管理處工作交辦單工作聯(lián)系單使用流程
管理處工作交辦單及工作聯(lián)系單使用流程
為保障整個管理處工作的正常運(yùn)行,管理處內(nèi)部各部門的聯(lián)系與溝通極為重要。只有在各部門尋系保證暢通的前提下,各項工才能順利進(jìn)行,具體流程如下:
一.工交辦單(詳見附表1):
1.包括工程維修、清潔服務(wù)及其它服務(wù)均需填寫工交辦單。
2.交辦單共分四聯(lián):第一聯(lián),為住戶在服務(wù)完成后,由住戶簽名保留;第二聯(lián),交由服務(wù)部門存檔(如工程,清潔);第三聯(lián),由客戶服務(wù)部保存并存檔(一般保留二年以上,以便復(fù)查);第四聯(lián)(記帳聯(lián))交由務(wù)記帳,便于統(tǒng)計有償服務(wù)之應(yīng)收費(fèi)用。
3.填寫工交辦單時,應(yīng)詳細(xì)填寫各欄之內(nèi)容,特別是服務(wù)項目一欄內(nèi),必須詳細(xì)記錄服務(wù)之內(nèi)容、地點(diǎn)、時間等一系列要素,以便其他部門查詢。
4.工交辦單需安排專人跟進(jìn)、存檔(詳見第七章,工程維修跟進(jìn)回訪流程)。
二.工聯(lián)系單
1.如遇重要或特別事項,可填寫工聯(lián)系單(詳見附表2)。
2.工聯(lián)系單必須詳細(xì)注明收發(fā)文部門、收發(fā)人姓名、聯(lián)系方式。
3.將所需其他部門配合之事項詳細(xì)羅列于“請求事項”一欄內(nèi)。
4.填寫完成后,交由部門主管簽名,呈送總經(jīng)辦。
5.經(jīng)總經(jīng)辦審核后,抄送至收文部門。
6.收文部門主管查閱后,交部門工作人員跟進(jìn)處理。
7.服務(wù)完成或需重新回復(fù)發(fā)文部門時,請將完成情況及最新反饋信息填寫于“收文部門答復(fù)或完成情況”一欄內(nèi),呈送總經(jīng)辦審閱(流程同上)。
8.為保障能及時跟進(jìn),在填寫工聯(lián)系單后,應(yīng)以電話形式通知收文部門,以便能及時為住戶提供服務(wù)。
9.服務(wù)項目完成后,工聯(lián)系單應(yīng)由收發(fā)文部門同時保存,以備復(fù)查。
e.5分鐘內(nèi)致電南門確認(rèn)是否完成,如完成則在記錄本中登記完成時間,如未完成,則需詢問原因并致電住戶釋,告知住戶大致等待時間。
5.訪客電話確認(rèn):
a.詳細(xì)詢問大門致電保安人員,來訪者身份、姓名、事由、被訪者房號。
b.致電被訪者,詳細(xì)告訴住戶來訪人員情況、姓名、事由、身份等。
c.確認(rèn)后,致電大門保安放行。
d.如無人接聽也需致電大門保安,說明住戶不在家中。
e.如占線應(yīng)在3分鐘內(nèi)再次確認(rèn)。
6.前臺電話值班記錄表需填寫日期、當(dāng)值人員姓名,以及填表人員,并由主任每日查閱簽字,每周所有部門經(jīng)理抽查簽字,每月送總經(jīng)辦抽查。
7.所有有關(guān)住戶的電話均要求詳細(xì)記錄于前臺電話值班記錄表上,并由當(dāng)天夜班輸入電腦存檔。(另:為加強(qiáng)管理,管理處安裝了電話錄系統(tǒng),以備日后所需之時復(fù)查。)(附表2-前臺電話值班記錄表)
