企業(yè)公司收發(fā)文管理制度

企業(yè)集團(tuán)收發(fā)文管理制度

一、收文

1、登記:所有外來文件由行政部統(tǒng)一在文件上編寫總流水號(hào),按流水號(hào)、接收日期、文件標(biāo)題、發(fā)文單位、附件、傳閱去向等項(xiàng)目登記在《收發(fā)文件清單》上。

2、傳閱:由行政部填寫《文件閱辦單》將登記后的文件按輕重緩急、保密程度在文件處理卡片上簽署傳閱對(duì)象分送有關(guān)負(fù)責(zé)人傳閱,及時(shí)分發(fā)、及時(shí)收回歸檔。

二、發(fā)文

1、公司文件的擬定簽發(fā),對(duì)內(nèi)外具有指令性和權(quán)威性。

2、擬稿:公司文件一般由各部門在職責(zé)范圍內(nèi)自行起草,要對(duì)文件內(nèi)容負(fù)責(zé)。文件內(nèi)容涉及跨部門事務(wù),須經(jīng)部門間協(xié)調(diào)后方可發(fā)文。如事關(guān)公司的重大內(nèi)外決策業(yè)務(wù)往來的文件,由董事長(zhǎng)指定專人負(fù)責(zé)起草。

3、核稿:公文起草后,由擬稿部門經(jīng)理審核簽字,如公文內(nèi)容涉及其他部門事務(wù),須由有關(guān)部門共同審核簽字;會(huì)簽由主管副總會(huì)簽。事關(guān)公司重大內(nèi)外決策、業(yè)務(wù)往來文件,由董事長(zhǎng)簽發(fā)。

4、簽發(fā):凡以公司名義行文的,須經(jīng)行政部經(jīng)理、董事長(zhǎng)簽發(fā)后,方可交付打印,屬于部門職權(quán)范圍內(nèi)需以部門名義獨(dú)立行文的,部門經(jīng)理簽發(fā)即可。

5、打印:在擬稿、核稿、簽發(fā)手續(xù)齊備后,交行政部審核登記,標(biāo)明文號(hào),密級(jí)和分發(fā)范圍。董事長(zhǎng)直接簽發(fā)的特殊公文,但要補(bǔ)辦登記手續(xù),按審核份數(shù)打印。

6、蓋章:文件打印校對(duì)完畢后,按公司的《印鑒管理制度》加蓋公章。

7、存檔:公司所有文件均須存檔一份,發(fā)文部門也須自留一份備查。

8、傳遞:保密文件的傳遞,按密級(jí)和分類范圍由行政部分發(fā)。一般公文的傳遞由各部門自行送達(dá)。

三、傳真

1、由前臺(tái)統(tǒng)一收、發(fā)傳真,并記錄到《傳真接收、發(fā)送記錄表》上。

2、發(fā)送傳真要統(tǒng)一用公司傳真紙。