承接物業(yè)項(xiàng)目顧問管理工作流程

承接物業(yè)項(xiàng)目顧問管理工作流程

1目的

明確顧問的工作方式和程序,保證顧問項(xiàng)目保質(zhì)保量順利完成。

2適用范圍

適用于**上海分公司承接所有顧問項(xiàng)目的管理。

3職責(zé)

3.1公司所有顧問項(xiàng)目由總經(jīng)理統(tǒng)籌管理。

3.2市場(chǎng)部負(fù)責(zé)顧問項(xiàng)目全面管理工作。

3.3顧問項(xiàng)目經(jīng)理或外派人員負(fù)責(zé)分管項(xiàng)目的具體實(shí)施和現(xiàn)場(chǎng)控制。

4標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)指導(dǎo)規(guī)程

4.1顧問實(shí)施

4.1.1市場(chǎng)部負(fù)責(zé)各顧問項(xiàng)目的統(tǒng)籌管理。

4.1.2市場(chǎng)部根據(jù)項(xiàng)目情況,負(fù)責(zé)各顧問項(xiàng)目日常工作的管理與協(xié)調(diào)。

4.1.3市場(chǎng)部根據(jù)顧問合同要求和工作進(jìn)展需要,指派長(zhǎng)駐顧問或兼職顧問人員開展現(xiàn)場(chǎng)顧問工作,并向項(xiàng)目提供支持和協(xié)助。

4.1.4市場(chǎng)部根據(jù)顧問項(xiàng)目進(jìn)展情況定期對(duì)各項(xiàng)目進(jìn)行檢查和指導(dǎo),確保顧問工作的順利完成。

4.2顧問服務(wù)工作程序

4.2.1顧問服務(wù)大致分為前期顧問期和實(shí)操督導(dǎo)期及項(xiàng)目收尾三個(gè)階段進(jìn)行。

4.2.2前期顧問期主要工作內(nèi)容:

4.2.2.1 市場(chǎng)部參與前期接觸和談判,充分了解項(xiàng)目的基本情況,組織結(jié)構(gòu)、人員狀況等內(nèi)容。

4.2.2.2 項(xiàng)目確定后編制具體的《顧問管理方案》或《項(xiàng)目顧問管理投標(biāo)文件》, 主要內(nèi)容包括:

a、管理定位、管理目標(biāo)

b、組織機(jī)構(gòu)、人員編制、運(yùn)作模式

c、管理服務(wù)內(nèi)容

d、過程控制、質(zhì)量改進(jìn)

e、費(fèi)用測(cè)算、物資裝備等

4.2.2.3 根據(jù)合同、顧問方案(標(biāo)書)等要求和現(xiàn)場(chǎng)實(shí)際情況制訂《顧問工作計(jì)劃》,并提交甲方批準(zhǔn)實(shí)施。

4.2.2.4 協(xié)助甲方進(jìn)行人員的招聘。

4.2.2.5 擇成熟的文件體系,指導(dǎo)對(duì)方建立科學(xué)完善適合自身的文件體系。

4.2.2.6 建立培訓(xùn)體系,制訂首次培訓(xùn)計(jì)劃并組織實(shí)施培訓(xùn)。

4.2.2.7 指導(dǎo)甲方參與物業(yè)的施工建設(shè),從物業(yè)管理和使用角度提供專業(yè)的意見和建議。

4.2.2.8 指導(dǎo)甲方人員參與設(shè)施設(shè)備的安裝調(diào)試驗(yàn)收與操作培訓(xùn)。

4.2.2.9 指導(dǎo)甲方參與物業(yè)的竣工驗(yàn)收與接管驗(yàn)收。

4.2.2.10指導(dǎo)甲方制定入伙方案計(jì)劃,進(jìn)行入伙培訓(xùn)和演練,必要時(shí)由公司增派相關(guān)人員予以協(xié)助。

4.2.2.11指導(dǎo)甲方二次裝修的管理和監(jiān)督,制定二次裝修管理方案。

4.2.3實(shí)操管理督導(dǎo)期主要工作內(nèi)容:

4.2.3.1 指導(dǎo)甲方人員的現(xiàn)場(chǎng)運(yùn)作,根據(jù)既定的管理目標(biāo)和物業(yè)管理各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)要 求實(shí)施日常的管理與服務(wù),進(jìn)行定期和不定期的物業(yè)管理質(zhì)量檢查,不斷檢討優(yōu)化物業(yè)管理的各項(xiàng)工作流程。

4.2.3.2 完善物業(yè)檔案資料和日常管理資料的管理。

4.2.3.3 指導(dǎo)對(duì)方開展客戶意見調(diào)查,改進(jìn)服務(wù)質(zhì)量,完善客戶信息的收集、處理、反饋體系。

4.2.3.4 指導(dǎo)甲方制定日常培訓(xùn)計(jì)劃,并提供部分培訓(xùn)課程。

4.2.3.5 指導(dǎo)甲方ci系統(tǒng)的建立和推廣,塑造良好的物業(yè)品牌形象。

4.2.3.6 指導(dǎo)甲方建立目標(biāo)管理體系和績(jī)效考核辦法,確保管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

4.2.3.7 指導(dǎo)甲方依法建帳,確保管理機(jī)構(gòu)財(cái)務(wù)管理的科學(xué)規(guī)范,核算費(fèi)用收支,進(jìn)行開源節(jié)流。

4.2.3.8 指導(dǎo)協(xié)助甲方文件化的質(zhì)量管理體系。

4.2.3.9 指導(dǎo)甲方創(chuàng)優(yōu)工作的開展。(根據(jù)合同要求)

4.2.3.10定期對(duì)顧問工作提出專業(yè)意見或建議,及時(shí)把握顧問工作節(jié)奏。

4.2.3.11完成合同約定的其它顧問工作任務(wù)。

4.3顧問服務(wù)工作方式

4.3.1為確保合同得到有效履行,應(yīng)要求委托方指派部門或?qū)Ｈ私邮瘴暮?并安排專人負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)雙方關(guān)系,傳達(dá)顧問建議及文函,組織各部門落實(shí),并監(jiān)督檢查落實(shí)情況。

4.3.2項(xiàng)目經(jīng)理提供給甲方的任何建議、意見、參考資料等均以《顧問備忘錄》的形式提供給對(duì)方,并在《顧問備忘錄》上予以簽收,甲方對(duì)建議采納與否應(yīng)做出相應(yīng)的響應(yīng)以作為顧問的依據(jù)。

4.4顧問資料管理

4.4.1資源資料:由市場(chǎng)部控制和提供,供新接顧問項(xiàng)目建立文件化體系和指導(dǎo)現(xiàn)場(chǎng)運(yùn)作做參考,用光碟或u盤集合公司成熟的文件體系,內(nèi)容包括:

a、公眾制度 f、物業(yè)創(chuàng)優(yōu)資料

b、內(nèi)部管理制度 g、培訓(xùn)資料

c、崗位職責(zé) h、ci標(biāo)識(shí)系統(tǒng)

d、考核標(biāo)準(zhǔn)i、專項(xiàng)顧問資料等

e、 iso9001質(zhì)量體系文件

4.4.2項(xiàng)目經(jīng)理工作期間的相關(guān)文檔均實(shí)行雙文檔管理,進(jìn)行編號(hào)存檔,待顧問工作結(jié)束后進(jìn)行收集、整理和集中到市場(chǎng)部歸檔管理。

5督促檢查

5.1對(duì)顧問工作進(jìn)行檢查是確保方案順利實(shí)施的必要手段,部門應(yīng)對(duì)其實(shí)施階段性檢查,及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題解決問題。

5.2項(xiàng)目經(jīng)理:適時(shí)檢查各專業(yè)的工作,監(jiān)控顧問計(jì)劃的實(shí)施,及時(shí)與委托方協(xié)商解決問題的方法。

5.3市場(chǎng)部經(jīng)理每月聽取各項(xiàng)目經(jīng)理的匯報(bào),并將現(xiàn)場(chǎng)情況向主管副總匯報(bào),不定期或指派人員到現(xiàn)場(chǎng)檢查項(xiàng)目工作效果,對(duì)執(zhí)行合同、工作計(jì)劃、檔案管理、環(huán)境效果等提出意見,幫助項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)難以解決的問題同委托方進(jìn)行溝通。檢查內(nèi)容主要包括:

5.3.1檢查建議函提交、回復(fù)及落實(shí)情況

5.3.2檢查項(xiàng)目月度工作計(jì)劃完成情況

5.3.3檢查項(xiàng)目月度報(bào)告陳述的工作內(nèi)容

5.3.4檢查各專項(xiàng)工作完成情況

5.3.5檢查顧問期各類工作記錄等

5.4公司領(lǐng)導(dǎo)不定期與委托方領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行溝通,聽取對(duì)方意見,根據(jù)需要召開顧問專題研討會(huì),及時(shí)調(diào)整和改進(jìn)工作,布置新的任務(wù)。

6 顧問項(xiàng)目收尾管理及顧問效果評(píng)價(jià)

6.1顧問項(xiàng)目收尾時(shí),通過對(duì)以往顧問意見的匯總,對(duì)比、分析、作為顧問項(xiàng)目評(píng)審的依據(jù)之一。

6.2對(duì)顧問服務(wù)效果進(jìn)行整體評(píng)估

6.2.1顧問期間及顧問項(xiàng)目結(jié)束時(shí),由

公司指派專人或小組評(píng)估顧問服務(wù)的整體效果。評(píng)價(jià)整體運(yùn)行狀況及合同要求的完成情況,通過對(duì)委托方的運(yùn)作管理現(xiàn)狀進(jìn)行全方位、全視角的審視評(píng)價(jià),得出顧問服務(wù)的最終效果,并如實(shí)填寫《顧問項(xiàng)目整體運(yùn)行狀況評(píng)價(jià)表》,作為顧問項(xiàng)目評(píng)審的依據(jù)之一。

6.3顧問項(xiàng)目結(jié)束后,項(xiàng)目經(jīng)理以書面形式總結(jié)出顧問項(xiàng)目管理過程中的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn),哪些地方做得好,值得推廣到其他項(xiàng)目中去,哪些地方做得不好,今后應(yīng)避免;本顧問項(xiàng)目用到了哪些好的方法,出現(xiàn)過哪些疑難問題,這些問題是如何解決的,當(dāng)時(shí)為什么采用這些方法,有沒有更好的方法,通過反思總結(jié),一方面可使顧問項(xiàng)目經(jīng)理得到提高,同時(shí)也為后來做顧問項(xiàng)目的人提供借鑒。

7 記錄、標(biāo)識(shí)

7.1《顧問項(xiàng)目整體運(yùn)行狀況評(píng)價(jià)表》wi-sh(kdk)-jy-002/001a

7.2《顧問備忘錄》wi-sh(kdk)-jy-002/002a