第1篇 物業(yè)管理公司檔案資料管理制度-4

物業(yè)管理公司檔案資料管理制度(4)

一、重視檔案資料的整理及管理工作,設(shè)置專職人員進(jìn)行專業(yè)化管理。

二、辦公室根據(jù)“檔案管理目標(biāo)責(zé)任”要求,按期、按年、按月、按時(shí)將公司各項(xiàng)年度方針、工作目標(biāo)、各項(xiàng)工作建立檔案,指派檔案管理人員詳細(xì)分類,進(jìn)行歸檔。

三、檔案資料員工作職責(zé)

1、負(fù)責(zé)做好收件登記、編號(hào)、運(yùn)轉(zhuǎn)和檢查未歸檔文件的催辦工作。

2、按規(guī)定及時(shí)、正確地辦理各種資料的動(dòng)態(tài)注記。

3、按時(shí)收集好各類檔案資料,不散失,不遺留,做好立卷歸檔,分類要準(zhǔn)確,裝訂要工整,符合立卷標(biāo)準(zhǔn)。

4、及時(shí)制訂工作計(jì)劃和做好年終總結(jié),特別是要做好為領(lǐng)導(dǎo)提供各種資料的參考、查找工作。

5、嚴(yán)格執(zhí)行查閱資料的規(guī)定辦法和資料保密紀(jì)律。

6、妥善保管好各類檔案資料,嚴(yán)厲杜絕由于個(gè)人疏忽或麻痹大意而使檔案丟失及由于檔案室內(nèi)溫度不適而受潮或干燥造成的損失。

四、公、檢、法部門或房管部門和上級(jí)主管機(jī)關(guān)因辦案需要,需查閱有關(guān)房產(chǎn)資料,按規(guī)定憑介紹信查閱。

五、律師事務(wù)所要有關(guān)了解當(dāng)事人資料的,同樣按其介紹信并出示“聘請(qǐng)律師合同書”為準(zhǔn),由資料員代為查閱,并根據(jù)不同情況采取口頭或書面方式給予回復(fù)。

第2篇 南灣物業(yè)文印檔案室管理制度

藍(lán)灣物業(yè)文印、檔案室管理制度

一、打字、復(fù)印管理

文印室屬保密部門、未經(jīng)辦公室允許,非工作人員不得隨意進(jìn)入或逗留;經(jīng)允許進(jìn)入文印室人員,不得隨意翻閱與己無關(guān)的文件和資料,否則,管理人員有權(quán)制止或請(qǐng)出。

1、打印、油印和復(fù)印10張以上者,需申請(qǐng)辦公室批準(zhǔn)后進(jìn)行;10張以下者,經(jīng)文印管理員同意后方可。凡打印、油印、復(fù)印者,均應(yīng)嚴(yán)格進(jìn)行登記、記錄。

2、文印員負(fù)責(zé)文印室內(nèi)的計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、油印機(jī)等設(shè)備和配件的管理,其它人員不得擅自動(dòng)用。

3、集團(tuán)以外的打印、復(fù)印、油印業(yè)務(wù),根據(jù)打印的規(guī)格數(shù)量按規(guī)定到財(cái)務(wù)室交納費(fèi)用,憑收款單據(jù)辦理打印業(yè)務(wù)。

4、按照規(guī)定,文印用品由文印室工作人員統(tǒng)一向集團(tuán)文印室申請(qǐng),并附出上期領(lǐng)用材料的使用說明,批復(fù)后辦理領(lǐng)用。嚴(yán)禁浪費(fèi)和私用文印用品,特別是紙張的使用必須嚴(yán)格把關(guān),文印員對(duì)領(lǐng)取文印紙張數(shù)量應(yīng)與使用登記數(shù)量、對(duì)外業(yè)務(wù)量、發(fā)放數(shù)量和結(jié)存數(shù)量基本持平并定期匯總,防止丟失和浪費(fèi)。一經(jīng)查出浪費(fèi)和私用,對(duì)相關(guān)人員予以追究。

5、文印打字管理人員必須嚴(yán)守機(jī)密,如發(fā)現(xiàn)泄密行為,視情節(jié)程度,除賠償造成的損失外,還將給予行政處罰。

二、檔案資料管理:

1.檔案管理員在接受檔案室移交的檔案時(shí),要按檔案內(nèi)容目錄及檔案材料逐件逐項(xiàng)核實(shí)清楚,在檔案收件簿上,接收人一檔中簽字后收入柜中存檔。

2.按小區(qū)住宅編號(hào)和銷售,房管建立對(duì)應(yīng)的檔案帳目,做到帳帳相符,帳物相符,擺放整齊、調(diào)用迅速。

3.對(duì)房屋產(chǎn)權(quán)人發(fā)生變更時(shí),要及時(shí)做出檔案相應(yīng)的變更,做好變更登記,確保檔案的準(zhǔn)確無誤。

4.檔案室內(nèi)做好防火、防潮、防霉、防盜等工作,要經(jīng)常查驗(yàn),發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)采取有效措施。

5.調(diào)閱檔案時(shí),要認(rèn)真填寫調(diào)檔紀(jì)錄,詳細(xì)記錄調(diào)閱,檔案名稱、借閱人、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間。

6.對(duì)借閱的檔案必須有經(jīng)理或上級(jí)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人簽定批準(zhǔn)的依據(jù)方可調(diào)閱,并及時(shí)在調(diào)入和調(diào)出、回收的記錄簿上詳細(xì)登記。對(duì)已調(diào)出的檔案超期者必須進(jìn)行催收。

7.檔案管理員要做好保密工作,非檔案工作人員不得入內(nèi)。如發(fā)現(xiàn)泄密行為,視情節(jié)程度給予經(jīng)濟(jì)或行政處罰。

第3篇 某物業(yè)公司文件檔案管理制度格式怎樣的

物業(yè)公司文件檔案管理制度

(一)意義

(二)文件檔案的類別與形式公司文件檔案包括以下各類別的書面文字形式、磁卡和電腦存藏(硬盤存藏、磁盤存藏)形式。

1. 公司法律文件:公司章程、批準(zhǔn)證書、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、驗(yàn)資報(bào)告、審計(jì)報(bào)告、企業(yè)代碼、銀行稅務(wù)登記等2.公司董事會(huì)文件:董事會(huì)構(gòu)成、股本構(gòu)成、董事會(huì)決議、記要等3.公司管理制度:公司運(yùn)營(yíng)、行政、財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)管理制度、文本、流程4.公司財(cái)務(wù)資料:各類總、分帳冊(cè)、報(bào)表、單據(jù)、憑賬、報(bào)告等

5.公司人事薪資:人事結(jié)構(gòu)、錄用考核文件、薪資結(jié)構(gòu)、薪資表、獎(jiǎng)金計(jì)劃及分配記錄、獎(jiǎng)懲記錄、保險(xiǎn)計(jì)劃及記錄《勞動(dòng)合同》等6.公司經(jīng)營(yíng)策略規(guī)劃:客戶需求分析、市場(chǎng)分析、各種調(diào)查分析、營(yíng)銷策略、公關(guān)網(wǎng)絡(luò)、實(shí)施計(jì)劃等7.公司客戶名冊(cè):客戶名冊(cè)、服務(wù)合同、協(xié)議、策略聯(lián)盟協(xié)議、客戶拓展、防談名冊(cè)及記錄等8.公司業(yè)務(wù)文件:公司各項(xiàng)對(duì)外服務(wù)的內(nèi)部管理制度、流程、文本及有關(guān)方法培訓(xùn)資料、報(bào)價(jià)體系等9.公司客戶服務(wù)文件:服務(wù)過程中與客戶溝通產(chǎn)生的往來傳真、往來函、建議書、分析底稿、調(diào)查底稿、客戶提供之資料等10.公司客戶檔案:已結(jié)案客戶的完整檔案,包括客戶服務(wù)資料及公司各種服務(wù)文本、方案、策劃、設(shè)計(jì)成果等

11.公司專業(yè)資料:公司搜集的各種業(yè)務(wù)文本、流程、制度、企劃書、顧問服務(wù)理論、方法、同業(yè)服務(wù)成果、各類行業(yè)資料、公司由政府主管部門獲取及購(gòu)買的政策法規(guī)、公司各類剪報(bào)等

12.公司圖書、雜志:公司由公開發(fā)行系統(tǒng)購(gòu)買、訂購(gòu)的各種圖書、雜志

13.公司日常行政文件:日常通知、備忘、報(bào)告、批復(fù)、外來文函

14.公司宣傳資料:公司對(duì)外宣傳廣告用之公司介紹、業(yè)務(wù)介紹、互聯(lián)網(wǎng)主頁(yè)介紹等。

第4篇 美術(shù)館物業(yè)管理制度檔案建立管理

美術(shù)館物業(yè)管理制度和檔案的建立與管理

檔案資料的管理是物業(yè)管理工作的一個(gè)重要組成部分,科學(xué)的、規(guī)范化的檔案管理能有效地為住宅區(qū)樓宇及共用設(shè)施的使用、維修、改建和各項(xiàng)管理工作提供指導(dǎo)和服務(wù)。針對(duì)美術(shù)館的物業(yè)管理形式,做到每一項(xiàng)管理工作有理論、有制度規(guī)范、有工作詳實(shí)記錄,計(jì)算機(jī)系統(tǒng)對(duì)原始文件資料進(jìn)行管理,完善檔案管理工作,從物業(yè)管理的角度記錄每一個(gè)住宅單元的生活檔案,配備專職檔案管理人員,建章立制,對(duì)所有檔案資料進(jìn)行嚴(yán)格的、科學(xué)的、集中的管理。

(一)檔案制度建立與管理

1、主要思路

檔案資料分類:依據(jù)美術(shù)館的具體情況,管理特點(diǎn)略有增減、各有側(cè)重。在管理過程中,注重對(duì)原有資料的整理,找到過往管理中存在的缺陷和不足,并進(jìn)行重新的分類和補(bǔ)充,使其符合對(duì)美術(shù)館細(xì)致管理的需求。

檔案建立抓住重新接管這一契機(jī),整理住戶全面的原始資料,并對(duì)陳舊部分進(jìn)行及時(shí)的修正,最大限度的明確現(xiàn)有物業(yè)狀況和業(yè)主的自然狀況,作為分戶管理的檔案基礎(chǔ),以方便接管后日常管理。

檔案管理實(shí)行原始資料與電腦管理資料綜合管理。原始資料包括:紙張、文字、卷宗、錄像帶、膠卷、照片、圖表等形式;電腦資料包括:電腦軟、硬盤儲(chǔ)存系統(tǒng);做到各種檔案資料并重,互相補(bǔ)充,形成美術(shù)館管理的無盲點(diǎn)網(wǎng)絡(luò)。

區(qū)內(nèi)各項(xiàng)管理工作必須建立檔案資料,依照'采取的管理方式'中制定的規(guī)范程序,逐一建檔,形成標(biāo)準(zhǔn)化、制度化的檔案管理體系。

2、建立檔案、資料的分類檢索

1)業(yè)主提供的資料

a、項(xiàng)目批準(zhǔn)文件

b、用地批準(zhǔn)文件

c、建筑執(zhí)照

d、拆遷安置資料

2)技術(shù)資料

a.總平面圖

b.單體建筑、結(jié)構(gòu)、設(shè)備竣工圖

c.消防、附屬工程及地下管網(wǎng)竣工圖

d.地質(zhì)勘測(cè)報(bào)告

e.工程合同開

f.竣工報(bào)告

g.工程預(yù)決算

h.圖紙會(huì)審記錄

i.工程設(shè)計(jì)變更通知及技術(shù)核定單(包括質(zhì)量事故處理記錄)

j.隱蔽工程驗(yàn)收簽證

k.沉降觀察記錄

l.竣工驗(yàn)收證明書

m.鋼材、水泥等主要材料的質(zhì)量保證書

n/新材料、構(gòu)配件的鑒定合格證書

o.水電、衛(wèi)生器具、電梯等設(shè)備的檢驗(yàn)合格證書

p.砂漿、混凝土試塊試壓報(bào)告

q.供水的試壓報(bào)告

r.綠化工程竣工圖紙及相關(guān)資料

s.其他技術(shù)資料

3)管理處建立的資料

a.住宅區(qū)基本資料

b.住宅區(qū)分區(qū)資料

c.商業(yè)網(wǎng)點(diǎn)資料

d.娛樂設(shè)施資料

4)住戶資料

a.住戶入住資料

入住通知書

入住協(xié)議書

b.家庭人員檔案

住戶情況登記表

(二)管理處各項(xiàng)管理制度目錄

序號(hào)文件名稱文件編碼

1管理處內(nèi)部崗位設(shè)置、標(biāo)準(zhǔn)**.00.01

2職業(yè)安全健康職責(zé)**.00.02

3物料管理辦法**.00.03

4停電停水應(yīng)急預(yù)案**.00.04

5水浸應(yīng)急預(yù)案**.00.05

6治安應(yīng)急預(yù)案**.00.06

7文件質(zhì)量記錄管理辦法**.00.07

8犬類管理辦法**.00.08

9保安崗位架構(gòu)圖**.01.01

10保安運(yùn)作規(guī)程**.01.02

11人員出入管理辦法**.01.03

12監(jiān)控中心管理辦法**.01.04

13車輛管理辦法**.01.05

14保安崗位操作規(guī)程**.01.06

15安保崗位標(biāo)準(zhǔn)**.01.07

16燃放煙花爆竹管理規(guī)定**.01.08

17保潔崗位監(jiān)管規(guī)程**.02.01

18綠化(地)養(yǎng)護(hù)監(jiān)管規(guī)程**.03.01

19消防安全管理辦法**.04.01

20火警應(yīng)急預(yù)案**.04.02

21消防設(shè)備(設(shè)施)運(yùn)行管理辦法**.04.03

22消防設(shè)備(設(shè)施)操作規(guī)程**.04.04

23消防管理制度**.04.05

24消防設(shè)備(設(shè)施)維修保養(yǎng)規(guī)程**.04.06

25弱電設(shè)備(設(shè)施)運(yùn)行管理規(guī)定**.04.07

26弱電設(shè)備(設(shè)施)操作規(guī)程**.04.08

27弱電設(shè)備(設(shè)施)維修保養(yǎng)規(guī)程**.04.09

28弱電設(shè)備(設(shè)施)安全管理制度**.04.10

29電梯設(shè)備監(jiān)管辦法**.05.01

30電梯故障緊急預(yù)案**.05.02

31供配電設(shè)備(設(shè)施)安全管理制度**.06.01

32供配電設(shè)備(設(shè)施)運(yùn)行管理規(guī)程**.06.02

33供配電設(shè)備(設(shè)施)操作規(guī)程**.06.03

34供配電設(shè)備(設(shè)施)維修保養(yǎng)規(guī)程**.06.04

35電工安全操作守則**.06.05

36給排水設(shè)備(設(shè)施)安全管理制度**.07.01

37給排水設(shè)備(設(shè)施)運(yùn)行管理規(guī)程**.07.02

38給排水設(shè)備(設(shè)施)操作規(guī)程**.07.03

39給排水設(shè)備(設(shè)施)維修保養(yǎng)規(guī)程**.07.04

40管道維修工作規(guī)程**.07.05

41房屋設(shè)備(設(shè)施)安全管理制度**.09.01

42房屋設(shè)備(設(shè)施)運(yùn)行管理規(guī)程**.09.02

43房屋設(shè)備(設(shè)施)操作規(guī)程**.09.03

44房屋設(shè)備(設(shè)施)維修保養(yǎng)規(guī)程**.09.04

45房屋、設(shè)備設(shè)施巡視內(nèi)容與要求**.09.05

46設(shè)備完好率標(biāo)準(zhǔn)**.09.06

47房屋、設(shè)施維修保養(yǎng)規(guī)程**.09.07

48服務(wù)供方質(zhì)量監(jiān)管規(guī)程**.10.01

49雨

天防滑管理辦法**.10.02

50業(yè)戶管理辦法**.11.01

第5篇 物業(yè)住宅小區(qū)檔案管理制度

物業(yè)項(xiàng)目(住宅小區(qū))檔案管理制度

1整體檔案管理

檔案資料的建立應(yīng)與今后的創(chuàng)優(yōu)結(jié)合起來,按照《全國(guó)優(yōu)秀示范小區(qū)評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)》的分類標(biāo)準(zhǔn)建立檔案資料。

第一節(jié)基礎(chǔ)管理資料

1.按規(guī)劃要求建設(shè)、住宅及配套建設(shè)設(shè)施投入使用

1)工程規(guī)劃許可證

2)施工許可證

3)工程總平面圖

4)建設(shè)工程規(guī)劃管理竣工驗(yàn)收合格證

5)國(guó)有土地使用證

2.辦理接管驗(yàn)收手續(xù)

1)委托物業(yè)管理合同

2)工程建設(shè)施工建檔移交清單

⑴幢建施、結(jié)施竣工圖,建材合格證、分項(xiàng)分部評(píng)定資料;

⑵水施、電施、訊施、地下管網(wǎng)竣工圖,分項(xiàng)、分部質(zhì)檢平定資料(復(fù)印件);

3)商品房質(zhì)量保證書

4)房屋移交驗(yàn)收資料

5)設(shè)施設(shè)備移交清單及檔案資料

3.由一家物業(yè)管理企業(yè)實(shí)施統(tǒng)一專業(yè)化管理

1)物業(yè)管理有限公司企業(yè)法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照(正副本)

2)物業(yè)管理有限公司組織機(jī)構(gòu)代碼證(正副本)

3)物管企業(yè)資質(zhì)證書

4)物業(yè)管理有限公司稅務(wù)登記證(正副本)

5)上級(jí)批文(文件)

4.建設(shè)單位在銷售房屋前與選聘的物業(yè)管理企業(yè)簽定物業(yè)管理合同,雙方的責(zé)、權(quán)、利分明

1)物業(yè)委托管理合同

2)前期物業(yè)管理方案

3)物業(yè)移交及實(shí)施意見

5.購(gòu)房人與物業(yè)管理企業(yè)簽定物業(yè)管理合同,雙方責(zé)、權(quán)、利明確總戶數(shù)戶,入住戶,入住率為,簽定的前期物業(yè)管理服務(wù)合同為份。(文件柜放置于)

6. 建立維修資金的管理、使用、續(xù)籌等符合有關(guān)規(guī)定

1)物業(yè)管理有限公司代管維修資金的財(cái)務(wù)管理制度

a)代管維修資金的使用范圍

b)代管維修資金的來源和籌集方法

c)代管維修資金的管理與使用辦法

d)代管維修資金的移交

7.房屋使用手冊(cè)、裝飾裝修管理規(guī)定及業(yè)主公約等各項(xiàng)公眾制度完善

1)房屋使用說明書

2)公共管理制度

⑴治安管理制度

⑵消防管理制度

⑶門衛(wèi)管理制度

⑷機(jī)動(dòng)車停車場(chǎng)管理制度

⑸非機(jī)動(dòng)車管理制度

⑹裝修管理規(guī)定

3)政府有關(guān)文件

8.業(yè)主委員會(huì)按規(guī)定程序成立,并按規(guī)章制度履行職責(zé)

1)業(yè)主委員會(huì)籌備工作資料

⑴關(guān)于組建業(yè)主委員會(huì)實(shí)施方案

⑵業(yè)主委員會(huì)資料(詳見業(yè)主意見調(diào)查表)

⑶業(yè)主委員會(huì)章程

9.物業(yè)管理企業(yè)制定創(chuàng)優(yōu)規(guī)劃和共體實(shí)施方案,并經(jīng)業(yè)主委員會(huì)同意

1)創(chuàng)優(yōu)規(guī)劃

2)創(chuàng)優(yōu)實(shí)施方案(附物業(yè)管理質(zhì)量目標(biāo)書)

3)物業(yè)管理優(yōu)秀住宅小區(qū)達(dá)標(biāo)申報(bào)資料資料

10.小區(qū)物業(yè)管理建立健全各項(xiàng)管理制度、各崗位的工作標(biāo)準(zhǔn)并指定具體的落實(shí)措施和考核標(biāo)準(zhǔn)。

1)員工手冊(cè)

2)文明禮貌用語及各專業(yè)服務(wù)語言流程規(guī)范

3)部門職責(zé)

⑴公司組織機(jī)構(gòu)示意圖(管理處機(jī)構(gòu)示意圖)

⑵員工手冊(cè)

⑶管理中心職責(zé)

⑷財(cái)務(wù)部職責(zé)

⑸護(hù)衛(wèi)部?jī)?nèi)務(wù)條令、崗位職責(zé)

4)部門工作程序、操作程序

⑴財(cái)務(wù)部管理制度

⑵客戶服務(wù)中心工作程序

⑶工程部設(shè)備運(yùn)行維修工作程序

⑷消防工作管理制度

⑸各種應(yīng)急處理方案

a、火警、火災(zāi)應(yīng)急方案

b、停電應(yīng)急方案

c、護(hù)衛(wèi)部突發(fā)事件處理措施

5)管理中心綜合管理制度

⑴值班制度

⑵回訪制度

⑶檔案管理制度

⑷原始記錄、資料管理制度

6)管理人員、員工考評(píng)細(xì)則

⑴管理人員考核細(xì)則

⑵財(cái)務(wù)管理人員考核細(xì)則

⑶維修人員考核細(xì)則

⑷清潔、綠化人員考核細(xì)則

⑸護(hù)衛(wèi)員考核細(xì)則

⑹護(hù)衛(wèi)部崗位目標(biāo)管理考核辦法

7)護(hù)衛(wèi)部培訓(xùn)日程、訓(xùn)練記錄

8)護(hù)衛(wèi)知識(shí)考試資料

9)管理中心原始記錄資料

⑴門崗值班記錄

⑵監(jiān)控中心值班記錄

⑶緊急情況記錄

⑷停車場(chǎng)車輛進(jìn)出原始記錄

⑸房屋裝修管理記錄

⑹裝飾裝修申請(qǐng)書、責(zé)任書

⑺值班記錄

⑻回訪記錄

⑼維修派工單

⑽住戶檔案

⑾維修員值班記錄

⑿設(shè)施設(shè)備巡查保養(yǎng)等記錄

11.物業(yè)企業(yè)管理人員和專業(yè)技術(shù)人員持證上崗,員工統(tǒng)一著工裝、佩帶明顯標(biāo)志,工作規(guī)范,作風(fēng)嚴(yán)謹(jǐn)。

1)管理中心管理干部學(xué)歷、職稱、上崗證復(fù)印件

2)管理中心專業(yè)技術(shù)人員資格證、操作證

3)護(hù)衛(wèi)員上崗證

4)員工勞動(dòng)合同

12.應(yīng)用計(jì)算機(jī)智能化設(shè)備等現(xiàn)代化管理手段,提高管理效率。

1)小區(qū)住戶基本資料(備份文件夾類)

2)小區(qū)物業(yè)基本資料

3)辦公文案

4)各類管理制度、文件夾

⑴護(hù)衛(wèi)類

⑵財(cái)務(wù)類

⑶管理類

⑷保潔類

⑸經(jīng)營(yíng)類

⑹人事類

⑺業(yè)主委員會(huì)

⑻運(yùn)行維修表

5)住戶費(fèi)用繳費(fèi)統(tǒng)計(jì)資料

13.物業(yè)管理企業(yè)在收費(fèi)、財(cái)務(wù)管理、會(huì)計(jì)核算、稅收等方面執(zhí)行有關(guān)規(guī)定,至少半年公開一次物業(yè)服務(wù)費(fèi)用收支情況。

1)年月--財(cái)務(wù)收支報(bào)告

2)向住戶公布費(fèi)用收支情況,資料

照片

3)物業(yè)管理費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)批復(fù)

4)繳費(fèi)通知單存根

14.房屋及公共設(shè)施設(shè)備檔案資料齊全、分類成冊(cè),管理完善,查閱方便。

1)總平面圖

2)共用設(shè)施設(shè)備及配電系統(tǒng)

3)可視對(duì)講、監(jiān)控系統(tǒng)

4)消防系統(tǒng)

5)背景音樂系統(tǒng)

6)光纖電視系統(tǒng)

7)辦公用設(shè)備

8)各種警示牌、標(biāo)識(shí)卡

15.建立用戶檔案、房屋及配套設(shè)施權(quán)屬清冊(cè),查閱方便。

1)住戶檔案

2)商業(yè)用房業(yè)主檔案(含用戶)

16.建立24小時(shí)值班制度,設(shè)立服務(wù)電話,接受業(yè)主及使用人對(duì)物業(yè)管理服務(wù)報(bào)修、求助、建議、問詢、質(zhì)疑、投訴等各類信息的收集、反饋并及時(shí)處理,有回訪制度和記錄。

1)值班制度

2)回訪制度

3)管理人員值班記錄

4)維修工單存根及回單

5)設(shè)備巡查記錄

6)護(hù)衛(wèi)門崗值班記錄

7)主動(dòng)征求業(yè)主對(duì)物業(yè)管理服務(wù)的意見和建議

17.定期向住戶發(fā)放物業(yè)管理服務(wù)工作征求意見,對(duì)合理的建議及時(shí)整改,滿意率為%以上。

1)《客戶意見征詢表》

18.建立并落實(shí)便民維修服務(wù),承諾制,零修急修及時(shí)率為98%,以上的返修率為2%,并有回訪記錄。

1)物管中心工作程序(見工作守則)

2)設(shè)備運(yùn)行維修工作程序(見工作守則)

第6篇 物業(yè)管理公司檔案管理制度9

物業(yè)管理公司檔案管理制度(九)

第一條 總則

1.為規(guī)范公司檔案管理,更有效地為公司的各項(xiàng)工作的順利開展服務(wù),特制定本制度。

2.本制度的檔案指公司日常工作中發(fā)生的重要書面文件、音像資料,包括:國(guó)家政府部門重要公文、工程技術(shù)檔案、財(cái)務(wù)檔案、法律文書、各種文書檔案及其他專門檔案(人事檔案等)。

3.公司對(duì)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理。

第二條 檔案管理架構(gòu)

1.公司檔案管理由辦公室主管,設(shè)立綜合檔案室。

2.綜合檔案室由辦公室檔案管理員負(fù)責(zé)管理,各管理處設(shè)兼職檔案管理人員。

3.綜合檔案室負(fù)責(zé)公司全部重要檔案原件的管理。各管理處由兼職檔案管人員負(fù)責(zé)檔案的收集、整理和移交工作。

第三條 檔案分類:

1.文書類檔案

1)政府部門各類文件

2)公司對(duì)外、對(duì)內(nèi)各類正式發(fā)文

3)法律公文

4)廣告策劃文案

2.工程技術(shù)類

1)設(shè)備設(shè)施檔案

2)招投標(biāo)檔案

3.財(cái)務(wù)類檔案

4.合同類檔案

5.公司各類證照

6.影音類文件

第四條 歸檔工作流程

1.檔案工作分為八個(gè)環(huán)節(jié):收集、整理、鑒定、保管、編目、檢索、統(tǒng)計(jì)、利用。

2.各管理處以管理項(xiàng)目為單位,按檔案分類要求,在第一時(shí)間將文件、證照原件整理后,負(fù)責(zé)移交至公司綜合檔案室歸檔。

3.各管理處按要求建立檔案,做好檔案登記目錄,經(jīng)管理處負(fù)責(zé)人審簽后,及時(shí)交送公司綜合檔案室備查,并依據(jù)要求將檔案原件移交公司綜合檔案室。如管理處確需留存原件的,應(yīng)與公司綜合檔案室辦理檔案借閱手續(xù)。

第五條 歸檔要求

1.歸檔文件必須完整齊全。

2.歸檔文件必須按規(guī)定分類、整理、編目。

3.檔案編目

1)文書類檔案:年度+(項(xiàng)目)部門或管理處+案卷號(hào)

如:2004/市場(chǎng)/001

2)工程類檔案:年度+項(xiàng)目+檔案分類+案卷號(hào)

如:2004/百事可樂/項(xiàng)目/001

3)財(cái)務(wù)類檔案:會(huì)計(jì)年度設(shè)置

4)合同類檔案:部門(項(xiàng)目)+合同類型+年份+案卷號(hào)

4.歸檔文件不能用鉛筆、圓珠筆、彩筆和藍(lán)色復(fù)印紙書寫。熱敏紙類的傳真件、復(fù)印件均不能歸檔。

5.音像檔案要求:磁帶、錄像帶、光盤要原版;計(jì)算機(jī)軟盤、光盤要可運(yùn)行。音像檔案采取總登記方式(登記表見附件2):

1)照片、底片要求清晰完整,并附有說明文字材料,包括事件、時(shí)間、人物、背景、攝影者五要素。

2)錄音帶、錄像帶、計(jì)算機(jī)軟件應(yīng)在盒套貼有標(biāo)簽注明:題目(內(nèi)容)、制作日期、制作人、盤數(shù)、序號(hào)等。

第六條 檔案借閱、移交

1.公司檔案室檔案原則不外借其他單位,如確需外借需經(jīng)公司主管副總批準(zhǔn)。

2.借閱檔案、證照一律辦理借閱手續(xù)。檔案需妥善保管,不得私自涂改、拆卷、復(fù)印及轉(zhuǎn)借他人。

3.各管理處只能借閱本部門形成檔案,若跨部門借閱,須經(jīng)檔案主管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。

4.公司檔案管理人員在調(diào)離崗位、或離職時(shí),由辦公室主任負(fù)責(zé)監(jiān)督辦理檔案的交接工作,將檔案移交表填寫清楚。

第七條 保管和保密制度

1.存放檔案的檔案柜排放整齊;采用統(tǒng)一的檔案盒,且要求標(biāo)識(shí)明確。

2.檔案保管要做到防火、防光、防塵、防盜、防鼠、防潮。

3.檔案的保密嚴(yán)格執(zhí)行檔案保密制度,采取相應(yīng)保管措施。銷毀檔案要由專人監(jiān)銷,防止泄密。

4.節(jié)假日期間,檔案庫(kù)房、檔案柜要加封條。

第八條 附則

工程檔案、財(cái)務(wù)檔案管理制度細(xì)則由部門另行制定。

第7篇 大廈物業(yè)客服部檔案管理暫行制度規(guī)定

大廈物業(yè)客服部檔案管理暫行制度及規(guī)定(適用于部門文員)

1、制度

1.1文件資料的形成與歸檔

1.1.1資料的形成:

⑴各部工作中形成的具有保存價(jià)值的文件資料都必須歸檔,并由專人進(jìn)行管理;

⑵文件資料的形成和積累必須納入各部門工作計(jì)劃,在部門文員崗位職責(zé)中予以明確。

1.1.2資料的歸檔:

⑴文件資料的歸檔范圍

①物業(yè)管理

a.業(yè)戶資料(含收樓表格、遺留修繕問題記錄表、投訴記錄等);

b.清潔衛(wèi)生管理;

c.綠化管理;

d.值班記錄;

e.樓宇巡檢記錄;

f.公共區(qū)域維修記錄。

②質(zhì)量管理

a.質(zhì)量體系文件;

b.質(zhì)量管理資料。

③其他資料

⑵歸檔要求

①歸檔的文件資料在紙張、格式上符合公司要求,禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍(lán)墨筆等書寫材料。

②歸檔的文件材料要完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確、真實(shí)。

③歸檔的文件必須是原件。

④保管歸檔文件資料之間的歷史聯(lián)系,并進(jìn)行科學(xué)分類、立卷和編目編號(hào)。

檔案目錄應(yīng)編制總目錄、案卷目錄、卷內(nèi)目錄。

⑤案卷題名應(yīng)確切反映卷內(nèi)文件的內(nèi)容,并區(qū)分保管期限。

⑥文件資料的歸檔必須辦理移交手續(xù)。

⑦所有文件資料必須及時(shí)歸檔。

⑧有專用柜架,在排列上架時(shí),應(yīng)按類別和保管單位的次序,自左向右,自上而下地排列,以便于管理和查找。

1.1.3每月底進(jìn)行一次庫(kù)藏檔案清理,核對(duì)和保管質(zhì)量的檢查工作,做到帳物相符。對(duì)破損或變質(zhì)檔案,要及時(shí)修補(bǔ)和復(fù)制。

1.1.4檔案柜要注意'七防'(防蟲、防霉、防塵、防火、防盜、防潮、防高溫)。

1.1.5檔案的接收、轉(zhuǎn)移、外借必須履行登記手續(xù),借出檔案須在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還。

1.2檔案借閱

1.2.1公司員工都應(yīng)重視保護(hù)檔案,并按閱檔批準(zhǔn)權(quán)限辦理手續(xù)后借閱有關(guān)檔案。

1.2.2文書檔案只閱不借。

1.2.3所借檔案不得隨意折疊和拆散,嚴(yán)禁對(duì)檔案隨意更改、涂寫。

1.2.4服從文員的管理,在借閱范圍內(nèi)借閱,保密檔案不供查閱。

1.2.5借出與歸還檔案時(shí),應(yīng)辦理清點(diǎn)、簽名登記手續(xù),由部門文員和借閱者當(dāng)面核對(duì)清楚。

1.2.6檔案如有丟失、損壞或機(jī)密材料泄密,須立即寫出書面報(bào)告,按情節(jié)追究當(dāng)事人的法律和行政責(zé)任。

1.2.7調(diào)離公司的人員必須清理移交,歸還借閱檔案及該歸檔的資料,方可辦理調(diào)離手續(xù)。

1.2.8外單位人員查閱本公司檔案須持所在單位介紹信和本人證件,經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,辦理有關(guān)查閱手續(xù)后查閱。

1.2.9上級(jí)公司借閱本公司檔案,須辦理有關(guān)借閱手續(xù)后借閱。

1.3檔案管理人員職責(zé)

1.3.1忠于職守,嚴(yán)格遵守公司檔案管理制度及本細(xì)則,積極開展工作。

1.3.2負(fù)責(zé)收集、接收本公司各業(yè)務(wù)、管理等檔案資料,做好職守、補(bǔ)充、配套、保管和提供查閱。

1.3.3及時(shí)立卷歸檔,編制總目錄,卷內(nèi)目錄,編排入檔。要熟悉管理的檔案,協(xié)助查閱檢索。

1.3.4熟練掌握計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)軟件系統(tǒng)的操作和運(yùn)用。

1.3.5妥善管理檔案,嚴(yán)格執(zhí)行檔案供閱制度,建立借閱登記,對(duì)借出資料按期催還。

1.3.6定期清理,由次年初進(jìn)行全部檔案的清理核對(duì)。核對(duì)后將公司所有檔案集中存放、保管。

1.3.7嚴(yán)守機(jī)密,確保檔案安全;完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它工作。

1.3.8做好各種資料的保管工作,并對(duì)有些文件進(jìn)行定期封存。

1.4公司內(nèi)外檔案文件管理:

1.4.1公司內(nèi)部的各種檔案應(yīng)按照部門進(jìn)行分開存檔。

1.4.2公司對(duì)外部相關(guān)單位的文件應(yīng)與公司內(nèi)部文件分開,每個(gè)單位都應(yīng)有一個(gè)獨(dú)立的檔案。

1.4.3所有存入檔案應(yīng)按照日期先后進(jìn)行存檔,并做好檔案目錄,以便查找。

1.4.4相關(guān)檔案存放一年后,應(yīng)統(tǒng)一放進(jìn)檔案袋封存,以便日后復(fù)查。

1.4.5對(duì)于一些涉及公司秘密的文件,應(yīng)單獨(dú)存放于帶鎖的文件柜內(nèi),以免發(fā)生意外。

1.5檔案銷毀

1.5.1如有任何文件無需繼續(xù)存放,需做銷毀處理,不可隨意亂丟。

1.5.2保密文件應(yīng)使用碎紙機(jī)處理,如是普通文件且文件較多,應(yīng)撕毀后處理。

1.5.3所有存檔的文件均應(yīng)定期進(jìn)行檢查,以避免文件受潮或有蛀蟲、腐蝕等問題出現(xiàn)。

2、規(guī)定

為完整系統(tǒng)地保存公司的各類檔案,提高檔案管理水平,更好地為公司的各項(xiàng)工作服務(wù),特制定本規(guī)定。

2.1檔案管理范圍:

2.1.1政府部門頒布的政策性、指令性文件;

2.1.2政府部門、集團(tuán)公司針對(duì)本公司的批復(fù)、指示、通知、要求等;

2.1.3公司文件;

2.1.4物業(yè)的管理、維修、保養(yǎng)計(jì)劃、記錄等資料;

2.1.5治安保衛(wèi)、消防、安全等相關(guān)資料;

2.1.6公司領(lǐng)導(dǎo)講話和年終總結(jié);

2.1.7其他經(jīng)濟(jì)、外包合同;

2.1.8音像、圖片資料;

2.1.9其他要求歸檔的重要文件。

2.2第4、5、6、8、9項(xiàng)由相關(guān)部門妥善保管,其余各項(xiàng)均由總經(jīng)理秘書歸檔保管,任何部門和個(gè)人不得以任何理由據(jù)為己有。

2.3在外參加各種會(huì)議帶回的文件,應(yīng)及時(shí)移交公司秘書歸檔,不得自行保管、銷毀。

2.4負(fù)責(zé)檔案管理的人員應(yīng)對(duì)歸檔文件進(jìn)行整理、分類、編號(hào)、編制索引和目錄。

2.5借閱檔案時(shí),必須遵守以下規(guī)定:

2.5.1辦理登記手續(xù),限期歸還,不得帶出公司;

2.5.2愛護(hù)檔案,所借檔案不得隨意折疊和拆散,嚴(yán)禁涂寫、更改檔案;

2.5.3借出和歸還檔案時(shí),應(yīng)辦理清點(diǎn)手續(xù),由檔案管理人員和借閱者當(dāng)面核對(duì)清楚;

2.5.4檔案如有遺失、損壞、泄密,要追究當(dāng)事人的責(zé)任;

2.5.5檔案借閱按

閱檔批準(zhǔn)權(quán)限借閱;

第8篇 物業(yè)管理公司檔案管理制度8

物業(yè)管理公司檔案管理制度(八)

依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》,結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況,確保檔案的完整和安全,特制定本制度。

一、檔案工作的基本原則

檔案實(shí)行集中管理與分散管理相結(jié)合,即分別為公司、部門管理,專人負(fù)責(zé)檔案管理工作。公司各部門在各項(xiàng)活動(dòng)中所形成的具有參考價(jià)值的文件、材料,由承辦單位、經(jīng)辦人負(fù)責(zé)將辦完的文件、資料及時(shí)歸檔。

二、文件資料點(diǎn)收、整理和歸檔

1、文件結(jié)案移送歸檔時(shí),檢查文件的文本及附件是否完整,如有短缺,應(yīng)立即追查歸入。

2、文件如經(jīng)過抽查,應(yīng)有部門主管領(lǐng)導(dǎo)的簽認(rèn)。

3、文件的處理手續(xù)必須完善,如有遺漏,應(yīng)立即退回承辦人。

4、做好收件登記、編號(hào)、運(yùn)轉(zhuǎn)、催辦工作,按規(guī)定程序符合立卷標(biāo)準(zhǔn)要求,及時(shí)分類、立卷、歸檔。

三、檔卷管理

1、每年對(duì)檔案材料的數(shù)量、保管等情況進(jìn)行一次檢查,發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)采取補(bǔ)救措施,確保檔案的安全。

2、做好相關(guān)的防范措施,注意保密工作。

3、保持檔案室清潔,隨時(shí)擦拭檔案櫥、架,并采取防蟲蛀腐朽工作。

4、每年按規(guī)定清理一次,已到保管期限,確定銷毀的檔案材料必須列冊(cè)登記,經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后作銷毀處理。

四、檔案調(diào)、借閱

1、嚴(yán)格履行調(diào)、借閱登記、審批手續(xù),一般僅限在檔案室查閱。確因工作需要帶出復(fù)印或摘抄文件,須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

2、借檔人不得轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換、污損所借的檔案。

3、檔案歸還,經(jīng)檔案管理人員檢查無誤后,立即歸入檔卷。

第9篇 寫字樓物業(yè)辦公室檔案管理制度

寫字樓物業(yè)辦公室檔案管理制度

1)辦公室檔案按人事檔案、文件檔案、資料檔案分類,由辦公室人事主管負(fù)責(zé)管理。

2)檔案文件必須設(shè)專柜存放保管,存放必須分類編號(hào),清楚編寫文件目錄,以便查閱。

3.)凡經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批示傳閱的重要文件,必須隨文將領(lǐng)導(dǎo)批示和傳閱人員簽字表格一并歸檔。

4)借閱檔案須認(rèn)真辦理借閱登記手續(xù),保證按時(shí)歸檔。

5)凡借閱重要密件,必須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后,方可借閱;

所借閱的檔案資料未經(jīng)批準(zhǔn)不得抄摘或復(fù)印。

6)檔案管理人員要定時(shí)檢查專柜,核對(duì)件數(shù),做好防蟲、防潮、房遺失,發(fā)現(xiàn)異?；虮槐I、丟失等情況,及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)反映,妥善出路。

如系認(rèn)為造成,要追究有關(guān)人員的責(zé)任。

第10篇 z物業(yè)工程設(shè)施檔案和物業(yè)技術(shù)人員管理制度

物業(yè)工程設(shè)施檔案和物業(yè)技術(shù)人員管理制度

1)管理好物業(yè)工程設(shè)施時(shí)關(guān)系到物業(yè)是否能夠保值增值以及也只切身利益的大事。物業(yè)管理人員必須發(fā)掘設(shè)備潛能,做到物盡其用,充分發(fā)揮設(shè)備的使用價(jià)值。

2)物業(yè)工程設(shè)施須實(shí)行檔案管理制度,對(duì)設(shè)備的原始檔案必須歸檔、匯總、登記造冊(cè),以便查考,為設(shè)備的完好使用以及安全使用提供方便。以下資料須歸物業(yè)工程管理部建檔管理:

a)設(shè)備系統(tǒng)的資料,如竣工圖、構(gòu)造圖等。

b)設(shè)備系統(tǒng)原始發(fā)票、收據(jù)、用戶手冊(cè)以及售后服務(wù)卡等。

c)設(shè)備系統(tǒng)中重點(diǎn)部位的拍照資料及相關(guān)注釋。

3)建立設(shè)備管理考核制度,獎(jiǎng)賞分明,調(diào)動(dòng)員工工作積極性。

a)建立設(shè)備管理考核、督察制度。

b)對(duì)設(shè)備管理定期、不定期抽查、考核。

4)建立iso9001質(zhì)量管理體系:

a)建立機(jī)房管理制度。

b)建立供、配電管理制度。

c)建立設(shè)備維修制度。

d)嚴(yán)格各項(xiàng)管理制度,做到責(zé)任到崗、任務(wù)到人、用科學(xué)化的管理提高設(shè)備管理水平。

5)對(duì)于住宅小區(qū)物業(yè)工程設(shè)施管理在做到“三好、四會(huì)、五定”。

a)三好:即是設(shè)施要用好、修好、管理好。

b)四會(huì):即是對(duì)設(shè)施使用、會(huì)保養(yǎng)、會(huì)檢查、會(huì)排除故障。

c)五定:即對(duì)設(shè)施進(jìn)行潤(rùn)滑、通風(fēng)、清潔、檢修時(shí),做到定點(diǎn)、定人、定崗、定時(shí)和定責(zé)。

6)住宅小區(qū)工程設(shè)施在設(shè)備管理上,必須堅(jiān)持安全第一,降低耗能。

a)遵循“安全、經(jīng)濟(jì)、;合理、實(shí)用”的原則。

b)盡可能采用節(jié)能、經(jīng)濟(jì)適用且品質(zhì)優(yōu)良的材料,修舊利新。

c)培養(yǎng)管理隊(duì)伍的創(chuàng)新精神,維護(hù)業(yè)主的權(quán)益。

d)設(shè)施操作人員應(yīng)嚴(yán)格按照操作規(guī)程和制度開展工作,做好必要的防護(hù)工作。住宅小區(qū)配套設(shè)施管理最基本和最重要的要求是保證配套設(shè)施體系的安全運(yùn)行,包括用戶使用安全和操作人員操作安全。

e)加強(qiáng)安全意識(shí),防止意外發(fā)生,做好宣傳工作。

7)提高物業(yè)管理服務(wù)質(zhì)量。

a)堅(jiān)持“物業(yè)管理服務(wù)第一”的意思,培養(yǎng)職業(yè)道德和責(zé)任心。

b)保證配套設(shè)施崗位上有專業(yè)操作人員,做到崗前培訓(xùn)、持證上崗、在崗輪訓(xùn)。

c)對(duì)員工做好“傳、幫、帶”工作,對(duì)設(shè)備進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)操作,知道相關(guān)人員,使員工能夠適應(yīng)崗位要求。

第11篇 物業(yè)公司收發(fā)文及檔案管理行政工作制度

物業(yè)公司行政工作制度:收發(fā)文及檔案管理

3收發(fā)文及檔案管理

3.1文件定義

3.1.1本規(guī)定所提的文件是指:證照、合同、函件、圖紙、傳真、以部門/管理處/物管公司名義發(fā)出的電子郵件等文件。

3.1.2公司正式文件不可以電子郵件方式傳遞,即收到和發(fā)出的電子郵件不具有法律效力。

3.2收發(fā)文管理

3.2.1收文

3.2.1.1收到的文件(包括通過前臺(tái)之外來文件,以及內(nèi)部各部門/管理處文件(密件除外),由物管公司秘書或各管理處行政人員負(fù)責(zé)收文登記;另物管公司秘書必須在項(xiàng)目管理中心內(nèi)部網(wǎng)頁(yè)進(jìn)行收文登記。無具體收文部門的文件,由資源部負(fù)責(zé)收文登記。

3.2.1.2收文登記后,及時(shí)報(bào)公司總經(jīng)理/管理處主任或授權(quán)人簽署意見,再轉(zhuǎn)交收件人/跟進(jìn)人處理。無總經(jīng)理/管理處主任簽署意見的文件,可不予處理。

3.2.1.3文件執(zhí)行或處理完畢后,由收件物管公司秘書/管理處行政人員存檔,重要的文件正文(如有)物管公司秘書須定期交到檔案室歸檔。

3.2.1.4管理處行政人員負(fù)責(zé)每月填寫《收文登記表》。

3.3發(fā)件

3.3.1起草:由需要發(fā)件的部門/管理處起草文件。

3.3.2編號(hào):對(duì)外公文由物管公司秘書上公司網(wǎng)登記索取編號(hào)。管理處內(nèi)部發(fā)文由管理處行政人員負(fù)責(zé)統(tǒng)一編號(hào)及填寫《發(fā)文登記表》。

3.3.3打印:由發(fā)文部門/管理處負(fù)責(zé)。

3.3.4校對(duì)、簽署

由發(fā)文部門/管理處負(fù)責(zé),部門/管理處/物管公司歸檔的文件需有發(fā)件人、管理處主任及物管公司總經(jīng)理的簽名;以管理處名義發(fā)出的電子郵件,則打印后由管理處主任簽名,留作歸檔。

3.3.5申請(qǐng)蓋章

由物管公司秘書負(fù)責(zé)申請(qǐng)蓋物管公司公章,按項(xiàng)目中心有關(guān)圖章的管理規(guī)定執(zhí)行,文件的審批件由項(xiàng)目中心行政及信息管理部負(fù)責(zé)歸檔。

3.3.6發(fā)出:由發(fā)件部門/管理處負(fù)責(zé),并作出發(fā)文、簽收登記。

3.3.7內(nèi)部傳閱

收件人依據(jù)傳閱批示盡快傳閱,不應(yīng)拖延。傳閱并簽名后的文件,交回歸檔。

3.3.8歸檔

具有保存價(jià)值的文件物管公司秘書應(yīng)及時(shí)移交給項(xiàng)目中心資源部檔案室;其他文件由物管公司秘書和各管理處行政人員負(fù)責(zé)保管和處理,做好文件類別、保存份數(shù)、存放方式和存放地址等情況的登記。

3.3.9管理處行政人員負(fù)責(zé)每月填寫管理處的《發(fā)文登記表》。

3.4文件保管及處理

3.4.1物管公司秘書及各管理處行政人員負(fù)責(zé)文件的保管工作。

3.4.2管理處秘書/各管理處行政人員將所有收、發(fā)的文件按不同的類別進(jìn)行分類,具體類別根據(jù)各自的具體情況制定,做到科學(xué)、系統(tǒng)、方便查閱和處理。并需將各自的文件分類的類別規(guī)則,每年一次或有改變時(shí)報(bào)物管公司資源部備案。

3.4.3文件必須存放在文件柜等安全的地方,不得隨意或雜亂地堆放。

3.4.4定期組織清理文件(每年的6月和12月)。由各管理處指定專人負(fù)責(zé),根據(jù)文件的內(nèi)容和重要性,界定文件的存放期限和處理方法,例如:

3.4.4.1對(duì)于保管期限已到的文件,集中銷毀,并做好注銷的登記手續(xù),包括文件名稱、文件日期、來文單位/收文單位、文件編號(hào)、存放期限、注銷日期、注銷負(fù)責(zé)人、注銷批準(zhǔn)人(管理處主任/物管公司經(jīng)理)等;

3.4.4.2對(duì)于保管期限未到、但不是經(jīng)常使用的文件,按類別進(jìn)行釘裝、打包,集中存放到另外指定的位置上;

3.5檔案管理

3.5.1文件的移交

3.5.1.1對(duì)于各部門/管理處在工作中形成的、具有保存價(jià)值的文件材料應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)由物管公司秘書移交至項(xiàng)目管理中心檔案室,具體移交期限如下:

3.5.1.2重要文件如公司/管理處證書、合同、及其他法律文件,應(yīng)在辦妥后一周內(nèi)由物管公司秘書移交項(xiàng)目管理中心檔案室。

3.5.1.3一般工作性文件,可按工作進(jìn)度作階段性定期移交。

3.5.1.4文件移交人將符合歸檔條件的文件整理后,填寫申請(qǐng),交到項(xiàng)目管理中心檔案管理員處,檔案管理員清點(diǎn)無誤后,予以簽名確認(rèn)。

3.5.2檔案的保管

公司的檔案由資源部指定專人進(jìn)行保管,一般雇員不得私自保留檔案。資源部根據(jù)公司檔案編號(hào)的規(guī)則,將文件進(jìn)行編號(hào),分類存放。

3.5.3檔案信息的使用

3.5.3.1復(fù)印檔案

公司規(guī)定可按暨定的權(quán)限進(jìn)行復(fù)印檔案,但必須填寫《檔案復(fù)印記錄表》。如所復(fù)印的文件屬公司證照類,由物管公司秘書統(tǒng)一向項(xiàng)目中心行政及信息管理部辦理。

3.5.3.2檔案原件的借用

1)原則上公司檔案原件不外借,但因工作需要必須外借的檔案原件(例如辦理公司年審所需資料等),可憑政府部門的通知填寫《檔案原件借用申請(qǐng)表》,交物管公司經(jīng)理簽批后由物管公司秘書向項(xiàng)目中心行政及信息管理部借出。

2)檔案原件外借期一般不得超過一個(gè)月。如因工作需要未能及時(shí)歸還的,須將其原因和檔案的存放地點(diǎn)知會(huì)項(xiàng)目中心檔案管理員,并由檔案管理員作出追蹤。

3)檔案借用人應(yīng)有高度責(zé)任感,保持檔案的整潔和完整,不得涂污及損壞。

3.5.3.3檔案原件的歸還

1)借用人將檔案歸還時(shí),須經(jīng)項(xiàng)目中心檔案管理員檢查所歸還之檔案是否完整,并簽名確認(rèn)。

2)檔案管理員將《檔案原件借用申請(qǐng)表》復(fù)印件退回借用人,證明已歸還檔案,完檔案歸還手續(xù)。

3.5.3.4檔案原件的處理

由物管公司秘書統(tǒng)一交項(xiàng)目中心檔案室存檔。

4月報(bào)制度

4.1月報(bào)制度:每月25日前,各管理處以規(guī)定書面格式上報(bào)該管理處各部門工作情況至物管公司秘書。

4.2香港月報(bào)制度:每月28日前,各管理處以規(guī)定書面格式上報(bào)該管理處工作狀況至物管公司秘書及項(xiàng)目。

第12篇 物業(yè)管理公司人事檔案管理制度-8

物業(yè)管理公司人事檔案管理制度(八)

第一章總 則

第一條為加強(qiáng)公司員工的人事檔案管理,使公司人事檔案得到有效保護(hù)和利用,根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《浙江zz物業(yè)管理有限公司人事管理制度》等有關(guān)規(guī)定,特制定《浙江zz物業(yè)管理有限公司人事檔案管理制度》。

第二條員工人事檔案是記載員工個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作實(shí)績(jī)等內(nèi)容的文件材料,是歷史地、全面地考察、了解和正確任用員工的重要依據(jù),是本公司檔案的重要組成部分。

第三條本公司的人事檔案工作任務(wù):

1、保管員工人事檔案;

2、收集、鑒別和整理員工人事檔案材料;

3、辦理員工人事檔案的查閱、借用和轉(zhuǎn)遞;

4、通過人事檔案了解熟悉員工,為人事工作提供情況;

5、逐步實(shí)現(xiàn)員工人事檔案管理手段的科學(xué)化和現(xiàn)代化。

第四條本公司的員工人事檔案管理由公司綜合服務(wù)部負(fù)責(zé)。

第二章 人事檔案的收集和歸檔

第五條員工人事檔案材料的收集、歸檔,是公司綜合服務(wù)部與其他各部門的共同任務(wù),必須按照有關(guān)規(guī)定,互相配合,認(rèn)真做好。

第六條員工人事檔案材料的收集歸檔范圍,嚴(yán)格按照公司的人事檔案管理要求執(zhí)行。員工人事檔案材料內(nèi)容:

1、員工登記表(含照片)。

2、個(gè)人簡(jiǎn)歷。

3、考核材料(如試用期滿考核鑒定、見習(xí)期滿考核鑒定以及近三年的年度考核記錄、素質(zhì)測(cè)試記錄等)。

4、各類證書復(fù)印件、原件:(包括:①學(xué)歷證書復(fù)印件;②各類資格證書復(fù)印件;③身份證復(fù)印件;④職務(wù)聘免復(fù)印件;⑤體檢表、干部身份表;⑥其它等)。

5、獎(jiǎng)懲材料。

6、兼職情況(包括出任董監(jiān)事情況<原件或復(fù)印件>、擔(dān)任社會(huì)職務(wù)情況<原件或復(fù)印件>等)。

7、承諾書、勞動(dòng)合同(應(yīng)做到文本齊全完整,時(shí)間連續(xù)及時(shí))、各類因公出國(guó)協(xié)議或培訓(xùn)協(xié)議、擔(dān)保書等。

8、各類審批材料(復(fù)印件,包括⑴應(yīng)聘材料;⑵面試材料;⑶錄用審批材料;⑷職務(wù)聘免審批材料;⑸調(diào)整工資審批表;⑹因公出國(guó)審批材料;⑺用工性質(zhì)晉升審批表;⑻離職審批表<原件>,辭職批復(fù);⑼離退休審批表;⑽調(diào)令單、分配單;⑾其它)。

9、其它可供參考材料(如近三年內(nèi)的員工個(gè)人年度工作總結(jié)或述職報(bào)告、各類培訓(xùn)總結(jié)、培訓(xùn)成績(jī)、出國(guó)培訓(xùn)總結(jié)等)。

第七條收集歸檔的人事檔案材料必須是文字、內(nèi)容清楚完整,印章手續(xù)完備,且辦理完畢的正式審核、審批、簽署、落款文字材料。

第八條員工人事檔案材料必須用毛筆或鋼筆書寫,字跡要工整、清晰,不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水和復(fù)寫紙書寫。

第九條形成員工人事檔案材料的部門,在形成正式材料后的一個(gè)月內(nèi),負(fù)責(zé)按要求把應(yīng)歸檔的材料送交綜合服務(wù)部歸檔。

第十條 公司綜合服務(wù)部發(fā)現(xiàn)送交的人事檔案材料不符合歸檔要求時(shí),要及時(shí)通知形成檔案材料的部門,補(bǔ)送材料或補(bǔ)辦手續(xù)。形成材料的部門要按規(guī)定認(rèn)真辦理。

第十一條 員工人事檔案管理人員要經(jīng)常了解和掌握干部人事檔案材料來源的信息、溝通渠道、及時(shí)收集應(yīng)歸檔的材料。同時(shí),要熟悉收集歸檔工作的各項(xiàng)規(guī)定,對(duì)收集到的材料,認(rèn)真鑒別,嚴(yán)格把關(guān),及時(shí)入卷歸檔。

第十二條 形成員工人事檔案材料的部門,向公司綜合服務(wù)部送遞材料時(shí),如其他檔案管理部門也需要收集歸檔,則材料形成部門要事先考慮制作材料的數(shù)量,必要時(shí)協(xié)商聯(lián)系,以防造成員工人事檔案材料的短缺。

第三章 人事檔案的保管

第十二條 員工人事檔案由公司綜合服務(wù)部設(shè)專人妥善保管,不得泄密。

第十三條 員工人事檔案應(yīng)存入保險(xiǎn)柜,有防盜、防火、防潮等安全措施。

第十四條 檔案管理人員應(yīng)對(duì)保管的檔案逐一登記編號(hào),并每年進(jìn)行一次檢查、核對(duì),防止錯(cuò)放或丟失。發(fā)現(xiàn)丟失或問題,應(yīng)及時(shí)查找并采取措施,以保證檔案的完整和安全。

第十五條 檔案移交要填寫清單,交接雙方應(yīng)共同清點(diǎn)并簽字留據(jù)。

第十六條 嚴(yán)格防止任何人私自保存他人的檔案材料,對(duì)造成泄密或其它后果的,視情節(jié)輕重,給予嚴(yán)肅處理。

第十七條 檔案管理人員調(diào)動(dòng)時(shí),必須嚴(yán)格履行交接制度,未交接清楚,不得離去。

第十八條 建立堅(jiān)固、安全的庫(kù)房,配置符合要求的檔案柜。防火、防盜、防潮、防蛀、防光、防高溫六項(xiàng)措施落實(shí)到位。

第十九條 檔案庫(kù)房是機(jī)要重地,無關(guān)人員不得隨意出入;查閱人員須在檔案管理人員陪同下方可進(jìn)入。

第二十條 逐步實(shí)現(xiàn)員工檔案管理工作的科學(xué)化、現(xiàn)代化。

第四章 人事檔案的查閱和借用

第二十一條 公司員工查閱或借閱人事檔案,經(jīng)公司綜合服務(wù)部總經(jīng)理同意,辦理登記手續(xù)后方可查閱或借閱本人人事檔案。

第二十二條 外單位人員憑介紹信等證件經(jīng)公司綜合服務(wù)部總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可查閱員工檔案;檔案原則上不外借,確因特殊情況必須外借時(shí),應(yīng)寫明原因并經(jīng)執(zhí)行總裁批準(zhǔn)同意方可。

第二十三條 查閱或借用員工檔案,必須嚴(yán)格遵守保密制度和閱檔規(guī)定。員工閱檔后摘錄的材料應(yīng)由檔案工作人員與原文核對(duì)無誤后,寫明材料出處和時(shí)間,并加蓋公司公章。嚴(yán)禁對(duì)檔案進(jìn)行圈劃、涂改、拆換員工檔案材料,不得向無關(guān)人員談?wù)摶蛐孤秵T工檔案內(nèi)容,違犯者將視情節(jié)輕重,給予批評(píng)教育甚至紀(jì)律處分。

第五章 人事檔案的轉(zhuǎn)遞

第二十四條 員工人事檔案的轉(zhuǎn)遞是一項(xiàng)嚴(yán)謹(jǐn)、細(xì)致的工作。檔案管理人員應(yīng)具有高度的責(zé)任感。在辦理檔案轉(zhuǎn)遞過程上,要認(rèn)真細(xì)致,有條有理,切不可匆忙、馬虎,防止出現(xiàn)絲毫的差錯(cuò)。

第二十五條 人員內(nèi)部調(diào)動(dòng),檔案轉(zhuǎn)遞要做到'檔隨人走',公司綜合服務(wù)部應(yīng)將其檔案密封轉(zhuǎn)到新的歸口單位。

第二十六條 檔案轉(zhuǎn)遞必須填寫《員工人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》,并通過機(jī)要轉(zhuǎn)遞或由檔案管理員專程送取,嚴(yán)禁個(gè)人攜帶。對(duì)個(gè)人攜帶檔案的,公司綜合服務(wù)部應(yīng)拒絕接收。

第二十七條 轉(zhuǎn)遞的檔案必須是經(jīng)過鑒別、清理、整理的檔案。轉(zhuǎn)遞檔案必須一次轉(zhuǎn)出,不能分批轉(zhuǎn)出。

第二十八條 對(duì)轉(zhuǎn)進(jìn)的檔案在核對(duì)無誤后,及時(shí)將《員工人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》回執(zhí)退回。

第二十九條 對(duì)違反轉(zhuǎn)遞規(guī)定,造成檔案丟失或發(fā)生抽取,更換材料等問題的要追究、當(dāng)事人和有關(guān)管理人員的責(zé)任。

第六章

附 則

第三十條本制度由綜合服務(wù)部負(fù)責(zé)解釋。