第1篇 z公司檔案管理制度
公司檔案管理制度:
一、 文書檔案歸檔制度
1.各部門在各項活動中形成的具有價值的文件、材料均屬歸檔范圍,交行政部統(tǒng)一管理。
2.各部門形成的文件、材料由兼職檔案員(各部門內(nèi)勤)收集、審定、整理、立卷。
3.歸檔的文件材料應(yīng)齊全、完整、準確可靠(文件的正文與附件、印件與底稿、請示與批復(fù))無缺頁、破損現(xiàn)象。
4.下發(fā)文件不僅要在硬盤、軟盤中保存留檔,還應(yīng)留有書面材料存檔。
5.凡歸檔的文件必須留原件存檔,書寫整齊,用毛筆、藍黑色鋼筆、碳素筆抄寫,如有不符合要求的檔案員有權(quán)退回原部門重新書寫。
6.重要文件如部門需用可進行復(fù)印,但原件必須歸檔。
7.機關(guān)工作人員外出學習、考察、參加會議帶回的文件、一律交辦公室統(tǒng)一登記、立卷、歸檔管理。
二、 專職檔案工作人員崗位責任制
1.認真學習專業(yè)知識,貫徹執(zhí)行《檔案法》、《檔案法實施辦法》,熱愛本職工作,忠于職守,維護黨和國家利益,工作盡職盡責,自覺遵守檔案工作各項規(guī)章制度。
2.負責公司各種檔案資料的收集、分類、整理、編目、排列、上架、保管、借閱、鑒定、銷毀、移交等工作。檔案質(zhì)量和工作質(zhì)量符合“規(guī)范”要求。
3.負責公司有關(guān)部門檔案工作監(jiān)督指導(dǎo)、業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作。
4.負責檔案庫房各項制度的落實。
5.積極提供檔案的利用,充分發(fā)揮檔案利用效果,認真總結(jié)經(jīng)驗,為領(lǐng)導(dǎo)決策和機關(guān)各項工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。
三、兼職檔案工作人員崗位責任制
1. 各部門配備一名兼職檔案員,負責本部門文件、材料的收集、整理、歸檔立卷工作。
2. 兼職檔案人員要熱愛檔案工作,熟悉業(yè)務(wù),工作認真負責,把好案卷質(zhì)量關(guān),按時完成兼管檔案的任務(wù)。
3. 兼職檔案員應(yīng)于次年2月底前,將整理好的檔案向檔案室移交。
4. 嚴格執(zhí)行各項檔案管理制度。
5. 接受本公司專職檔案員的監(jiān)督指導(dǎo)。努力學習檔案業(yè)務(wù)知識,不斷提高業(yè)務(wù)水平。
四、部門立卷制度
1. 凡本部門在各項活動中形成的文件、具有保存價值的資料均屬本部門立卷歸檔范圍。
2. 各部門兼職檔案員,負責對本部門的文件資料進行收集、審定、整理、立卷。
3. 兼職檔案員要嚴格遵守相關(guān)的規(guī)章制度及各項檔案管理制度,按綜合檔案室提出的各項要求立卷,保證立卷質(zhì)量。
五、檔案保管制度
1. 各門類檔案由綜合檔案室集中統(tǒng)一管理,配備檔案員負責檔案的保管工作。
2. 按照檔案管理有關(guān)規(guī)定,對各類檔案應(yīng)做到存放合理,排列有序,查找方便。
3. 檔案員對室藏檔案材料要經(jīng)常進行檢查,對已到借閱期限尚未歸還的檔案材料,要及時跟蹤追還,防止丟失。
4. 庫房要保持清潔衛(wèi)生,溫度要經(jīng)常保持在14—24℃,相對濕度要保持在45—60%,防止危害檔案的現(xiàn)象發(fā)生。
5. 檔案庫房內(nèi)做到“八防”即防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲,定期檢查。
6. 庫房內(nèi)嚴禁吸煙,嚴禁存放易燃、易爆危險品,停電時,一律用手電照明,不得使用易燃器具。
7、與檔案庫房無關(guān)人員一律不得進入,隨時關(guān)好庫房門窗,確保安全。
六、檔案保密規(guī)則
1. 檔案工作人員要提高警惕性,遵守保密紀律,堅持原則,認真執(zhí)行各項制度。
2. 凡到綜合檔案室查閱檔案者,都要認真遵守安全保密制度,嚴格履行檔案查閱手續(xù),檔案原則上不準帶出檔案室,確需帶出時須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準并在指定時間內(nèi)歸還檔案室。
3. 查閱檔案時,不得翻閱與查閱內(nèi)容無關(guān)的文件材料、無關(guān)人員不準進入檔案室。
4. 本公司工作人員不準將文件、材料帶進公共場所和其他場所,不準帶回家中,要及時交給檔案管理部門。
5. 對于違反保密規(guī)定,泄露國家公司機密或造成一定后果者要依據(jù)《保密法》的規(guī)定,嚴肅處理并追究其責任。
七、檔案借閱制度
1. 借閱檔案要嚴格遵守檔案管理制度,凡借閱者,應(yīng)自覺履行借閱手續(xù)。
2. 凡借閱檔案,需經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準。外單位人員借閱檔案,應(yīng)持單位介紹信,經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意后,方可辦理借閱手續(xù),并在借閱期限內(nèi)按時歸還。
3. 借閱人員對檔案材料妥善保管,注意保密,不得以任何理由轉(zhuǎn)借他人。
4. 借閱人員未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準,不得復(fù)印、抄寫檔案資料。
5. 檔案管理人員對歸還的借閱材料要認真進行檢查,確認檔案材料完好無損時,方可辦理歸檔手續(xù)。對摘抄、復(fù)制的檔案材料,經(jīng)認真核對,正確無誤時,方能簽字蓋章。
6. 一旦發(fā)現(xiàn)檔案材料在借閱過程中被拆、涂抹或缺失等毀損現(xiàn)象,要及時向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報,并追究有關(guān)人員的責任。
八、 其他
解釋權(quán)歸公司行政人事部。
第2篇 集團公司檔案管理制度怎么寫
集團公司
(三) 第一章總則
第一條 為規(guī)范集團檔案管理,特制訂本工作細則。
第二條 本工作細則適用于江蘇__ __ 實業(yè)集團有限公司檔案工作人員。第二章日常事務(wù)工作細則
第三條 檔案人員崗位職責
(一) 貫徹執(zhí)行國家關(guān)于檔案工作的方針、政策、法律、法規(guī)和上級有關(guān)檔案工作的指示規(guī)定、辦法等。
(二) 負責制訂集團公司有關(guān)檔案工作的規(guī)章制度和檔案工作的發(fā)展規(guī)劃。
(三) 督促、檢查和指導(dǎo)各分子公司檔案立卷部門對檔案材料進行完整、系統(tǒng)、正確的立卷歸檔。
(四) 負責集團專兼職檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作。
(五) 負責接收、整理、分類、保管和統(tǒng)計集團公司的各類檔案。
(六) 負責檔案的開放利用工作,辦理檔案的借閱,對所保管檔案的數(shù)量、狀況、利用情況及利用效果進行統(tǒng)計。
(七) 做好檔案檢索工具的編制工作,開展檔案的編研工作。
(八) 收集、整理保管反映公司各方面工作的報刊、雜志等資料,并提供利用。
(九) 對檔案室所藏已過保管期的檔案負責組織鑒定,并提出處理意見。
(十) 認真做好檔案保管工作,對庫房要做到'八防'(防火、防潮、防塵、防光、防高溫、防鼠、防蟲、防盜),定期清掃、通風、更換防蟲用品,延長檔案壽命。(十一)承辦公司交辦的其他工作。
第四條 流程圖
(一) 接收流程:材料齊全缺少材料
1.執(zhí)行標準
(1) 應(yīng)歸檔文件齊全完整;
(2) 應(yīng)歸檔文件為原件;
⑶ 及時登記;
2. 處理措施
(1) 檔案資料發(fā)生損毀時,由于檔案員疏忽造成的,首次罰款50元,再次罰款100元,由交接人造成的等同檔案員處罰。
(2) 未能及時登記,扣除責任人績效1-5分/次;
(二) 借閱流程
1.執(zhí)行標準
(1) 借閱登記;
(2) 保持文檔完整;
⑶ 遵守。
2. 處理措施
(1) 違反規(guī)定的,視具體情況扣除責任人績效1-5分/次;
(2) 涉嫌泄密的,予以記過處理,并視情節(jié)輕重責任人扣除績效獎金5-10分/次;觸及國家法律法規(guī)的,按國家相關(guān)法律法規(guī)執(zhí)行。
⑶ 由于借閱者疏忽造成的資料損毀,首次罰款50元,再次罰款100元。
(4) 檔案資料遺失者,遺失一般資料罰款200元/次,遺失重要資料,追究當事人行政法律責任。第三章附則
第五條 檔案管理考核辦法
(一) 為切實提高檔案管理水平,結(jié)合檔案工作目標的考核,對檔案工作實行必要的獎懲考核;
(二) 檔案達標工作作為全年工作目標之一,考核集團行政部檔案室以及檔案網(wǎng)絡(luò)成員的工作;
(三) 集團各部門、分子公司、項目部必須把檔案工作作為工作目標管理的主要內(nèi)容,納入全年目標,落實責任人;
(四) 檔案工作結(jié)合全年工作進行全面綜合的考核評比;
(五) 考核內(nèi)容:各部門、分子公司、項目部的年度目標責任書中檔案管理工作指標是否完成。
(六) 考核由集團檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組負責,對工作成績突出者給予適當?shù)谋碚玫莫剟?對違反規(guī)定或工作不負責的人員視情節(jié)輕重,將給予必要的教育或扣發(fā)目標管理獎。
第六條 本工作細則解釋權(quán)歸行政部,監(jiān)督執(zhí)行權(quán)歸總經(jīng)辦。
第七條 本工作細則自頒布之日起正式執(zhí)行。
第3篇 公司檔案管理制度格式怎樣的
第一章管理部門
第一條 管理部門。
(1) 文書結(jié)案后,原稿由各文書管理部門歸檔,經(jīng)辦部門視實際需要留存復(fù)印件。如為特殊案件因業(yè)務(wù)處理需要,原稿須由經(jīng)辦部門保管者,應(yīng)經(jīng)文書管理部門主管同意后妥為保存,文書管理部門以復(fù)印件歸檔,原稿用畢后仍應(yīng)送文書管理部門歸檔并換回復(fù)印件。
(2) 各公司檔卷分類目錄及編號原則,由各公司總經(jīng)理室或事業(yè)部經(jīng)理室統(tǒng)一制訂管理;總管理處各部、室、中心則由各部門自行編定、報送總管理處總經(jīng)理室。第二章整理與分類
第二條 文件點收。文件結(jié)案移送歸檔時,依如下原則點收。
(1) 檢查文件的本文及 是否完整,如有短少,應(yīng)即追查、歸入。
(2) 文件應(yīng)有管理部門主管的簽認。
⑶ 文件的處理手續(xù)是否完備,如有遺漏,應(yīng)立即退回,由經(jīng)辦部門補辦。
(4) 與本案無關(guān)的文件或不應(yīng)隨案歸檔的文件,應(yīng)即退回經(jīng)辦部門。
(5) 有價證券或其他貴重物品,應(yīng)退回經(jīng)辦部門,經(jīng)辦部門應(yīng)送指定保管部門簽收后,文件送歸檔。
第三條 文件整理。點收文件后,應(yīng)依下列方式整理。
(1) 中文豎寫文件以右方裝訂為原則,中文橫寫或外文文件則以左方裝訂為原則。
(2) 右方裝訂文件及其 均應(yīng)對準右上角,左方裝訂則對準左上角理齊釘牢。
⑶ 文件如有皺折、破損、參差不齊等情形,應(yīng)先整補,裁切折疊,使其整齊劃一。
第四條 檔案分類。
(1) 檔案分類應(yīng)視案件內(nèi)容、部門組織、業(yè)務(wù)項目等因素,按部門、大類、小類三級分類。檔案先以部門別區(qū)分,然后依案件性質(zhì)分為若干大類,再在同類中依序分為若干小類。
(2) 檔案分類應(yīng)力求切合實用。倘因案件較多,前款三級不夠用時,可在第三級之后另增第四級細類。如案件不多,亦可僅使用部門及大類或小類兩級。
⑶ 同一小類(或細類)的案件以裝訂于一檔夾為原則,如案件較多,一個檔夾不夠用時,可分為兩個以上的檔夾裝訂,并于小類(或細類)之后增設(shè)卷次編號,以便查考。
(4) 每一檔夾封面內(nèi)頁應(yīng)設(shè)目次表,案件歸檔時依序編號、登錄,并以每一案一個目次編號為原則。
(5) 檔號的表示方式為a1a2-b1b2-c1c2-d1-e1e2,其中a1a2為經(jīng)辦部門代號,b1b2為大類號,c1c2為小類號,d1為檔卷卷次,e1e2為檔案目次。
第五條 檔案名稱及編號。
(1) 檔案各級分類應(yīng)命名,其名稱應(yīng)簡明扼要,以能充分表示檔案內(nèi)容、性質(zhì)為原則,且有一定范疇,不宜籠統(tǒng)含混。
(2) 各級分類、卷次及目次的編號,均以阿拉伯數(shù)字表示,其位數(shù)使用視案件多少而定。
⑶ 檔案分類各級名稱經(jīng)確定后,應(yīng)編制“檔案分類編號表”,即將所有分類各級名稱及其代表數(shù)字編號,用一定順序依次排列,以便查閱。
(4) 檔案分類各級編號內(nèi)應(yīng)預(yù)留若干空檔,以備將來組織擴大或業(yè)務(wù)增加時,隨時增補。
(5) 檔案分類各級名稱及其代表數(shù)字一經(jīng)確定,不宜任意修改,如確有修改必要,應(yīng)事先研究,并編制新舊檔案分類編號對照表,以免混淆。
第六條 檔號編列。
(1) 案件如系新案,應(yīng)就檔案分類編號表,查明該案件所屬類別及其卷次、目次順序編列檔號。
(2) 案件如可歸屬前案,應(yīng)查明前案的檔號,予以同號編列。
⑶ 檔號以一案一號為原則,遇有一案件敘述幾件事情或一案歸入多類者,應(yīng)先確定其主要類別,編列檔號。
(4) 檔號應(yīng)自左而右編列,右方裝訂的案件,應(yīng)將檔號填寫于案件首頁的左上角;左方裝訂者則填寫于右上角。第三章歸檔與檔案清理
第七條 保存期限。
(1) 歸檔文件,應(yīng)依目次號順序以活頁方式裝訂于相關(guān)類別的檔夾內(nèi),并視實際需要使用“見出紙”注明目次號碼,以便翻閱。
(2) 檔夾的背脊應(yīng)標明檔夾內(nèi)所含案件的分類編號及名稱,以便查檔。
第八條 保存期限。文件保存期限除政府有關(guān)法令或本企業(yè)其他規(guī)章特定者外,依下列規(guī)定辦理。
(1) 永久保存。①公司章程。②股東名簿。③組織規(guī)程及辦事細則。④董事會及股東會紀錄。⑤財務(wù)報表。⑥政府機關(guān)核準文件。⑦不動產(chǎn)所有權(quán)狀及其他債權(quán)憑證。⑧工程設(shè)計圖。⑨其他經(jīng)核定須永久保存的文書。
(2) 10年保存。①預(yù)算、決算書類。②會計憑證。③事業(yè)計劃資料。④其他經(jīng)核定須保存10年的文書。
⑶ 5年保存。①期滿或解除之合約。②其他經(jīng)核定保存5年的文書。
(4) 1年保存:結(jié)案后無長期保存必要者。
(5) 規(guī)章由規(guī)章管理部門永久保存,使用部門視其有效期限予以保存。
第九條 檔卷清理。
(1) 管檔人員應(yīng)隨時拂拭檔案架,維護檔案清潔,以防蟲蛀腐朽。檔案每年依規(guī)定清理一次,已屆保存期限者,可以銷毀,銷毀前應(yīng)造冊報總經(jīng)理核準,必要時向主管政府部門報備,并在目次表的附注欄內(nèi)注明銷毀日期。
(2) 保管期限屆滿的文件中,部分經(jīng)核定仍有保存參考價值者,管檔人員應(yīng)將“收(發(fā))文登記單”第五聯(lián)附注在其保留文件上,并在第五聯(lián)上注明部分銷毀的日期。第四章調(diào)卷
第十條 檔案借閱程序。
(1) 各部門經(jīng)辦人員因業(yè)務(wù)調(diào)閱檔案時,應(yīng)填寫“調(diào)卷單”,經(jīng)其部門主管核準后,向管檔人員調(diào)閱。
(2) 管檔人員接到“調(diào)卷單”經(jīng)核查后,取出該項檔案,并于“調(diào)卷單”上填注借出日期,將檔案交與調(diào)卷人員?！罢{(diào)卷單”則依預(yù)定歸還日期之先后整理,以備核查、催還。
⑶ 在檔案室當場借閱者,可免填“調(diào)卷單”。
(4) 檔案歸還時,經(jīng)管檔人員核查無誤并在“調(diào)卷單”填注歸還日期及簽章確認后,檔案即可歸入檔夾?！罢{(diào)卷單”由管檔人員留存?zhèn)洳椤?/p>
第十一條 調(diào)卷管理。
(1) “調(diào)卷單”以一單一案為原則,借閱時間最長以一周為限,如有特殊情形欲延長調(diào)閱期限時,應(yīng)按調(diào)閱程序重新辦理。
(2) 調(diào)卷人員對于所調(diào)檔案,不得抽換增損,如有必要拆開時,亦須說明原因,請管檔人員負責處理。
⑶ 調(diào)卷人員調(diào)閱檔案,應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還,如有其他人員調(diào)閱同一檔案時,應(yīng)變更調(diào)卷登記,不得私自借出。
(4) 調(diào)閱案件限與經(jīng)辦業(yè)務(wù)有關(guān)者,如調(diào)閱與經(jīng)辦業(yè)務(wù)無關(guān)的案件,應(yīng)經(jīng)文書管理部門主管同意。
第4篇 a物業(yè)管理公司日常檔案資料管理制度
物業(yè)管理公司日常檔案資料管理制度
1文檔管理人員專職負責管理處所有文件(通知、命令、公函、總結(jié)報告、通報、會議紀要)及資料(技術(shù)圖紙、說明書、手冊、個人簡歷、員工檔案市府法規(guī)、車輛檔案、住戶檔案等)的存檔、收集和保管。
2任何人員借閱上述文件資料,須登記日期、用途、經(jīng)手人及歸還日期。
3屬秘密文件的要妥善保管,不準散播其內(nèi)容,不準給未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準的人員翻閱,不準復(fù)印,不準帶離辦公室。
4職員、員工個人檔案材料屬秘密材料,他人無權(quán)翻閱,文檔管理人員也不準將這些資料擅自給他人過目。
5文件資料等要朝廷合歸檔,歸檔要注意整齊,歸檔前要先把資料分類,無論是按字母順序還是內(nèi)容、按時間等形式分類,其目的都是為了查找迅速方便,因此都必須在檔案夾里清楚的標明。
6要經(jīng)常進行清理歸檔,以免資料堆積混亂,對過期的文件資料,要及時清理,無保存必要的材料,經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準可做銷毀處理。
第5篇 公司行政管理制度-檔案管理制度
公司行政管理制度:檔案管理制度
檔案是全面反映公司經(jīng)營管理各項活動的歷史記錄,是實現(xiàn)今后決策科學化的重要依據(jù)。特制定本方法,各部門必須按本制度認真做好檔案管理工作。
第一節(jié)檔案范圍
公司各種具有保存價值的文件、圖紙、方案、軟件、圖片、音像、實物等都必須立卷、歸檔。
其中,文件包括:規(guī)劃、計劃、技術(shù)資料、工程資料、財務(wù)資料、人事資料、會議紀要、項目方案、合同協(xié)議、內(nèi)外行文等。
第二節(jié)檔案分類及編號
一、檔案按其內(nèi)容及關(guān)聯(lián)部門可分為六大類:
1、行政類
2、財務(wù)類
3、人事類
4、業(yè)務(wù)類
5、工程類
6、拓展類
二、機要檔案須在檔案編號后注明:絕密、機密、秘密。具體劃分規(guī)則見本制度第三節(jié)第二條。
三、檔案編號以'一案一號'為原則,遇有一案歸入多類者,應(yīng)先確定其主要類別進行編號。
四、歸檔后須填寫《檔案管理登記表》(附表1)。
第三節(jié)機要檔案
一、機要檔案按其內(nèi)容分為'絕密'、'機密'、'秘密'三級。其中:
二、劃分標準:
絕密檔案包括:
公司經(jīng)營發(fā)展中的經(jīng)營戰(zhàn)略、經(jīng)營方向、經(jīng)營規(guī)劃、經(jīng)營項目及經(jīng)營決策、戰(zhàn)略性的合作協(xié)議及金額在100萬元以上的重大合同。
機密檔案包括:
1、財務(wù)資料;
2、公司重要會議紀要;
3、公司經(jīng)營情況;
4、人事檔案、薪資性檔案、勞動合同;
5、技術(shù)資料;
6、金額在10萬-100萬元的合同。
秘密檔案包括:
1、重要項目資料;
2、項目合同協(xié)議。
第四節(jié)檔案裝訂
一、以左方裝訂為原則,右上角標明檔案號。
二、文件如有皺折、破損、參差不齊等情況,應(yīng)先整補,裁切折疊,使其整齊,再裝訂。
第五節(jié)保存期限
檔案保存期限除政府有關(guān)法令或本公司其他規(guī)章制度特定者外,一律按照下列規(guī)定辦理:
一、永久保存:1、公司章程;2、股東名簿;3、股東會、董事會、監(jiān)事會會議紀要;4、公司證照;5、各級批文;6、印鑒;7、公司年度經(jīng)營計劃;8、公司年度經(jīng)營總結(jié);9、年度財務(wù)報表;10、技術(shù)資料;11、不動產(chǎn)所有權(quán)狀及其他債權(quán)憑證;12、人事資料;13、大型活動圖片、音像資料;14、其他核定須永久保存的文書。
二、十五年保存:1、會計憑證;2、其他經(jīng)核定須十五年保存的文書。(其它財務(wù)檔案的保存期限按國家相關(guān)規(guī)定執(zhí)行)
三、五年保存:1、期滿或解除的合同協(xié)議;2、完結(jié)后的項目方案;3、其他經(jīng)核定須保存五年的文書。
四、一年保存:1、部門工作計劃及工作總結(jié);2、完結(jié)后的部門請求報告;3、完結(jié)后無長期保存必要文書。
五、公司規(guī)章制度由總經(jīng)理辦公室永久保存,使用部門視其有效期限予以保存。
第六節(jié)保管部門
一、財務(wù)專項機要檔案由財務(wù)會計部負責保管。
二、人事專項機要檔案由人力資源部負責保管。
三、股東會、董事會、監(jiān)事會資料由董事會秘書保管。
四、其他檔案均由總經(jīng)辦指派專人保管。
第七節(jié)檔案移交
一、公司各類證照、批文在頒發(fā)之日起移交總經(jīng)辦。
二、公司章程,股東會、董事會、監(jiān)事會會議紀要、決議,應(yīng)自簽發(fā)之日起三日內(nèi)移交總經(jīng)辦。
三、合同協(xié)議應(yīng)在簽訂之日移交總經(jīng)辦。
四、財務(wù)檔案、人事檔案由部門自行立卷、歸檔、管理。
五、其余檔案半年移交一次,時間為每年的1月和7月。
六、檔案移交須填寫《檔案移交清冊》(附表2)。
七、《檔案移交清冊》一式三份,移交雙方各一份,總經(jīng)辦留存一份。
第八節(jié)檔案調(diào)閱
一、因工作需要需調(diào)閱檔案時,須填寫《檔案調(diào)閱申請單》(附表3),并經(jīng)相應(yīng)核準人核準后方可調(diào)閱。
二、行政類檔案、財務(wù)類檔案、人事類檔案、業(yè)務(wù)類檔案、工程類檔案、拓展類檔案的調(diào)閱須部門經(jīng)理核準,跨部門檔案調(diào)閱須總經(jīng)辦主任核準,但僅僅限于檔案的查閱、復(fù)印,使用原件或調(diào)閱機要檔案資料須總經(jīng)理核準。(保密性檔案的范圍見《機要檔案管理制度》)。
三、檔案管理人員必須嚴格按照《檔案調(diào)閱申請單》的內(nèi)容,將檔案調(diào)出,供調(diào)檔人查閱。
四、調(diào)檔人必須是《檔案調(diào)閱申請單》里注明的查閱人。
五、《檔案調(diào)閱申請單》由檔案管理人員留存?zhèn)洳椤?/p>
六、檔案借閱時間最長不超過8個工作時。
七、如調(diào)檔內(nèi)容更改、調(diào)檔時間延長,應(yīng)按調(diào)檔程序重新辦理。
第九節(jié)檔案銷毀
一、超過保存期,且無保存價值的檔案應(yīng)銷毀。
二、需銷毀的檔案由保管部門填報《檔案銷毀申請表》(附表4),經(jīng)相應(yīng)核準人核準后方可銷毀。
三、部門內(nèi)部檔案由部門經(jīng)理核準銷毀;機要檔案由總經(jīng)理核準銷毀;其余檔案由主管副總經(jīng)理核準銷毀。
四、銷毀檔案須兩人以上人員共同完成,總經(jīng)辦指定專人監(jiān)督銷毀,并填寫《檔案銷毀登記表》(附表5)。
五、檔案銷毀每半年進行一次,即每年的1月和7月。
六、《檔案銷毀申請表》、《檔案銷毀登記表》各一式二份,申請部門一份,總經(jīng)辦一份。
第十節(jié)其他
一、檔案管理人員應(yīng)妥善保管,防蟲蛀、防霉、防丟失,保證檔案安全。
二、所有檔案應(yīng)有專柜存放、加鎖,定期清理通風,防濕。
三、所有檔案不得隨意查閱、復(fù)印,不得置于公共場所。
四、本制度附件包括:《機要檔案管理制度》。
五、以上表格均由總經(jīng)辦統(tǒng)一編號。
六、各部門必須嚴格按照本制度相關(guān)規(guī)定保管檔案。
第6篇 某某城建投資公司檔案管理制度
某城建投資公司檔案管理制度
為進一步明確工作規(guī)范,強化內(nèi)部管理,落實崗位責任,健全文件及檔案的管理工作,制定本管理制度。公司全體員工要嚴格按照制度要求,強化優(yōu)質(zhì)高效、嚴謹規(guī)范的意識,認真履職、團結(jié)協(xié)作,共同做好文件及檔案有關(guān)工作。
一、檔案管理規(guī)范
(一)要遵循文件材料的形成規(guī)律和特點,保持文件之間的有機聯(lián)系,區(qū)別不同保管價值,按照方便保管和利用的原則管理。
(二)需歸檔的文件、材料,要收集完整齊全,正件與附件、印件與定稿、請示與批復(fù)、多種文字形成的同一文件要在一起歸檔。
(三)各類會議所形成的文件,包括會議通知、議程、名單、會議文件及參閱材料、領(lǐng)導(dǎo)講話、照片、記錄、會議紀要等由相關(guān)人員負責收集齊全(文件一式二份),在會議結(jié)束后立卷存檔。
(四)不同年度的文件不能一起立卷,跨年度的請示與批復(fù),須放在批復(fù)年立卷,沒有批復(fù)的放在請示年立卷,跨年度計劃放在計劃的第一年立卷,跨年度總結(jié)放在總結(jié)最后一年立卷,跨年度會議文件放在開會年立卷。
(五)卷內(nèi)文件排列要根據(jù)不同情況,按照文件形成的規(guī)律和特點進行排列,密不可分的文件、材料要依序排在一起,做到批復(fù)在前、請示在后;印件在前、原稿在后。
(六)卷內(nèi)文件排列順序,要依次編寫件號和頁號。
(七)卷內(nèi)文件要逐件填寫卷內(nèi)目錄。
(八)案卷封皮的標題要力求簡明扼要,準確概括地反映卷內(nèi)文件材料的內(nèi)容。
(九)文件資料查閱利用制度:1.本單位人員借閱檔案、資料須登記,未履行登記手續(xù)的,檔案管理人員不予提供檔案、資料。對于關(guān)鍵性和常用部分的檔案應(yīng)使用復(fù)印件,盡量不用原件,一般由使用人復(fù)印。2.檔案、資料的原件一般不外借給其他單位人員,特殊情況需要外借時,須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準,辦理外借手續(xù)并限期歸還。借出的檔案材料的原件,借用人要妥善保管,不得毀壞和遺失,按期歸還,如有損壞、遺失,由借用人負責。
二、財務(wù)固定資產(chǎn)檔案管理規(guī)范
(一)財務(wù)部門應(yīng)設(shè)專人負責固定資產(chǎn)管理,建立健全固定資產(chǎn)三賬一卡。定期對固定資產(chǎn)進行清點、核實,做到帳賬、帳卡、帳物相符及固定資產(chǎn)折舊工作,固定資產(chǎn)檔案管理人員變動時,應(yīng)辦理移交手續(xù)。
(二)固定資產(chǎn)的購置嚴格執(zhí)行逐級審批制度,大型設(shè)備應(yīng)根據(jù)機構(gòu)的規(guī)模、任務(wù)、現(xiàn)狀、發(fā)展規(guī)劃和經(jīng)費情況添置和更新。
(三)固定資產(chǎn)的報廢、轉(zhuǎn)讓、變價處理嚴格執(zhí)行有關(guān)報廢的程序和規(guī)定并及時上報相關(guān)主管部門。
(四)加強國有資產(chǎn)管理,嚴防國有資產(chǎn)流失。
三、工程項目檔案管理規(guī)范
(一)工程檔案歸檔范圍是指各類報批文件(對政府各行政部門的各類報批文件、回復(fù)的批示文件、對外發(fā)文、對外接收的文件)、各類合同、設(shè)計資料及圖紙、設(shè)計變更與工程洽商資料、監(jiān)理文件、施工日志、會議紀要、審計結(jié)論及各種驗收證件、檢測報告、材料設(shè)備的合格證及說明書、施工圖、財產(chǎn)移交手續(xù)及其他需要存檔的文件等。
(二)資料管理人員建立《文件接收登記表》對接收的文件資料進行登記。任何人無論從何途徑得到的與工程有關(guān)的文件資料,都應(yīng)交到資料管理人員,由資料管理人員組織識別并登記。對接收的文件資料,資料管理人員根據(jù)審批權(quán)限送交領(lǐng)導(dǎo)審批。
(三)項目部任何部門、任何人向公司項目部以外單位發(fā)出與項目有關(guān)的文件資料,都應(yīng)根據(jù)審批權(quán)限進行審批,在發(fā)出前應(yīng)存檔進行備案,并對反饋信息及時歸檔。
(四)本單位人員借閱工程檔案、資料須登記,未履行登記手續(xù)的,檔案管理人員不予提供檔案、資料。對于關(guān)鍵性和常用部分的檔案應(yīng)使用復(fù)印件,盡量不用原件,一般由使用人復(fù)印。工程檔案、資料的原件一般不外借給其他單位人員,特殊情況需要外借時,須經(jīng)公司主要領(lǐng)導(dǎo)批準,辦理外借手續(xù)并限期歸還。
(五)工程檔案工作人員必須樹立高度的保密觀念,遵守公司的各項保密制度;凡涉及不宜公開的公司機密等檔案,應(yīng)作秘密保管并嚴格控制查閱范圍;凡作秘密和內(nèi)部管理的檔案,應(yīng)嚴格履行查閱審批手續(xù),嚴禁擅自拍照和復(fù)制,利用者應(yīng)嚴格遵守保密規(guī)定,不得泄露公司秘密;對確已無保存價值的工程檔案,由工程項目部負責列出銷毀清冊,經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后,由銷毀人、監(jiān)銷人銷毀,并簽名注銷。
第7篇 某公司檔案保密制度
公司檔案保密制度
第一條各級保密人員要相互協(xié)調(diào)配合,應(yīng)主動為公司和公司各業(yè)務(wù)部門服務(wù),公司各業(yè)務(wù)部門應(yīng)自覺接受保密部門的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。
第二條在對外交往與合作中,對方以正當理由和途徑要求提供屬于公司機密事項時,將由公司保密委員會立會研究決定后,方可提供。保密委員會嚴格執(zhí)行國家的保密規(guī)定,該提供的提供,不該提供的堅決不提供。
第三條對公司下發(fā)的保密文件及重要會議材料各單位進行妥善保管,并進行登記管理,不得亂扔亂放。
第四條保密文件的復(fù)制必須履行審批、登記手續(xù)。要嚴格按照批準的份數(shù),不得擅自多印留存。密碼電報一律不得復(fù)印。復(fù)制文件應(yīng)按原文密級進行管理,復(fù)制中形成的廢頁應(yīng)作為密件銷毀。
第五條絕密級文件、資料和密碼電報不得全文抄錄,確因工作必須摘抄的,須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準,并履行登記手續(xù)。未經(jīng)同意,不得擅自復(fù)印、翻印和摘抄。
第六條保密文件在發(fā)送裝封時應(yīng)按批準份數(shù)認真清點、裝封,切忌將不同密級的文件混放于同一信封中。密級的信封上要以戳記標明文件的密級。封口時,不應(yīng)用釘書釘封口的方式,應(yīng)采用密封的方式。
第七條涉及國家機密和公司商業(yè)秘密的文件,原則上不用傳真方式發(fā)送,確因緊急情況需要時,要用密碼傳真?zhèn)魉?不允許用普通傳真機和電子郵件傳送;絕密級公文不得利用計算機、傳真機傳輸;不得以明碼電報拍發(fā)秘密文件,也不得明電密電混用。
第八條保密文件接收時應(yīng)由公司保密人員拆封,其他人員一律不得拆封。保密文件的登記、編號,要與一般文件分開進行。
第九條傳閱保密文件時,必須由指定的人員統(tǒng)一掌握。不經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)批準,不得擅自擴大秘密文件的閱讀范圍。公司工作人員應(yīng)在辦公室閱讀秘密文件,公司領(lǐng)導(dǎo)確需在家中閱讀秘密文件時,應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定,做好保密工作。傳閱或借閱文件,要嚴格堅持登記制度。
第十條保密文件必須存放在有保密設(shè)施的辦公室及設(shè)備中保管,并經(jīng)常檢查。常用的秘密文件隨手入柜加鎖。
第十一條建立公司保密文件清退制度,每逢重大節(jié)假日前兩天各部室需將所傳閱的保密文件清退給辦公室。如發(fā)現(xiàn)遺失,要及時追查處理。
第十二條如保密人員因工作調(diào)動或其它原因而長期離開崗位前,必須把自己經(jīng)營的秘密文件全部移交清楚。移交時,要造冊、清點、核對,并且要履行簽收手續(xù)。
第十三條保密人員每年對辦理完畢的保密文件收集齊全,對有查考價值的要整理立卷,其他文件可按有關(guān)規(guī)定處理。調(diào)閱公司的保密檔案,須經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準。
第十四條保密文件銷毀前,必須逐一登記,并在報領(lǐng)導(dǎo)批準后派兩名以上工作人員進行銷盡。絕密文件應(yīng)指定專人在公司內(nèi)銷毀。
第十五條以上保密文件擬制、處理、管理的各個環(huán)節(jié),要建立嚴格的登記制度,在工作過程中保密文件管理人員要注意不要談?wù)撐闹械臋C密事項,不讓無關(guān)人員隨意瀏覽,不得在無保密措施的無線電話中談?wù)摍C密事項等等。
第十六條公司印制各類簡報、刊物及向宣傳、新聞出版單位提供公開發(fā)表的稿件、信息,承辦人應(yīng)經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批,不得涉及和泄露國家及公司秘密。
第十七條公司工作人員在外出訪問、涉及業(yè)務(wù)技術(shù)談判、學習交流展覽演示等公務(wù)活動中,不準隨身攜帶密級文件、資料,要嚴格遵守保密紀律,在預(yù)案中應(yīng)采取措施,防止泄露事件發(fā)生。
第8篇 物業(yè)公司檔案保密制度怎么寫
2:檔案保密制度為了做好檔案保密工作,根據(jù)工業(yè)區(qū)、地產(chǎn)控股有關(guān)規(guī)定,結(jié)合自身實際,特制定本制度。
一、檔案管理工作人員和檔案使用者必須嚴格遵守《地產(chǎn)控股有限公司檔案保密制度》等規(guī)定,嚴守檔案秘密。
二、本公司的檔案保密工作由公司分管行政副總、綜合管理部具體負責,保密的文件要在其左上角加蓋密級章。
三、嚴格控制秘密檔案的利用范圍和查閱手續(xù),有密級的檔案無論以何種方式利用,均需公司分管行政副總批準,并只能在檔案室或秘書室內(nèi)查閱,不得外借使用,未經(jīng)許可不得擅自復(fù)印。
四、如因工作需要摘錄或復(fù)印密級檔案內(nèi)容時,必須經(jīng)公司分管行政副總批準,摘錄或復(fù)印的材料必須簽注'與原件核對無誤'的字樣,并加蓋公章。
由公司秘書進行使用登記,嚴加管理,限期使用,及時收回銷毀。
五、對外提供資料,公布數(shù)據(jù),發(fā)表文章等不得系統(tǒng)引用公司尚未解密的檔案。
六、經(jīng)鑒定確認已無保存價值的檔案,必須限期銷毀。
銷毀檔案時,必須詳細列明銷毀清單,經(jīng)公司分管行政領(lǐng)導(dǎo)審核后,由公司行政經(jīng)理主持銷毀,防止泄密。
七、公司設(shè)專用檔案室保存檔案,非檔案管理人員不得隨便進入。
八、凡違反以上規(guī)定造成泄密者,視情節(jié)輕重,追究責任。
第9篇 裝飾公司 工程部檔案管理制度
裝飾公司工程部檔案管理制度
1、工程項目部根據(jù)工作需要配備資料員,資料員應(yīng)嚴格裝飾施工檔案管理要求負責工程資料的收集、整理、編號、裝訂,做好資料檔案工作。
2、做好施工現(xiàn)場每周例會記錄、每月例會記錄。臨時現(xiàn)場會議記錄。
3、項目工作人員登記造冊。施工班組人員身份證復(fù)印件整理歸檔。
4、工程中工程量簽證單、工程任務(wù)書、設(shè)計變更單、施工圖紙、工程自檢資料的整理歸檔。
5、工程中其他文件、資料、文書往來整理歸檔。
6、各類檔案資料分類保管,做好備份,不得遺失。同時建立相關(guān)電子文檔,便于查閱。
7、借閱檔案資料需辦理借閱手續(xù)。填寫工程資料借閱表,并及時歸檔。
第10篇 某公司文件和檔案管理制度
為保證公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、等工作，維護文件檔案的完整和安全，特制定本制度。
一、公司設(shè)立文件檔案管理專員，切實做好文件檔案的收集、分類、整理、立卷、歸檔工作，保證文件檔案資料的齊全完整，提高案卷質(zhì)量，使文件檔案管理工作達到標準化、制度化、規(guī)范化的要求，并逐步實現(xiàn)電子信息化管理。
二、凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用價值的各類資料、原始記錄、出版物、各種圖表薄冊、照片以及與本公司生產(chǎn)經(jīng)營活動相關(guān)的上級事文等都要齊全完整地收集、整理、立卷、保管。
三、人力資源專員要做好公司員工人事檔案的收集、整理、立卷、管理工作，確保資料完整。
四、檔案管理員要對公司安全生產(chǎn)相關(guān)文件資料專門建檔。進行管理。
五、立卷應(yīng)根據(jù)其相互聯(lián)系、保存價值分類整理立卷，保證檔案的齊全、完整，能反映公司的主要情況，以便于保管和利用。
六、文件資料檔案的保管、查閱。
1、所有檔案必須入框上架，科學排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。
2、文件柜、檔案室要保持整潔衛(wèi)生，認真做好文件檔案“八防”工作，特別是檔案室防火、防鼠、防濕、防盜工作要常抓不懈，要定期檢查、經(jīng)常核對文件檔案資料，發(fā)現(xiàn)問題及時處理、報告并做好相關(guān)記錄，確保文件檔案資料的完整與安全。
七、公司內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案資料，須報請公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準，外單位人員要查閱、復(fù)印公司檔案，必須持單位介紹信并經(jīng)本公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可查閱；公司所有檔案一律不允許外借。不論是誰查閱、復(fù)印檔案，公司檔案管理員都必須如實進行登記，注清查閱時間、查閱內(nèi)容、查閱人姓名、批準領(lǐng)導(dǎo)、是否復(fù)印等相關(guān)內(nèi)容。
八、對于公司機密文件及檔案的管理，要有專柜存放并單獨設(shè)鎖，無關(guān)人員不準接觸，工作人員要嚴守機密。
九、本公司的文件及檔案包括：安全生產(chǎn)會議記錄（含紀要）、安全費用提取使用記錄、員工安全教育培訓(xùn)記錄、勞動防護用品采購發(fā)放記錄、危險源管理臺帳、安全生產(chǎn)檢查記錄、授權(quán)作業(yè)指令單、事故調(diào)查處理報告、事故隱患整改記錄、安全生產(chǎn)獎懲記錄、特種作業(yè)人員登記記錄、特種設(shè)備管理記錄、外來施工隊伍安全管理記錄、安全設(shè)備設(shè)施管理臺賬（包括安裝、運行、維護等）、有關(guān)強制性檢測檢驗報告或記錄、新改擴建項目“三同時”、風險評價信息、職業(yè)健康檢查與監(jiān)護記錄、應(yīng)急演習信息、技術(shù)圖紙等。
第11篇 水務(wù)集團公司檔案管理制度
河套水務(wù)集團公司檔案管理制度(暫行)機關(guān)檔案工作是機關(guān)工作的組成部分，是提高機關(guān)工作效率和工作質(zhì)量的必要條件，是維護機關(guān)歷史真實面貌的一項重要工作。為了對集團公司發(fā)展過程中產(chǎn)生的珍貴資料進行科學保存和管理，以便于在工作過程中總結(jié)工作經(jīng)驗，指導(dǎo)工作開展，提供可靠依據(jù)，充分發(fā)揮檔案的指導(dǎo)作用和記查作用，根據(jù)目前集團公司的辦公條件，特制定本制度以規(guī)范集團公司檔案管理工作。
一、公司檔案管理的基本原則
集中管理與分散管理相結(jié)合，即公司文書檔案由行政部集中統(tǒng)一管理，其他部門業(yè)務(wù)檔案(已交行政部的除外)分別由部門自行管理，以便于及時利用，維護檔案的完整、原始與安全。公司各部門在各項活動中形成的具有參考價值的文件、材料，由承辦部門、主辦人負責將其中已辦完的文件、資料及時歸檔。
二、公司檔案的歸檔范圍
公司的規(guī)劃、年度計劃、統(tǒng)計資料、財務(wù)審計、會計檔案、勞動工資、經(jīng)營情況、人事檔案、會議記錄、會談紀要、決定、委托書、協(xié)議、合同、項目申報資料、工程技術(shù)資料等具有參考價值的文件資料。
三、公司檔案管理責任
集團公司部門的檔案管理員暫由各部門工作人員兼職，所屬單位設(shè)專(兼)職管理員,要明確具體責任人。管理員職責：
1、要維護好公司及各部門的原始工作資料及單據(jù)齊全完整;
2、要負責及時整理好部門工作資料，按月、按年并分類匯編成冊，要有明確對應(yīng)的目錄，以便于工作需要時索引查找;
3、檔案管理員要有良好的保密習慣，借閱資料要有翔實記錄手冊并負責收回;
4、要樹立高度的法制意識和觀念。
四、資料的收集與整理
1、公司的歸檔資料實行“平時歸檔”及“年度歸檔”制度，即：日常工作中形成的檔案資料及時收集、歸檔，每年二月份為公司檔案資料歸檔期。
2、在檔案資料歸檔期，由檔案管理員分別向各部門收集應(yīng)該歸檔的原始資料。歸檔資料應(yīng)為電子版和打印件各一份。
3、凡應(yīng)該及時歸檔的資料，由各部門檔案管理員負責及時歸檔。整理好的檔案要明確保管期限，原則上分為永久、長期(十五年以上)、短期(十五年以下)三種。
4、各部門以公司名義收、發(fā)文必須交行政部檔案管理員留存一份，以部門名義收、發(fā)文件資料，則自行留存。
五、檔案的借閱
1、總經(jīng)理、副總經(jīng)理、財務(wù)總監(jiān)、總經(jīng)理助理借閱公司檔案可直接通過檔案管理員辦理借閱手續(xù)。
2、因工作需要，公司以外人員需借閱檔案時，由部門負責人辦理檔案借閱申請，并送分管副總經(jīng)理核批。
3、檔案借閱者必須做到：
①愛護檔案，保持整潔，嚴禁涂改。
②注意安全保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。
六、檔案管理工作檢查與考核
集團公司在半年和年底對各部門和所屬單位檔案工作進行考核，具體要求如下：
1、沒有設(shè)置檔案管理人員崗位，扣1分;
2、沒有按月、按年并分類整理成冊的檔案資料，扣0.5分;
3、重要工作沒有檔案記錄和原始資料，一項扣0.5分;
4、發(fā)生因檔案泄密造成的公司損失，視情況扣分;
5、沒有電子版本或紙質(zhì)版本污損嚴重，扣0.5分
七、檔案的銷毀
1、公司任何個人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料。
2、檔案保存到期時，由檔案管理員提出檔案資料銷毀申請，交部門負責人審核經(jīng)分管副總經(jīng)理批準后執(zhí)行。
3、凡屬于密級的檔案資料必須由總經(jīng)理批準方可銷毀。
4、經(jīng)批準銷毀的公司檔案，檔案管理員須認真核對，將批準的檔案資料銷毀申請和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。
公司檔案管理制度
公司檔案管理制度是一篇規(guī)則方案的范本，由課件之家為您精心整理，如果您覺得公司檔案管理制度不錯的話，請把公司檔案管理制度加到您的收藏夾里面或告訴你的朋友。
一、為規(guī)范公司檔案管理，增強公司檔案的實用性和有效性，特制定本制度。
二、歸檔范圍
公司的規(guī)劃、年度計劃、統(tǒng)計資料、財務(wù)審計、會計檔案、勞動工資、經(jīng)營情況、人事檔案、會議記錄、決定、委托書、協(xié)議、合同、項目方案、通知等具有參考價值的文件資料。
三、公司的檔案管理由總經(jīng)理辦公室檔案室檔案管理員負責。
四、檔案管理員的職責：保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。
五、資料的收集與整理
公司的歸檔資料實行“季度歸檔”及“年度歸檔”制度，即：每年的
七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。
在檔案資料歸檔期，由檔案管理員分別向各主管部門收集應(yīng)該歸檔的原始資料。各主管部門經(jīng)理應(yīng)積極配合與支持。
凡應(yīng)該及時歸檔的資料，由檔案管理員負責及時歸檔。
各部門專用的收、發(fā)文件資料，按文件的密級確定是否歸檔。凡機密以上級的文件必須把原件放入檔案室。
檔案管理員根據(jù)公司的《文書立卷歸檔管理制度》實施檔案歸檔整理。
六、資料的分類與歸檔
1.公司檔案資料的分類依據(jù)《文書立卷歸檔管理制度》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
公司檔案資料的歸檔每年一次，屬于平時立卷歸檔的不在此規(guī)定范圍內(nèi)。
七、檔案的借閱
總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總監(jiān)、總經(jīng)理辦公室主任借閱非密級檔案可直接通過檔案管理員辦理借閱手續(xù)。
因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級檔案時，由部門經(jīng)理辦理《借閱檔案申請表》送總經(jīng)理辦公室主任核批。
公司檔案密級分為絕密、機密、秘密三個級別，絕密級檔案禁止調(diào)閱，機密級檔案只能在檔案室閱覽，不準外借;秘密級檔案經(jīng)審批可以借閱，但借閱時間不得超過4小時。秘密級檔案的借閱必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理批準?？偨?jīng)理因公外出時可委托副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任審批，具體按委托書的內(nèi)容執(zhí)行。
檔案借閱者必須做到：
①愛護檔案，保持整潔，嚴禁涂改。
②注意安全保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。
八、檔案的銷毀
公司任何個人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料。
當某些檔案到了銷毀期時，由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交總經(jīng)理辦公室主任審核經(jīng)總經(jīng)理批準后執(zhí)行。
凡屬于密級的檔案資料必須由總經(jīng)理批準方可銷毀;一般的檔案資料，由總經(jīng)理辦公室主任批準后方可銷毀。
經(jīng)批準銷毀的公司檔案，檔案管理員須認真核對，將批準的《公司檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。
在銷毀公司檔案資料時，必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任指定專人監(jiān)督銷毀。
第12篇 建筑總公司會計檔案管理制度
建筑工程總公司會計檔案管理制度
第一條 會計應(yīng)該以會計期間分期決算帳目和編制財務(wù)會計報表。會計期間分為年度、半年度、季度和月度。年度、半年度、季度和月度均按公歷起訖日期確定,半年度、季度、月度為會計中期。
第二條 會計報表做到內(nèi)容完整、數(shù)字真實、計算準確,不得漏報或任意取舍,會計報表之間、會計報表各項目之間,凡有對應(yīng)關(guān)系的數(shù)字應(yīng)當一致,會計報表中本期與上期的有關(guān)數(shù)字應(yīng)當相互銜接。
第三條 凡是本公司的會計憑證、會計帳簿、會計報表、會計文件和其它有保存價值的資料均應(yīng)該歸檔。
第四條 會計憑證按月、按照編號順序每月裝訂成冊,表明月份、季度、起止年、號數(shù)、單據(jù)張數(shù),由會計及有關(guān)人員簽名蓋章(包括制單、審核、記帳、主管),年內(nèi)資料由子、分公司財務(wù)科長保管,一年后交集團公司檔案室,歸檔前應(yīng)加以裝訂。
第五條 會計報表應(yīng)按照季度、年度按時歸檔,由財務(wù)管理部指派專人管理,并分類填制目錄。
第六條 對上述五條中出現(xiàn)一處遺漏或錯誤,給予責任人30元罰款,由公司財務(wù)管理部負責處罰。
第七條 會計檔案不得攜帶外出,凡查閱、復(fù)制、摘錄會計檔案,須經(jīng)總經(jīng)理或其指派人員批準,如出現(xiàn)泄密現(xiàn)象對財務(wù)負責人與直接責任人輕則罰款500元,重則罰款10000元以上,造成嚴重后果者開除。
