權限,對超標準開支,超權限審批,財務有權不予辦理。

二、費用項目分類、開支標準和審批權限。

1、貨物運輸費:購進貨物、銷售貨物而支付運輸費用,憑運費發(fā)票經(jīng)總經(jīng)理或授權人審批、財務審批后報銷。對外支付運費、使用車隊車輛費、銷售保險費、其它。

2、廣告費:影視廣告費、報刊廣告、展示會費用、宣傳品印刷費、掛歷費、其它。

(1)收回代墊廣告費(從供應商處取得廣告費返款,為廣告費支出抵減)

(2)凡屬廣告費用開支無論是否能從供應商處收回都計入廣告費,經(jīng)營公司為銷售業(yè)務部門墊付廣告費列入其他應收款代墊廣告費戶,由分公司部分承擔憑銷售業(yè)務部門與分公司廣告費協(xié)議及發(fā)票或復印件列入廣告費。

(3)廣告宣傳費開支,年初需編制廣告宣傳年度計劃和廣告費專項預算,經(jīng)審批后報財務備案,財務根據(jù)計劃和預算執(zhí)行。

(4)未在年初計劃和預算中單項廣告宣傳活動費,應在事前將明細計劃上報主管部門審批,審批后送財務備案,財務部根據(jù)審核批準后 廣告宣傳活動費開支預算表 ,按表中所列項目予以借款、報銷。廣告費用項目之間不得轉換。

(5)集團公司各銷售業(yè)務部門撥付廣告費,采取?？顚Ｓ迷瓌t進行核算、管理,借款、報銷時必須說明用途。

(6)廣告宣傳費必須經(jīng)總經(jīng)理簽字方可借款、報銷。

3、咨詢、訴訟費。

(1)在預算范圍內法律訴訟費,需經(jīng)總經(jīng)理室會同簽字審批,同時將情況說明報送集團公司備案。

(2)在預算范圍內,單筆咨詢費在1000元以上,需經(jīng)總經(jīng)理室會同簽字審批;單筆咨詢費在2000元以下,由總經(jīng)理進行簽字審批。

(3)超出預算范圍,應編寫新增預算報告報集團公司審批,審批后方可使用。

(4)所有咨詢費支出均需取得咨詢業(yè)專用發(fā)票后報銷,通過支票、匯款方式付款。

4、郵電費:郵寄費、市話費、長話費、傳真費、bp機服務費、移動電話費、網(wǎng)絡通訊費、其它。

(1)一般郵電費,由各部門具有簽字權限負責人簽字審批。

(2)bp機服務費,由經(jīng)營單位總經(jīng)理或辦公室授權人審批。

(3)網(wǎng)絡使用費(如intnet),列入預算由經(jīng)營單位總經(jīng)理審批;未列入預算報上級主管部門審批。

(4)移動電話購置前必須經(jīng)上級主管部門審批,費用限額為每月600元/部,總經(jīng)理每月800元/部,超出部分由使用人承擔,特殊情況,需由經(jīng)營單位總經(jīng)理室會同簽字審批后方可報銷。

(5)接受捐贈手機,需到商務部固定資產(chǎn)辦公室專管員處辦理固定資產(chǎn)增置手續(xù)后,才能報銷相應通訊費用,否則不予報銷。

5、外埠差旅費。

(1)出差到北京、海南、廣東、福建、上海地區(qū)。

(2)出差到其他地區(qū)。

(3)單人住宿,住宿費標準可提高標準50%。

(4)公司有簽約飯店,要在指定飯店住宿。

(5)住宿費用超過標準,超過部分一律自理。

(6)長途(累計往返時間在8小時以上)押運貨物,按每8小時補貼50元。

(7)因公出國按臨時出國及赴港澳人員費用開支標準規(guī)定。

(8)屬于費用標準以內金額,用支取憑單領取,不需報銷。若公司領導批示金額高于按費用標準計算金額,多出部分用借款單借出,回國后用境外票據(jù)報銷。

6、運雜費:市內交通費、租車費、車隊用車費、其它。

(1)報銷出租車票必須填寫 出租車票報銷登記表 ,必須寫清乘車人、起點、終點、詳盡事由,部門具備簽字權負責人需對其內容認真審核、簽字,附在報銷單后。

(2)出租車票自乘車日期一個月內報銷,超過一個月不予報銷, 報銷登記表 內容填列不詳,不予報銷。

(3)各公司因車輛運力不足而租車、包車費用,必須經(jīng)總經(jīng)理室會同簽字審批(長期租包車要簽定協(xié)議),報集團公司備案。

(4)貨物運輸費用由總經(jīng)理或授權人審批。

(5)汽油、養(yǎng)路、保險費由總經(jīng)理審批。

7、辦公費:印刷費、辦公用軟件、內部領用、其它。

(1)辦公用品及辦公設備消耗:指辦公用品及辦公設備耗材消耗開支。

(2)1000元以下辦公費用,由各部門具備簽字權負責人審批。

(3)1000元以上辦公費用,由總經(jīng)理審批。

(4)超出預算額度辦公費用,由各經(jīng)營單位事先報送增加辦公費預算報告,待批準后方可辦理借款、報銷手續(xù)。

(5)所有辦公費發(fā)票均應列明購買名稱或清單。

8、業(yè)務往來費:招待費、禮品費、其它。

(1)客戶費用:為客戶拿來發(fā)票報銷費用,包括市內交通費、餐費等。

(2)凡報銷招待、禮品費,需填寫 招待、禮品費支出審批清單 ,應列明所招待客戶單位名稱、姓名、人數(shù)、標準,并由有關負責人審核批準后,方可借款報銷。

(3)一次招待、禮品費在200元以內,由各部門具備簽字權負責人審批。

(4)一次招待、禮品費在500元以內,由總經(jīng)理審批。

(5)一次招待、禮品費在2000元以內,由總經(jīng)理室會同審批。

(6)一次招待、禮品費在2000元以上,需經(jīng)分公司總經(jīng)理簽批后報賬。

(7)為進一步規(guī)范支付業(yè)務活動費,有效地控制招待費支出,凡市內招待費超過100元,必須使用支票結算,否則需經(jīng)總經(jīng)理或其授權者審批。

(8)副總經(jīng)理以下人員,在外地出差期間,未經(jīng)批準,不得用公款請客吃飯,特殊需要應事先申請,由總經(jīng)理審批。員工出差期間,非業(yè)務性餐費一律自費。

(9)因公外出或加班午餐、晚餐,餐費開支標準不得超過20元/人次(報銷單據(jù)需注明就餐人數(shù)、姓名)。

(10)禮品領取以及購入報銷,必須附有發(fā)往何處說明清單;大宗禮品購入要附有入庫清單,并設專人管理。

9、會議費:自行組織會議、參加外單位會議、公司會議室使用費。

(1)自行組織的各類會議費用,應事先報會議費用計劃,經(jīng)總經(jīng)理室會

同批準后,方可借款報銷。

(2)外出參加會議,須持會議通知和有關單據(jù)到財務部報銷。

10、勞務費:臨時人員三個月以內勞務報酬支出。

勞務費支出必須填列 勞務費支出憑單 按內容真實填報經(jīng)總經(jīng)理簽批后到財務部取款。

11、修理費。

(1)設備修理費。

(2)房屋修理費:不改變房屋結構修理費。

(3)房屋裝修費:改變辦公環(huán)境房屋裝修費。

(4)商品修理費:各分公司經(jīng)營代理商品,作為售后服務而發(fā)生商品維修費。

(5)產(chǎn)品、商品售后維修服務開支由各部經(jīng)理或其授權人審批。

(6)辦公、生產(chǎn)經(jīng)營設備維修,需經(jīng)固定資產(chǎn)管理部門審批后,方可借款、報銷,1000元以下由總經(jīng)理或其授權人審批,1000元以上報固定資產(chǎn)管理部門審批備案后,方可借款、報銷。

(7)房屋維修:所有房屋維修,應在當年預算范圍內提出維修裝修方案,在預算范圍內,由總經(jīng)理室會同審批。

12、貨物保管費:內部分配數(shù)、其它。

(1)倉儲費用:支付貨物倉儲保管費用。

(2)財產(chǎn)保險費:為貨倉保管貨物支付保險費。

13、內部車輛費:汽油費、養(yǎng)路費、修車贊、驗車費、車輛保險費、其它。

(1)分配用車費。

(2)車輛保險費由總經(jīng)理審批。

(3)內部用車費,制定內部用車收費標準、由各部門負責人進行審批,財務部將此費用分攤到各用車部門。

14、各種稅費:除增值稅、營業(yè)稅、所得稅以外其他稅費,按稅法規(guī)定執(zhí)行。

15、風險準備金:壞賬準備金,削價準備金。按政府規(guī)定比例計提兩金,而不是公司內部管理加提兩金。

公司發(fā)生壞賬損失、削價損失,需報經(jīng)總經(jīng)理審批,上級主管、集團財務部備案后才能列入壞賬處理。對外核算執(zhí)行國家規(guī)定標準,責任會計核算考評。

三、員工福利費管理:財務部按照人力資源部制定公司職工福利費管理使用辦法,制定相關內容借款、報銷制度。

(一)醫(yī)藥費管理。

〈一〉零星醫(yī)藥費報銷。

正式員工發(fā)生零星醫(yī)藥費,必須填寫報銷單,經(jīng)醫(yī)務室(經(jīng)營單位可經(jīng)辦公室專人)簽字后,方可到財務部報銷。一般按藥費發(fā)票(扣除自已部分)金額80%報銷。當年藥費發(fā)票應在本承包年度結束前報銷完畢,超過承包年度不予報銷。長期臨時人員報銷藥費50%。

〈二〉員工住院費借款、報銷。

1、員工住院費在5000元/次以下借款,必須經(jīng)醫(yī)務室簽字審批后,方可到財務部辦理借款。

2、員工住院費在5000元/次以上借款,必須經(jīng)醫(yī)務室、人力資源部簽字審批后,才能到財務部辦理借款。經(jīng)營公司員工住院借款無論金額大小,均需總經(jīng)理或授權副總經(jīng)理簽批后方可借款。

3、員工出院后應及時持住院費發(fā)票到醫(yī)務室填寫報銷單(單位可經(jīng)辦公室專人簽批),由醫(yī)務室審批后到財務部報銷。若發(fā)生住院費押金退還支票,持票人應于支票開出日期的三日內交到財務部,以便及時入賬。

4、員工住院費報銷標準按公司 醫(yī)療管理制度 執(zhí)行。

5、公司員工醫(yī)藥費在工薪發(fā)放地點報銷。在公司醫(yī)務室取藥仍由發(fā)薪單位負擔80%,個人負擔20%。

(二)困難補助,喪葬補貼管理。

員工領取困難補助、家屬喪葬補貼,需填寫支出憑證,由各級人事部門審批。

(三)員工工作餐費管理。

1、員工在食堂工作餐用餐標準由公司制定。各分公司員工在食堂用餐,由分公司福利費承擔。公司本部工作餐支付,由財務部根據(jù)食堂提供當月本部員工用餐人數(shù),按公司既定工作餐標準,向食堂撥付經(jīng)費。

2、各經(jīng)營公司要創(chuàng)造條件建立員工食堂,每日按人均6元標準逐月?lián)芨督?jīng)費,在福利費中列支,福利費不足部分列入管理費用,年末做納稅調整。

(四)員工福利費提取。

1、公司員工福利經(jīng)費來源,除按國家規(guī)定標準提取外,其超支部分由公司凈利潤彌補。