x公司文件管理制度（十二篇）

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x公司文件管理制度

第1篇 x公司文件管理制度

公司文件管理制度

1.0 總則

為減少發(fā)文數(shù)量,提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量,充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用,特制訂本制度。

2.0 文件管理內(nèi)容主要包括:上級(jí)函、電、來(lái)文,同級(jí)函、電、來(lái)文,本公司上報(bào)下發(fā)的各種文件、資料。按照分工的原則,全公司各類文件由辦公室歸口管理。

3.0 收文的管理

3.1 公文的簽收

3.1.1 凡來(lái)公司公啟文件(除公司領(lǐng)導(dǎo)訂啟的外)均由收發(fā)員登記簽收(由上級(jí)或郵電局機(jī)要通訊員直送機(jī)要室的機(jī)要文件除外)后分別交辦公室機(jī)要秘書(shū)拆封。在簽收和拆封時(shí),收發(fā)員和機(jī)要秘書(shū)均要注意檢查封口和郵戳。對(duì)于口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因,對(duì)密件開(kāi)口和國(guó)外信函郵票被撕應(yīng)拒絕簽收。

3.1.2 對(duì)上級(jí)機(jī)要部門(mén)發(fā)來(lái)的文件,要進(jìn)行信封、文件、文號(hào)、機(jī)要編號(hào)的“四對(duì)口”核定,如果其中一項(xiàng)不對(duì)口,應(yīng)立即報(bào)告上級(jí)機(jī)要部門(mén),并登記差錯(cuò)文件的文號(hào)。

3.2 公文的編號(hào)保管

3.2.1 辦公室文書(shū)對(duì)上級(jí)來(lái)文拆封后應(yīng)及時(shí)附上“文件處理傳閱單”,并分類登記編號(hào)、保管。須由公司承辦或歸檔的公司領(lǐng)導(dǎo)親啟文件,公司領(lǐng)導(dǎo)啟封后,也應(yīng)交辦公室辦理正常手續(xù)。

3.2.2 本公司外出人員開(kāi)會(huì)帶回的文件及資料應(yīng)及時(shí)分別送交辦公室文書(shū)進(jìn)行登記編號(hào)保管,不得個(gè)人保存。

3.3 公文的閱批與分轉(zhuǎn)

3.3.1 凡正式文件均需分別由辦公室主任(或副主任)根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后,由機(jī)要秘書(shū)分送承辦部門(mén)閱辦,重要文件應(yīng)呈送公司領(lǐng)導(dǎo)(或分管領(lǐng)導(dǎo))親自閱批后分送承辦部門(mén)閱辦。為避免文件積壓誤事,一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完,緊急文件要月即辦。

3.3.2 一般函、電、單據(jù)等,分別由辦公室機(jī)要秘書(shū)直接分轉(zhuǎn)處理。如涉及幾個(gè)單位會(huì)辦的文件,應(yīng)同主辦單位聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。

3.3.3 為加速文件運(yùn)轉(zhuǎn),機(jī)要秘書(shū)應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送到公司領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門(mén),如關(guān)系到兩個(gè)以上業(yè)務(wù)部門(mén),應(yīng)按批示次序依次傳閱,最遲不得超過(guò)2天(特殊情況例外)。

3.4 文件的傳閱與催辦

3.4.1 傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定,不得將有密級(jí)的文件帶回家、宿舍或公共場(chǎng)所,也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對(duì)尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。

3.4.2 閱讀文件應(yīng)抓緊時(shí)間,當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交機(jī)要室,閱批文件一般不得超過(guò)2天,閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)。如有領(lǐng)導(dǎo)“批示”、“擬辦意見(jiàn)”,辦公室應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門(mén)和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。

3.4.3 閱文時(shí)不得抄錄全文,不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件,如確系工作需要,要辦理借閱手續(xù),以防止丟失泄密。

3.4.4 文件閱完后,應(yīng)送交辦公室機(jī)要秘書(shū),切忌橫傳。

3.4.5 辦公室機(jī)要秘書(shū)對(duì)文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任,承辦部門(mén)接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散,如需備查,應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定,并征得辦公室同意后,予以復(fù)印或摘抄,原件應(yīng)及時(shí)歸檔周轉(zhuǎn)。

3.4.6 按照閱文范圍,離、退休干部,一般由有關(guān)部門(mén)定期組織學(xué)習(xí)有關(guān)文件,或由辦公室機(jī)要室通知到機(jī)要室閱文。

4.0 發(fā)文的管理

4.1 發(fā)文的規(guī)定

4.1.1 全公司上報(bào)下發(fā)正式文件的權(quán)力集中于公司,各群眾團(tuán)體和部門(mén)一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。

4.1.2 各群眾團(tuán)體、部門(mén)需要向上反映匯報(bào)重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應(yīng)向公司提出發(fā)文申請(qǐng),并將文件底稿交廠辦審核。公司同意發(fā)文,則由公司按機(jī)構(gòu)設(shè)置與業(yè)務(wù)分工統(tǒng)一歸口以公司×字發(fā)文。

4.1.3 對(duì)全公司影響較大,涉及兩個(gè)以上公司領(lǐng)導(dǎo)分管范圍的文件,須由經(jīng)理批準(zhǔn)簽發(fā)。其余文件均由分管公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)。

4.2 發(fā)文的范圍

4.2.1 凡是以公司名義發(fā)出的文件、通知、決定、決議、請(qǐng)示、報(bào)告、編寫(xiě)的會(huì)議紀(jì)要和會(huì)議簡(jiǎn)報(bào),均屬發(fā)文范圍。

4.2.2 公司下發(fā)文件主要用于:

① 公布公司規(guī)章制度;

② 轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)文件或根據(jù)上級(jí)文件精神制訂的公司文件;

③ 公布公司體制機(jī)構(gòu)變動(dòng)或干部任免事項(xiàng);

④ 公布公司性的重大開(kāi)發(fā)、項(xiàng)目、經(jīng)營(yíng)管理、政治工作、生活福利等工作的決定;

⑤ 發(fā)布有關(guān)獎(jiǎng)懲決定和通報(bào);

⑥ 其他有關(guān)公司的重大事項(xiàng)。

4.2.3 公司上行文、外發(fā)文主要用于:

① 對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)呈報(bào)工作計(jì)劃、請(qǐng)示報(bào)告、處理決定;

② 同兄弟單位聯(lián)系有關(guān)公司重大開(kāi)發(fā)項(xiàng)目、人事勞資、物資供應(yīng)、科研、基建、經(jīng)營(yíng)管理等事宜。

4.2.4 在公司日常項(xiàng)目開(kāi)發(fā)和經(jīng)營(yíng)管理中,有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達(dá)上級(jí)指示等事項(xiàng),應(yīng)按有關(guān)制度辦理,經(jīng)分管公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,由主管業(yè)務(wù)部門(mén)書(shū)面或口頭通知執(zhí)行,一般不用公司文件發(fā)布。

4.2.5 凡各業(yè)務(wù)部門(mén)如開(kāi)專題會(huì)議所作的決定,一般都不應(yīng)發(fā)文,不備查考,可以簡(jiǎn)寫(xiě)名義用《工作簡(jiǎn)訊》發(fā)會(huì)議紀(jì)要。

4.2.6 各業(yè)務(wù)部門(mén)與外單位發(fā)生的一般業(yè)務(wù)聯(lián)系,可用各簡(jiǎn)寫(xiě)的名義對(duì)外發(fā)函(應(yīng)各自編號(hào)備查),不用公司名義發(fā)文。

5.0 文件的立卷與歸檔

5.1 文件的歸檔范圍

5.1.1 凡下列文件統(tǒng)一分別由兩辦負(fù)責(zé)歸檔:

① 上級(jí)機(jī)關(guān)來(lái)文,包括上級(jí)對(duì)公司報(bào)告、申請(qǐng)的批復(fù);

② 公司發(fā)出的報(bào)告、指示、決定、決議、通報(bào)、紀(jì)要、重要通知、工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)工作的種類計(jì)劃統(tǒng)計(jì)、季度、年度報(bào)表等;

③ 經(jīng)理辦公室、總務(wù)會(huì)、公司管理委員會(huì)、中層干部會(huì)以及各種專業(yè)例會(huì)記錄;

④ 公司一級(jí)組織召開(kāi)的代表大會(huì)所形成的報(bào)告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等;

⑤ 有保存價(jià)值的人民來(lái)信,來(lái)訪記錄及處理結(jié)果;

⑥ 參加上級(jí)召開(kāi)的各種會(huì)議帶回的文件、資料及本公司在會(huì)上匯報(bào)發(fā)言材料等;

⑦ 上級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志來(lái)公

司檢查視察工作的報(bào)告、指示記錄,以及公司向上級(jí)進(jìn)行匯報(bào)的提綱和材料;

⑧ 反映公司生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)、先進(jìn)人物事跡及公司領(lǐng)導(dǎo)工作等的音像攝制品;

⑨ 公司日志和大事記;

⑩ 公司向上級(jí)請(qǐng)求批復(fù)的文件及上報(bào)的有關(guān)材料。

5.1.2 業(yè)務(wù)部門(mén)、各群眾團(tuán)體日常工作中形成的活動(dòng)資料,由各業(yè)務(wù)科室、群眾團(tuán)體負(fù)責(zé)立卷歸檔。

5.2 立卷要求

5.2.1 文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、作者、時(shí)間順序,分門(mén)別類地進(jìn)行整理歸檔。

5.2.2 立卷時(shí),要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全,保持文件、材料的完整性。

5.2.3 要堅(jiān)持平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會(huì)議形成的文件材料,要及時(shí)立卷歸檔。

5.2.4 上年度形成的文件材料,要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向檔案館(室)移交,清單一式兩份(接交單位各留存一份備查)。

6.0 文件的銷(xiāo)毀

6.1 對(duì)于多余、重復(fù)、過(guò)時(shí)和無(wú)保存價(jià)值的文件,公司機(jī)要室應(yīng)定期清理造冊(cè),并按上級(jí)有關(guān)規(guī)定,辦理申請(qǐng)銷(xiāo)毀手續(xù)。

6.2 經(jīng)審核同意銷(xiāo)毀的文件,應(yīng)派專車(chē)分別由公司機(jī)要秘書(shū)和正(副)主任護(hù)送到上級(jí)機(jī)關(guān)指定的紙廠監(jiān)視銷(xiāo)毀。

第2篇公司ems程序文件：義務(wù)消防隊(duì)的義務(wù)和活動(dòng)制度

公司ems程序文件范本:義務(wù)消防隊(duì)的義務(wù)和活動(dòng)制度

二十.義務(wù)消防隊(duì)的義務(wù)和活動(dòng)制度

1.目的

義務(wù)消防隊(duì)員是預(yù)防和撲滅火災(zāi)的群眾性自防自救的消防組織,是公司開(kāi)展消防工作的骨干力量,對(duì)加強(qiáng)公司防火工作,確保員工人身及公司財(cái)產(chǎn)的安全起著重要的作用。

2.范圍

本制度規(guī)定了公司義務(wù)消防隊(duì)的條件、義務(wù)和活動(dòng)內(nèi)容,適用于公司各部門(mén)及全體義務(wù)消防隊(duì)員。

3.內(nèi)容

3.1條件和義務(wù):

a)義務(wù)消防隊(duì)員從各部門(mén)、車(chē)間選派,由遵紀(jì)守法、具有一定文化水平、熱愛(ài)消防工作、身體健康的人員擔(dān)任(組織結(jié)構(gòu)見(jiàn)附錄a);

b)公司義務(wù)消防隊(duì)擔(dān)負(fù)著隨時(shí)撲救火災(zāi)的任務(wù),平時(shí)是防火骨干,一旦發(fā)生火災(zāi),又是撲救初起火災(zāi)的尖兵,是公安消防隊(duì)的得力助手。

3.2培訓(xùn)教育:

由人事部聘請(qǐng)公安消防隊(duì)或有關(guān)單位不定期地舉辦消防知識(shí)學(xué)習(xí),普及防火、滅火常識(shí)。

a)學(xué)習(xí)國(guó)家有關(guān)消防條例及其消防法規(guī);

b)學(xué)習(xí)基本的防火和滅火知識(shí);

c)學(xué)習(xí)常用消防器材的使用和保養(yǎng)維修;

d)學(xué)習(xí)必要的安全知識(shí),學(xué)會(huì)救人、疏散物資等基本方法。

3.3技能訓(xùn)練:

從公司實(shí)際出發(fā),每年開(kāi)展一次消防演練,有的放矢地進(jìn)行滅火訓(xùn)練。

3.4義務(wù)消防隊(duì)每?jī)赡暾{(diào)整一次,若隊(duì)員離職,應(yīng)及時(shí)予以補(bǔ)充。

3.5對(duì)在消防工作中表現(xiàn)積極、成績(jī)顯著的集體和個(gè)人,公司將給予獎(jiǎng)勵(lì)。

附錄a:

義務(wù)消防隊(duì)組織機(jī)構(gòu)

1.a消防小隊(duì):

小隊(duì)長(zhǎng):

隊(duì)員:

2.b消防小隊(duì):

小隊(duì)長(zhǎng):

隊(duì)員:

3.c消防小隊(duì):

小隊(duì)長(zhǎng):

隊(duì)員:

4.d消防小隊(duì):

小隊(duì)長(zhǎng):

隊(duì)員:

第3篇某公司文件和檔案管理制度

為保證公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、等工作，維護(hù)文件檔案的完整和安全，特制定本制度。

一、公司設(shè)立文件檔案管理專員，切實(shí)做好文件檔案的收集、分類、整理、立卷、歸檔工作，保證文件檔案資料的齊全完整，提高案卷質(zhì)量，使文件檔案管理工作達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、規(guī)范化的要求，并逐步實(shí)現(xiàn)電子信息化管理。

二、凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用價(jià)值的各類資料、原始記錄、出版物、各種圖表薄冊(cè)、照片以及與本公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)相關(guān)的上級(jí)事文等都要齊全完整地收集、整理、立卷、保管。

三、人力資源專員要做好公司員工人事檔案的收集、整理、立卷、管理工作，確保資料完整。

四、檔案管理員要對(duì)公司安全生產(chǎn)相關(guān)文件資料專門(mén)建檔。進(jìn)行管理。

五、立卷應(yīng)根據(jù)其相互聯(lián)系、保存價(jià)值分類整理立卷，保證檔案的齊全、完整，能反映公司的主要情況，以便于保管和利用。

六、文件資料檔案的保管、查閱。

1、所有檔案必須入框上架，科學(xué)排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。

2、文件柜、檔案室要保持整潔衛(wèi)生，認(rèn)真做好文件檔案“八防”工作，特別是檔案室防火、防鼠、防濕、防盜工作要常抓不懈，要定期檢查、經(jīng)常核對(duì)文件檔案資料，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理、報(bào)告并做好相關(guān)記錄，確保文件檔案資料的完整與安全。

七、公司內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案資料，須報(bào)請(qǐng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，外單位人員要查閱、復(fù)印公司檔案，必須持單位介紹信并經(jīng)本公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱；公司所有檔案一律不允許外借。不論是誰(shuí)查閱、復(fù)印檔案，公司檔案管理員都必須如實(shí)進(jìn)行登記，注清查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容、查閱人姓名、批準(zhǔn)領(lǐng)導(dǎo)、是否復(fù)印等相關(guān)內(nèi)容。

八、對(duì)于公司機(jī)密文件及檔案的管理，要有專柜存放并單獨(dú)設(shè)鎖，無(wú)關(guān)人員不準(zhǔn)接觸，工作人員要嚴(yán)守機(jī)密。

九、本公司的文件及檔案包括：安全生產(chǎn)會(huì)議記錄（含紀(jì)要）、安全費(fèi)用提取使用記錄、員工安全教育培訓(xùn)記錄、勞動(dòng)防護(hù)用品采購(gòu)發(fā)放記錄、危險(xiǎn)源管理臺(tái)帳、安全生產(chǎn)檢查記錄、授權(quán)作業(yè)指令單、事故調(diào)查處理報(bào)告、事故隱患整改記錄、安全生產(chǎn)獎(jiǎng)懲記錄、特種作業(yè)人員登記記錄、特種設(shè)備管理記錄、外來(lái)施工隊(duì)伍安全管理記錄、安全設(shè)備設(shè)施管理臺(tái)賬（包括安裝、運(yùn)行、維護(hù)等）、有關(guān)強(qiáng)制性檢測(cè)檢驗(yàn)報(bào)告或記錄、新改擴(kuò)建項(xiàng)目“三同時(shí)”、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)信息、職業(yè)健康檢查與監(jiān)護(hù)記錄、應(yīng)急演習(xí)信息、技術(shù)圖紙等。

第4篇 z物業(yè)公司文件資料管理制度

1、目的

規(guī)定本公司文件資料的編寫(xiě)、批準(zhǔn)、發(fā)布、更改、保存和作廢等活動(dòng)以及適用外來(lái)文件的控制要求,確保公司各項(xiàng)工作正常開(kāi)展和保存必要的證據(jù)。

2、適用范圍

適用于本公司內(nèi)部文件的編寫(xiě)、收發(fā)、控制及資料保管和外來(lái)文件的管理。

3、職責(zé)

3.1 各職能部門(mén)負(fù)責(zé)工作文件的編寫(xiě)、收集和存檔。

3.2 綜合管理部負(fù)責(zé)業(yè)主檔案的管理與控制。

3.3 辦公室負(fù)責(zé)文件發(fā)放、存檔、資料保管以及文件的處理。

3.4 辦公室主任主管文件、資料管理工作的控制。

4、相關(guān)文件

《文件控制程序》q/ph-qp-4.2.3

《質(zhì)量記錄控制程序》q/ph-qp-4.2.4

5、工作程序和管理辦法

5.1 文件的產(chǎn)生

5.1.1 各相關(guān)部門(mén)根據(jù)工作需求編寫(xiě)文件。

5.1.2總經(jīng)理助理對(duì)文件進(jìn)行審核。

5.1.3總經(jīng)理審批通過(guò)的文件由辦公室打印和發(fā)放,作為非受控文件生效。

5.1.4辦公室對(duì)生效的文件印制,必須使用[印制文件登記表](qr-wd01-02-01)。

5.2文件、資料的類別

5.2.1 受控文件

a)內(nèi)業(yè)資料;

b)圖紙資料;

c)按照質(zhì)量體系的控制要求進(jìn)行管理的文件;

d)在質(zhì)量體系中引用的法律、法規(guī)和外來(lái)文件;

e)與服務(wù)過(guò)程有關(guān)的合同協(xié)議;

f)業(yè)主檔案(如:公共合約、用戶登記表等,屬于業(yè)主財(cái)產(chǎn),由綜合管理部管理與控制,具體執(zhí)行[顧客財(cái)產(chǎn)控制程序]q/ph-qp-7.5.4)。

管理與控制具體執(zhí)行[文件控制程序]( q/ph-qp-4.2.3)。

5.2.2非受控文件

與公司經(jīng)營(yíng)和服務(wù)工作范圍相關(guān)的文件作為非受控文件管理,辦公室應(yīng)對(duì)其進(jìn)行分類和編碼,以便于歸檔,根據(jù)目前公司現(xiàn)有的非受控文件,可分為:

a)內(nèi)行文、外行文: 1

b)未被質(zhì)量體系引用的外來(lái)文件: 2

c)與服務(wù)過(guò)程無(wú)關(guān)的合同協(xié)議: 3

d)未被質(zhì)量體系引用的法律法規(guī): 4

e)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)性文件: 5

f)照片、錄像帶:6

g)電腦貯存:7

5.3文件、資料目錄的索引號(hào)

*-*.*-**

文件盒編號(hào)

同號(hào)柜序列號(hào)

文件柜編號(hào)

文件類別編碼

5.4文件、資料歸檔與管理

5.4.1各職能部門(mén)對(duì)各種工作文件進(jìn)行編寫(xiě)、收集、整理和存檔,并匯總到辦公室統(tǒng)一管理。

5.4.2辦公室負(fù)責(zé)文件、資料的保密性防范,公司所有受控文件和非受控文件的資料均屬保密性文件。

5.4.3辦公室負(fù)責(zé)對(duì)文件、資料的管理和保護(hù),文件、資料應(yīng)分門(mén)別類包裝和存放,對(duì)于需存檔的文件、資料要及時(shí)存檔,并建立[存檔備案資料目錄](méi)(qr-wd01-02-02),注明文件類別、索引號(hào)、份數(shù)等,如用必要還應(yīng)有內(nèi)容說(shuō)明。并在檔案柜上貼好存放文件的索引號(hào)范圍。確保調(diào)用、借閱文件、資料時(shí)易于識(shí)別和檢索,便于對(duì)文件資料的保管。

5.5 文件、資料的發(fā)放

5.5.1文件應(yīng)按各職能部門(mén)工作性質(zhì)和范圍發(fā)放,由辦公室制定[文件分發(fā)登記表](qr-wd01-02-03),注明發(fā)放范圍、數(shù)量、分發(fā)號(hào)等,并要求領(lǐng)用人在[文件分發(fā)登記表]上簽領(lǐng),以便對(duì)發(fā)放的文件進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和檢查。

5.5.2辦公室在文件發(fā)放的過(guò)程中不得誤發(fā)、遺失,發(fā)現(xiàn)文件誤發(fā)時(shí)應(yīng)立即追回,同時(shí)作好文件的補(bǔ)救工作。

5.6文件資料的調(diào)用、借閱與歸還

5.6.1借閱者應(yīng)在[文件、資料借閱登記表](qr-wd01-02-04)上詳細(xì)注明文件、資料的編號(hào)和圖號(hào),并按時(shí)歸還和辦理歸還手續(xù)

5.6.2借閱的文件、資料未經(jīng)允許不得復(fù)印、摘抄、外借和傳播。

5.6.3借閱的文件、資料歸還時(shí),辦公室應(yīng)對(duì)文件資料是否完好進(jìn)行檢查,若文件、資料受損的,借閱者應(yīng)闡述受損原因,并在[文件、資料借閱登記表]的備注欄上注明,因人為因素造成的應(yīng)追究當(dāng)事人的責(zé)任。

5.6.4機(jī)密性文件的調(diào)用與借閱規(guī)定

a)a級(jí)機(jī)密文件資料:公司年度計(jì)劃、公司年終報(bào)告總結(jié)及公司章程、董事會(huì)決議,公司財(cái)務(wù)報(bào)表、法律訴訟文件等的調(diào)用與借閱需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。

b)b級(jí)機(jī)密文件資料:業(yè)主檔案,公司員工檔案、公司規(guī)章制度、公司經(jīng)營(yíng)專項(xiàng)審批文件等的調(diào)用與借閱需經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)。

c)c級(jí)機(jī)密文件資料:內(nèi)業(yè)資料和技術(shù)性圖紙資料、法律法規(guī)類文件的調(diào)用與借閱需經(jīng)有關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)并向辦公室聯(lián)系辦理。

d)行業(yè)主管借閱文件、資料的僅限于b級(jí)機(jī)密和c級(jí)機(jī)密文件、資料。

e)業(yè)主(用戶)因工作需要借閱文件、資料的,僅限于技術(shù)圖紙和已張貼在公共場(chǎng)所的文件。

f)外來(lái)單位借閱、調(diào)用文件、資料的限于國(guó)家執(zhí)法部門(mén),如公安機(jī)關(guān)、檢察機(jī)關(guān)、法院等單位因工作和偵破案件需要的,可以給予協(xié)助與配合,但在此之前應(yīng)檢驗(yàn)和登記來(lái)訪單位和人員的證明文件和相關(guān)證件,由辦公室主任向總經(jīng)理請(qǐng)示后親自辦理。

g)以上文件資料的調(diào)用與借閱按5.5.1 、5.5.2和5.5.3條款執(zhí)行。

5.7 文件的復(fù)制、破損和丟失

5.7.1未經(jīng)允許,不得隨意復(fù)印公司的文件資料,如因工作需要復(fù)印文件,須經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn),并在[文件復(fù)印登記表](qr-wd01-02-05)上填寫(xiě)復(fù)印文件的名稱,復(fù)印數(shù)量,并簽名。

5.7.2文件使用人應(yīng)對(duì)文件妥善保管,當(dāng)文件破損嚴(yán)重影響使用或丟失時(shí),應(yīng)填寫(xiě)[文件補(bǔ)發(fā)申請(qǐng)表](qr-wd01-02-06),由辦公室主任批準(zhǔn),辦理更換手續(xù)。補(bǔ)發(fā)新文件時(shí)應(yīng)收回破損文件,并應(yīng)給予新的分發(fā)號(hào),新的分發(fā)號(hào)延續(xù)原來(lái)文件分發(fā)號(hào)。

5.8 文件、資料的更新

文件增加條款和更新時(shí)應(yīng)及時(shí)更換,保證在使用處獲得有效版本。

5.9 文件的作廢與銷(xiāo)毀

5.9.1內(nèi)容不適用于公司運(yùn)行或超過(guò)有效期限的文件,經(jīng)過(guò)總經(jīng)理過(guò)期審批后給予作廢或銷(xiāo)毀處理。

5.9.2在分發(fā)過(guò)程中發(fā)現(xiàn)文件遺失或在使用過(guò)程中文件破損嚴(yán)重和丟失的,應(yīng)向上級(jí)匯報(bào),經(jīng)總經(jīng)理審批后,給予作廢處理。

5.9.3 作廢文件蓋作廢章,留一至兩份備案,其余銷(xiāo)毀。文件銷(xiāo)毀處理時(shí)需兩個(gè)人進(jìn)行,一人實(shí)施,一人監(jiān)督。

5.9.4辦公室對(duì)于作廢和銷(xiāo)毀的文件,應(yīng)在[作廢、銷(xiāo)毀文件登記表](qr-wd01-02-07)上注明作廢或銷(xiāo)毀文件的編號(hào)、版本號(hào)和分發(fā)號(hào)作廢,并向各部門(mén)書(shū)面發(fā)布作廢聲明,防止誤用。

6、使用的記錄表格

序號(hào)

名稱

編號(hào)

存放地點(diǎn)

存放時(shí)間

[印制文件登記表]

qr―wd01―02―01

辦公室

一年

[存檔備案資料目錄](méi)

qr―wd01―02―02

辦公室

長(zhǎng)期

[文件分發(fā)登記表]

qr―wd01―02―03

辦公室

一年

[文件、資料借閱登記表]

qr―wd01―02―04

辦公室

一年

[文件復(fù)印登記表]

qr―wd01―02―05

辦公室

一年

[文件補(bǔ)發(fā)申請(qǐng)表]

qr―wd01―02―06

辦公室

一年

[作廢、銷(xiāo)毀文件登記表]

qr―wd01―02―07

辦公室

一年

起草人: 審核人: 審批人:

日期: 日期: 日期:

第5篇物業(yè)管理公司文件管理制度

第一節(jié) 總則

一、為適應(yīng)公司全方位規(guī)范化科學(xué)管理,做好公司文件管理工作,使之規(guī)范化和制度化,特制定本制度。

二、公司文件是傳達(dá)方針政策,發(fā)布公司行政規(guī)章制度、指示、請(qǐng)示和答復(fù)問(wèn)題、指導(dǎo)商洽工作、報(bào)告情況、交流信息的重要工具。因此,必須認(rèn)真做好文件的管理工作,有效地為公司發(fā)展服務(wù)。

三、公司全體員工都應(yīng)發(fā)揚(yáng)深入調(diào)查、聯(lián)系群眾、結(jié)合實(shí)際、實(shí)事求是和認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作作風(fēng),努力提高文件質(zhì)量和處理效率。

四、文件處理必須做到準(zhǔn)確、及時(shí)、安全,嚴(yán)格按照規(guī)定的時(shí)限和要求完成。公司文件由總經(jīng)辦統(tǒng)一發(fā)放、傳遞、用印、保管和立卷歸檔。

第二節(jié) 文件分類

一、規(guī)定。

發(fā)布重要的行政規(guī)章制度,采取重大的強(qiáng)制性行政措施,用'規(guī)定'。

二、決定、決議。

對(duì)重要事項(xiàng)或重大行動(dòng)做出安排,用'決定'。

經(jīng)會(huì)議討論通過(guò)并要求貫徹的事項(xiàng),用'決議'。

三、通知。

轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)文件,批轉(zhuǎn)下級(jí)文件,要求下級(jí)辦理和需要共同執(zhí)行的事項(xiàng),用'通知'。

四、通報(bào)。

表彰先進(jìn),批評(píng)錯(cuò)誤,傳達(dá)重要信息,用'通報(bào)'。

五、請(qǐng)示、報(bào)告。

向上級(jí)請(qǐng)求批示與批準(zhǔn),用'請(qǐng)示'。

向上級(jí)匯報(bào)工作、反映情況、提出建議,用'報(bào)告'。

六、批復(fù)。

答復(fù)請(qǐng)示事項(xiàng)用'批復(fù)'。

七、函。

商洽工作、詢問(wèn)問(wèn)題、向有關(guān)主管部門(mén)請(qǐng)求批準(zhǔn)等,用'函'。

八、會(huì)議紀(jì)要。

傳達(dá)會(huì)議議定事項(xiàng)和主要精神,要求與會(huì)者共同遵守的,用'會(huì)議紀(jì)要'。

第三節(jié)文件格式

一、文件一般由標(biāo)題、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、密級(jí)、緊急程度、正文、、發(fā)文時(shí)間、印章、主題詞、主送單位(部門(mén))、抄報(bào)(送)單位(部門(mén))等部份組成。

二、文件標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要概括文件的主要內(nèi)容。

三、發(fā)文字號(hào)包括代號(hào)、年號(hào)、順序號(hào)。

四、公司發(fā)文代號(hào)分為四種:

①'發(fā)'、②'人發(fā)'、③'客發(fā)'。

冠以上述發(fā)文代號(hào)的內(nèi)發(fā)文件應(yīng)對(duì)全公司具有效力,對(duì)外發(fā)文應(yīng)代表公司的整體意志。

發(fā)文一般應(yīng)該是對(duì)公司各方面事務(wù)具有一定指導(dǎo)性或約束力的事項(xiàng)的宣告,日常的程序性、流程性文件則應(yīng)以工單、請(qǐng)示、報(bào)告、簡(jiǎn)報(bào)等形式流轉(zhuǎn)。力避隨意發(fā)文。

'發(fā)'用于公司及各部門(mén)的對(duì)內(nèi)對(duì)外發(fā)文,由總經(jīng)辦統(tǒng)一編號(hào);

'人發(fā)'、'客發(fā)'分別用于人力資源部的對(duì)內(nèi)對(duì)外發(fā)文及客戶服務(wù)中心的對(duì)外發(fā)文,文件由發(fā)文部門(mén)自行編號(hào),總經(jīng)辦統(tǒng)一認(rèn)定。

(公司其他部門(mén)均以'發(fā)'的代號(hào)發(fā)文,以②、③代號(hào)發(fā)文,須在發(fā)文權(quán)限范圍內(nèi)。)

五、文件必須蓋章或簽字。

六、密級(jí)分為'絕密'、'機(jī)密'、'秘密'。

七、緊急程度分為'特急'、'急'、'平'。

八、文件內(nèi)容要求事實(shí)清楚、觀點(diǎn)鮮明、條理清晰、文字精煉、用語(yǔ)準(zhǔn)確。

九、發(fā)文單位必須注明全稱。

十、多頁(yè)文件應(yīng)標(biāo)明頁(yè)碼。

十一、文字從左至右橫寫(xiě)、橫排,左側(cè)留裝訂位。

十二、文件紙一般使用a4型。

第四節(jié)收文

一、收文一律使用《收文簿》。

二、外單位來(lái)文均由行政部指定專人收文,由總經(jīng)辦統(tǒng)一拆封、登記,根據(jù)文件屬性及時(shí)分送相關(guān)部門(mén)。

第五節(jié)辦文

一、辦文包括文件的分送、傳遞、承辦、催辦等程序。

二、辦文由總經(jīng)辦統(tǒng)一安排,包括文件的分送、傳遞和催辦。

三、協(xié)辦部門(mén)必須積極配合主辦部門(mén)完成文件處理。

四、文件的催辦由總經(jīng)辦負(fù)責(zé),防止漏辦或延誤。

五、嚴(yán)格按照時(shí)限要求完成。

六、文件傳遞必須保證安全,完善簽收手續(xù),防止文件遺失。

七、文件辦理完畢后,統(tǒng)一交由總經(jīng)辦指定專人保管、立卷歸檔。

第六節(jié)發(fā)文

一、發(fā)文一律使用《公司發(fā)文稿紙》。

二、發(fā)文程序如下:公司內(nèi)部發(fā)文:擬稿人→部門(mén)經(jīng)理核準(zhǔn)→主管副總經(jīng)理→總經(jīng)辦統(tǒng)一編號(hào)→打印→蓋章(簽字)→發(fā)文→備案對(duì)外發(fā)文:擬稿人→部門(mén)經(jīng)理審核→主管副總經(jīng)理→總經(jīng)理核準(zhǔn)→總經(jīng)辦統(tǒng)一編號(hào)→打印→蓋章(簽字)→發(fā)文→備案第七節(jié)其他

一、時(shí)限要求:

1、特急:限4個(gè)工作時(shí)內(nèi)完成。

2、急:限8個(gè)工作時(shí)內(nèi)完成。

3、平:限16個(gè)工作時(shí)內(nèi)完成。

二、文件的保密要求:

1、絕密文件:閱后應(yīng)立即退回發(fā)文部門(mén),并由發(fā)文部門(mén)保存在保險(xiǎn)柜內(nèi)。

2、機(jī)密文件:閱后應(yīng)立即保存在保險(xiǎn)柜內(nèi)。

3、秘密文件:閱后立即保存在文件柜內(nèi)。

三、文件立卷歸檔按照《檔案管理制度》執(zhí)行。

第6篇房產(chǎn)公司工程文件管理制度

房產(chǎn)開(kāi)發(fā)公司工程文件管理制度

1.目的

在工程部日常行政管理及項(xiàng)目施工全過(guò)程中,妥善處理和保管工程文件,以便于歸檔、收發(fā)、查閱、結(jié)算及移交。

2.范圍

本準(zhǔn)則適用于***有限公司開(kāi)發(fā)建設(shè)的所有項(xiàng)目。

3.文件編號(hào)體系

工程部文件統(tǒng)一編號(hào)方法:公司英文縮寫(xiě)+文件類索引碼+文件號(hào)

4.工程部文件目錄

4.1公司管理規(guī)范:

工程管理規(guī)范一套

項(xiàng)目經(jīng)理部職責(zé)及人員架構(gòu)表

4.2各種指導(dǎo)書(shū)

4.3政府文件

4.4公司來(lái)文:

4.4.1報(bào)公司各部門(mén)文件

4.4.2報(bào)公司報(bào)告

4.4.3發(fā)工程部文

4.4.4發(fā)設(shè)計(jì)部文

4.4.5發(fā)成本管理部文

4.5會(huì)議紀(jì)要:

4.5.1公司每月/每周工程例會(huì)紀(jì)要

4.5.2公司現(xiàn)場(chǎng)工作協(xié)調(diào)會(huì)紀(jì)要

4.5.3專題會(huì)議紀(jì)要

4.5.4內(nèi)部會(huì)議紀(jì)要

4.5.5圖紙會(huì)審變更紀(jì)要

4.6部門(mén)費(fèi)用情況

4.7工作簡(jiǎn)報(bào)

4.8各種表單

4.9工程文件(按工程部檔案管理程序中的目錄整理、歸檔)

4.10其他

5.有以下情況之一的文件不合格文件,

5.1沒(méi)有及時(shí)注銷(xiāo)的舊版本圖紙。

5.2編號(hào)不連續(xù)。

5.3文件為傳真件。

5.4模糊不清。

5.5文件資料不全、缺頁(yè)。

5.6簽字、蓋章不全、無(wú)授權(quán)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。

6.往來(lái)文件需要在文件管理員(工程部項(xiàng)目秘書(shū))處進(jìn)行登記。文件用章需要先有部門(mén)經(jīng)理簽字。文件分機(jī)密、秘密、公開(kāi)三級(jí),機(jī)密級(jí)只有經(jīng)辦人和所涉及的部門(mén)經(jīng)理、分管老總才可查詢,其他人員需查閱要部門(mén)經(jīng)理書(shū)面文件;秘密級(jí)只有經(jīng)辦人,涉及的部門(mén)人員和分管老總才可查詢,公開(kāi)級(jí)即全公司共享。

7.公司所有正式文件對(duì)外均由項(xiàng)目秘書(shū)負(fù)責(zé),行政方面不論郵件還是文本均要從項(xiàng)目秘書(shū)處對(duì)外接口或抄送給項(xiàng)目秘書(shū),技術(shù)方面的文件可以不通過(guò)項(xiàng)目秘書(shū)直接對(duì)外。

8.工程部每周每人均寫(xiě)工作周報(bào),周報(bào)格式要求如下:1、分項(xiàng)目寫(xiě),如基地情況、項(xiàng)目情況、內(nèi)部管理、其他。2、寫(xiě)明辦事的期限、內(nèi)容。

9.工程部每天工作日記按工程部工作日記管理制度執(zhí)行,由工程部經(jīng)理進(jìn)行不定時(shí)的抽查。

第7篇公司文件及檔案管理制度

公司文件及檔案管理制度

(七) 第一章總則

第一條為加強(qiáng)對(duì)公司各類文件、檔案的規(guī)范管理,確保檔案保管和使用安全,提高利用效率,更好的為公司經(jīng)營(yíng)管理服務(wù),特制訂本制度。

第二條本制度所稱的檔案是指自公司成立,在建司、經(jīng)營(yíng)、管理工作和活動(dòng)中形成的,具有備用、備查價(jià)值的各類資質(zhì)證照,文書(shū)、公文、公函,合同、圖紙,影像、實(shí)物等不同形式的歷史記錄。

第三條本制度適用于公司各部門(mén)。第二章基本原則及管理范圍

第四條檔案工作的基本原則:集中統(tǒng)一管理公司系統(tǒng)檔案,維護(hù)檔案的完整與安全,便于各項(xiàng)工作的利用。

第五條根據(jù)公司現(xiàn)階段管理特點(diǎn)制定本制度,管理范圍暫不包括人事檔案、會(huì)計(jì)檔案和資金類檔案,須由公司相應(yīng)職能部門(mén)負(fù)責(zé)制定三類專項(xiàng)檔案的具體管理辦法,公司行政人事部具有監(jiān)督和指導(dǎo)的責(zé)任。第三章管理機(jī)構(gòu)及主要職責(zé)

第六條管理模式公司行政人事部是公司系統(tǒng)檔案工作的主要管理部門(mén),采取總經(jīng)理直管模式,即公司檔案管理人員的工作內(nèi)容、業(yè)務(wù)管理和考核等工作均由公司總經(jīng)理直線管理。

第七條管理范圍。主要分為綜合類檔案和技術(shù)類檔案兩種。

一、綜合類檔案主要包括:行政文書(shū)、管理監(jiān)察、經(jīng)營(yíng)管理、營(yíng)銷(xiāo)策劃、計(jì)劃管理、行政廣告和銷(xiāo)售合同、資產(chǎn)、聲像、實(shí)物等檔案;

二、技術(shù)類檔案主要包括:各工程項(xiàng)目的開(kāi)發(fā)報(bào)建、招投標(biāo)和預(yù)決算檔案,以及工程管理性材料、工程項(xiàng)目合同、施工中形成的技術(shù)文件材料和竣工技術(shù)文件等檔案。

第八條重要檔案基本管理要求合同造價(jià)部、招投標(biāo)采購(gòu)部、總工室、工程部和營(yíng)銷(xiāo)策劃部等專業(yè)性很強(qiáng)的部門(mén)必須設(shè)置專門(mén)的檔案室或檔案柜,并設(shè)專職人員保管,其它部門(mén)根據(jù)管理需要設(shè)兼職檔案管理員。

第九條檔案管理部門(mén)(行政人事部)主要職責(zé)

一、貫徹執(zhí)行《檔案法》等有關(guān)法律、法規(guī)和方針政策,制定公司文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷(xiāo)毀、移交等有關(guān)規(guī)章制度,確定公司系統(tǒng)全宗編號(hào)原則和檔案分類體系;

二、統(tǒng)籌規(guī)劃并負(fù)責(zé)公司檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用工作,加強(qiáng)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè);

三、監(jiān)督落實(shí)同步歸檔制度,指導(dǎo)各部門(mén)文件材料的收集、積累、整理和歸檔工作;

四、維護(hù)檔案的完整和安全,做好安全防范、修復(fù)和保護(hù)工作;

五、推行公司系統(tǒng)檔案管理系統(tǒng)信息化建設(shè)。第四章檔案的歸檔、立卷和移交

第十條檔案歸檔范圍及歸檔時(shí)間

一、對(duì)于公司規(guī)定的應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料,必須按照規(guī)定,向公司行政人事部移交,集中管理,任何個(gè)人不得據(jù)為己有、拒絕移交;

二、必須嚴(yán)格按照歸檔時(shí)間進(jìn)行歸檔。如無(wú)正當(dāng)理由延遲歸檔者,將對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行失職問(wèn)責(zé)。

第十一條歸檔要求

一、歸檔專業(yè)技術(shù)要求

(一) 歸檔的文件原則上一律為原件,凡有原件的文件,不能以復(fù)印件歸檔。傳真紙不能直接歸檔,要盡量追加原件,必要時(shí)存復(fù)印件并加蓋紅章注明原件存放處;

(二) 歸檔的文件材料應(yīng)對(duì)照歸檔范圍完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)收集,工程技術(shù)類檔案應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)規(guī)定。歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整;

(三) 文件書(shū)寫(xiě)和載體材料應(yīng)能耐久保存,文件材料整理符合規(guī)范。歸檔的電子文件,應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件材料一并歸檔保存;

(四) 聲像類、實(shí)物類檔案要清晰完整,符合有關(guān)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn),并按歸檔要求提供拍攝內(nèi)容、時(shí)間、背景、作者等信息。

二、相關(guān)工作要求

(一) 如因工作需要不能及時(shí)歸檔的,應(yīng)主動(dòng)向公司行政人事部備案,并安排專人妥善保存,待使用完畢后立即歸檔;

(二) 原則上,檔案取得后未存檔之前,部門(mén)人員不得先行使用,否則,如因此項(xiàng)原因?qū)е碌臋n案遺失、損壞等,一律對(duì)當(dāng)事人和部門(mén)負(fù)責(zé)人失職問(wèn)責(zé)嚴(yán)肅處理;

(三) 新成立公司,在取得營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、公司章程和印章印模后3個(gè)工作日內(nèi),必須將上述內(nèi)容的原件存公司行政人事部。

第十二條檔案立卷

一、立卷原則綜合檔案按性質(zhì)、類別、年限、重要程度和文件材料的自然形成規(guī)律,當(dāng)年立前一年的卷,并預(yù)立當(dāng)年的卷。技術(shù)檔案立竣工工程卷,在建工程資料要整理成冊(cè);

二、立卷時(shí)間:綜合檔案立卷時(shí)間為每年年末或次年年初。技術(shù)檔案在該項(xiàng)目開(kāi)發(fā)報(bào)建工作完成后立即開(kāi)始立卷,該工程項(xiàng)目完工后45天內(nèi)完成組卷工作;

三、各部門(mén)專兼職資料管理員應(yīng)注重日常收集和整理,按照歸檔范圍督促部門(mén)人員及時(shí)歸檔,并做好檔案預(yù)立卷工作。

第十三條檔案移交

一、檔案對(duì)外移交要求:按照政府規(guī)定辦理檔案對(duì)外移交時(shí),須上報(bào)公司總經(jīng)理審批。凡政府部門(mén)批復(fù)的文件及附圖,在政府有關(guān)部門(mén)需回收時(shí),公司行政人事部須留存復(fù)印件備查。

二、公司內(nèi)部移交要求:

(一) 行政人事部接收檔案時(shí),應(yīng)根據(jù)移交目錄,與移交人共同逐頁(yè)清點(diǎn),雙方在每一頁(yè)都要簽名確認(rèn)。對(duì)重要、機(jī)密類的案卷,更需要仔細(xì)核對(duì),經(jīng)查驗(yàn)無(wú)誤方可辦理簽收手續(xù)。(檔案移交登記表格式見(jiàn)附表一)

(二) 全部移交手續(xù)辦理完畢后,移交部門(mén)和行政人事部經(jīng)理均簽署“同意”意見(jiàn),并加蓋部門(mén)印章,檔案移交工作視為完成,移交中的所有記錄均須存檔。

三、對(duì)調(diào)出、離職等人員,在辦理調(diào)離手續(xù)前,必須清還檔案。沒(méi)有行政人事部經(jīng)理簽字,不得辦理調(diào)離手續(xù)。

四、電子檔案管理(略)第五章檔案的利用

第十四條檔案借閱基本程序僅在檔案室查閱一般數(shù)據(jù)和信息,辦理普通登記手續(xù)即可,查閱重要密級(jí)資料,須按借閱管理權(quán)限呈公司總經(jīng)理簽字同意,且必須在檔案室當(dāng)場(chǎng)查閱后歸還,不得私自帶出復(fù)印。(檔案查詢審批表見(jiàn)附表二)

第十五條檔案借閱事項(xiàng)規(guī)定

一、借閱檔案必須按時(shí)歸還,并及時(shí)辦理清戶手續(xù)。逾期無(wú)法歸還應(yīng)提前辦理延期使用手續(xù);(檔案借閱審批表見(jiàn)附表三)

二、借閱檔案最長(zhǎng)應(yīng)在7個(gè)工作日內(nèi)歸還,一次性借閱時(shí)間超過(guò)10天以上,須上報(bào)公司總經(jīng)理審批;

三、借閱者必須保證原樣歸還所借的檔案資料,而且完整無(wú)損,不得拆散、抽換、圈點(diǎn)、劃線、涂改或作其它任何標(biāo)記;

四、嚴(yán)格遵守保密制度,妥善保管所借檔案,做到不丟失不泄密;

五、涉及根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)指示開(kāi)展具有查處辦案性質(zhì)的工作,檔案、資料借閱須上報(bào)公司總經(jīng)理審批,各檔案室即可辦理;

六、新入職和未轉(zhuǎn)正的員工,原則上不允許借閱檔案原件。如因工作需要,須報(bào)公司總經(jīng)理簽字同意;

七、節(jié)假日前和工作發(fā)生變動(dòng)時(shí),必須及時(shí)歸還檔案;

八、借閱的檔案,一旦發(fā)生損壞、丟失或失密,應(yīng)立即向公司行政人事部報(bào)備,按公司規(guī)定失職問(wèn)責(zé)處理;

九、密級(jí)檔案材料和已立卷的文件,原則上不借出,如確因工作需要,須經(jīng)公司總經(jīng)理同意方可借出;

十、外單位借閱檔案,應(yīng)持蓋有該單位公章的介紹信,寫(xiě)明借閱內(nèi)容,經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn),由相關(guān)部門(mén)人員帶領(lǐng)方可借閱;

十一、實(shí)物檔案一般不外借,聲像檔案只能以復(fù)制件提供利用。

第十六條檔案資料借閱規(guī)定

一、公司絕密類的檔案一律不得復(fù)制;

二、復(fù)印完畢須注明用途,根據(jù)情況加蓋“再?gòu)?fù)印無(wú)效”印章。

第十七條檔案密級(jí)確定與管理公司檔案密級(jí)分為絕密、機(jī)密和秘密三類。(密級(jí)事項(xiàng)劃分表見(jiàn)附表四)。密級(jí)檔案保管要求如下:

一、未經(jīng)具備相應(yīng)管理權(quán)限的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),不得復(fù)制和摘抄;

二、查閱機(jī)密檔案資料,只能在閱覽室內(nèi)查閱;

三、屬于公司秘密的文件、資料和其它物品的制作、收發(fā)、傳遞、使用、復(fù)制、摘抄、保存和銷(xiāo)毀,必須由專人負(fù)責(zé)執(zhí)行,采用電腦技術(shù)存取、處理、傳遞的公司秘密由各部門(mén)負(fù)責(zé)保密;

四、須在設(shè)備完好的保險(xiǎn)裝置中保存密級(jí)檔案,且檔案室內(nèi)門(mén)、柜應(yīng)做到隨開(kāi)隨鎖;

五、檔案室的檔案材料要定期清查,做到帳物相符。發(fā)現(xiàn)失密、竊密情況,應(yīng)及時(shí)報(bào)告公司總經(jīng)理,查明情況嚴(yán)肅處理;

六、不準(zhǔn)在私人交往、通信、網(wǎng)絡(luò)中泄露公司秘密,不準(zhǔn)在公共場(chǎng)所談?wù)摴久孛?不準(zhǔn)通過(guò)其他方式傳遞公司秘密;

七、檔案屬下列情況之一者,不與開(kāi)放利用:

(一) 涉及公司商業(yè)機(jī)密;

(二) 涉及公司專利或技術(shù)秘密;

(三) 涉及公司員工個(gè)人隱私;

(四) 檔案形成部門(mén)規(guī)定限制使用。

第十八條檔案統(tǒng)計(jì)公司行政人事部應(yīng)在每年年終對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、鑒定、保管數(shù)量和狀況、檔案的利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。統(tǒng)計(jì)工作必須做到實(shí)事求是,如實(shí)反映情況,務(wù)必確保提供的數(shù)據(jù)準(zhǔn)確,符合客觀實(shí)際,不得虛報(bào)、瞞報(bào)、漏報(bào)和偽造。(檔案材料歸檔數(shù)量統(tǒng)計(jì)表格式見(jiàn)附表五)第六章檔案的保管和鑒定

第十九條檔案室設(shè)置及管理規(guī)定

一、公司應(yīng)設(shè)置獨(dú)立的檔案室,并保證檔案室安全。檔案室由專人管理,無(wú)關(guān)人員一律不許進(jìn)入檔案室。檔案管理員離開(kāi)檔案室要隨時(shí)關(guān)好門(mén)窗,確保檔案安全;

二、檔案室應(yīng)按照“十防”進(jìn)行管理,即防光、防水、防火、防塵、防蟲(chóng)、防有害氣體、防高溫、防潮、防霉、防盜,盡可能全面妥善保管好各類檔案,并定期檢查、通風(fēng);

三、檔案室內(nèi)嚴(yán)禁存放與檔案無(wú)關(guān)的物品,嚴(yán)禁吸煙,嚴(yán)防火災(zāi);

四、定期對(duì)檔案室進(jìn)行檢查,每半年進(jìn)行一次全面盤(pán)查,對(duì)檔案室設(shè)施、案卷數(shù)量和案卷排列、損壞情況等做好記錄,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)采取措施。

第二十條檔案鑒定與銷(xiāo)毀流程檔案一經(jīng)立卷、歸檔,未經(jīng)鑒定,未報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),任何人不得擅自銷(xiāo)毀。檔案鑒定工作由公司行政人事部經(jīng)理組織,行政人事部與相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人組成鑒定小組。

一、檔案鑒定要求

(一) 經(jīng)鑒定小組鑒定后仍無(wú)法確定其保存價(jià)值時(shí),應(yīng)繼續(xù)保存至次年再進(jìn)行鑒定;

(二) 技術(shù)檔案鑒定時(shí),需附工程技術(shù)部門(mén)的專業(yè)意見(jiàn);

(三) 鑒定小組不能單純地從保管期限、年代或名稱判別其價(jià)值,要從公司利用的角度綜合衡量后提出存、毀意見(jiàn)。

二、檔案銷(xiāo)毀規(guī)定

(一) 經(jīng)批準(zhǔn)銷(xiāo)毀的檔案,由公司行政人事部負(fù)責(zé)妥善安排,不得作其它用途或當(dāng)作廢紙出售;

(二) 銷(xiāo)毀檔案須有至少兩名監(jiān)銷(xiāo)人。監(jiān)銷(xiāo)人應(yīng)認(rèn)真復(fù)核所銷(xiāo)毀檔案。銷(xiāo)毀完畢須在銷(xiāo)毀清冊(cè)上注明“已銷(xiāo)毀”字樣和銷(xiāo)毀日期,監(jiān)銷(xiāo)人分別在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字;

(三) 檔案室應(yīng)及時(shí)做好檔案整理、檢索工具調(diào)整等工作。檔案鑒定過(guò)程中形成的鑒定工作申請(qǐng)、報(bào)告、銷(xiāo)毀清冊(cè)等材料應(yīng)立卷歸檔、長(zhǎng)久保存。

第二十一條檔案保管期限檔案按其價(jià)值確定保管期限為永久、長(zhǎng)期和短期等,公司各類檔案具體保管期限見(jiàn)相關(guān)文件管理規(guī)定。第七章獎(jiǎng)懲規(guī)定

第二十二條公司行政人事部每半年一次對(duì)公司和各部門(mén)的檔案管理工作進(jìn)行全面檢查,對(duì)于在檔案管理過(guò)程中做出成績(jī)和貢獻(xiàn),或者進(jìn)步非常突出的部門(mén)或個(gè)人,整理相關(guān)材料上報(bào)公司總經(jīng)理,給予相應(yīng)表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。

第二十三條罰則

一、工作不負(fù)責(zé)任,未認(rèn)真貫徹執(zhí)行公司及檔案管理工作要求,導(dǎo)致檔案管理工作混亂,根據(jù)實(shí)地檢查情況,對(duì)于檔案管理人員給予相應(yīng)行政和經(jīng)濟(jì)處分。

(一) 檔案保管期限內(nèi),檔案嚴(yán)重缺失,或因管理、使用不當(dāng),造成檔案材料損壞、遺失等;

(二) 未根據(jù)公司統(tǒng)一制度規(guī)定制定檔案管理細(xì)則,導(dǎo)致工作流程不清晰,關(guān)鍵環(huán)節(jié)工作失控等;

(三) 未按規(guī)定嚴(yán)格執(zhí)行歸檔、借閱、移交、銷(xiāo)毀等各項(xiàng)工作流程規(guī)定,未經(jīng)批準(zhǔn),檔案管理人員擅自外借檔案材料等;

(四) 未按照公司統(tǒng)一全宗編號(hào)規(guī)定編排目錄,立卷歸檔不及時(shí),且目錄與內(nèi)容嚴(yán)重不符等;

(五) 未組織專兼職檔案資料管理人員培訓(xùn)學(xué)習(xí),導(dǎo)致公司整體管理水平偏低,各項(xiàng)檢查嚴(yán)重不達(dá)標(biāo)等;

(六) 專兼職管理員態(tài)度不端正,工作責(zé)任心不強(qiáng),未按要求管理本部門(mén)的檔案資料,經(jīng)檢查管理混亂等。

二、因管理或使用不當(dāng),違反公司檔案保密規(guī)定,造成檔案(保密)信息外泄;或者未經(jīng)允許,私自將檔案材料抄錄、復(fù)制與轉(zhuǎn)借他人等情況,公司將根據(jù)情節(jié)嚴(yán)重性給予相應(yīng)處分。第八章附則

第二十四條本制度自印發(fā)之日起執(zhí)行。附表:

一、《檔案移交登記表》

二、《檔案查詢審批表》

三、《檔案借閱審批表》

四、《公司密級(jí)事項(xiàng)劃分表》

五、《檔案材料歸檔數(shù)量統(tǒng)計(jì)表》

第8篇某某城建投資公司文件管理制度

某城建投資公司文件管理制度

為進(jìn)一步明確工作規(guī)范,強(qiáng)化內(nèi)部管理,落實(shí)崗位責(zé)任,健全文件及檔案的管理工作,制定本管理制度。公司全體員工要嚴(yán)格按照制度要求,強(qiáng)化優(yōu)質(zhì)高效、嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范的意識(shí),認(rèn)真履職、團(tuán)結(jié)協(xié)作,共同做好文件及檔案有關(guān)工作。

一、文件收發(fā)及文檔管理

1、文件閱讀管理規(guī)范

(一)本規(guī)范所稱文件閱讀管理工作,是指呈送給公司領(lǐng)導(dǎo)及發(fā)給公司各部門(mén)閱讀的,不需進(jìn)行公文處理的一般性文件的簽收、登記、分發(fā)、存檔工作。

(二)一般性文件的閱讀管理工作在公司主要領(lǐng)導(dǎo)的領(lǐng)導(dǎo)下進(jìn)行,由公司綜合辦公室具體承擔(dān)。

(三)發(fā)送給公司領(lǐng)導(dǎo)的文件、資料,由文件管理人員送領(lǐng)導(dǎo)辦公室,并在發(fā)文登記本上作好登記。發(fā)送給各部門(mén)的文件、資料由各部門(mén)自行到綜合辦公室領(lǐng)取,并做好簽收登記。綜合辦公室設(shè)立分發(fā)清單,對(duì)文件的分發(fā)情況進(jìn)行登記,文件管理人員要按文件規(guī)定的傳達(dá)范圍和領(lǐng)導(dǎo)的批示確定閱讀對(duì)象,不得隨意擴(kuò)大和縮小閱讀范圍。

(四)領(lǐng)導(dǎo)在閱讀文件上的批示,由綜合辦公室負(fù)責(zé)在登記本中注明并及時(shí)轉(zhuǎn)告相關(guān)部門(mén)辦理,并將落實(shí)情況報(bào)告批文領(lǐng)導(dǎo)。

(五)對(duì)外接收文件時(shí),要清點(diǎn)檢查所有文件的文號(hào)、份數(shù)是否無(wú)誤,重要文件要逐頁(yè)查點(diǎn)。

(六)綜合辦公室設(shè)立專門(mén)的收文(發(fā)文)登記本,登記的主要內(nèi)容包括收文(發(fā)文)日期、來(lái)文單位、發(fā)文字號(hào)、文件標(biāo)題、份數(shù)、份號(hào)。

2、來(lái)文處理規(guī)范

(一)本規(guī)范所指來(lái)文處理,是指上級(jí)機(jī)關(guān)、平級(jí)機(jī)關(guān)(或不相隸屬機(jī)關(guān))及下級(jí)機(jī)關(guān)向公司遞送的需要辦理的文件、函電的處理。

(二)各級(jí)機(jī)關(guān)送公司需要辦理的公文(含傳真、電子文檔)由綜合辦公室負(fù)責(zé)接收,對(duì)于明確要求公司辦理的文電,可根據(jù)來(lái)文情況轉(zhuǎn)交相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或部門(mén)處理。綜合辦公室應(yīng)根據(jù)來(lái)文性質(zhì)在來(lái)文處理登記本上進(jìn)行詳細(xì)登記。

(二)凡需辦理的來(lái)文,首先要進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致的閱讀和分析,對(duì)來(lái)文作出相應(yīng)處理。來(lái)文沒(méi)有附與交辦事項(xiàng)或請(qǐng)示事項(xiàng)有關(guān)背景材料或需要補(bǔ)充的相關(guān)材料的,應(yīng)及時(shí)告知來(lái)文單位提供和補(bǔ)充,交辦事項(xiàng)或請(qǐng)示事項(xiàng)有其他背景資料的,應(yīng)先查閱背景資料,政策性較強(qiáng)的事項(xiàng),要找齊有關(guān)政策依據(jù)。

(三)上級(jí)來(lái)文依序從前至后呈公司領(lǐng)導(dǎo)審批,下級(jí)、平級(jí)(或不相隸屬機(jī)關(guān))來(lái)文依序從后至前呈公司領(lǐng)導(dǎo)審批,有特殊情況的呈批件,在呈請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)審批時(shí),可視情況靈活掌握。

(四)處理情況登記。文件收發(fā)管理人員要根據(jù)來(lái)文性質(zhì)在對(duì)應(yīng)的來(lái)文處理登記本上對(duì)來(lái)文處理的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行詳細(xì)、準(zhǔn)確的登記。登記內(nèi)容包括擬辦建議、領(lǐng)導(dǎo)批示、送簽去向、催辦記錄、時(shí)限要求、交辦單位或來(lái)文單位取件時(shí)間和取件人姓名等。

(五)來(lái)文辦理完畢后,文件收發(fā)管理人員應(yīng)及時(shí)收集好來(lái)文處理的整套材料(包括來(lái)文處理箋、來(lái)文及其他資料),按來(lái)文序號(hào)和時(shí)間分類歸檔。

3、文件審核制發(fā)規(guī)范

(一)文稿接收。要求行文的代擬稿應(yīng)由綜合辦公室負(fù)責(zé)文件審核制發(fā)的核文人員接收。接收代擬稿時(shí),應(yīng)在稿件上寫(xiě)清楚接收文稿時(shí)間,并囑請(qǐng)送文人員留下聯(lián)系人姓名及電話號(hào)碼,同時(shí),將核文人員的電話號(hào)碼告知送文單位。材料不全的,應(yīng)暫緩接收,待補(bǔ)齊之后再接收。文稿如系急件,可先接收,但應(yīng)告知來(lái)文單位盡快將材料補(bǔ)齊。

(二)確需公司行文的應(yīng)注意:辦文程序是否規(guī)范;文種、格式是否正確;是否準(zhǔn)確、完整地體現(xiàn)了公司發(fā)文意圖;是否符合領(lǐng)導(dǎo)的有關(guān)批示精神;文稿的結(jié)構(gòu)是否合理,語(yǔ)言文字、印發(fā)傳達(dá)范圍、引文、人名、地名、數(shù)字、計(jì)量單位和標(biāo)點(diǎn)符號(hào)等是否準(zhǔn)確規(guī)范;文稿中提出的方針、政策、措施、辦法等是否符合現(xiàn)行的法律法規(guī)和有關(guān)政策規(guī)定;對(duì)涉及有關(guān)部門(mén)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的表述是否得到了相關(guān)部門(mén)的認(rèn)可;需要協(xié)調(diào)的,列出清單,采取電話聯(lián)系、面談或召開(kāi)座談會(huì)等形式,逐一協(xié)調(diào)到位。

(三)發(fā)文程序如下:擬稿--各級(jí)負(fù)責(zé)人核準(zhǔn)--統(tǒng)一編號(hào)--蓋章(簽字)--發(fā)文--備案存檔。

4、文件傳遞工作規(guī)范

(一)加強(qiáng)文件傳遞工作的制度化、規(guī)范化、科學(xué)化,進(jìn)一步保證文件的安全、及時(shí)運(yùn)轉(zhuǎn)與準(zhǔn)確傳遞。

(二)文件管理人員要嚴(yán)格遵守工作紀(jì)律和各項(xiàng)保密規(guī)定。不得私看文件,不得更改文件密級(jí)和收發(fā)文單位名稱,不得隱匿、扣押文件,不得利用交換公文之機(jī)搞違法活動(dòng)。不準(zhǔn)將機(jī)密信件帶到公共場(chǎng)所和住宅,未投遞完的機(jī)密信件(急件應(yīng)及時(shí)送達(dá)),應(yīng)當(dāng)存放在有保密設(shè)施的文件柜內(nèi)。如發(fā)生信件遺失、傳遞差錯(cuò)或其他失、泄密事故要及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào),不得弄虛作假或隱瞞不報(bào)。

第9篇物業(yè)公司辦公文件處理管理制度

物業(yè)公司辦公管理制度:文件處理管理制度

第一節(jié)文件收發(fā)

一、公司文件由行政人事部負(fù)責(zé)起草和總經(jīng)理審核簽發(fā);須部門(mén)起草簽發(fā)的文件由部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽發(fā)。

二、文件簽發(fā)后,送辦公或部門(mén)文秘工作人員統(tǒng)一安排打字,打印后送回起草部門(mén)校對(duì),校對(duì)無(wú)誤方能復(fù)印、蓋章。

三、文件和原稿,由辦公歸檔,保存?zhèn)洳椤?/p>

四、屬于秘密的文件,核稿人應(yīng)該注明'秘密'字樣,并確定報(bào)送范圍。秘密文件按保密規(guī)定,由專人印制、報(bào)送。

五、文件統(tǒng)一由辦公負(fù)責(zé)發(fā)送。送件人應(yīng)將文件內(nèi)容、報(bào)送日期、部門(mén)、接件人等事項(xiàng)登記清楚,并向文件簽發(fā)人報(bào)告報(bào)送結(jié)果。秘密文件和由專人按核定的范圍報(bào)送。

六、外來(lái)的文件由辦公專人負(fù)責(zé)簽收,并分類登記。由辦公主管提出處理意見(jiàn)后,簽收人應(yīng)于接件當(dāng)日即按文件的要求報(bào)送給有關(guān)部門(mén),不得積壓遲誤,屬急件的,應(yīng)在接件后即時(shí)報(bào)送。

七、傳閱文件由辦公專人負(fù)責(zé)收回,對(duì)領(lǐng)導(dǎo)指示的文件,辦公應(yīng)及時(shí)組織傳達(dá)和落實(shí)。

八、報(bào)刊雜志征訂和郵件收發(fā)由辦公統(tǒng)一辦理。

九、財(cái)務(wù)文書(shū)由財(cái)務(wù)管理人員按照財(cái)務(wù)管理制度統(tǒng)一辦理

第二節(jié)文書(shū)打印

一、服務(wù)中心的文件,有打印必要時(shí)方予打印。內(nèi)部遞傳的簡(jiǎn)單請(qǐng)示報(bào)告或其他不需打印的文件,一般不予打印。

二、公司發(fā)文,需由起草人定稿抄正,經(jīng)有批準(zhǔn)發(fā)文權(quán)的領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后方準(zhǔn)打印。一般文件的打印、復(fù)印、傳真,須經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后才予辦理;部門(mén)負(fù)責(zé)人不在時(shí),可經(jīng)行政人事部主管同意后辦理。

三、私人資料,不得在公司打印、復(fù)印或用公司傳真機(jī)遞送,以免影響公司的正常工作。

四、文印工作人員應(yīng)認(rèn)真做好本職工作,按時(shí)完成任務(wù),保證文字和格式不出錯(cuò)誤。對(duì)收到的文件資料,應(yīng)及時(shí)給有關(guān)部門(mén)、人員送發(fā),或及時(shí)通知有關(guān)人員到文印室來(lái)拿取回,不得延誤。

五、文印室人員應(yīng)樹(shù)立嚴(yán)格的保密觀念,不得隨意將打印、復(fù)印或傳真資料中有關(guān)商業(yè)秘密或公司管理中須保密的事項(xiàng)透露給他人,不得截留任何文件。

六、文印室對(duì)送來(lái)打印、復(fù)印、傳真的文件資料,應(yīng)做好登記,并在月終作統(tǒng)計(jì)核算。屬業(yè)務(wù)部門(mén)的,由各部門(mén)承擔(dān)費(fèi)用;屬行政、管理部門(mén)的,統(tǒng)一歸列辦公開(kāi)支。

七、要節(jié)約使用打印紙張、墨盒,盡可能雙面打印、初稿可以縮小文字和格式,要維護(hù)好打印設(shè)施設(shè)備,保證使用效率。

第三節(jié)文件書(shū)寫(xiě)

一、行文類別

(一)請(qǐng)示:請(qǐng)上級(jí)指示和批準(zhǔn),用'請(qǐng)示'。

(二)報(bào)告:向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作,反映情況,用'報(bào)告'。

公司管理制度體系文件文件編號(hào):qms-wy-0203

文件名稱:日常辦公管理制度版本號(hào):第1版修改次數(shù):0

章節(jié)內(nèi)容:公文處理管理制度第2頁(yè)共2頁(yè)

(三)指示:對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)布置工作,闡明工作活動(dòng)的指導(dǎo)原則,用'指示'。

(四)布告、公告、通告:對(duì)公眾公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項(xiàng),用'布告';向國(guó)內(nèi)外宣布重大事件,'用公告';在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事件,用'通告'。

(五)批復(fù):答復(fù)請(qǐng)示事項(xiàng),用'批復(fù)'。

(六)通知:傳達(dá)上級(jí)的指示,要求下級(jí)辦理或者需要知道的事項(xiàng),批轉(zhuǎn)下級(jí)的公文或轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)、同級(jí)和不相隸屬單位的公文,用'通知'。

(七)通報(bào):表?yè)P(yáng)好人好事,批評(píng)錯(cuò)誤,傳達(dá)重要情況以及需要所屬各單位知道的事項(xiàng),用'通報(bào)'。

(八)決定、決議:對(duì)某些問(wèn)題或者重大行動(dòng)作出安排,用'決定';經(jīng)過(guò)會(huì)議討論通過(guò),要求貫徹執(zhí)行的事項(xiàng),用'決議'。

(九)函:平行的或不相隸屬的單位之間互相商洽工作,向有關(guān)主管部門(mén)請(qǐng)示批準(zhǔn)等詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題,用'函'。

(十)會(huì)議紀(jì)要:傳達(dá)會(huì)議議定事項(xiàng)和主要精神,要求有關(guān)單位共同遵守執(zhí)行的,用'會(huì)議紀(jì)要'。

(十一)合同:適用于各種合作關(guān)系,合作事項(xiàng)的訂立。

(十二)其他:

1、司法文書(shū):依據(jù)司法部門(mén)規(guī)定程序?qū)嵤?/p>

2、宣傳海報(bào)、溫馨提示、簡(jiǎn)報(bào):主要用于小區(qū)宣傳。

3、簽呈:下級(jí)對(duì)上級(jí)有所請(qǐng)示或報(bào)告時(shí)使用。

4、工作記錄表格:在管理服務(wù)工作中使用。

二、書(shū)寫(xiě)格式

(一)紙張:一般a4型紙,其成品幅面尺寸為21 cm×29.7 cm。

(二)邊距:上下:2.54 cm,左右3.17 cm

(三)圖文顏色:未作特殊說(shuō)明公文中圖文顏色均為黑色。

(四)排版規(guī)格:標(biāo)題文用4黑體加粗,正文依次宋體、仿宋等小4號(hào),副標(biāo)題加粗,一般每面排38每行32個(gè)字。

(五)裝訂要求:左側(cè)裝訂,不掉頁(yè)。

(六)主要標(biāo)題順序號(hào):依次為一、,(一),1、,(1)。

(七)份數(shù)序號(hào):在版面葉頁(yè)腳頁(yè)碼,多份多頁(yè)應(yīng)注明份數(shù)和總頁(yè)數(shù)和順序編號(hào)。

(八)附件 :有附件的應(yīng)標(biāo)注清楚

(九)落款成文時(shí)間:以全稱落款,日期用漢字將年、月、日標(biāo)全;'零'寫(xiě)為'o',相互對(duì)稱;加蓋紅色印章居中下壓成文時(shí)間,如果落款頁(yè)沒(méi)有正文,應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決,。

(十)正式的紅頭文件應(yīng)按照公文處理辦法書(shū)寫(xiě)。

(十一)財(cái)務(wù)文書(shū)書(shū)寫(xiě)按照財(cái)務(wù)管理制度和規(guī)范執(zhí)行。

三、內(nèi)容要求:

(一)符合國(guó)家法律法規(guī)以及地方政策,按照公司各項(xiàng)管理制度。

(二)內(nèi)部行文要求規(guī)范嚴(yán)謹(jǐn),宣傳語(yǔ)言應(yīng)當(dāng)生動(dòng)活潑。

(三)內(nèi)容應(yīng)當(dāng)符合主題思想要求,使用通俗語(yǔ)言,簡(jiǎn)明平實(shí),準(zhǔn)確反映信息。

第10篇公司文件管理制度范例

公司文件管理制度范例第一節(jié) 總則

一、為適應(yīng)公司全方位規(guī)范化科學(xué)管理,做好公司文件管理工作,使之規(guī)范化和制度化,特制定本制度。

四、文件處理必須做到準(zhǔn)確、及時(shí)、安全,嚴(yán)格按照規(guī)定的時(shí)限和要求完成。公司文件由總經(jīng)辦統(tǒng)一發(fā)放、傳遞、用印、保管和立卷歸檔。第二節(jié) 文件分類

一、規(guī)定。發(fā)布重要的行政規(guī)章制度,采取重大的強(qiáng)制性行政措施,用“規(guī)定”。

二、決定、決議。對(duì)重要事項(xiàng)或重大行動(dòng)做出安排,用“決定”。經(jīng)會(huì)議討論通過(guò)并要求貫徹的事項(xiàng),用“決議”。

三、通知。轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)文件,批轉(zhuǎn)下級(jí)文件,要求下級(jí)辦理和需要共同執(zhí)行的事項(xiàng),用“通知”。

四、通報(bào)。表彰先進(jìn),批評(píng)錯(cuò)誤,傳達(dá)重要信息,用“通報(bào)”。

五、請(qǐng)示、報(bào)告。向上級(jí)請(qǐng)求批示與批準(zhǔn),用“請(qǐng)示”。向上級(jí)匯報(bào)工作、反映情況、提出建議,用“報(bào)告”。

六、批復(fù)。答復(fù)請(qǐng)示事項(xiàng)用“批復(fù)”。

七、函。商洽工作、詢問(wèn)問(wèn)題、向有關(guān)主管部門(mén)請(qǐng)求批準(zhǔn)等,用“函”。

八、會(huì)議紀(jì)要。傳達(dá)會(huì)議議定事項(xiàng)和主要精神,要求與會(huì)者共同遵守的,用“會(huì)議紀(jì)要”。第三節(jié) 文件格式

一、文件一般由標(biāo)題、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、密級(jí)、緊急程度、正文、附件、發(fā)文時(shí)間、印章、主題詞、主送單位(部門(mén))、抄報(bào)(送)單位(部門(mén))等部份組成。

二、文件標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要概括文件的主要內(nèi)容。

三、發(fā)文字號(hào)包括代號(hào)、年號(hào)、順序號(hào)。

四、公司發(fā)文代號(hào)分為四種:①“__ __ __ 發(fā)”、②“__ __ __ 人發(fā)”、③“__ __ __ 客發(fā)”。冠以上述發(fā)文代號(hào)的內(nèi)發(fā)文件應(yīng)對(duì)全公司具有效力,對(duì)外發(fā)文應(yīng)代表公司的整體意志。發(fā)文一般應(yīng)該是對(duì)公司各方面事務(wù)具有一定指導(dǎo)性或約束力的事項(xiàng)的宣告,日常的程序性、流程性文件則應(yīng)以工單、請(qǐng)示、報(bào)告、簡(jiǎn)報(bào)等形式流轉(zhuǎn)。力避隨意發(fā)文?！癬_ __ __ 發(fā)”用于公司及各部門(mén)的對(duì)內(nèi)對(duì)外發(fā)文,由總經(jīng)辦統(tǒng)一編號(hào);“__ __ __ 人發(fā)”、“__ __ __ 客發(fā)”分別用于人力資源部的對(duì)內(nèi)對(duì)外發(fā)文及客戶服務(wù)中心的對(duì)外發(fā)文,文件由發(fā)文部門(mén)自行編號(hào),總經(jīng)辦統(tǒng)一認(rèn)定。(公司其他部門(mén)均以“__ __ __ 發(fā)”的代號(hào)發(fā)文,以②、③代號(hào)發(fā)文,須在發(fā)文權(quán)限范圍內(nèi)。)

五、文件必須蓋章或簽字。

六、密級(jí)分為“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”。

七、緊急程度分為“特急”、“急”、“平”。

八、文件內(nèi)容要求事實(shí)清楚、觀點(diǎn)鮮明、條理清晰、文字精煉、用語(yǔ)準(zhǔn)確。

九、發(fā)文單位必須注明全稱。

十、多頁(yè)文件應(yīng)標(biāo)明頁(yè)碼。

十一、文字從左至右橫寫(xiě)、橫排,左側(cè)留裝訂位。

十二、文件紙一般使用a4型。第四節(jié) 收文

一、收文一律使用《__ __ __ 有限公司收文簿》。

二、外單位來(lái)文均由行政部指定專人收文,由總經(jīng)辦統(tǒng)一拆封、登記,根據(jù)文件屬性及時(shí)分送相關(guān)部門(mén)。第五節(jié) 辦文

一、辦文包括文件的分送、傳遞、承辦、催辦等程序。

二、辦文由總經(jīng)辦統(tǒng)一安排,包括文件的分送、傳遞和催辦。

三、協(xié)辦部門(mén)必須積極配合主辦部門(mén)完成文件處理。

四、文件的催辦由總經(jīng)辦負(fù)責(zé),防止漏辦或延誤。

五、嚴(yán)格按照時(shí)限要求完成。

六、文件傳遞必須保證安全,完善簽收手續(xù),防止文件遺失。

七、文件辦理完畢后,統(tǒng)一交由總經(jīng)辦指定專人保管、立卷歸檔。第六節(jié) 發(fā)文

一、發(fā)文一律使用《__ __ __ 有限公司發(fā)文稿紙》。

一、時(shí)限要求:

1、特急:限4個(gè)工作時(shí)內(nèi)完成。

2、急:限8個(gè)工作時(shí)內(nèi)完成。

3、平:限16個(gè)工作時(shí)內(nèi)完成。

二、文件的保密要求:

1、絕密文件:閱后應(yīng)立即退回發(fā)文部門(mén),并由發(fā)文部門(mén)保存在保險(xiǎn)柜內(nèi)。

2、機(jī)密文件:閱后應(yīng)立即保存在保險(xiǎn)柜內(nèi)。

3、秘密文件:閱后立即保存在文件柜內(nèi)。

三、文件立卷歸檔按照《檔案管理制度》執(zhí)行。

第11篇某某公司文件檔案管理制度

某公司文件、檔案管理制度

第一章文件管理制度

第一條本條規(guī)定所指文件是總公司及公司各部門(mén)與外界來(lái)往的文書(shū)及公司內(nèi)部各部門(mén)來(lái)往文書(shū),從行文、收發(fā)、歸檔全部過(guò)程的辦理與控制。

第二條公司與外部來(lái)往的文書(shū)的行文、收發(fā)、歸檔由綜合管理部統(tǒng)一辦理,綜合管理部指定人員負(fù)責(zé)往來(lái)文書(shū)的打印、復(fù)制、收發(fā)、登記、分類、校對(duì)、監(jiān)印、歸檔管理。

第三條各部門(mén)指定專人負(fù)責(zé)公司內(nèi)部文件的收發(fā)、登記、歸檔,建立文件的收發(fā)登記簿。

第四條公司常用公文種類為:請(qǐng)示、批復(fù)、報(bào)告、通知、通告、決定、函、會(huì)議紀(jì)要等,要求按公文規(guī)定格式行文。

第五條以公司名義向上級(jí)機(jī)關(guān)呈報(bào)的請(qǐng)示、報(bào)告及公司關(guān)于人、財(cái)務(wù)方面的重要決定,發(fā)文字號(hào)為:×××公司發(fā)[××年號(hào)]第×號(hào)。

第六條公司內(nèi)部行文及對(duì)外發(fā)文,必須使用行文卡,擬稿人、打印校對(duì)人、核稿人、簽發(fā)人均須簽字方可行文。

第七條發(fā)文卡、文件底稿、正文由文件管理員留存登記后,方可蓋章行文。

第八條打印、復(fù)印資料憑部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字的打印、復(fù)印申請(qǐng)單,任何人不得打印、復(fù)印私人材料。打印資料要由打字員先行校對(duì)、撰稿人再校。

第九條制發(fā)文件涉及到多部門(mén)時(shí),由主辦部門(mén)與有關(guān)部門(mén)協(xié)商會(huì)簽。

第十條綜合管理部對(duì)傳閱的文件要及時(shí)收回處理。

第十一條公司重要文件資料及各部門(mén)接收的重要外來(lái)文件要及時(shí)叫中和管理部歸檔。

第二章檔案管理制度

第十二條公司的檔案工作基本原則是:集中管理與分散管理相結(jié)合,以集中管理為主。即公司檔案由綜合管理部集中統(tǒng)一管理,有關(guān)部門(mén)分類管理相關(guān)檔案,以便及時(shí)利用、維護(hù)檔案的完整與安全。公司各部門(mén)在各項(xiàng)活動(dòng)中形成具有參考價(jià)值的文件、材料,由承辦部門(mén)、主辦人將其已辦完的文件、資料及時(shí)歸檔。

第十三條公司綜合管理部設(shè)專門(mén)檔案工作,負(fù)責(zé)管理公司的全部文書(shū)、科技材料等檔案,進(jìn)行收集、整理、立卷、鑒定、保管。

第十四條歸檔資料包括:

1、公司與有關(guān)單位的來(lái)往信件,各種協(xié)議、合同;

2、公司會(huì)議記錄、紀(jì)要、決定;

3、公司制訂的計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)、預(yù)算、決算、工作總結(jié);

4、會(huì)議形成的領(lǐng)導(dǎo)講話、文件;

5、公司對(duì)外交流的文件、協(xié)議、報(bào)告等;

6、公司各部門(mén)的發(fā)文;

7、其它具有保存價(jià)值的文件、材料。

8、外單位發(fā)給各部門(mén)的抄送信件;

9、公司營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證等重要文件;

10、要的科技文件、技術(shù)資料、方案。